Внемашинное информационное обеспечение

Внемашинное ИО включает внемашинную информационную базу (ИБ) и средства ее ведения.

ИБ объединяет собственно информацию внемашинной сферы предметной области, а средства ее организации и ведения предназначены для обеспечения работы с ней. Внемашинную ИБ образуют данные, содержащиеся в документах.

Внемашинная информационная база

Внемашинная ИБ включает условно-постоянную (нормативно-справочную и плановую), и учетную (оперативную) информацию некоторой предметной области. Примерный типовой состав информации одного и другого вида приведен на рисунке.

При создании ИБ необходимо в первую очередь определить состав информации, необходимой для решения задач пользователя. Во-вторых, должна быть выявлена логическая структура информации, в результате чего она представляется отдельными структурными единицами, их группировкой в документах, упорядочении по классификационным признакам.

Документы внемашинной сферы

Документы являются основным носителем информации во внемашинной сфере. Документы в соответствии с функциями управления подразделяются на нормативно-справочные, плановые и другие документы условно-постоянной информации, мало изменяемой во времени, и документы оперативной, первичной учетной информации, фиксирующей протекание тех или иных процессов (на предыдущем рисунке указаны некоторые виды документов той и другой группы).

Документы условно-постоянной информации. Справочники содержат перечень объектов определенного вида (подразделений, оборудования, должностей, заказчиков и т.д.), как правило, в виде таблицы данных. В каждой строке таблицы указан код, наименование объекта и другие его характеристики. В номенклатуро-ценниках представлена вся номенклатура объектов (на предприятии, в цехе, складе и т.д.) с указанием единицы измерения и цены за единицу.

Производственные нормативы содержатся в различных конструкторско-технологических документах. Например, норма расхода материала содержится в маршрутной карте, где отражается технологический процесс изготовления деталей. Календарно-плановые нормативы содержат цеховые нормы задела (в днях) на детали и изделия.

Договора поставщика с заказчиком содержат планы поставок, объемы партий поставок. Плановые документы содержат количественные плановые показатели выпуска деталей, готовых изделий и т.п.

Организационно-распорядительные документы включают положения, уставы, акты, протоколы, постановления, приказы (плохо структуированы!).

Документы учетной информации. Приходно-расходные документы содержат учетные данные по отгрузке или отпуску товаров и материалов, а также поступление изделий (на склад, в цех и т.д.). Это – накладные, приходно-расходные ордера, карточки складского учета, ведомости инвентаризации и другие документы.

Данные о выполнении плановых показателей отражаются в план-графиках, отчетах, статистических сводках. Система показателей определяется уровнем планирования. Показатели выполнения плана на уровне подразделения (участка) служат не только для отчета, но и для целей регулирования. Платежные поручения отражают факт оплаты поставленной продукции заказчиком.

Извещения об изменении нормативно-справочной информации предназначены для корректировки информационной базы, поддержания ее в актуальном состоянии (изменения тарифов, норм, цен и др. показателей).

Общая характеристика документов. Все документы характеризуются наименованием, отражающим содержание документа, и формой, определяющей структуру документа.

По характеру возникновения документы делятся на первичные, содержащие исходные данные, и производные, содержащие результаты обработки информации других документов.

По роли в общей технологии обработки данных документы делятся на:

· документы, используемые для первоначальной загрузки внутримашинной ИБ (вся нормативно-справочная и другая условно-постоянная информация);

· документы для ввода оперативной (учетной) информации;

· извещения об изменении, периодически поступающие для корректировки ранее введенной информации и поддержания ИБ в актуальном состоянии;

· запросные документы, содержащие условия поиска данных, и документы, инициирующие выполнение задач.

Форма документа. Документы оформляются и заполняются в установленном порядке. Каждый документ имеет постоянную часть, которая определяется формой (макетом). Форма документа отображает структуру информации, содержащейся в документе, и определяет состав, название и размещение реквизитов, входящих в документ. Для выявления структуры информации важны две части – заголовочная (шапка) и содержательная. В шапке обычно содержится код формы, указано название (вид) и номер документа, дата заполнения, общие данные для всего документа. Содержательная часть включает названия реквизитов и место, отведенное для их значений. Содержательная часть может быть простой, когда реквизиты имеют единственное значение, табличной в виде многострочной таблицы с наименованием реквизитов в заголовке колонок и множеством значений реквизита в столбце. Часто документ имеет комбинированную форму. Примерами документов с табличной частью являются всевозможные справочники, номенклатуро-ценники, плановые документы, приходно-расходные документы (примеры: карточка складского учета).