Глеб Алексеевич Архангельский

Глеб Алексеевич Архангельский

Работа 2.0: прорыв к свободному времени

 

От автора

Уважаемый читатель!

Я уверен, что вы сталкивались с термином Web 2.0. Это идеология развития интернета в сторону содержания, формируемого самими пользователями (примеры – Одноклассники. ру, Анекдот. ру, Живой журнал и т. д.). Эта концепция революционно изменила лицо современного интернета.

Работа 2.0 – концепция, которая призвана таким же образом изменить нашу бизнес-среду и повседневность офисной работы. Работа 2.0 – это идеология труда и коммуникаций, основанных на современных «дистанционных» технологиях: видеоконференциях, онлайн-семинарах и т. п.

Вспомните: сколько времени вы проводите в пробках? А сколько вы и ваши коллеги тратите времени и денег в командировках по нашей необъятной стране? На сколько недель, а иногда и месяцев затягивается решение важных вопросов из-за невозможности собрать в одно время в одном месте ключевых людей, принимающих решение?

Ситуация парадоксальна. В нашей стране полтора десятка мегаполисов, задыхающихся от пробок. Чтобы доехать с одного конца города до другого ради встречи на час-полтора, нужно потратить время, за которое можно было бы долететь до средиземноморского курорта. При этом много ли вы знаете людей, готовых провести эту встречу по Скайпу?

Аналогично – с преодолением тысячекилометровых расстояний между городами.

При этом вся технологическая база для удаленного общения давно есть. Веб-камера встроена почти в каждый ноутбук. Регулярно проводятся различные онлайн-семинары и вебкасты. Все больше компаний внедряют различные средства удаленной работы, используют видеоконференции во внутрикорпоративной практике. Не хватает культуры удаленного общения, культуры применения дистанционных технологий и привычки их применять.

Прочитав эту книгу, вы получите системное представление о том:

– какие инструменты (управленческие и технические) работы 2.0 существуют;

– как применять их для решения ваших бизнес-задач и повышения эффективности вашей работы;

– как привить культуру применения этих инструментов вашим деловым партнерам.

При этом моя главная задача как эксперта по тайм-менеджменту состоит не в том, чтобы рассказать обо всех существующих технических «фишках» удаленной работы – их сотни тысяч, и они вам совершенно ни к чему. Моя задача – дать вам управленческие приемы повышения эффективности, экономии времени с помощью удаленных технологий и при этом рассказать о минимальном «джентльменском наборе» технических моментов, которыми нужно для этого владеть.

Чего в этой книге точно не будет, так это призыва закрыть офис, перевести всех сотрудников на надомную работу, заменить наемных работников фрилансерами и т. п. Я не сторонник новомодных теорий «лежания под пальмой» и работы четыре часа в неделю. Моя книга обращена к бизнес-людям, которым нравится их дело и которые хотят делать его более эффективно, а не убегать на Гаити.

Независимо от того, являетесь ли вы владельцем бизнеса, наемным работником или фрилансером, инструменты работы 2.0 помогут вам сэкономить сотни и тысячи часов времени и существенные суммы расходов на поездки, командировки, офисные площади и т. п. При этом – усилив плотность вашего контакта с клиентами и деловыми партнерами. А главное, они позволят вам повысить уровень вашей личной свободы, снизить привязанность к конкретным местам, не теряя при этом результативности.

Читайте, применяйте, успевайте все!

Буду рад вашим мыслям и пожеланиям в моем блоге

Glebarhangelsky.livejournal.com

или по e-mail [e-mail]

 

От издателя. Жизнь 2.0

Когда мои коллеги попросили написать меня предисловие к новой книге Глеба, я подумал: «Почему я пишу предисловие? Ведь я легко мог сам написать такую книгу».

Во-первых, я долгое время работал в телекоммуникационных компаниях, которые старались сэкономить время своих клиентов, обеспечивая условия для дистанционной, удаленной работы. И многие мои коллеги, еще когда я работал в Австрии, проводили один-два дня, как они говорили, «в своем домашнем офисе». И я тоже подсел на такой режим работы. Мне было бы о чем написать.

Во-вторых, у меня на сегодня два с половиной бизнеса (один в процессе регистрации, поэтому и половина), и ни в одном из них нет офиса! Точнее, у меня целых три виртуальных офиса, поэтому я прекрасно знаю все их плюсы и минусы (и мой партнер Михаил Иванов в свое время подробно написал о них).

В-третьих, я знаю, что такое путь на работу и с работы. Бывало, я проклинал дорогу, когда выбирался на встречу с клиентами (к самим клиентам, конечно, испытывая самые лучшие чувства: они платят). Кроме того, я живу в центре Москвы и из окон своей квартиры вижу тысячи несчастных наемных менеджеров, специалистов, предпринимателей и бизнесменов, которые пытаются победить московские пробки, заторы и тянучки, тратя не просто миллионы человеко-часов, но – что самое печальное – минуты и часы собственной единственной и неповторимой жизни.

Была и такая история: однажды в бытность мою наемным директором по маркетингу я выяснил, что один из моих подчиненных тратит три часа (!) на дорогу в офис из Подмосковья и столько же на дорогу назад. Шесть часов в день в пути!

Я разрешил ему работать два дня в неделю из дома – и более ответственного сотрудника я в жизни не видел: он работал так, что у меня и мысли не закралось, а не допустил ли я ошибку, разрешив ему более свободный режим…

В общем, я мог написать эту книгу…

Но ее написал Глеб – и, пожалуй, это вполне логично. Кто, как не гуру в управлении временем, должен уловить тренд дистанционной работы?

Встречайте книгу!

Поверьте, где бы и кем бы вы ни работали, в каком бы городе ни находились (пусть и не в мегаполисе, задыхающемся от пробок), вы окупите эту книгу многократно.

И речь не только о бизнесе.

Важно, что вы сможете уделять больше времени семье или любимому человеку, родителям – и самому себе. Жизнь так хороша, когда она не посвящена только работе! (Поверьте мне, убежденному трудоголику.)

Да здравствует работа 2.0!

Да здравствует здравый смысл и разумная жизнь! Запоминается последняя фраза?

Вы получите правильную жизнь, правильно организовав себя и свою работу.

Найдите возможность для чтения – и вперед! К жизни 2.0 – менее суматошной, более организованной и спокойной.

Игорь Манн

Генеральный директор вызывает руководителя департамента:

– Я тобой недоволен, ты плохо управляешь своими подчиненными.

– Почему?!

– У тебя вид замученный, а у них – довольный, а должно быть наоборот.

Анекдот. ру

 

Глава 1. Новое качество жизни

Внедрение онлайн-технологий в процесс продаж может принести существенные выгоды: снижение издержек, расширение клиентской базы, рост выручки. Но такое внедрение требует опыта и осторожности. Недопустимо из-за неумелых действий менеджеров, применяющих онлайн-технологии, потерять часть клиентов и понести репутационный ущерб.

Создайте внешние стимулы

Человек – существо общественное, и для мотивации себя полезно задействовать «общественный ресурс». Например, заранее назначить на 10.00 созвон с кем-то из коллег по рабочему вопросу. Практикой проверено, что десять-пятнадцать минут обсуждения рабочих вопросов включают мозг и обеспечивают пробуждение гораздо надежнее любых будильников. Срабатывает этот принцип и при работе с документами: можно долго и мучительно пытаться в одиночку разработать какой-либо стандарт, регламент, договор, а можно назначить онлайн-встречу с коллегой, на которой и создать примерный текст в режиме реального времени. Чем больше вы себе организуете таких внешних стимулов, тем лучше имитируете для себя мотивирующую роль классического офисного рабочего пространства.

Оцените эффективность. Работая из дома хотя бы один день в неделю и экономя при этом хотя бы два часа на транспорте (в Москве эта цифра обычно выше), вы «зарабатываете» в год около ста часов полезного времени, то есть 2–2,5 классические 40-часовые рабочие недели.

Но важнее другое. Как вы будете себя чувствовать, если хотя бы один рабочий день в неделю сможете работать за городом (на даче, в загородном клубе и т. п.) и хотя бы неделю в квартал – в какой-нибудь солнечной приморской стране (особенно зимой)? Как изменятся ваше здоровье, ваш вкус к жизни, ваша удовлетворенность работой? Помечтайте немного. А потом воплотите эту мечту!

Еще один аспект, о котором нужно помнить: продолжаете ли вы подавать сотрудникам пример эффективной работы, ведь личный пример очень много значит и формирует вашу репутацию как руководителя? В онлайне показывать личный пример труднее, чем просто засиживаясь допоздна в офисе.

Риски внедрения онлайн-инструментов в управлении

Как и в усилении продаж, в управлении компанией онлайн-инструменты нужно внедрять осторожно. Особенно в том, что касается работы сотрудников из дома или из других мест вне офиса (кафе и т. п.). Есть риск снижения эффективности – и не оттого, что сотрудники злодеи и лентяи, только и думающие о том, как бы расслабиться. Даже самые мотивированные, вовлеченные в работу компании, ответственные сотрудники – люди, и, как всем людям, им свойственно поддаваться искушениям.

Чтобы риски внедрения онлайн-технологий в управлении были минимальны, а выгоды максимальны, нужно позаботиться о следующих «санитарно-гигиенических мерах»:

– выстроить управленческую и информационную инфраструктуру компании, дающие эффективный контроль использования рабочего времени и получения адекватных результатов (об этом см. в главах 5 и 6);

– жестко закрепить в корпоративном стандарте тайм-менеджмента правильные сочетания оффлайна и онлайна в различных управленческих ситуациях в компании;

– вводить онлайн-инструменты постепенно, в определенной логической последовательности; браться за следующий инструмент, только получив понятную и осязаемую отдачу от предыдущего.

 

Компания «Организация Времени» регулярно проводит семинар «Тайм-менеджмент для первых лиц», на котором владельцы, генеральные директора и топ-менеджеры компаний получают эффективные практичные инструменты управления бизнесом. Основные темы семинара:

– контроль поручений первых лиц компании;

– внедрение корпоративных стандартов тайм-менедж мента;

– необходимая для этого информационная инфраструктура;

– грамотное сочетание онлайновых и классических инструментов управления бизнесом.

Семинар проходит как в классическом формате (в тренинговом классе в Москве) с параллельной трансляцией онлайн, так и в «чистом» онлайне. Анонсы ближайших семинаров всегда есть на сайте www.ov1.ru, полное расписание семинаров на полугодие вы можете получить, направив запрос на [e-mail].

Управление бизнесом онлайн. Итоги

– Чтобы руководитель мог позволить себе достаточно долго находиться вне офиса (на встречах с клиентами или на горнолыжном курорте), не теряя контроля над организацией, необходимо усиливать его «энергетическое присутствие» в компании с помощью онлайн-технологий.

– Ритмичное проведение планерок и оперативок, в том числе онлайн, позволяет сэкономить количество времени, эквивалентное тому, как если бы в средних размеров подразделение наняли дополнительно одного-двух сотрудников.

– Информационные собрания, если их транслировать онлайн и сохранять записи, позволяют сократить на 10–15 % затраты времени сотрудников и финансовые риски, связанные с плохим знанием процедур.

– Совещания для принятия решений и мозговые штурмы при использовании онлайн-инструментов (в том числе тонких: голосований, опросов, интеллект-карт) сокращают время реализации проектов в среднем на 10–15 % и снижают прямые финансовые затраты из-за неоптимальных решений на 15–25 %.

– В работе формальных коллегиальных органов (совет директоров, правление, тендерный комитет и т. п.) онлайн-инструменты делают работу компании более прозрачной и улучшают ее имидж, сокращают расходы дорогостоящего времени топ-менеджеров на поездки в среднем до 25–35 %, командировочные расходы – в среднем на 40 %.

– Возможность надомной работы и отказ от жесткого закрепления рабочего места за каждым сотрудником снижают непроизводительные затраты времени отдельных категорий сотрудников на 20–30 %, расходы на офисные площади на 30–40 %.

– Использование команд внештатных сотрудников позволяет снизить затратную часть отдельных проектов в среднем на 20–25 %, при этом сделав общую структуру затрат компании значительно более подвижной и легко сокращаемой при необходимости.

– Наладив эффективный личный режим дня при удаленной работе, можно экономить до ста часов в год при работе удаленно один день в неделю, при этом существенно улучшив свое здоровье, повысив удовлетворенность жизнью и работой.

– Внедряя удаленные технологии в управлении бизнесом, применяйте корпоративные стандарты тайм-менеджмента и правильную последовательность внедрения, чтобы повысить эффективность работы, а не снизить ее неграмотным применением онлайн-инструментов.

Глава 4. Эффективное корпоративное обучение

Онлайн-возможности в самостоятельном обучении

Внедрение корпоративного стандарта тайм-менеджмента дает заметное повышение эффективности работы: сокращаются сроки исполнения поручений, лучше используется рабочее время, снижаются риски просрочек и связанных с этим финансовых и репутационных потерь и т. д.

Наш опыт внедрения корпоративных стандартов в различных компаниях собран в документе «Типовой календарный план внедрения корпоративного стандарта тайм-менеджмента».

Последнюю версию этого документа вы можете получить, написав автору на адрес [e-mail] с темой письма «Онлайн: Календарный план внедрения стандарта тайм-менеджмента», указав ваши полные контактные координаты (Ф.И.О., город, компания, должность, телефон и e-mail).

Управленческая инфраструктура работы 2.0. Итоги

– Для внедрения в практику компании методов работы 2.0 важно правильно настроить управленческую (стандарты, регламенты работы) и информационную (используемые ИТ-решения) инфраструктуру.

– Управленческой инфраструктурой работы 2.0 является корпоративный стандарт тайм-менеджмента, как правило, включающий несколько ключевых элементов: стандарты контроля поручений, планирования времени, коммуникации, работы секретариата.

– Внедрение системы контроля поручений позволяет перейти от контроля «по присутствию в офисе» к контролю «по результатам исполнения задач», а также сократить сроки исполнения задач в среднем на 20–25 %, исключив случаи «потери» поручений, зачастую чреватые существенным финансовым или репутационным ущербом.

– Если в систему контроля поручений включены аналитические функции – например, составление рейтинга успешности сотрудников по итогам исполнения поручений, – это позволяет связать систему контроля с материальной мотивацией и повысить заинтересованность сотрудников в своевременном и качественном исполнении поручений.

– Внедрение корпоративного стандарта планирования и бюджетирования времени помогает найти до трех-шести часов дополнительного времени в неделю у каждого руководителя, что эквивалентно экономии примерно 10 % фонда оплаты труда. При этом рост эффективности управления за счет прозрачности времени и трудозатрат составляет от 10 до 25 %.

– Внедрение корпоративного стандарта коммуникаций позволяет сократить бюрократическую переписку в среднем на 15–30 %, что дает экономию до 10–15 % рабочего времени сотрудников.

– Внедрение стандарта работы секретариата позволяет сделать более комфортной и эффективной работу топ-менеджеров, практически не требуя затрат их личного времени и смены рабочих привычек.

– Корпоративный стандарт тайм-менеджмента, задающий управленческую инфраструктуру работы 2.0, при внедрении стоит на трех китах: письменном документе (стандарте, регламенте); настройках ИТ-системы; людях, обученных на основе стандарта.

Глава 6. Техническая инфраструктура работы 2.0

Техническая инфраструктура

Глеб Алексеевич Архангельский