Introductions (by Christopher J. Brunner)

Exchanging business cards can be a smooth transaction, or it could be

an awkward sitation. Use this guide to plan ahead so that you are ready

when someone asks for your business card.

Do be prepared Always have a handful with you to present to potential

clients or other business associates, even on the weekends. You’ll find that

many important contacts and business card exchanges can take place in

the most unlikely places.

Don’t hand out torn or worn business cards Make sure they are clean

and crisp with no frayed edges or pen marks. The best method of keeping

your cards in neat form is a business card case. With designs ranging from

techie to artsy to formal, you are bound to find one that fits your style and

personality.

Do make it a point to hand out business cards It doesn’t take a large

convention to bring customers and business owners together. Informal

meetings are one of the best times to network and exchange business cards.

If the person you are speaking with seems interested in your product or

service you represent, offer that person a business card.

Do receive a business card properly When accepting a business card,

have a good look at it for a few seconds. In your conversation, offer a

compliment about the logo, design, etc.

Don’t hand out more than one card to a new contact Only give one

business card to your new contact. Leaving two or three may give the

signal that you want them to make contacts for you which is tacky and

unprofessional. Unless a prior agreement is made to exchange more than

one card, keep the focus on person-to-person contact.

Do exchange business cards smoothly When you first meet someone,

it’s ok to request a business card from them. However, If the person is of a

higher position than yourself, you should wait for them to offer their card

to you first. Remember if they want you to have a card, they will give you

one!

Don’t place it in a bag, pocket or wallet Place the card you receive in

a planner, notebook or business card case. Never place the card in a wallet

that will be put in your back pocket. Doing so shows disrespect and an all

around lack of organization on your part.

Do take advantage of free advertising Local restaurants often hang

a bulletin board near the front counter for business cards to be posted.

You can also place your business card in the collection cups for drawings

or mixers. They’re offering you free advertising, so be ready to take

advantage.

Make 5 questions to the text and answer them.

Translate into English.

1. У наш час візитна картка вручається людині, з якою хочуть поз-

найомитися ближче або збираються продовжити ділові відносини.

2. Підприємцеві рекомендується завжди мати при собі не менше де-

сяти візитних карток. 3. На стандартній візитній картці прописним

шрифтом друкується прізвище, ім’я, по-батькові; малими літерами —

посада, адреса фірми і телефон, іноді факс. 4. На деяких візитках вка-

зується тільки адреса і телефон фірми — це так звані картки фірми.

5. При знайомстві першим вручає візитну картку той, чий ранг або по-

сада нижчі. 6. Якщо партнери займають приблизно однакові посади,

то першим візитку має вручити молодший за віком. 7. Якщо і посада,

і вік однакові, то не має значення, хто першим вручить візитну карт-

ку. 8. Під час ділової зустрічі з іноземними партнерами у вашій фірмі

першими повинні вручити візитну картку ви. 9. Коли ви перебуваєте

за кордоном, то першими візитні картки вручають ваші партнери. 10.

Під час переговорів візитні картки рекомендується розташовувати

на столі у тому порядку, у якому сидять партнери. 11. Візитні картки

найчастіше вручають особисто. 12. При цьому не прийнято вислов-

лювати подяку або які-небудь інші почуття. 13. Візитні картки можна

залишати в будинку адресата на момент його відсутності. 14. Якщо ви

доставили картку особисто, то можете відігнути правий верхній кут.

15. Таку картку залишають у тих випадках, коли через якісь причини

вас не могли прийняти. 16. Загин на картці означає, що ви особисто

залишили візитну картку на знак глибокої поваги.

Task 3

Read, translate (into Ukrainian) and retell (in English) the text.

Business Commu nic ati on

Business Communication is communication used to promote a

product, service, or organization; relay information within the business;

or deal with legal and similar issues.

Business Communication encompasses a variety of topics, including

Marketing, Branding, Customer relations, Consumer behaviour, Advertising,

Public relations, Media relations, Corporate communication,

Community engagement, Research & Measurement, Reputation management,

Interpersonal communication, Employee engagement, Online

communication, and Event management.

The Business Communication message is conveyed through various

channels of communication, including the Internet, Print (Publications),

Radio, Television, Ambient, Outdoor, and Word of mouth.

Business Communication is a common topic included in the curricula

of the Masters of Business Administration (MBA) program of many

universities.

There are several methods of business communication, including:

• Web based communication — for better and improved communication,

anytime anywhere...

• e-mails, which provide an instantaneous medium of written

communication worldwide;

• telephoned meetings, which allow for long distance oral

communication;

• forum boards, which allow people to instantly post information at a

centralized location; and

• face to face meetings, which are personal and should be succeeded

by a written followup.

Make 5 questions to the text and answer them.

Translate into English.

1. Ділова розмова вимагає ретельної підготовки, оскільки най-

частіше переговори — єдина можливість переконати співрозмовника

співпрацювати з вами. 2. Будь-якому підприємцеві необхідно добре

знати правила ведення ділової розмови. 3. Розмову починає гість,

але ділову частину розмови повинен вести той, хто приймає гостей.

4. Ініціатива в бесіді залежить від вашої активності, інтуїції та інфор-

мованості. 5. Не слід саджати гостя за свій письмовий стіл. 6. Бесіду

прийнято вести за спеціально призначеним для цього столом, при

цьому гість повинен розташовуватися праворуч від вас. 7. Під час ді-

лової бесіди не слід підвищувати голос, дратуватися, палити сигаре-

ти у присутності некурців, називати на ім’я людину, яка була щойно

представлена вам. 8. Не слід знімати піджак, якщо інші не роблять

цього. 9. Спиртні напої під час ділової бесіди не подаються. 10. На

стіл можна поставити мінеральну або фруктову воду, покласти сига-

рети, а хвилин за п’ять-десять запропонувати каву чи чай. 11. Після

закінчення бесіди приймаючий обов’язково повинен провести гостей

до коридору.

Task 4

Read, translate (into Ukrainian) and retell (in English) the text.

Telephone Tips

Speak slowly and clearly

Listening to someone speaking in a second language over the telephone

can be very challenging because you cannot see the person you are trying to

hear. However, it may be even more difficult for the person you are talking

with to understand you. You may not realize that your pronunciation isn’t

clear because your teacher and fellow students know and understand you.

Pay special attention to your weak areas (such as “r’s” and “l’s” or “b’s”

and “v’s”) when you are on the phone. If you are nervous about using the

phone in English, you may notice yourself speaking very quickly. Practise

or write down what you are going to say and take a few deep breaths

before you make a phone call.

Make sure you understand the other speaker

Don’t pretend to understand everything you hear over the telephone.

Even native speakers ask each other to repeat and confirm information

from time to time. This is especially important if you are taking a message

for someone else. Learn the appropriate expressions that English speakers

use when they don’t hear something properly. Don’t be afraid to remind

the person to slow down more than once. Keep your telephone in an area

that is away from other noise distractions such as a radio or television.

Practise with a friend

Ask another student to practise talking on the phone with you. You

might choose one night a week and take turns phoning each other at a

certain time. Try to talk for at least fifteen minutes. You can talk socially,

or role play different scenarios in a business environment. If you don’t

have access to a telephone, you can practise by setting two chairs up back

to back. The most important thing about practising telephone English is

that you aren’t able to see each other’s mouths. It is amazing how much

people lip-read without realizing.