Тема 3. 3. Документация по личному составу

I. Задание для самостоятельной работы

1. Дайте определение ключевым понятиям темы: анкета, автобиография, характеристика, резюме, доверенность.

2. Изучив правила подготовки и оформления документации по личному составу, подготовьте:

2.1. Заявление о предоставлении вам отпуска по семейным обстоятельствам. Необходимые реквизиты укажите самостоятельно.

2.2 Автобиографию, необходимую для оформления документов при поступлении на работу. Необходимые реквизиты укажите самостоятельно.

2.3. Составьте характеристику-рекомендацию на Вашего одногруппника для поступления его в аспирантуру Южного федерального университета. Необходимые реквизи­ты укажите самостоятельно.

2.4. Составьте приказ о переводе на должность внутри организации. Необходимые реквизиты укажите самостоятельно.

2.5. Заявления о переводе Вас:

2.5.1. С должности старшего преподавателя кафедры управления и экономики таможенного дела на должность доцента кафедры управления и экономики таможенного дела Ростовского филиала РТА. Необходимые реквизиты укажите самостоятельно.

2.5.2. С должности специалиста по учебно-методической работы 1-ой категории кафедры организации таможенного контроля на должность старшего преподавателя кафедры экономической теории Ростовского филиала РТА. Необходимые реквизиты укажите самостоятельно.

2.6. Подготовьте резюме на соискание должности начальника отдела документационного обеспечения таможенного органа.

II. План практических занятий

(Форма обучения: очная, заочная – 2 часа)

1. Оформление личного дела работника (должностного лица таможенных органов). Персональные данные.

2. Порядок подготовки документов, оформляемых при приеме на работу и при переводе на другую должность.

3. Порядок оформления заявлений при приеме на работу и при переводе на другую должность.

 

(Форма обучения: очная – 2 часа)

Данное практическое занятие предполагает проведение дискуссии по следующим вопросам:

1. Правила оформления и составления автобиографии, характеристики, резюме.

2. Оформление доверенности.

 

III. Рекомендации по выполнению заданий и подготовке к практическому занятию

При выполнении задания по самостоятельной работе и подготовке к практическому занятию следует воспользоваться конспектом соответствующей лекции и рекомендуемыми литературными источниками.

Необходимо подготовить блок документов для оформления на работу. Научиться оформлять по правилам автобиографии, характеристики, резюме и доверенности.

IV. Рекомендуемые источники

Нормативно-правовые документы

1. О Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах: приказ Федеральной таможенной службы № 160 от 18.10.2004. – Режим доступа: СПС «КонсультантПлюс».

Издания из ЭБС

1. Глухова, О.В. Документационное обеспечение управления [Электронный ресурс]: курс лекций / О. В. Глухова. – Волгоград: Волгоградский институт бизнеса, Вузовское образование, 2013. – 72 с. – Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/19177

2. Кузнецов, И.Н. Деловое письмо[Электронный ресурс]: учеб. пособие / И.Н. кузнецов. – М.: Дашков и К, 2012. – 196 с. Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/10916

3. Медведева, О.В. Основы документационного обеспечения управления [Электронный ресурс]: учеб. пособие / О.В. Медведева. – Краснодар: Южный институт менеджмента, 2011. – 181 с. – Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/9565

4. Янкович, Ш.А. Делопроизводство в кадровой службе [Электронный ресурс]: учебник / Ш.А. Янкович. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012. – 160 с. Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/15353

 

Основная литература

1. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: учеб. пособие / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов. - 6-е изд., испр. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2013. - 256 с.

2. Кузнецов, И.Н.Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров / И. Н. Кузнецов. - М.: Юрайт, 2012. - 576 с.

 

Дополнительная литература

1. Крюкова, Н.П. Документирование управленческой деятельности: уч. пос. /Н.П. Крюкова. – М.: ИНФРА-М, 2013. – 268 с.

2. Ловчева, М.В. Делопроизводство в кадровой службе: учебно-практич. пособие / М.В. Ловчева, Е.Н. Галкина, Е.В. Гурова. – М.: Проспект, 2013. – 80 с.

3. Непогода, А. В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации: 75 образцов основных документов/ А.В. Непогода. - 2-е изд. - М.: Омега-Л, 2008. - 480 с.

4. Пшенко, А. В. Документальное обеспечение управления: учеб. пособие/ А. В. Пшенко. - 7-е изд., испр. и доп. - М.: Академия, 2008. - 176 с.

5. Рогожин, М. Ю. Справочник кадровика. Оформление документов / М.Ю. Рогожин. – М.: Бератор, 2008. – 320 с.

6. Сологуб, О. П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов / О. П. Сологуб. - М.: Омега-Л, 2007. - 208 с.

7. Спивак, В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство) / В.А. Спивак. – СПб.: Питер, 2010. – 256 с.

 

V. Контрольные вопросы для самопроверки

1. Что такое документы по личному составу?

2. Какие документы относятся к личным?

3. Как оформляется трудовая книжка?

4. Какие личные документы являются основанием для составления документов по личному составу?

 

примерная тематика рефератов

1. Трудовой договор.

2. Контракт о службе в таможенных органах

3. Современное деловое письмо.

4. Архивы.

5. Распорядительная документация в таможенных органах.

6. Организация работы с документами в таможенных органах.

7. Ведение трудовых книжек.

8. Служба делопроизводства в таможенных органах.

9. Документооборот.

10. Документирование трудовых правоотношений.

11.Номенклатура дел.

12. Кадровое делопроизводство.

13. Документирование информационно-справочных материалов.

14. Организация документооборота.

15.Реквизиты документов.

16. Хранение и использование документов в таможенных органах.

17. Организационно-правовые документы.

18. История делопроизводства в России.

19. Технология работы с документами в таможенных органах.

20. Регистрация и учет документов в таможенных органах.

21. Контроль за исполнением документов в таможенных органах.

22. Систематизация и хранение документов в таможенных органах.

23. Единая государственная система делопроизводства.

24. Плановые документы.

25. Справочно-информационные документы.

26. Справочно-аналитические документы.

27. Сроки исполнения документов в таможенных органах.

28. Обеспечение сохранности документов в делопроизводстве.

29. Организация труда делопроизводственного персонала.

30. Механизация делопроизводственных процессов.

31. Делопроизводство по предложениям, заявлениям, жалобам.

32. Конфиденциальные документы.

33. Экспертиза научной и практической ценности документов.

34. Использование ПЭВМ в документационном обеспечении

деятельности предприятия.

35. Международные письма.

36. Организация секретарской деятельности.

37. Язык документа.

38. Нормативно-методическая база делопроизводства таможенных органах.

39. История управления и делопроизводства в современной России.

Примерная тематика контрольных работ

1. Понятие о документе. Свойства документа. Классификация документов.

2. Структура документа. Требования к составлению документов.

3. Системы документации. Оформление управленческих документов.

4. Государственное регулирование делопроизводства.

5. Организация работы с документами.

6. Номенклатура дел, методика ее составления и применения в практической деятельности.

7. Формирование и текущее хранение дел в таможенных органах.

8. Подготовка дел и порядок передачи дел в архив для дальнейшего хранения в таможенных органах.

9. Организация работы с документированной информацией ограниченного доступа в таможенных органах.

10. Основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов.

11. Организация работы с документами.

12. Документирование организационно-распорядительной деятельности.

13. Язык и стиль официальных документов.

14..Функции и назначение Государственной архивной службы.

15. Архивные учреждения на Федеральном уровне.

16. Архивные учреждения НСО.

17. Назначение государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

18. Технологический алгоритм подготовки документа.

19. Особенности формирования дел с перепиской.

20. Организация работы специалиста с документами.

21. Контроль за сроками исполнения документа.

22. Формирование дел.

23. Документы личного дела работника в таможенных органах.

24. Правила ведения и хранения трудовых книжек в таможенных органах.

25. Документы для трудоустройства.

26. Особенности работы с документами, содержащими государственную тайну.

27. Подготовка и обслуживание совещаний.

28. Документационное обеспечение процесса организации и регистрации предприятия участника ВЭД.

ВопросЫ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ к зачету

1. Этапы развития делопроизводства в России.

2. Особенности развития делопроизводства в приказном этапе.

3. Этап коллежского делопроизводства и его роль в формировании делопроизводства.

4. История делопроизводства в дореволюционной России.

5. Становление и развитие делопроизводства в советских учреждениях.

6. Министерское делопроизводство и его специфика.

7. Особенность современного делопроизводства.

8. Понятие документа и системы документации. Основные функции документа.

9. Понятие реквизита документа и формуляра-образца. Классификация реквизитов.

10. Документооборот: понятие, характеристика и особенности организации. Электронный документооборот.

11. Технология работы с входящими, исходящими и внутренними документами в таможенных органах.

12. Регистрация документов: формы, системы и принципы.

13. Копирование (тиражирование) документов в таможенных органах.

14. Организация документов в делопроизводстве: номенклатура дел и формирование дел.

15. Систематизация документов в организации, номенклатура дел для их формирования и хранения.

16. Организация и этапы контроля исполнения документов.

17. Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД). Унификация и стандартизация в делопроизводстве: понятие и цели. (УСД, УСОРД).

18. Сфера действия и основные требования ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

19. Организация работы служб документационного обеспечения таможенных органов, их задачи и функции.

20. Организация работы ведомственного архива, экспертиза ценности документов.

21. Организация проведения экспертизы ценности документов.

22. Требования к подготовке архивной описи дел. Передача дел в архив.

23. Система мер обеспечения сохранности документов в таможенных органах.

24. Виды документов. Классификация документации.

25. Виды и характеристика организационных документов.

26. Виды и характеристика распорядительной документации.

27. Особенности оформления и передачи факсограмм, телеграмм, телетайпограмм, телефонограмм в таможенных органах.

28. Требования, предъявляемые к сообщениям, передаваемым электронной почтой.

29. Деловое письмо: понятие, структура, виды и стиль деловых писем.

30. Состав, расположение и оформление реквизитов на бланке письма Требования к оформлению писем.

31. Деловая переписка. Этические нормы при составлении текста делового письма.

32. Понятие бланка документа. Виды бланков. Способы оформления реквизитов на бланках. Требования, предъявляемые к изготовлению, использованию, учету и хранению гербовых бланков.

33. Правила оформления приказов и распоряжений в таможенных органах. Виды приказов. Другие распорядительные документы.

34. Учредительные документы: учредительный договор, устав организации, положение об организации.

35. Организационно-правовые документы: структура организации и штатная численность персонала; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка.

36. Требования к оформлению протоколов. Вид протокола: полный, краткий, выписка из протокола.

37. Акты и их разновидности. Структура акта. Правила оформления акта.

38. Информационно-справочные документы и их характеристика.

39. Правила подготовки и оформления записок в таможенных органах (докладной, служебной, объяснительной).

40. Правила оформления доверенности. Справки: понятие и классификация.

41. Порядок оформления заявлений при приеме на работу и при переводе на другую должность.

42. Понятие, структура и схема написания автобиографии.

43. Понятие, структура и схема написания характеристики.

44. Понятие, структура и схема написания резюме.

45. Оформление реквизита «текст» служебных документов.

46. Стандартизация форматов бумаги для документов. Понятие межстрочного интервала. Размеры шрифтов и их разновидности по начертанию и жирности.

47. Правила оформления иллюстраций и графических объектов. Построение и техническое оформление таблиц. Структурные элементы таблицы.

48. Правила оформления формул.

49. Оформление списка использованных источников.

50. Способы совершенствования системы документирования. Компьютеризация работы с документами (электронный документооборот).

51. Правила и формы международной деловой корреспонденции.

52. Правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами.

53. Корреспонденция, связанная с проведением периодических мероприятий и прочая корреспонденция.

54. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения.

55. Роль и значение документационного обеспечения управления в таможенных органах.

56. Понятие и принципы стандартизации, унификации и типизации документов.