Г. А. Барабаш, О. В. Дерпак, А. М. Куза, І. П.Тарасюк

УКРАЇНСЬКА МОВА ЗА

ПРОФЕСІЙНИМ СПРЯМУВАННЯМ:

ДОКУМЕНТАЦІЯ

Навчальний посібник

 

 

ЛЬВІВ 2010

ББК 81.2 Укр-73

УДК 35.077.1: 811.161.2.07

У-45

Автори:

Г. А. Барабаш, О. В. Дерпак, А. М. Куза, І. П.Тарасюк

Рецензенти:

Старовойт М.В., кандидат філологічних наук, завідувач кафедри українознавства (Українська академія друкарства);

Палінська О.М., кандидат філологічних наук, співробітник Інституту освіти, культури та зв’язків з діаспорою (НУ «Львівська Політехніка»);

Городецька Н.Г., кандидат психологічних наук, старший викладач кафедри іноземних мов (Львівський національний аграрний університет).

Рекомендовано до друку вченою радою ЛНАУ

(протокол №4 від 10 лютого 2010 р.)

 

У-45 Українська мова за професійним спрямуванням: навчальний посібник / Г.А. Барабаш, О.В. Дерпак, А.М. Куза, І.П. Тарасюк. – Львів: Львівський національний аграрний університет, 2010. – 96 с.

 

ISBN 978-966-322-198-4

 

Посібник містить теоретичний матеріал і практичні рекомендації, що стосуються правил складання та оформлення найуживаніших ділових паперів.

Розрахований на студентів вищих навчальних закладів, викладачів, державних службовців, а також стане в нагоді тим, хто прагне вдосконалити свою майстерність у сфері професійного спілкування.

 

 

© Г.А. Барабаш, О.В. Дерпак, А.М. Куза, І.П. Тарасюк, 2010

© Видавництво «Українська академія друкарства»

ЗМІСТ

ВСТУП 1. Службова документація 1.1. Оформлення організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до складання документів 1.2. Реквізити документа 1.3. Зовнішнє оформлення документа 1.4. Нумерація сторінок 1.5. Правила оформлення реквізитів 2. Вимоги до мови документа 2.1. Вибір мовних засобів у діловому тексті 2.2. Перенесення частини слова з рядка в рядок 2.3. Написання цифр та символів у ділових паперах 3. Оформлення окремих різновидів документів 3.1. Автобіографія 3.2. Резюме 3.3. Заява 3.4. Характеристика 3.5. Звіт 3.6. Оголошення 3.7. Наказ 3.8. Розпорядження 3.9. Лист 3.10. Договір 3.11. Пояснювальна записка 3.12. Доповідна записка 3.13. Акт 3.14. Довідка 3.15. Доручення 3.16. Розписка 3.17. Протокол. Витяг з протоколу 3.18. Візитна картка Бібліографічний список Додатки Додаток А. Правила скорочення слів і словосполучень Додаток Б. Оформлення бібліографічного списку

ВСТУП

Розширення сфери функціонування української мови як державної, її законодавче утвердження, а також впровадження цієї мови у справочинство, яке впродовж багатьох років велося російською мовою, ви­магає нових методів навчання, а отже, нових посібників і підручни­ків для вищих навчальних закладів та інших галузей освіти.

Для активізації цієї справи пропонуємо посібник, який допомо­же підготувати конкретні види документів, типові для різних орга­нізацій чи установ. Основна мета посібника – підвищити загальну мовну культуруяк в усній, так і в писемній формах, грамотність тих, хто вивчає українську мову. Практичне використання цих матеріалів допоможе уникнути труднощів під час укладання ділових паперів.

Посібник формують три основні частини: “Службова документація”, “Вимоги до мови документів”, “Рекомендації до оформлення окремих видів документів”. Перший розділ містить теоретичний мате­ріал до курсу (розглядаються основні поняття дисципліни), другий присвячений проблемі мовностилістичного оформлення документації, третій розділ подає практичні рекомендації щодо складання конкрет­них видів документів. У додатках запропоновано правила та зразки скорочень, подано взірці бібліографічного опису лі­тератури.

Оскільки контингент слухачів може бути різний за фахом, то рекомендовані зразки є лише еталоном для складання конкретних документів тих чи інших організацій або установ. Загалом видання може бути корисним студентам-слухачам курсу “Українська мова за професійним спрямуванням”, а також усім, хто прагне поглибити свої знання з української мови.

С Л У Ж Б О В А Д О К У М Е Н Т А Ц І Я

РЕКВІЗИТИ ДОКУМЕНТА

Окремі елементи документа називають реквізитами. Розрізняють постійні та змінні реквізити. Постійні реквізити друкують під час виготовлення бланка, а змінні – фіксують на бланку під час його заповнення.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Кожен службовий документ має свій формуляр-зразок, тобто модель побудови однотипних документів.

Формуляр-зразок ДСТУ 4163-2003 встановлює такий склад реквізитів та їх розміщення:

01 – державний герб України;

02 – емблема організації чи підприємства;

03 – зображеннянагород;

04 – код підприємства;

05 – код форми документа;

06 – назва міністерства чи відомства;

07 – назваустанови, організації чи підприємства;

08 – назва структурного підрозділу;

09 – індекспідприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентного телеграфу), номер телефону, номер рахунка в банку;

10 – назва виду документа;

11 – дата;

12 – індекс;

13 – посилання на індекс та дату вхідного документа;

14 – місце складання або видання;

15 – гриф обмеження доступу до документа;

16 – адресат;

17 – гриф затвердження документа;

18 – резолюція;

19 – заголовок до тексту

20 – відмітка про контроль;

21 – текст;

22 – відмітка про наявність додатків;

23 – підпис;

24 – гриф погодження;

25 – візи;

26 – печатка;

27 – відмітка про засвідчення копії;

28 – прізвище виконавця та номер його телефону;

29 – відмітка про виконання документа і відсилання його до справи;

30 – відмітка про наявність документа в електронній формі;

31 – відмітка про надходження;

32 – запис про державну реєстрацію.

Розрізняють два основні види формулярів – з поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів (рис. 1-2). У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий. Він залежить від змісту, призначення і способу обробки документа. Кожному реквізиту відведено певне місце. Це робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання.

 

ЗОВНІШНЄ ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТА

Для зручності користування документом та його обробки з усіх боків на сторінці залишають вільні місця – поля (береги). У системі ДСТУ 4163-2003 поле з лівого боку – 30 мм, воно використовується для резолюцій та інших позначок, а також дає змогу вільно читати текст підшитого до справи документа. Праворуч залишається поле не менше 10 мм – це зберігає текст від пошкоджень. Поле зверху сторінки – не менш як 20 мм. На ньому розміщуються відмітки діловода.

Знизу сторінки поле не повинно бути менше за 20 мм.

Якщо текст документа займає більше, ніж один аркуш паперу, то на наступний аркуш не можна переносити самі підписи. Крім них, там повинно бути не менше двох рядків тексту.

Тільки першу сторінку документа друкують на бланку, другу і наступні – на чистих аркушах паперу.

 

НУМЕРАЦІЯ СТОРІНОК

У документах, які оформляють на двох і більше аркушах паперу, другий та наступний за ним аркуші нумерують.

Якщо документ розміщують з одного боку аркуша, то номери проставляють посередині верхнього берега аркуша на відстані не менше 10мм від верхнього краю арабськими цифрами без слова “сторінка” і пунктирних знаків (неправильно -5-, 10., 12 с.).

Рис. 1. Розташованість реквізитів і меж зон на форматі А4 кутового бланка.

Рис. 2. Розташованість реквізитів і меж зон на форматі А4 поздовжнього бланка.

Якщо текст друкують з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначають у правому верхньому, парні – у лівому верхньому кутку аркуша.

 

Генеральний директор

Київського машинобудівного

заводу

15.03.2009 О.С.Іваницький

Гриф погодження розміщують нижче від реквізиту “підпис” або на окремому аркуші погодження.

1.5.14. Внутрішнє погодження проекту документа – це його візування відповідними службовими особами. Віза складається з особистого підпису особи, що візує, а також дати. У разі потреби зазначають посаду особи, що візує, і розшифровують її підпис (зазначають ініціали і прізвище):

Завідувач кафедри

(підпис) Б.М.Сайко 28.08.2009

Невеликі зауваження (1-2 рядки) розташовують перед візою:

Не заперечую.

Декан економічного факультету

(підпис) П.С.Березівський 12.09.2009

Візи на внутрішніх документах розміщують у лівому нижньому кутку останньої сторінки першого примірника.

1.5.15. Печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів, призначених для розсилання, до довідок з місця роботи тощо. Не слід ставити печатку на службових листах, друкованих на бланках. Просту печатку проставляють так, щоб вона захопила частину підпису та частину слів назви посади особи, що підписує документ.

Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; перелік таких документів передбачений нормативними актами, зокрема таку печатку ставлять у трудових книжках, договорах, статутах, фінансових документах та ін.

Гербову печатку на документі проставляють так, щоб вона частково захоплювала назву посади особи, яка підписувала документ, наприклад:

Директор заводу

П.В.Дяченко

 

ДОКУМЕНТІВ

АВТОБІОГРАФІЯ

Автобіографія – це документ, у якому особа, яка складає його, подає опис свого життя і діяльності. Цей вид ділових паперів практично вільний від стандартизації і пишеться від першої особи.

Слово Автобіографія пишуть посередині рядка. Моя автобіографія – неправильно сформульований заголовок, бо якщо перекласти всі три корені складного слова з грецької (autos – сам, bios – життя, grapho – пишу) на українську мову, одержимо кальку "саможиттєпис".

Обов’язково вказують:

прізвище, ім’я, по батькові (Я, Петришин Роман Іванович);

дату народження (народився 20 вересня 1976 року);

місце народження (місто, село, район, область, держава: в с. Куликів Жовківського району Львівської області);

відомості про навчання (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися);

відомості про трудову діяльність (коротко, в хронологічній послідовності місце праці й посади);

відомості про громадську роботу;

короткі відомості про склад сім’ї (одружені люди вказують дані про чоловіка / дружину та дітей, якщо є; неодружені – про батьків та рідних братів і сестер за зразком: Батько: Петришин Іван Михайлович, 1953 року народження, працює головним бухгалтером ПП «Аріана»);

домашня адреса;

дата і підпис автора.

Примітка. Кожне нове повідомлення повинно починатися з абзацу. Під час складання автобіографії не слід зловживати займенником „я”. Гра­матичне значення першої особи передається за допомогою особових за­кінчень дієслова. Якщо довелося змінювати прізвище, ім’я та по бать­кові, слід назвати причину, час зміни й колишнє прізвище, ім’я та по батькові.

Зразок автобіографії:

АВТОБІОГРАФІЯ

Я, Ставицький Микола Тарасович, народився 3 листопада 1979 року в місті Жовква Львівської області.

У 1986 році пішов у перший клас Жовківської середньої школи № 1, яку закінчив із золотою медаллю. Був призером районних та учасником обласних олімпіад з математики та фізики. Закінчив музичну школу з класу гітари. Відвідував секцію дзюдо.

У 1997 році вступив на економічний факультет Львівського державного аграрного університету. Під час навчання в університеті був старостою групи.

У 2002 році закінчив повний курс згаданого університету за спеціальністю “Облік і аудит”. Після закінчення університету присвоєно кваліфікацію спеціаліста з обліку і аудиту. З вересня 2002 року працював бухгалтером ПП «Срібний колос». З січня 2005 року займаю посаду головного бухгалтера цього ж підприємства.

Склад сім’ї:

дружина – Ставицька Роксолана Петрівна, 1982 року народження, вчитель української мови та літератури Сопошинської загальноосвітньої школи;

дочка – Ставицька Олеся Миколаївна, 2002 року народження, учениця 2 класу Жовківської загальноосвітньої школи №2.

Домашня адреса: вул. Звіринецька, 7 / 2, м. Жовква, Львівська обл., 80001.

18 листопада 2009 р. Підпис

 

РЕЗЮМЕ

Резюме нині – це поширений документ про прийом на роботу. Зокрема, у резюме коротко викладаються особисті, освітні та професійні відомості. Здебільшого цей документ у друкованому вигляді надсилають до установи, яка оголошує вакансії. Після ознайомлення дирекції із документом претенденти запрошуються на співбесіду. Якщо особа відповідає вимогам установи, їй пропонують заповнити резюме у вигляді анкети безпосередньо на місці.

За типом поданої інформації вказаний документ багато в чому схожий на автобіографію, проте перевагою резюме є те, що інформація тут чітко рубрикована. Зокрема, окремими рубриками подають:

- прізвище, ім’я, по батькові;

- домашню адресу;

- телефон (факс) – цю інформацію вказуємо обов’язково, оскільки після ознайомлення з резюме за цим телефоном особу потрібно буде викликати на співбесіду, отож, якщо немає домашнього чи мобільного телефону, вказуємо робочий чи контактний, принагідно уточнивши це в дужках;

- електронну скриньку (якщо є);

- дата і місце народження;

- громадянство;

- сімейний стан (зокрема, є такі варіанти: неодружений / неодружена, одружений / одружена, розлучений / розлучена, вдівець / вдова, також у цій рубриці вказують кількість дітей та їх стать: Маю сина і доньку; маю два сини тощо);

- відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися);

- відомості про професійний досвід (яку посаду особа обіймає зараз, попередні посади, із зазначенням стажу роботи);

- інша інформація на вимогу працедавця.

Примітка. В Україні й понині відсутня єдина, усталена форма складання резюме. За європейськими зразками виклад відомостей про освіту і трудову діяльність у резюме здійснюється у зворотному хронологічному порядку. У графі “Додаткові відомості” можна вміщувати будь-яку інформацію: рівень володіння іноземними мовами, наявність друкованих праць, наявність посвідчення водія, професійні навички за іншим фахом та ін.

Зразок резюме:

РЕЗЮМЕ

 

П. І. по Б.: Муравський Василь Миронович.

Адреса: вул. Шевченка, 10, с. Туринка, Жовківський р-н, Львівська обл., 80381.

Телефон: [phone] (мобільний).

Електронна пошта (e-mail): [e-mail]

Дата і місце народження: 12 грудня 1978 року, село Туринка Жовківського району Львівської області.

Громадянство: Україна (як варіант – українське, але не українець, бо це назва національності).

Сімейний стан: одружений; маю доньку.

Освіта: 1998-2002 рр. – Львівський державний аграрний університет за спеціальністю “Агрономія” з наданням фаху УЧЕНИЙ АГРОНОМ (присвоєно ступінь бакалавра);

 

1995-1998 рр. – Львівський екологічний політехнікум за спеціальністю “Екологія” з наданням фаху ЕКОЛОГ;

1985-1995 рр. – Туринківська загальноосвітня середня школа.

Досвід роботи: з2000 рр. – агроном агрофірми “Провесінь”.

Додаткові відомості: Володію комп’ютером на рівні користувача, маю досвід роботи з текстовими редакторами Windows.

Маю посвідчення водія категорії В.

Володію українською мовою (вільно), російською, польською (розмовний рівень), французькою (читаю і перекладаю зі словником).

На вимогу можу дати необхідні рекомендації.

 

30 вересня 2009 р. (підпис) В.М. Муравський

 

 

ЗАЯВА

Заява – це один із найпоширеніших інформаційних документів, що містить пропозицію або прохання. Як правило, заяву пишуть від руки і в одному примірнику.

Заяви можуть бути різноманітного характеру – від особистих (про надання відпустки, про переведення на іншу посаду, прийняття чи звільнення з роботи та ін.) до заяв уряду.

Існують заяви двох видів: проста (що містить лише висновок) і вмотивована (складна, у тексті якої обґрунтовується прохання, на­водяться докази і перелік документів).

В оформленні заяв є певна усталеність, трафаретність. Так, у заяві не можна писати в одному рядку, кому адресовано прохання й від кого вона.

Початок кожної заяви оформляють трьома частинами. На першому місці, вгорі, з середини аркуша пишуть про те, кому адресована заява. На другому, починаючи з середини аркуша, з нового рядка – відомості про заявника (прізвище, ім’я, по батькові), а в заяві про прийняття на роботу – ще й домашню адресу. На третьому місці посередині ново­го рядка – слово З а я в а. Нижче, через рядок, з абзацу пишуть текст заяви. Укінці, з правого боку, підписується особа, відімені якої подано заяву. Зліва ставлять дату.

Дату написання заяви слід позначати цифрами: 09.10.2009; прізвище особи, яка зверта­ється із заявою, звичайно має форму родового відмінка без приймен­ника, проте у випадку збігу близькозвучних або однакових прізвищ використовується прийменникова форма, наприклад:

Директорові Петренко Г. І.

від Петренко Т. М.

Зразки простої заяви:

Деканові факультету

Власноручний підпис

Голові селянської спілки “Нива”

Федорову Іванові Петровичу

Павлюка Івана Степановича,

який проживає за адресою:

вул. М. Коцюбинського, 8,

с. Зіболки Жовківського р-ну

Львівської обл.

 

З А Я В А

Прошу прийняти мене на роботу столяром IV розряду.

 

20. 04. 2009 Власноручний підпис

Примітка. Прізвище керівника установи або закладу, до якого звертаються із заявою, можна вказувати або не вказувати. Перелік до­кументів, які додають, може починатися словами До заяви додаю, або До заяви додано такі документи, або Додаток.

 

 

Зразок умотивованої заяви:

Ректорові

Львівського національного аграрного університету,

акад. НААНУ Снітинському Володимирові Васильовичу

студентки Сумського державного аграрного університету

Лялюк Катерини Юріївни

 

З А Я В А

У зв’язку з переїздом моїх батьків до м. Львова на проживання прошу зарахувати мене студенткою ІІІ курсу економічного факультету зі спеціальності “Менеджмент організацій”.

Додаток:

1) витяг із залікової книжки на 2 арк. в 1 прим.;

2) характеристика, видана Сумським державним аграрним університетом на 1 арк. в 1 прим.;

3) свідоцтво про народження на 1 арк. в 1 прим.;

4) довідка про місце проживання на 1 арк. в 1 прим.

 

20.07.2009 Власноручний підпис

ХАРАКТЕРИСТИКА

Ділова характеристика – це документ, у якому сформульовано гро­мадську думку про особу як члена колективу й висловлено її в офіцій­ній формі. Засвідчується характеристика підписами представника адміні­страції та печаткою. Як правило, характеристика потрібна для подан­ня до навчального закладу, до військкомату, на вимогу різних орга­нізацій, судово-слідчих органів тощо.

У характеристиці мають бути такі реквізити:

- назва документа (заголовок „Характеристика” пишеться посередині рядка відразу під верхнім полем);

 

- прізвище, ім’я, по батькові (часом перед прізвищем ставлять сло­во „на”, але цього робити не слід, бо характеризують кого, а не „на кого”);

- рік народження;

- національність, партійність, освіта (всі ці перелічені дані про того, кого характеризують, подають нижче, колонкою на правому боці аркуша);

- текст (слід подати відомості не лише про діяльність, а й про моральні якості, волю, здібність, особливості характеру людини);

- дата складання;

- підпис відповідальної службової особи й печатка організації, яка видала характеристику.

Характеристику пишуть або друкують у двох примірниках, один з яких видають зацікавленій особі, а копію підшивають до справи. У цьому документі повинно бути зазначено, з якого часу особа перебуває у колективі, як ставиться до своїх обов'язків, які має нагороди й стягнення, який авторитет має у колективі. Особистий момент в оцінці повинен зводитися до мінімуму, проте в характерис­тиці вдаються до оцінно-мовних засобів: заслужений авторитет, напружено працює, нетактовний, стриманий, бере активну участь тощо. Усі складові частини тексту мають логічно з'єднуватися між собою причинно-наслідковими зв'язками між повідомлюваними фактами (Пан Карпенко О.М. дуже нетерплячий, тому не завжди доводить до завер­шення розпочате).

Взірці характеристики:

Характеристика

Минько Галини Ігорівни,

студентки землевпорядного факультету Львівського національного аграрного університету, 1990 року народження, українки, освіта середня

 

Минько Г.І. навчається у Львівському національному аграрному університеті на землевпорядному факультеті за спеціальністю «Геодезія, землевпорядкування і кадастр» з вересня 2009 року. За час навчання проявила себе як здібна, сумлінна студентка.

 

Першу екзаменаційну сесію склала на відмінно, систематично відвідує заняття. Окрім того, Галина є членом гуртка «Плекання рідної мови», у грудні 2009 року вона брала участь у ІІ етапі конкурсу Петра Яцика, де зайняла ІІІ місце.

Минько Г.І. також бере активну участь у громадському житті університету. Вона виконує обов’язки старости групи ЗВ-14. Брала участь у конкурсі «Нові таланти університету», де представляла свій факультет у вокальному жанрі. Відвідує секцію з настільного тенісу.

Це здібний організатор, вміє налагодити контакт з усіма колегами у групі. Викладачі та студенти поважають її, одногрупники дослухаються до її думки. Скромна, ввічлива, толерантна.

Характеристику складено для подання за місцем вимоги.

 

20.01.2010

Декан землевпорядного факультету М.Г. Ступень

 

 

Атестаційна характеристика

економіста планово-економічного

відділу Дніпровського

відділення Промінвестбанку

м. Києва

Матвієнко Юлії Антонівни,

1965 року народження,

українки, освіта вища

Пані Матвієнко Ю.А. працює на посаді економіста з 1990 року. У 1987 році закінчила Київський інститут народного господарства ім. Д.С.Коротченказа спеціальністю „Фінанси і кредит”.

Службові інструкції виконує сумлінно. Має високий професійний рівень з питань планування грошового обігу та кредитних ресурсів, оплати праці, бухгалтерського обліку. Потребує підвищення знань щодо інженерно-технічного контролю та господарсько-фінансової діяльності.

Підвищує свою кваліфікацію. Навчається в Міжнародній академії управління кадрами.

Має повагу й авторитет у колективі.

 

Пані Матвієнко Ю.А. рекомендовано більше уваги приділяти питанням інженерно-технічного контролю та господарсько-фінансової діяльності.

15.12.2009

Керівник Дніпровського

відділення Промінвестбанку (підпис) М.І.Гордій

Начальник відділу (підпис) О.Г.Антоненко

 

ЗВІТ

Звіт – це документ, у якому в письмовій формі подається повідомлення про виконання якоїсь роботи. Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Статистичні звіти пишуть на спеціальних бланках, текстові – на звичайному папері, як правило, за встановленою формою.

Реквізити (складові) звіту:

1) назва документа;

2) період (точно визначений), за який складається звіт;

3) назва установи, організації, підприємства, про роботу яких звітують;

4) текст звіту;

5) підпис;

6) дата складання звіту та індекс документа за номенклатурою;

7) підпис затвердження й дата затвердження (праворуч вгорі першої сторінки деяких звітів).

Текстові звіти викладаються послідовноза пунктами виконання планових завдань. У кінці звіту пояснюють причини повного чи часткового невиконання плану, викладають перспективи його виконання з перерахуванням необхідних для цього заходів.

Періодичний звіт має містити вичерпні відповіді на всі питан­ня схеми, поданої нижче:

1) у заголовку, крім слова Звіт, уміщують дані про те, яка організація чи установа звітується, за який період і за який вид роботи;

2) у вступній частині вказується коло завдань, які були поставлені на звітний період за планом роботи;

3) точний опис виконаної роботи (з кожного питання із зазна­ченням позитивних і негативних прикладів; при цьому мають бути названі конкретні особи, акти, цифри, приклади та ін.);

4) слід подати розгорнуті висновки, що випливають з опису всіх видів робіт, пропозиції, перспективи на майбутнє.

Звіти про результати виконання одноразових завдань відрізняються від періодичних тим, що не затверджуються, їх адресують керівникам, від яких було одержано завдання. У них містяться:

1) посада і прізвище керівника;

2) назва документа;

3) заголовок;

4) текст,який повинен розпочинатися посиланням на одержане завдання: "Відповідно до Вашого доручення від...", "За Вашим завданням..."; це і є вступна частина звіту. Далі йде:

- доведення і висновок – аналіз проведеної роботи й одержаннярезультатів із пропозиціями;

- відмітка про додаток, якщо він є;

- підписавтораіззазначеннямпосади і прізвища;

- дата й індекс.

Зовнішнє оформлення звіту

Звіт друкують через 1,5 інтервалу, примітки до звіту – через один інтервал; обов’язкові поля (береги) з обох боків (ліве поле 3,5 мм). Нумерація сторінок: у правій верхній частині сторінки арабськими цифрами від титульного аркуша до останньої сторінки, включаючи всі ілюстрації, таблиці й додатки (на титульному аркуші, який є першою сторінкою, номер сторінки не ставиться, нумерація розпочинаєть­ся цифрою 2). Якщо звіт дуже великий за обсягом, частини його дістають самостійну назву, яку пишуть із нового рядка, великими лі­терами, без переносів слів. Пункти й підпункти звіту заголовків не мають: кожен із них записують з абзацу (цифри, які вказують на номери, не повинні виступати за межу абзацу).

 

ОГОЛОШЕННЯ

Оголошення – це повідомлення про час і зміст нарад, засідань; необхідність виконати якусь роботу, потребу в заміщенні вакантної посади чи набір робочої сили тощо.

В оголошенні обов’язково вказують, хто й про що повідомляє; дату вирізняють іншим шрифтом; формулювання у тексті стислі. Окрім чіткості викладу, важливе значення має також оформлення: зокрема, написання слів більшими та меншими літерами, добір кольорів, симетричність розташування повідомлень, а по радіо і телебаченню – час повідомлень, чіткість вимови, оригінальність композиції тексту.

Зразки оголошень:

Оголошення

19 листопада 2008 року о 15.00 в актовій залі Львівського національного аграрного університету відбудеться зустріч із відомим мовознавцем, викладачем Національного університету «Львівська політехніка» Іриною Фаріон.

Запрошуємо усіх охочих.

Ректорат університету

 

НАКАЗ

Наказ є найважливішим розпорядчим документом. Накази вида­ються керівниками установ, що діють на основі єдиноначальності.

Залежно від змісту, розрізняють накази із загальних питань (за основною діяльністю) і щодо особового складу.

Накази із загальних питань видають на виконання директивних вказівок вищих організацій, керівних органів, при створенні або ліквідації структурних підрозділів, підсумуванні діяльності установ, затвердженні перспективних, річних та інших планів.

У наказах, що стосуються особового складу, оформляють призначення, переміщення, звільнення працівників, відрядження, від­пустки, заохочення, нагороди та стягнення.

Накази включають такі реквізити:

1. Назва підприємства або установи, що видає наказ, або назва по­сади керівника, що видає наказ.

2. Назва документа.

3. Дата написання наказу.

4. Номер наказу (індексація,яка починається з початку кожного календарного року).

5. Місце видання наказу.

6. Заголовок до тексту.

7. Текст наказу.

8. Підпис керівника установи, організації, підприємства.

9. Візи.

Накази друкують на бланках формату А4. Реквізитина бланкунаказів можуть розміщуватися кутовим способом або повздовжнім. Наприклад:

А. Кутовий спосіб:

 

Назва міністерства (відомства)

Назва підприємства

НАКАЗ

Дата №

Місце видання

НАКАЗ

26.01.2009 м. Київ

Про затвердження інструкції щодо ведення діловодства

З метою _______________________

НАКА3УЮ:

1._______________________________________________ 2._______________________________________________

3.________________________________________________

 

Керівник Підпис Розшифрування підпису

(керівник структурного

підрозділу, що готує

проект наказу)

У справі № 26/34

М.С.Возняка (віза особи, що склала наказ)

 

Текст наказу складається з констатуючої і розпорядчої частин. У першій викладають факти і міркування, які є підставою для ви­дання наказу; у другій перелічуються дії, які слід виконати. Констатуючу частину можна опустити, якщо розпорядча частина не потребує обґрунтування. Розпорядча частина наказу починається словами "Наказую". Текст у разі потреби розділяють на пункти, які нуме­рують арабськими цифрами. Кожен пункт розпорядчої частини починають із зазначення виконавця, потім перелічують дії і терміни їх виконання. Розпорядчу частину наказу дозволяється викладати у табличній формі. В одному з останніх пунктів зазначають осіб, на яких покладено контроль за виконанням наказу.

Міністерство _________________________

Завод ________________________________

Наказ

17.01.2009 № 107

м. Львів

Про особовий склад

НАКАЗУЮ

ПРИЗНАЧИТИ:

1. Бабич Ніну Петрівну на посаду касира центральної бухгалтерії з 15 лютого ц.р. з окладом _______ грн. на місяць.

Підстава: заява Н.П.Бабич з візами начальника відділу кадрів і голов­ного бухгалтера.

2. Тимошенка Сергія Івановича, майстра цеху № 3, на постійну робо­ту на посаду старшого майстра того ж цеху з 15 лютого ц.р.

Підстава: доповідна записка начальника цеху № 3.

НАДАТИ:

3. Петренку Ігореві Володимировичу, економістові відділу праці і зарплати, позачергову відпустку від 16.02.2009 до 12.03.2009.

Підстава: графік відпусток і заява І.В.Петренка.

Директор С.І. Хомченко

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

Розпорядження – це різновид наказу, що дається в усній або письмовій формі адміністрацією установи чи підприємства.

 

Текст розпорядженнямає констатуючу і розпорядчу частину. У першій зазначають мету або причину видання розпорядження, у дру­гій, яка починається словом “Пропоную”, - дії, що треба виконати. У констатуючій частині доцільно використовувати стійкі формулюван­ня типу згідно, у зв'язку, з метою. Текст розпорядження викладається у такій формі: зобов'язати, вказати, запропонувати, покласти виконання обов'язків та ін. (решта реквізитів – як у наказі).

Діють розпорядження протягом вказаних у них термінів. Підписи ставлять на першому примірнику розпорядження.

Взірець розпорядження:

Міністерство аграрної політики України

Львівський національний аграрний університет

Розпорядження №72

ЛИСТ

Лист – узагальнена назва різноманітних за змістом документів, які слугують засобом спілкування між установами, підприємствами, ор­ганізаціями та приватними особами.

Службовий лист оформляють на бланку для листів із заповненням таких реквізитів:

- постійні реквізити:

1. Герб, зображення нагород, емблема установи;

2. Назва міністерства або відомства;

3. Назва установи, організації, підприємства;

4. Назва структурного підрозділу;

5. Поштова адреса, номер телефону, телеграфний шифр, номер телетайпа, номер рахунка в банку.

 

- змінні реквізити:

6.Адресат;

7. Дата, кoд, індекс;

8. Посилання на індекс і дату вхідного документа;

9.Заголовок до тексту;

10.Текст;

11. Підпис, прізвище, номер телефону виконавця.

Логічні елементи змісту службового листа такі: вступ, докази, висновки. Вступ повинен містити виклад причин і безпосереднього приводу, який викликав появу листа. У доказах викладають іс­торію питання, наводять факти, посилання на законодавство, цифро­ві дані. Висновок – саме та його частина, в якій викладають суть питання, основну думку документа, прохання, пропозицію, згоду, відмову.

Залежно від насичення логічними елементами листи можуть бути простими і складними. Прості листи містять лише висновки. Додавши до такого листа коротке мотивування, робимо лист складним: “У зв'яз­ку з продовженням опалювального сезону, що зумовлено винятковими погодними умовами,просимо закінчити відвантаження палива за фондами першого кварталу до 15 березня”.

Усі ділові листи за функціональними ознаками поділяються на такі, що вимагають листа-відповіді, й такі, що не вимагають її. Серед перших розрізняють листи-прохання, листи-звертання, листи-пропозиції, листи-запитання, листи-вимоги. Серед тих, що не вима­гають відповіді, – листи-відмови, супровідні листи, листи-повідомлення, листи-розпорядження гарантійні листи, інформаційні.

За кількістю адресатів розрізняють листи звичайні, циркулярні й колективні. Звичайні надсилають одній інстанції. Циркулярний лист надсилають цілому ряду підпорядкованих інстанцій з одного джерела. Колективний лист, навпаки, пишуть від імені керівників кількох підпри­ємств і надсилають на одну адресу.

Основою службового листа є текст, який має чітко відбивати причину та мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити переконливі докази, аргументи. Щоб текст листа був бездоганним, він має характеризуватися такими найважливішими ознаками:

- правильністю, тобто відповідати літературним нормам, що діють у мовній системі (орфографічним, лексичним, морфологічним, синтаксичним, стилістичним, пунктуаційним). Якщо виникають труднощі під час написання окремих слів, з'являються сумніви щодо того чи іншого розділового знака, слід відшукати потрібне слово у словнику чи довіднику, знайти правила, в яких узагальнюються схожі випадки;

- змістовністю, яка передбачає глибоке осмислення теми, головної думки листа, уникнення всього зайвого. Слід викладати думки чітко й по суті, уникати багатослів'я, двозначності;

- послідовністю та логічністю викладу. Пишучи листа, необхідно стежити за перебігом своїх думок, зосереджуючи увагу на найістотнішому. Закони логіки не повинні порушуватися ні в загальній системі викладу тексту, ні в переходах від однієї частини до іншої. Ці переходи можна вдало здійснювати за допомогою таких зв'язок:

Хотіли б також нагадати про... Водночас хочемо наголосити на...

Окрім того, наважуємося (дозволимо собі) нагадати Вам ще й про те, що...