Анализ расходов по основной деятельности торговой организации

Одним из важнейших условий эффективного управления расходами на реализацию является постоянное проведение качественного анализа всех параметров хозяйственной деятельности и в том числе расходов и затрат.

Совершенствование системы управления расходами предполагает дифференциацию анализа на внутренний управленче­ский и внешний финансовый анализ. Внутренний управленче­ский анализ развивается как составная часть управленческого учета, т.е. информационно-аналитического обеспечения адми­нистрации, руководства предприятия. Внешний финансовый анализ представляется как составная часть финансового учета, обслуживающего внешних пользователей информации о предприятии, выступающих самостоятельными субъектами экономического анализа по данным, как правило, публичной финансовой отчетности.

По содержанию процесса управления выделяют: перспек­тивный (прогнозный, предварительный) анализ, оперативный анализ, текущий (ретроспективный) анализ по итогам дея­тельности за тот или иной период. Такая классификация эко­номического анализа соответствует содержанию основных функций, отражающих временные этапы управления: этап предварительного управления (функция планирования); этап оперативного управления (функция организации управления); заключительный этап управления (функция контроля).Все эти три вида анализа присутствуют в процессах управления хозяйственными объектами.

Перспективный анализ расходов проводится до осуществления хозяйственных операций. Он необходим для обоснования управленческих решений, прогнозирования будущих событий и предупреждения нежелательных результатов.

Ретроспективный анализ расходов проводится после совершения хозяйственных операций. Он используется для контроля выполнения плана, выявления неиспользованных резервов, оценки результатов деятельности.

Оперативный анализ расходов проводится сразу после совершения хозяйственных операций или изменения ситуации за короткие отрезки времени. Его цель – оперативно выявлять недостатки и воздействовать на хозяйственные процессы.

Итоговый анализ расходов проводится за отчетный период времени. Его ценность состоит в комплексном и всестороннем изучении деятельности организации за соответствующий период времени.

В содержание как внешнего финансового, так и внутренне­го управленческого учета входит анализ хозяйственной дея­тельности, но его организация, объекты и методы в решении задач финансового и управленческого учета имеют свою спе­цифику.

Результаты анализа расходов на реализацию требуются управленческому персоналу для принятия рациональных решений, соблюдения режима экономии, устранения излишних потерь, оптимального использования всех видов ресурсов.

В условиях оптимизации расходов на реализацию информация, полученная в процессе анализа, призвана решать следующие задачи: – в системном порядке формировать информацию о расходах на реализацию по торговой организации в целом и в разрезе структурных подразделений; – обеспечивать все уровни и звенья хозяйствования необходимой информацией; – служить источником для выработки оптимальных управленческих решений.

Исходной информацией для анализа расходов на реализацию служит бухгалтерская, финансовая и статистическая отчетность: – бухгалтерский баланс, – отчет о прибылях и убытках (приложение 2 к бухгалтерскому балансу), – отчет об изменении капитала (приложение 3 к бухгалтерскому балансу), – основные сведения о выпуске товаров и услуг по видам деятельности (1-У), – отчет о затратах на производство продукции (5-з), – отчет о финансовых результатах (5-ф), – отчет о составе средств и источниках их образования (2-ф), – отчет об использовании денежных средств (1-ф), а также данные оперативного и управленческого учета, другие источники учетной и не учетной информации.

В процессе анализа расходов на реализацию решаются следующие задачи: устанавливается степень выполнения плана по общей сумме и уровню расходов, а также в разрезе статей; устанавливается динамика суммы, уровня расходов по организации в целом и в разрезе статей расходов; производится расчет и оценка влияния основных факторов на сумму и уровень расходов; определяется влияние расходов на основные результаты хозяйственной деятельности; выявляются резервы экономии и пути оптимизации расходов на реализацию.

Анализа расходов на реализацию проводится в определенной последовательности. Сначала ведется оценка состояния и динамики общей суммы и уровня расходов в целом по торговой организации, затем в разрезе структурных подразделений и конкретных статей расходов.

Каждый субъект анализа изучает информацию со своих позиций, исходя из своих интересов. Руководство организации может углубить анализ, используя не только данные отчетности, но и данные всей системы хозяйственного учета, управленческого и оперативного анализа, проводимого для целей управления.

Одной из важных задач анализа является оценка влияния основных факторов на сумму и уровень расходов на реализацию, степени выполнения плана и динамики товарооборота, изменения его состава и структуры, ускорения (замедления) товарооборачиваемости, изменения цен на товары и тарифов и ставок на услуги, эффективности труда и использования материально-технической базы, условий и схем товародвижения и логистики, форм и методов продажи товаров.

Основным фактором, влияющим на сумму и уровень расходов, является объем товарооборота. Для определения влияния этого фактора все статьи подразделяются на условно-постоянные и условно-переменные.

По условно-переменным статьям устанавливается относительная сумма экономии или перерасхода путем сравнения пересчитанной суммы расходов по этим статьям с плановой суммой или за базисный период. Пересчитанная сумма расходов определяется путем умножения уровня условно-переменных расходов по плану или в базисном периоде на товарооборот отчетного периода и деления результата на 100. При изменении объема товарооборота уровень расходов по этим статьям остается неизменным или изменяется незначительно. Сравнение фактической суммы условно-переменных расходов с пересчитанной показывает влияние изменения объема товарооборота на сумму этих расходов. Изменение уровня расходов по этим статьям определяется полностью влиянием остальных (кроме объема товарооборота) факторов.

По условно-постоянным статьям расходов определяется только сумма абсолютной экономии за счет влияния прочих факторов, а изменение объема товарооборота оказывает влияние только на уровень данных расходов и определяется путем сравнения пересчитанного уровня с плановым или базисным. Пересчитанный уровень определяется как отношение суммы условно-постоянных расходов по плану или в базисном периоде к фактическому объему товарооборота. Если сравнить фактический уровень условно-постоянных расходов с пересчитанным, можно определить влияние прочих факторов (кроме объема товарооборота) на уровень условно-постоянных расходов.

Влияние состава и структуры товарооборота на уровень расходов на реализацию определяются методом процентных чисел, суть которого состоит в следующем. Отклонение удельного веса в отчетном периоде от базисного по составу или структуре товарооборота в разрезе товарных групп умножается на уровень расходов на реализацию по данной группе товаров в базисном периоде, и определяются процентные числа. Суммировав процентные числа по всем товарным группам, с учетом знаков и разделив их на 100, определяют размер изменения уровня расходов на реализацию за счет изменения состава или структуры товарооборота.

Влияние изменения цен на товары и тарифов на услуги на величину расходов определяется индексным методом. Уровень расходов на реализацию в процентах к товарообороту в сопоставимых ценах определяется по формуле:

УРрсоп = (УРрф – УРрн)*Iц + УРрн, где УРрсоп – уровень расходов на реализацию к товарообороту в сопоставимых ценах, УРрф – уровень расходов на реализацию фактический, Iц – индекс изменения цен, УРрн – уровень расходов на реализацию по статьям, не зависящим от изменения цен.

Влияние изменения цен на уровень расходов определяется по формуле:

УРрвс = УРрф – УРрсоп.

Влияние изменения тарифов на услуги других отраслей на уровень расходов определяется как правило в разрезе конкретных статей затрат по формуле:

УРрвт = УРрф – УРрф/ Iт, где Iт – индекс изменения тарифов.

В процессе анализа расходов на реализацию могут быть широко использованы экономико-математические методы: уравнение гиперболы, уравнение множественной регрессии и др.

Конечной целью анализа расходов на реализацию является выработка комплекса мероприятий по оптимизации расходов и выявлению резервов их экономии. Экономия расходов является одним из наиболее быстрых способов прямого увеличения прибыли. Следует иметь в виду, что снижение расходов не является самоцелью, поскольку оно всегда вызывает ухудшение качества торгового обслуживания в настоящем и в будущем ведет к снижению товарооборота, потере доли рынка и долгосрочному падению темпов роста прибыли. Снижение и оптимизация расходов должны осуществляться при одновременном повышении качества торгового обслуживания. Соответственно изыскание резервов экономии расходов должно опираться на статьи, не затрагивающие качества обслуживания покупателей. Это в основном расходы, связанные с использованием различных видов ресурсов, расходы, связанные с завершением процессов производства в сфере обращения и некоторые другие. Основными резервами экономии расходов являются: увеличение объема товарооборота; ускорение товарооборачиваемости; интенсификация использования торговой и складской площадей; повышение эффективности и интенсивности труда; внедрение инноваций в технологии продажи и торгового обслуживания; использование логистических систем; внедрение эффективных форм стимулирования труда в торговле; экономное использование топливно-энергетических ресурсов, замена их на местные источники; установка счетчиков, теплорегуляторов и др.; соблюдение сроков текущего и капитального ремонтов; профилактика и своевременная замена устаревшего оборудования; усиление ответственности торговых работников за сохранность имущества и ценностей; проведение своевременного анализа и контроля.

 

74. Прогнозирование и планирование расходов торговой организации

Основными предпосылками для составления плана расходов на реализацию являются: прогнозные расчеты объема товарооборота, выпуска продукции, транспортных перевозок и других видов работ; планы развития материально-технической базы; учет изменений в составе торговой сети, изменение специализации магазинов, режима работы и т.д.; тарифы и ставки на услуги других отраслей народного хозяйства, ставки налогов и обязательных платежей в бюджет; результаты экономического анализа за текущий и предшествующие годы.

План расходов на реализацию целесообразно составлять на год с ежемесячной разбивкой и на пять лет с годовой разбивкой. При составлении плана исходят из задач по повышению качества торгового обслуживания и обеспечения эффективной работы торговой организации.

При планировании величины расходов могут быть использованы различные методы: экономико-математические, экономико-статистические, расчетно-аналитический, метод технико-экономических расчетов (нормативный), метод оптимизации плановых решений и другие.

Наиболее часто применяется метод технико-экономических расчетов. Его суть состоит в том, что при планировании расходов по отдельным статьям используются различные нормативы затрат, нормы, ставки и пр. Нормы и нормативы расходов по отдельным статьям разрабатываются каждой торговой организацией самостоятельно с учетом объемов и специфики деятельности, по некоторым доводятся лимиты и предельные нормативы использования. Это позволяет более обоснованно подходить к процессу планирования и контролировать фактические расходы.

Торговым организациям рекомендуется предварительно определять максимально допустимые сумму и уровень расходов на реализацию для обеспечения получения целевой прибыли. При расчете максимально допустимых суммы и уровня могут быть использованы любой из вышеперечисленных методов, который наилучшим образом отражает тенденции в развитии организации на перспективу. Затем в пределах максимально допустимых значений показателя расходов производится их планирование в разрезе отдельных статей. После определения величины затрат по статьям расходов может возникнуть необходимость корректировки общей величины расходов. Если эти корректировки не отвечают выполнению поставленных целей, следует уточнить расходы по тем статьям, которые в большей степени подконтрольны организации, а также разработать комплекс мер, позволяющих обеспечить выполнение этих условий. Если же общие сумма и уровень расходов удовлетворяют организацию, можно переходить к следующему этапу.

На практике в виду незначительной доли переменных расходов в общей их сумме, общую величину расходов определяют как сумму постоянных расходов в поэлементном разрезе и сумму переменных затрат, определенных путем умножения уровня переменных расходов на планируемый объем товарооборота.

Планирование расходов на реализацию может начинаться с плановых расчетов отдельных статей расходов по элементам затрат, после чего будут определяться их общий размер и уровень.

 

75. Управление расходами торговой организации

Основной целью управления является согласование интересов потребителей с экономическими интересами торговли и оптимизация расходов на реализацию товаров. В качестве критерия оптимизации можно определить уровень культуры торговли, а также определение минимально допустимого и максимально возможного уровня качества торгового обслуживания. Данный критерий будет характеризовать состав и уровень расходов на реализацию товаров.

В современных условиях трудно представить экономическую систему без информационных связей. Задачи дальнейшего развития экономической системы требуют постоянного совершенствования информации для обеспечения ее оптимального функционирования.

Управление начинается с получения и восприятия информации, включает принятие решения на основе информации и завершается контролем выполнения этого решения также на основе соответствующей информации.

Из всей информации об объекте управления особое место всегда будет занимать экономическая информация с многооб­разными видами, способами и источниками ее получения.

Между учетом, контролем и анализом возникает органиче­ская связь. Их взаимное проникновение обусловлено тем, что анализ и хозяйственный контроль — неотъемлемые части процесса управления. Контроль осуществляетсянепрерывно — от сбора первичной информации до составления отчетности.

Наиболее эффективное распределение и использование финансовых и трудовых ресурсов возможно только в ус­ловиях децентрализации, на основе такого всеобъемлющего критерия как эффективность. В плановых экономических системах показатели эффективности не имеют такого приоритетного значения, поскольку возможны предоставление предприятиям государственных дотаций, выделение дополнительных ресурсов.

Оптимальность процесса управления расходами в современных условиях ориентирована на комплексное воздействие со стороны множества служб, отделов, что требует создания информационной модели относительно конкретного объекта управления. Пользуясь термином «интегрированное управление» применительно к системе управления расходами на реализацию, целесообразно представить комплекс целенаправленных взаимодействий уровней управления как по вертикали, так и по горизонтали путем реализации всей совокупности функций, связанных с решением задач, отражающих процесс управления по стадиям возникновения затрат.

Создание организационных структур управления возможно несколькими путями. Первый путь – сосредоточение всех функций в одном экономическом центре, второй – ориентирован на децентрализацию функций управления, третий – создание интегрированных экономических центров управления.

Опыт современных систем управления расходами в развитых странах показывает возможности их адаптации к условиям управления хозяйственной деятельностью в национальной экономике.

В настоящее время наибольшее распространение получили две системы управления расходами на реализацию: система нормативного учета затрат и система «директ-кост».

Нормативный учет достаточно широко применялся при административно-командной системе хозяйствования. Нормативные затраты определялись на основе данных прошлых отчетных периодов путем подсчета ежедневных постоянных и переменных расходов. Нормативные расходы на предстоящий месяц определялись с учетом ожидаемого объема и структуры товарооборота. Ограниченность данного метода в использовании при разработке стратегий развития определялась тем, что основной блок информации характеризовал тенденции прошедшего периода, а не будущих ожиданий и предпочтений. Кроме того, значительно была ограничена возможность принятия самостоятельных решений.

В условиях децентрализации планирования большинство торговых организаций отказалось от нормирования и планирования расходов и затрат, лишив тем самым себя эффективного средства управления.

В зарубежной практике достаточно широко используется система «стандарт-кост». Основной ее задачей является учет потерь и отклонений в прибыли организации. Данный метод позволяет выявить возможные потери, снижающие прибыль, дает возможность прогнозировать будущие расходы, а также планировать на их основе объем продаж и уровень цен. При планировании определяется такая сумма затрат, которая позволяла бы организации бесперебойно осуществлять свою деятельность. Сущность метода состоит в определении максимально возможной суммы расходов для обеспечения безубыточной работы и в определении нормативов для составления плановых смет расходов. Фактическая сумма расходов исчисляется как сумма нормативных затрат, отклонений от норм и изменений норм. Используя данный метод можно вести ежедневный анализ и контроль за соблюдением норм расходов по местам их возникновения.

Поскольку точно определить сумму расходов достаточно сложно, можно планировать и нормировать расходы в интервале: Рмин <Рпл <Рмакс, где Рмин – минимальная сумма расходов, Рпл – плановая сумма расходов, Рмакс – максимальная сумма расходов.

Максимальная сумма расходов – это расходы, которые обеспечивают организации безубыточную работу (покрывают все расходы и обязательные налоги и отчисления). Переход за границу максимальных расходов приведет к убыткам.

Минимальная сумма расходов – это нижний предел, за которым экономия затрат может привести к нарушению бесперебойности в обеспечении торговой деятельности.

Для оптимизации прибыли и уровня расходов используется система учета прямых затрат – «директ-костинг». Она основана на раздельном учете постоянных и переменных расходов в зависимости от объема товарооборота и маржинального дохода. В отличие от системы учета нормируемых расходов, она позволяет не только определять точку безубыточности, но и проводить анализ ассортимента товаров, определять влияние ассортиментной структуры товарооборота на величину прибыли, оптимальный уровень цен на товары и уровень конкурентоспособности организации. Учет, анализ и управление по данной модели позволяет постоянно контролировать главную цепочку: «затраты – объем реализации – прибыль». Если ввести несколько дополнительных показателей – критический уровень цены, критический уровень переменных затрат, критический уровень покупных цен – можно получить большое количество вариантов сочетания цены, объема продаж, переменных и постоянных затрат. Ценность этих расчетов состоит в том, чтобы определить область, с одной стороны, ограниченную минимальным критическим значением показателя, а с другой стороны – максимально допустимым значением, тем самым, определив зоны с разной степенью риска.

Использование маржинального анализа и управления на его основе позволяет определять оптимальный уровень товарных запасов и необходимую величину заемных средств, прибыль от реализации единицы товара и др. Однако применение данной системы не позволяет судить о доходности товарных групп и ассортиментных позиций. Для успешного принятия управленческих решений необходимо использовать преимущества обеих моделей, нивелируя тем самым их недостатки.

В современном обществе при определении оптимальной величины расходов на реализацию нельзя однозначно говорить о снижении и минимизации расходов, и это обусловлено несколькими закономерностями развития отрасли. Поскольку общая величина расходов неоднородна и при росте товарооборота ее переменная часть будет увеличиваться, соответственно минимизировать расходы при увеличении масштабов деятельности невозможно. Кроме того, ограниченность ресурсов и постоянное увеличение их стоимости приводит к разным пропорциям в изменении товарооборота и расходов на реализацию. В отдельные периоды расходы на реализацию будут увеличиваться большими темпами, нежели объемы продаж.

Задача снижения величины издержек потребления также не может решаться при снижении величины расходов на реализацию торговых организаций. Увеличение чистых расходов будет опережать темп снижения величины дополнительныхв общей их сумме.

Режим оптимизации расходов представляет комплекс экономических, производственно-технических, организационных и других мер и условий, направленных на обеспечение наиболее рационального использования всех видов ресурсов на всех стадиях воспроизводства. Он предполагает применение прогрессивной техники и технологий, механизацию и автоматизацию труда, укрепление трудовой дисциплины, совершенствование стимулирования труда. Соблюдение этих принципов означает наиболее эффективное использование материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

Осуществление режима оптимизации имеет не только экономическое значение, оно способствует воспитанию у людей сознания экономного и бережливого хозяйствования. Результаты осуществления оптимизации расходов дают возможность полнее обеспечить удовлетворение возрастающих потребностей нашего населения.

Усиливается роль фактора времени как одного из решающих условий экономического роста, ибо в конечном итоге связь экономии и бережливости сводится к экономии труда (живого и овеществленного), к повышению его эффективности, соответственно, к экономии времени.

Экономические законы и закономерности развития общества требуют осуществления строжайшего контроля над мерой труда и мерой потребления, над соотношением темпов роста производительности труда и средней заработной платы, над рациональным использованием рабочего времени. Все эти требования непосредственно связаны с проведением в жизнь экономии издержек потребления.

Соблюдение режима экономии нельзя рассматривать как разовое мероприятие. Подлинный режим экономии в торговле предполагает бережливое отношение к затратам времени покупателей, снижение издержек потребления, уменьшение издержкоемкости реализации конкретных товарных групп.

Соблюдение режима оптимизации требует четкой организации учета, контроля и анализа за ходом финансово-хозяйственной деятельности торговых организаций.

Торговые организации еще имеют значительные внутренние возможности по оптимизации величины расходов, которые могут стать основой роста накоплений, направляемых на укрепление материально-технической базы, укрепление финансового состояния и повышение жизненного уровня населения и работников торговых организаций.