Упражнение «День руководителя»

Перед вами список дел на день. Каждый пункт имеет три критерия:

- значимость определяется количеством баллов

- время, которое затрачивается на выполнение

- потери при невыполнении

Продолжительность рабочего дня: 8 рабочих часов и 1 час на обед. Вам необходимо составить «идеальный» план рабочего дня.

Список дел	Баллы +/ -	Время (мин.)	Потери в случае невыполнения
Оперативное совещание с руководителями служб, находящихся в вашем подчинении	50/ -20		Сбой привычного ритма, задержка в решении отдельных оперативных вопросах
Утверждение актов ревизии инструментального склада	30/ -10		Недовольство главного бухгалтера завода
Обсуждение ремонта 2-х транспортных единиц с начальником транспортной службы	10/ - 20		Перенос сроков ремонта
Согласование с отделом кадров графика отпусков	30/ - 25		Нарушение ТК РФ
Обед	100/ - 50		Ухудшение самочувствия
Участие в еженедельном совещании при генеральном директоре	100/ -80		Гнев директора
Ответ на звонок жены, которая позвонила в 11.35	20/ -5		Домашний скандал
Встреча с руководителем смежного цеха	60/ -30		Сбой поставок
Прием сотрудников по личным вопросам	50/ -10		Недовольство сотрудников и возможность жалоб вышестоящему руководителю
Подготовка предложения по техническому перевооружению	60/ - 30		Возможность срыва сроков подготовки общезаводского плана
Встреча с менеджером отдела продаж	80/ -50		Потеря заводом крупного клиента
Разбор рекламаций клиентов с начальником юридического отдела	70/-40		Потеря заводом части клиентуры
Сдача контрольной работы в университет (второе высшее образование)	80/ -10		Недопуск к сессии
Разбор дисциплинарного нарушения с руководителем ремонтной службы и слесарем	40/ -10		Продолжение конфликта в ремонтной службе
Процедуры в медпункте	100/ -20		Ухудшение здоровья
Перерывы	100/ -40	4 Х 10	Повышение раздражительности и усталости
Встреча с нормировщиков для подписания документов по зарплате	80/ -20		Задержка заработной платы
Встреча кандидатом на должность энергетика	80/ -50		Потеря хорошего кандидата
Встреча с сотрудником транспортной службы, у которого завершается испытательный срок	100/ -50		Проблемный сотрудник останется в коллективе
Подача заявления об отпуске для участия в сессии	40/ -5		Задержка оплаты учебного отпуска
Снять копию с трудовой книжки для оформления ссуды	20/0		Задержка в подаче документов на ссуду
Разговор с другом по телефону	10/0		Обида друга
Интервью по телефону с редактором заводской малотиражки	15/0		Отсутствие материалов в газете о позитивных событиях в подразделении
Звонок в заводскую лабораторию 6 раз, т.к. телефон занят	80/-60	6 Х 5	Штрафные санкции экологического комитета
Звонок на телефонную станцию по поводу проблем с домашним телефоном	20/ -50		Недовольство семьи, ссора с женой
Звонок в зубную поликлинику	40/ -20		Нарушится процесс лечения
Поздравление коллеги с выходом на пенсию	20/ -40		Обида коллеги, с которым давние и дружеские отношения
Подписание актов списания бензина	20/ -10		Критика со стороны главного бухгалтера
Утверждение бюджета на следующий месяц	60/ -50		Задержка финансирования

 

 

Ваш «идеальный» день

 

Время	Выбранные действия	Положительные баллы
	Итог положительных баллов
Перенесите отрицательные баллы невыбранных действий
Итог отрицательных баллов

 

Общий итог баллов с учетом знака __________________________________

 

 

АВС – АНАЛИЗ

Суть АВС - анализа заключается а разделении всех дел на три категории, исходя из того, что относительная значимость задач (в смысле вклада в конечный результат) не совпадает с их относительным количеством.

Важнейшие задачи (категория А) составляют примерно 15% общего количества задач и дел. Однако значимость этих задач (в смысле вклада в достижение цели) составляет примерно 65%.

На важные задачи (категория В) приходится в среднем 20% общего числа задач и 20% значимости.

Менее важные и несущественные задачи (категория С) приходится соответственно 65% и 15%.

Для категоризации всех дел необходима расстановка приоритетов. Это можно сделать с помощью ответа на ряд вопросов.

 

Выявление задач категорииА:

1. Благодаря выполнению каких задач я в наибольшей степени приближаюсь к воплощению моих главных целей (целей года, месяца, недели, дня)?

2. Могу ли я за счет выполнения одной единственной задачи решить сразу несколько других?

3. Благодаря выполнению каких задач я могу внести максимальный вклад в достижение общих целей моего предприятия, отдела, рабочей группы и т.д.?

4. Выполнение каких задач принесет мне наибольшую пользу (в краткосрочном и долгосрочном плане), наибольшее денежное вознаграждение?

5. Невыполнение каких задач может иметь самые негативные последствия?

 

СИТУАЦИЯ «ПОЧТОВЫЙ ЯЩИК»

Вы, Петров Александр Михайлович, отец семейства и начальник отдела крупной компании.

Сегодня 02.05.0000 (среда) текущее время 13.00. Вы только что вернулись из длительной поездки, у Вас сегодня напряженный рабочий день, т.к. накопилось много дел. Положение осложняется тем, что завтра в 19.00. Вы снова уезжаете в командировку. В течение предстоящей командировки у Вас не будет возможности связаться с кем-либо по поводу нижеперечисленных дел. Вам необходимо:

Определить приоритеты дел

 

У Вас есть 10 минут

 

Письмо 1

Саша! Приходил наш сосед снизу, двоюродный брат Генерального директора твоей компании, и жаловался на то, что мы залили водой его квартиру. Он требует, чтобы мы сделали ему ремонт, и хочет с тобой поговорить насчет этого сегодня вечером. Иначе он будет жаловаться во все инстанции и подаст заявление в суд. Ты не забыл, что мы идем в театр сегодня? С нетерпением жду вечера…

Целую, Наташа

 

Письмо 2

Уважаемый Александр Михайлович! Районная налоговая инспекция извещает вас, что в ходе проверки обнаружена ошибка в расчете суммы налога. В Декларации за прошлый год за чтение лекций Вами проставлен доход во франках без указания страны. Сотрудник инспекции произвел расчет исходя из курса французского франка, вместо швейцарского. Вам предлагается в двухнедельный срок погасить задолженность с сумме 29 р.70 коп. по налогам, в противном случае Вы будете подвергнуты штрафу. За разъяснениями можно обратиться к инспектору Иванову каждую 2-ю и 4-ю среду месяца с 14.00 до 16.00.

Начальник отдела И.Павлов

 

Письмо 3

Уважаемый господин Петров! Мы информируем Вас о том, что в связи с профилактическими работами в среду 02.05.0000 будет отключено водоснабжение и электроэнергия в вашем здании с 14.00. до пятницы 04.05.0000 до 18.00. Просим сообщить фамилию ответственного за безаварийное подключение систем до 18.00 02.05.0000.

Начальник службы эксплуатации Ю. Зайцев

 

Письмо 4

Глубокоуважаемый Александр Михайлович!

В связи с избранием Вас присяжным заседателем суда, Вы приглашаетесь на очередное заседание суда, которое состоится 02 мая 0000 г. с 17.00 до 18.00 в помещении районного суда. ком. 413.

С уважением,

Председатель суда Д.Я Ломанов

 

Письмо 5

Александр, сегодня едем на вечеринку к мэру на загородную виллу. Будут интересные ребята из Вашингтона. Позвони моему секретарю в пять для уточнения времени банкета.

Иван Иванович

 

 

Ценности человека

Ценность - положительная или отрицательная значимость объектов окружающего мира для человека, социальной группы, общества в целом, определяемая не их свойствами самими по себе, а их вовлеченностью в сферу человеческой жизнедеятельности, интересов и потребностей, социальных отношений. Это критерии и способы оценки этой значимости, выраженные в нравственных принципах и нормах, идеалах, установках, целях.

ФИЛЬТРЫ

 

ЦЕННОСТИ:

 

Иррациональные идеи:

Стивен Кови, Роджер Меррилл, Ребекка Меррилл. Главное внимание — главным вещам. Жить, любить, учиться, оставить наследие / Пер. с англ. [П. Самсонова]. М.: Альпина Бизнес Букс.

Цейтнот — проблема любого руководителя. Решать ее призваны инструменты управления временем. Авторы говорят о четвертом поколении инструментов, которые, по их утверждению, превращают таймменеджмент в нечто большее, чем просто управление временем.

Вы рассматриваете свой рабочий день через призму Ваших взаимоотношений с людьми, а не через призму дел и сроков их выполнения. Вы видите происходящие процессы как новые возможности внести свой вклад в осуществление миссии организации. Вопрос не только в том, когда сделать то или иное дело, но и стоит ли им заниматься вообще. Вы задаете не только вопрос: когда, но и — зачем и как. Вы сверяетесь не только с часами, но и с компасом.

Определяя, что самое важное для Вас, Вы думаете об условиях расширения полномочий и о том, на что Вы могли бы направить свои усилия, чтобы добиться максимальных долгосрочных результатов. Для начала нужно поставить под сомнение каждое направление деятельности:

§ Откуда вообще взялось это направление?

§ Почему я занимаюсь им сейчас?

§ По каким причинам оно необходимо?

§ Каковы конечные цели?

§ Содействует ли это направление осуществлению миссии организации?

§ Является ли оно наилучшим объектом приложения моих способностей и наших общих ресурсов?

Ответы на подобные вопросы помогут Вам определить дальнейшие шаги. Почти во всех случаях Вам хочется улучшить систему, лежащую в основе. Вы воспринимаете поставленные задачи не просто как дела, которые нужно сделать, но как индикаторы более широкого процесса, который Вы хотите усовершенствовать.

 

Например, сегодня Вашего внимания требуют еще несколько вопросов, Вами не запланированных. На Вашем столе два таких сообщения:

§ «Не доставлена партия товара ключевому клиенту — компании Anderson» (второй раз в этом месяце).

§ «Заседание совета по качеству, запланированное на среду, перенесено на сегодня на 15:00» (2 часа).

 

Рассмотрим эти пункты из предложенного списка, чтобы увидеть, как действует этот подход. Вы можете выбрать что-то другое. Главное — почувствовать суть процесса.

1. Проблема с поставкой. Почему эта проблема возникла дважды? В чем корень проблемы? Случается ли такое у других менеджеров? Кого еще нужно привлечь к решению этой проблемы?

Предположим, Вы сегодня же поговорите с сотрудниками транспортного отдела — не для того, чтобы обвинить их, а чтобы понять и помочь. Как они получили заказ? Можно ли как-то усовершенствовать систему отгрузки и транспортировки? Если эта проблема всплывает регулярно, возможно, Вам следует привлечь к ее решению транспортный отдел? Можно ли внести этот вопрос в повестку дня совета по качеству? Может быть, вместе с работниками транспортного отдела Вы могли бы подготовить доклад о необходимых мерах? Привлекайте людей к решению проблемы и вместе ищите выход. По мере ее решения развивайте отношения, которые помогут Вам в дальнейшем эффективнее справляться с подобными задачами.

2. Совет по качеству. Почему заседание совета перенесли? Да и вообще эти заседания очень странные. Вы никогда не знаете повестки дня. Люди, и Вы в том числе, приходят неподготовленными. Это продолжается уже давно. Очень может быть, что, когда Вы предложите менеджеру транспортного отдела подготовить доклад для совета по качеству, он ответит, что не хочет заниматься такой ерундой. Заседания совета воспринимаются как пустая трата времени. Уровень доверия предельно низок. Итак, что Вы можете сделать, чтобы изменить ситуацию?

Может быть, следует позвонить председателю совета и объяснить ему, что Вам сегодня нужно готовить важное предложение и отчет и Вы не сможете присутствовать, но очень хотите заранее получить повестку дня следующего заседания. Вы хотите сделать десятиминутный доклад о применении принципов качества к самим заседаниям. Вы можете также сказать, что вместе с транспортным отделом собираетесь поработать над возможностью повышения качества перевозок и через несколько дней перезвоните, чтобы узнать, когда этот вопрос может быть внесен в повестку дня заседания.

 

Матрица Эйзенхауэра

	(Н)	(В)
Срочность (В)
Важность (Н)