Модель системы документооборота «как должно быть» (to-be)

Ранее было установлено, что модель системы документооборота в Департаменте по вопросам семьи и детей Томской области не идеальна. В ней нет системы контроля над исполнением документов. Но есть и плюс, он состоит в том, что деятельность документационного обеспечения осуществляется через электронный документооборот. Как уже выяснилось, электронный документооборот осуществляется через программу Directum, которая позволяет секретарю найти любой документ, найти визу, если исполнитель, не смог найти или по-простому потерял.

Целесообразно сначала сделать функциональную модель (рисунок 2.6).

Далее будут рассмотрены следующие составляющие модели:

А0 - нулевой уровень диаграммы;

I1 - основания для создания документа:

· инициатива подразделений;

· поручения начальника Департамента и его заместителей;

· решения, которые приняты на совещаниях;

· решения других вышестоящих инстанций.

I2 - входящий документ.

Существуют следующие элементы управления:

· С1 - стандарты по оформлению документов;

· С2 - должностные инструкции;

· С3 - технология согласования;

· С4 - правила регистрации;

· С5 - классификатор документов;

· С6 - правила постановки на контроль;

· С7 - организация контроля в учреждении.

Существуют следующие механизмы:

· М1 - исполнитель;

· М2 - секретарь;

· М3 - шаблоны документов;

· М4 - начальник;

· М5- заместители начальника;

· М6 - председатель комитета;

· М7 - автоматизированные информационные системы;

· М8 - лицо, контролирующее исполнение документов, в целом;

· М9 - помощник по контролю.

Существуют следующие результаты:

· О1- возврат адресату корреспонденции, которая прислана не по назначению или оформлена ненадлежащим образом;

· О2 - архивные документы;

· О3 - документы в другом учреждении.

Рисунок 2.6 - Функциональная модель документооборота «как должно быть»

Рисунок 2.6 определяет семь блоков, которые составляют модель системы документооборота как должно быть. В данной модели существует контроль исполнения, который должен быть на всех учреждениях. Целесообразно рассмотреть каждый блок в отдельности, для некоторых нужно построить модель отдельно.

Первым надо проанализировать создание документов. Создание документов является неотъемлемой частью всего документооборота, происходящего в учреждении. Данная стадия состоит из нескольких составлящих. К таким относится создание проекта документа, этим занимается исполнитель, которому сказал его непосредственный руководитель заняться каким-либо вопросом. Далее руководитель проверяет проект. Руководитель, в свою очередь, должен одобрить этот документ, без одобрения проект документа не пойдет в следующие инстанции. Утвердить или подписать проект документа должны начальник, заместители начальника и, в данном случае, председатель комитета, в котором осуществляет свою деятельность исполнитель. Создание документа в виде системы IDEEF0 представлен на рисунке 2.7.

Рисунок 2.7 - Создание документов А1

Стадия приема и первичной обработки распределяется на входящие документы. Данной процедурой должен заниматься секретарь, чтобы распределять документы между двумя заместителями начальника и начальником Департамента или другого учреждения. Первичная обработка нужна для того, чтобы распределять документы, которые поступили не по назначению. Проверяется целостность приложений к документам. Далее корреспонденция идет руководителям. К входящим документам относятся письма, которые пришли по электронной почте и по почте России. Если по почте России, то на письме проверяется адрес отправителя, если данного нет, то прикрепляется к документу конверт. Если обращения граждан или бухгалтерские документы, то конверты должны прилагаться для подтверждения времени отправки и получения корреспонденции, в других случаях конверты уничтожаются.

Если конверты пришли с грифом «лично», то они не вскрываются, а от-даются сразу передаются по назначению [3].

Далее идет стадия предварительное рассмотрение и распределение. Данная стадия распределяет документы по назначению. В данном случае секретарь распределяет документы по руководителям, а руководители распределяют данную корреспонденцию по председателям комитетов, а они уже по исполнителям. Руководители пишут визы. Для детального рассмотрения данной стадии будет построена модель (рисунок 2.8).

Регистрация документов является важным процессом документооборота. Регистрация - это запись определенных сведений о документах в автоматизированную систему электронного документооборота, присвоению документу номера проставление номера в оригинальном документе. Данной процедурой занимается секретарь учреждения. Каждый документ регистрируется только один раз [3].

Направлением на исполнение занимаются заместители начальника и начальник. Они пишут визу каждому документу и направляют их по Департаментам.

 

Рисунок 2.8 - Предварительное рассмотрение и распределение А3

Контроль сроков исполнения документов должен осуществляться определенными лицами, то есть лицо, осуществлявшее контроль по всему учреждению и, конечно, помощник по контролю. Данный вид деятельности нужен для установления в учреждении большего внимания важным документам и улучшения эффективности в исполнении документов.

На документах, которые подлежат контролю, помощник по контролю должен проставить штамп «Контроль». Помощник по контролю нужен для информирования о ходе исполнения документа лицу, которое контролирует исполнение данного документа во всем учреждении. Данные документы могут быть на определенный срок и на неопределенный. Если документ не был исполнен в срок, который ему был дан, то продлить может только руководитель учреждения, но не позднее двух дней до истечения срока исполнения. По истечении определенного срока (месяц, год или три года) лицо, контролирующее срок исполнения документов должен предоставить результаты исполнения документов начальнику или руководителю учреждения по каждому работнику в виде отчета. Данный отчет будет показывать, справляется ли работник с возложенными на него обязанностями. В случае ненадлежащего исполнения или не выполнения своих должностных обязанностей руководители могут сделать замечание, объявить выговор или объявить предупреждение о неполном должностном соответствии. Если работник дальше относится к работе халатно, то руководитель может понизить в должности или уволить такого работника.

Для более детального рассмотрения данной стадии надо построить модель контроля сроков исполнения (рисунок 2.9).

Рисунки 2.7 - 2.9 характеризуют функциональную модель документооборота «как должно быть» как сложную систему, состоящую из блоков, которые состоят из подблоков. Функциональную модель целесообразно конкретизировать и каждый шаг осуществлять последовательно. Эта модель показывает усовершенствование системы документооборота в Департаменте по вопросам семьи и детей Томской области.

Рисунок 2.9 - Контроль сроков исполнения А6

Согласно проведенной работе, можно сделать вывод, что при внедрении нового шага в виде контроля сроков исполнения документов изменяются условия выполнения операций. Данная функциональная модель позволяет наглядно представить основные этапы ведения документооборота. Анализ модели позволяет сформировать перечень рекомендаций на разных стадиях движения документов, приводя это к сокращению сроков исполнения.Данная деятельность нужна для характеристики каждого сотрудника, в какой срок исполняет документы, много ли раз ему подписывал начальник уведомление об увеличении срока исполнения, количество просроченных документов. Характеристика показывает соответствие работника замещаемой им должности.

 

 

План организационных мероприятий по внедрению предлагаемой системы документооборота

Гражданские служащие раз в три года проходят аттестацию. Данная процедура показывает, соответствует ли работник замещаемой должности. При проведении аттестации руководитель представляет мотивированный отзыв об исполнении работником должностных обязанностей за, собственно, три года.К мотивированному отзыву прилагаются сведения о выполненных гражданским служащим за аттестационный период поручениях и подготовленных им проектах документов, содержащиеся в годовых отчетах о профессиональной служебной деятельности гражданского служащего, а при необходимости пояснительная записка гражданского служащего на отзыв непосредственного руководителя [19].

В Департаменте по вопросам семьи и детей Томской области документационное обеспечение управления осуществляется при поддержке системы электронного документооборота Directum, при этом в учреждении целесообразно назначить лиц, ответственных за сроки исполнения документов(помощника по контролю и лицо, контролирующее исполнение документов, в целом).

Наделить работника данными функциями или ввести новую должность может начальник Департамента посредством приказа или внесением изменений в соответствующие должностные инструкции.

Контроль сроков исполнения документов необходим для повышения исполнительской дисциплины работника при работе с организационно-распорядительными документами. Такая деятельность предполагает отчетность об исполнении документов по каждому сотруднику. В отчете должна содержаться следующая информация:

· должность исполнителя документа;

· исполнитель документа;

· количество документов, срок исполнения которых был продлен начальником Департамента;

· количество просроченных документов;

· общее количество документов у исполнителя за определенный период времени (за месяц или за год).

Такой перечень показывает, справляется ли работник с данным объемом работы. Этот отчет прилагается к перечню выполненных поручений и подготовленных работником проектов документов за аттестационный период.

Таким образом, описанные выше мероприятия могут способствовать повышению производительности труда работников Департамента в части их работы по формированию, ведению и исполнению соответствующих документов и связанных с ними поручений.

 

 

Выводы к разделу 2

 

Данный раздел посвящен анализу документооборота в Департаменте по вопросам семьи и детей Томской области,у которого существуют недостатки. Для того чтобы улучшить ситуацию была построена модель системы документооборота «как должно быть» и план мероприятий по внедрению улучшенной модели в Департамент.

Недостатком является отсутствие контроля сроков исполнения документов. Это важный показатель, так как если будет такая деятельность, то будет и отчетность по каждому сотруднику, которая будет показывать, справляется ли работник с занимаемой им должностью.

Помимо недостатка есть и достоинство. Достоинство заключается в том, что деятельность документационного обеспечения формируется посредством электронного документооборота Directum. Она облегчает работу с документами. Данная программа делит документы на три документопотока. К таким относятся внутренние документы, исходящие и входящие. В Департаменте к внутренним документам относятся не только оборот документов структурного подразделения, но и Администрации Томской области в целом. К исходящим относятся ответы на обращения граждан, ответы на входящие документы, которые присланы из других учреждений. К входящим относятся обращения граждан, письма, присланные из других учреждений. Программа автоматически всем документам присваивает номера.

Рассматривая модель системы документооборота в Департаменте, регистрацией занимается секретарь, который вносит всю необходимую информацию в систему. Секретарь, можно сказать, является центральным звеном цепи документооборота.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Данная выпускная квалификационная работа предназначена для рассмотрения процесса документооборота в государственных учреждениях на примере Департамента по вопросам семьи и детей Томской области, выявить недостатки и пути совершенствования системы документооборота. Для детального рассмотрения системы документооборота был рассмотрен перечень законов, государственных стандартов, нормативно-правовых актов, которые регулируют деятельность документационного обеспечения, в целом в Российской Федерации. К особенностям правового регулирования рассматриваемой деятельности Департамента относятся положение о Департаменте по вопросам семьи и детей Томской области и положение о комитете правового обеспечения, организационно-кадровой работы и государственного заказа.

В данной работе построена модель системы документооборота в Департаменте по вопросам семьи и детей Томской области. У данной модели существует как недостаток, так и достоинство. Недостатком является отсутствие контроля сроков исполнения документов. Достоинством данной модели является документационное обеспечение, которое осуществляется посредством электронного документооборота Directum.

Для устранения недостатка требуется введение двух новых должностей: помощник по контролю и лицо, контролирующее исполнение документов в целом. Это повысит эффективность исполнения документов.