Ситуація 1.1. Визначення проектних альтернатив

Навчальні ситуації

(за матеріалами Української асоціації управління проектами)

Практика проектного менеджменту "крок за кроком"

(Частина 1. Старт проекту)

Початок і підготовка моделі проекту

Як почати проект?

Ситуація 1.1. Визначення проектних альтернатив

Організації зіштовхуються з постійними ситуаціями, у яких слід зробити складний вибір з альтернативних дій.

Оскільки кожна альтернатива вимагає використання обмеженої кількості організаційних ресурсів, вибір рішення про вибір ефективного проекту вимагає визначення основних конкуруючих альтернатив.

Прикладами таких альтернатив є:

• Які вдосконалення продукту повинні бути реалізовані для задоволення користувача?

• Які нові продукти й послуги необхідні для досягнення переваг над конкурентами?

• Які організаційні системи необхідно змінити або вдосконалити для того, щоб домогтися задоволення зростаючих потреб або росту ефективності?

Оцінювання цих альтернатив є складним через різні, а іноді й суперечливі вимоги до осіб від різних потенційних зацікавлених осіб проекту, що приймають рішення:

• один споживач може зажадати доповнення нового продукту, тоді як інший зажадає внести зміни в інтерфейс користувача;

• служба маркетингу може захотіти сконцентруватися на конкурентних характеристиках продукту або вдосконаленні процесу, тоді як служба інжинірингу чітко відчуває, що більше високим пріоритетом є архітектура нового продукту або його реінжиніринг;

• підрозділ фінансів може вірити, що зменшення вартості продукту або процесу повинне мати найвищий пріоритет, тоді як сервісний підрозділ бажає поліпшити надійність продукту або процесу.

Ці конкурентні вимоги представляють альтернативні проекти, з яких організація повинна вибрати, перед тим як проект буде затверджена й робота почнеться.

Визначення проектних альтернатив потребує від відповідального представника служби менеджменту виконання трьох наступних завдань:

• запит вхідних даних по потенційних проектах від зацікавлених осіб;

• створення списку потенційних проектів:

• перегляд списку зацікавлених осіб для забезпечення повноти картини.

Завдання: Проаналізувати технологію визначення й вибору альтернатив у проекті. Відобразити наведену технологію у формі схеми алгоритму. Навести приклади.

Ситуація 1.2. Вибір проекту

Процес вибору проекту повинен бути налагоджений для:

• узгодження проекту зі стратегією й планами організації;

• залучення в процес ухвалення рішення зацікавлених осіб проекту;

• вибору рішення за певний інтервал часу.

Для ефективного вибору з різних проектних альтернатив спочатку потрібно визначити критерій вибору проекту.

Кожний альтернативний проект може бути потім об'єктивно розглянутий представниками груп зацікавлених осіб, відповідно до його можливості задовольняти критеріям вибору проекту.

Ці критерії звичайно включають наступні міркування: міра відповідності стратегії організації, вплив на споживача, вплив на бізнес організації, положення на ринку, повернення фінансових засобів і можливість виконання проекту.

У якості моделі може бути побудована матриця, у якої альтернативи можуть бути оцінені щодо певного критерію.

Кожна альтернатива може бути прив'язана до простої шкали із градацією від низького значення до високого значення (1 = низьке, 2 = середнє, 3 = високе). По цій шкалі підводяться підсумки для визначення порівняльної важливості або пріоритету для організації.

Організації також намагаються більш швидко реагувати на вікна використання сприятливих можливостей, які постійно звужуються через впровадження своїх нових продуктів, послуг або вдосконалень в ефективності.

Переваги від виходу на ринок перед початком конкурентної боротьби включають збільшення частини ринку й прибутку.

Своєчасність виходу на ринок прямо впливає на своєчасний початок процесу запуску проекту.

Вибір проекту потребує від відповідального представника служби менеджменту виконання шести наступних задач:

• визначення критеріїв вибору проекту:

• забезпечення застосовності критерію щодо потенційних зацікавлених осіб проекту;

• створення матриці вибору проекту:

• зустріч із зацікавленими особами для оцінки альтернатив проекту:

• визначення альтернативного проекту з найвищим значенням;

• перевірка прийнятності рішення щодо вибору проекту для всіх зацікавлених осіб.

Завдання: Проаналізувати процес вибору проекту. Відобразити наведену технологію вибору у формі схеми алгоритму. Навести приклади.

Ситуація 1.3. Визначення інвестора проекту

Організації намагаються зробити багато справ у той самий час із обмеженим числом ресурсів.

Вимоги конкуренції роблять складним для проектних команд приділяти підвищений час менеджменту й набору необхідних ресурсів у своїх проектах.

Роллю інвестора проекту є забезпечення ухвалення рішення в задані тимчасові рамки, відстоювання необхідних ресурсів, а також подолання організаційних конфліктів і бар'єрів на шляху виконання проекту.

Це вимагає, щоб інвестор був членом команди менеджменту верхнього рівня зі здатністю приймати ключові рішення й впливати на ключові групи зацікавлених осіб.

Інвестор проекту також відповідає по призначенню й підготовці менеджера проекту.

Визначення інвестора проекту вимагає від відповідального представника служби менеджменту виконання п'яти наступних задач:

• визначення члена служби менеджменту в організації, яка виконує проект, найбільш зацікавленого в результатах проекту;

• перевірка того, що кандидат має успішний досвід в інвестуванні аналогічних проектів;

• перевірка того, що кандидат гарантує придатність і можливість виконання проекту;

• забезпечення конкуренції між членами команди менеджменту;

• повідомлення про інвестування ключовим зацікавленим особам проекту.

Завдання: Проаналізувати процес визначення інвестора проекту. Відобразити наведену технологію вибору інвестора у формі схеми алгоритму. Навести приклади.

Ситуація 1.5. Визначення статуту проекту

Запуск обраного проекту формально документується й здійснюється через статут проекту.

Статут проекту наділяє менеджера проекту повноваженнями, необхідними для застосування ресурсів організації для початку робіт проекту.

Шаблони статуту проекту можуть бути стандартними для організації, але у випадку, якщо їх немає, документ повинен включати:

• опис загального завдання проекту:

• певні управлінські завдання проекту;

• пріоритет проекту щодо інших організаційних мір;

• міра й границі повноважень менеджера проекту;

• опис відомих допущень і обмежень, включаючи очікуваний час завершення й ресурсні обмеження, які можуть безпосередньо впливати на проект. Визначення статуту проекту вимагає від спонсора проекту й менеджера проекту здійснення наступних п'яти робіт:

• стислий опис мети й управлінських завдань проекту;

• визначення пріоритету проекту щодо інших організаційних ініціатив;

• визначення міри й границь повноважень менеджера проекту;

• документування будь-яких відомих допущень і обмежень, які потенційно впливають на проект.

Завдання: Проаналізувати процес визначення статуту проекту. Відобразити схему вибору у формі схеми алгоритму. Навести приклади.

Навчальні ситуації

(за матеріалами Української асоціації управління проектами)

Практика проектного менеджменту "крок за кроком"

(Частина 1. Старт проекту)

Початок і підготовка моделі проекту

Як почати проект?

Ситуація 1.1. Визначення проектних альтернатив

Організації зіштовхуються з постійними ситуаціями, у яких слід зробити складний вибір з альтернативних дій.

Оскільки кожна альтернатива вимагає використання обмеженої кількості організаційних ресурсів, вибір рішення про вибір ефективного проекту вимагає визначення основних конкуруючих альтернатив.

Прикладами таких альтернатив є:

• Які вдосконалення продукту повинні бути реалізовані для задоволення користувача?

• Які нові продукти й послуги необхідні для досягнення переваг над конкурентами?

• Які організаційні системи необхідно змінити або вдосконалити для того, щоб домогтися задоволення зростаючих потреб або росту ефективності?

Оцінювання цих альтернатив є складним через різні, а іноді й суперечливі вимоги до осіб від різних потенційних зацікавлених осіб проекту, що приймають рішення:

• один споживач може зажадати доповнення нового продукту, тоді як інший зажадає внести зміни в інтерфейс користувача;

• служба маркетингу може захотіти сконцентруватися на конкурентних характеристиках продукту або вдосконаленні процесу, тоді як служба інжинірингу чітко відчуває, що більше високим пріоритетом є архітектура нового продукту або його реінжиніринг;

• підрозділ фінансів може вірити, що зменшення вартості продукту або процесу повинне мати найвищий пріоритет, тоді як сервісний підрозділ бажає поліпшити надійність продукту або процесу.

Ці конкурентні вимоги представляють альтернативні проекти, з яких організація повинна вибрати, перед тим як проект буде затверджена й робота почнеться.

Визначення проектних альтернатив потребує від відповідального представника служби менеджменту виконання трьох наступних завдань:

• запит вхідних даних по потенційних проектах від зацікавлених осіб;

• створення списку потенційних проектів:

• перегляд списку зацікавлених осіб для забезпечення повноти картини.

Завдання: Проаналізувати технологію визначення й вибору альтернатив у проекті. Відобразити наведену технологію у формі схеми алгоритму. Навести приклади.

Ситуація 1.2. Вибір проекту

Процес вибору проекту повинен бути налагоджений для:

• узгодження проекту зі стратегією й планами організації;

• залучення в процес ухвалення рішення зацікавлених осіб проекту;

• вибору рішення за певний інтервал часу.

Для ефективного вибору з різних проектних альтернатив спочатку потрібно визначити критерій вибору проекту.

Кожний альтернативний проект може бути потім об'єктивно розглянутий представниками груп зацікавлених осіб, відповідно до його можливості задовольняти критеріям вибору проекту.

Ці критерії звичайно включають наступні міркування: міра відповідності стратегії організації, вплив на споживача, вплив на бізнес організації, положення на ринку, повернення фінансових засобів і можливість виконання проекту.

У якості моделі може бути побудована матриця, у якої альтернативи можуть бути оцінені щодо певного критерію.

Кожна альтернатива може бути прив'язана до простої шкали із градацією від низького значення до високого значення (1 = низьке, 2 = середнє, 3 = високе). По цій шкалі підводяться підсумки для визначення порівняльної важливості або пріоритету для організації.

Організації також намагаються більш швидко реагувати на вікна використання сприятливих можливостей, які постійно звужуються через впровадження своїх нових продуктів, послуг або вдосконалень в ефективності.

Переваги від виходу на ринок перед початком конкурентної боротьби включають збільшення частини ринку й прибутку.

Своєчасність виходу на ринок прямо впливає на своєчасний початок процесу запуску проекту.

Вибір проекту потребує від відповідального представника служби менеджменту виконання шести наступних задач:

• визначення критеріїв вибору проекту:

• забезпечення застосовності критерію щодо потенційних зацікавлених осіб проекту;

• створення матриці вибору проекту:

• зустріч із зацікавленими особами для оцінки альтернатив проекту:

• визначення альтернативного проекту з найвищим значенням;

• перевірка прийнятності рішення щодо вибору проекту для всіх зацікавлених осіб.

Завдання: Проаналізувати процес вибору проекту. Відобразити наведену технологію вибору у формі схеми алгоритму. Навести приклади.