Обов’язки та відповідальність працівників при оформленні первинних документів

Працівники	Обов’язки	Відповідальність
Керівник підприємства	Зобов’язаний створити необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку, забезпечити неухильне виконання всіма підрозділами правомірних вимог бухгалтера щодо дотримання порядку оформлення та подання до обліку первинних документів	Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження опрацьованих документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років несе власник або уповноважений орган, який здійснює керівництво підприємством
Працівники бухгалтерії	Головний бухгалтер або особа. на яку покладено ведення бухгалтерського обліку на підприємстві. Бухгалтери зобов’язані перевіряти документи за формою і змістом. Головний бухгалтер здійснює контроль за дотриманням графіка	Відповідають за невиконання чи неналежне виконання обов’язків, за несвоєчасне складання та недостовірність даних у первинних документах, оформленням яких займаються ці працівники
Особи, які склали та підписали документи	Зобов’язані виконувати вимоги головного бухгалтера щодо порядку подання до бухгалтерії необхідних документів та відомостей	Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи

 

Первинні документи складають на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики України, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і відомствами України. Документування господарських операцій може здійснюватись з використанням самостійно виготовлених бланків, які повинні обов’язково містити реквізити типових або спеціалізованих форм. Форма бланка документа показує, що в ньому має бути записане і, по суті, показує, як його заповнювати.

Бланки документів виготовляють друкарським способом. В них вписують від руки або машинним способом ті показники, які характеризують відповідну операцію.

З метою впорядкування руху та своєчасного одержання первинних документів для записів у бухгалтерському обліку наказом керівники підприємства встановлюють графік документообігу.

Графік документообігу на підприємстві повинен забезпечити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які проходить кожний первинний документ, визначити мінімальний термін його знаходження в підрозділі, а також сприяти поліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищення рівня його механізації та автоматизації.

Його оформляють як схему або перелік робіт із створення, перевірки або опрацювання документів, що виконує кожний підрозділ підприємства, а також усі виконавці із зазначенням їхнього взаємозв’язку і термінів виконання робіт.

Контроль за дотриманням виконання графіку документообігу на підприємстві здійснює головний бухгалтер,його вимоги є обов’язковими для виконання [11, с. 203].

Облік загальновиробничих витрат здійснюється на основі зведених документів про витрати, в яких накопичуються дані із первинних документів по обліку витрачання виробничих запасів, нарахування заробітної плати, про рух основних засобів і інших необоротних активів, накладних, актів про виконані роботи і послуги, авансових звітів і інші. До зведених документів по обліку загальновиробничих витрат відносяться: відомість розподілу матеріалів, відомість розподілу заробітної плати, відомість нарахування амортизації основних засобів, відомість нарахування амортизації інших необоротних активів, листки-розшифровки по обліку грошових витрат.До номенклатури статей загальновиробничих витрат включають:1. загальновиробничі (цехові) витрати рослинництва;2. загальновиробничі (цехові) витрати тваринництва;3. загальновиробничі (цехові) витрати промислових виробництв;4. загальновиробничі (цехові) витрати інших виробництв;5. фіксований сільськогосподарський податок;6. орендна плата за земельні паї. Перше, що включається до складу загальновиробничих витрат це витрати на управління виробництвом (оплата праці апарату управління цехами, дільницями тощо; відрахування на соціальні заходи й медичне страхування апарату управління цехами, дільницями; витрати на оплату службових відряджень персоналу цехів, дільниць тощо).

Значну частку займають витрати на оплату праці.Основним первинним документом обліку робочого часу є табель робочого часу (додаток Д), який фіксує відпрацьований робочий час бригади за місяць. Він ведеться шляхом проставлення в ньому відпрацьованого часу і неявок на роботу за видами причин (відпустки, хвороби, прогули). Табель ведеться в одному примірнику і передається в бухгалтерію 2 рази на місяць: перший раз – для нарахування авансу, другий раз для нарахування заробітної плати.Заробітна плата робітників, які обслуговують устаткування і зайняті переміщенням навантажувально – розвантажувальними роботами може розраховуватися за погодинною або відрядною системами, їх заробіток може залежати від заробітної плати робітників, які зайняті у виробничому процесі, тобто застосовуються непряма відрядна форма оплати праці.

Для нарахування заробітної плати працівників загальновиробничого автомобільного вантажного транспорту господарства, транспортних робіт по переміщенню сільськогосподарської продукції, на перевезенні працівників на поля, вивезенні сільськогосподарської продукції з поля в місця її зберігання і використання оформляють Подорожній лист вантажного автомобіля для обліку тонно-кілометрів та погодинної роботи при обслуговуванні бригад. Підписують цей документ водій, диспетчер, завідуючий гаражем і механік. Оформленні документи передають до бухгалтерії підприємства (Додаток Е).

Первинним документом, на підставі якого вартість послуг легкового автотранспорту включаються у загальновиробничі витрати є подорожній лист легкового автомобіля. В ньому містяться дані про відстань, витрату пального та інші показники, необхідні для обліку. Диспетчер заповнює подорожній лист до видачі його водієві.

Один із важливих елементів обліку – це облік руху і списання матеріальних цінностей, які безпосередньо витрачаються при організації та обслуговуванні виробництва.

На основі лімітно-забірної картки отримують зі складу у підзвіт необхідні виробничі запаси. Цей документ бухгалтерія на підставі розпорядження керівника господарства складає в двох примірниках, з яких один залишає собі, а інший віддає особі, яка отримуватиме цінності (Додаток Ж).

Документи по обліку витрат засобів праці також фіксують витрати по використаних засобах праці, які виражаються у нарахованій амортизації. Основні засоби, що використовуються у виробництві поступово зношуються,а тому на них нараховується амортизація, що відображається у Відомості нарахування амортизаційних відрахувань.

Для нарахування амортизації об'єктів використовують типові форми розрахунку амортизації основних засобів (форма 03 -14 та 03 -15), відповідно для промисловості та будівництва та розрахунок амортизації по автотранспорту (форма 03 -16). Форма дуже громіздка і використовується лише на підприємствах з ручною формою ведення обліку.

Малоцінні і швидкозношувані предмети в підприємстві списують на витрати виробництва на основі Акту на списання виробничого і господарського інвентарю, малоцінних і швидкозношуваних предметів (Додаток З).

Цим актом оформлюють списання зношених і непридатних для подальшого використання інструментів, спецодягу, запобіжних засобів по закінченні строку експлуатації і здавання їх на склад для утилізації. Цей акт оформлюється на підставі разових актів вибуття. Після здачі списаних предметів у комору для утилізації Акт форми МШ-№8 з підписом комірника здається у бухгалтерію [17, с. 305].

Для складання цього акту ми зазначаємо наступні реквізити: назву підприємства, дату, предмет (його назву та інвентарний номер), одиницю виміру, кількість, ціну, термін використання, причину списання.

Чи придатний предмет до використання визначає створена комісія, найчастіше головою комісії є директор підприємства.

Загальновиробничі затрати включаються у витрати виробництва на підставі бухгалтерських довідок (Додаток К).

Друге, це амортизація основних засобів загальновиробничого призначення. Нарахування амортизації здійснюється протягом строку корисного використання (експлуатації) об'єкта, який встановлюється підприємством при визнанні цього об'єкта активом (при зарахуванні на баланс), і призупиняється на період його реконструкції, модернізації, добудови, дообладнання та консервації.

Витрати на опалення, освітлення, водопостачання, водовідведення та інше утримання виробничих приміщень фіксуються за допомогою лічильників, які є в кожному підрозділі. В кінці місяця інженер-енергетик здає в бухгалтерію підприємства Звіт про результати використання палива, теплоенергії та електроенергії. Форма N 11-МТП і на основі цього документа і фактичної собівартості витрати включаються у загальновиробничі витрати. Для забезпечення нормативних умов в опалювальних примiщеннях необхiдно витратити теплову енергiю, яка забезпеть наступнi складовi витрат системою опалення: планова нормативна потреба теплової енергiї для компенсацiї тепловтрат, додатковi витрати теплової енергiї в перiоди стояння зовнiшнiх темпетур вище точки злому температурного графiка, втрати теплової енергiї з витоками теплоносiя з трубопроводiв внутрiшньобудинкових мереж системи опалення – та при розмiщеннi будинкового вузла облiку теплової енергiї не на межi балансової належностi, тепловтрати трубопроводiв на цiй дiлянцi – i при наявностi iндивiдуального теплового пункту – тепловтрати трубопроводами i обладнанням теплопункту.

Для витрат на охорону праці призначені накази певних форм, наприклад, для придбання медикаментів та їх список (додаток Л).

Загальновиробничі витрати записуються у картку обліку загальновиробничих витрат (додаток М).