Вимоги до змісту й оформлення документів

Реквізити документів. Від якості оформлення документів значною мірою залежить повнота і достовірність показників

обліку і звітності. Тому до документів ставляться вимоги: своєчасність складання, достовірність показників, правильність оформлення.

Правильно оформлений документ повинен містити всі по­казники, потрібні для забезпечення повної інформації про ви­конану операцію. Показники, що містяться в документі і харак­теризують операцію, називаються його реквізитами*.

Кількість і зміст реквізитів визначаються характером опе­рації і призначенням документа. Так, реквізити документа, що оформляє, наприклад, виробіток робітника і належну йому оп­лату праці, відрізняються від реквізитів накладної або лімітно-забірної картки, тобто документів, якими оформляють відпуск товарно-матеріальних цінностей. Проте кожен документ неза­лежно від характеру оформленої ним господарської операції повинен містити обов'язкові реквізити, які є загальними для будь-якої операції.

Обов'язковими реквізитами кожного документа є: назва підприємства, від імені якого складено документ; назва доку­мента, його номер, код форми; дата складання документа (число, місяць, рік); зміст господарської операції та її вимірники (натуральні, трудові, грошовий); підписи посадових осіб, відповідальних за здійснення операції й правильність її оформлення.

Залежно від характеру операції і технології опрацювання

облікової інформації в документах можуть міститися й інші до­даткові реквізити. При використанні обчислювальної техніки реквізити доку­ментів можуть бути зафіксовані у вигляді відповідних кодів. Документи, складені за допомогою засобів обчислювальної техніки на машинозчитувальних носіях, використовуються у бухгалтерському обліку за умови надання їм юридичної сили. Такі документи повинні бути записані на матеріальних носіях (магнітних, паперових), виготовлених, розмічених і закодова­них відповідно до вимог встановлених стандартів і затвердже­ної системи кодифікації. На вимогу контролюючих або судово-слідчих органів та своїх контрагентів підприємство зобов'язане зробити копи таких документів на паперовому носії інформації. Якщо документ не має будь-якого з обов'язкових реквізитів, він втрачає свою юридичну (доказову) силу і не може бути підставою для облікових записів. Так, якщо в акті на нестачу товарно-мат еріальних цінностей, що виникла з вини транс-

* Термін "реквізит" походить від лат. requisitum, що означає "потрібне, необхідне".

портної організації при перевезенні вантажу, не буде належних підписів, то транспортна організація може відмовитися від відшкодування нестачі і підприємство зазнає збитків, оскільки акт не матиме доказової сили і судовий орган не візьме цей документ до виконання. Підприємство зазнає збитків також і в тому випадку, коли документ складено несвоєчасно, хоч і оформлено правильно.

Порядок складання й оформлення документів. Відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгал­терському обліку первинні документи повинні бути складені в момент здійснення кожної господарської операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення. Документи складають на бланках типових форм, затверджених Міністерст­вом фінансів і Держкомстатом України, або на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і відомст­вами України, а також виготовлених самостійно, які повинні мати обов'язкові реквізити типових або спеціалізованих форм.

Документи повинні мати форму, зручну для використання як при ручному опрацюванні, так і при опрацюванні на обчис­лювальних машинах. Для цього реквізити документів розміщують в певному порядку: множене і множник, ділене і дільник — в суміжних графах, а поряд з ними — графа для запису результатів обчислення; виділяють і беруть в жирну рамку ті показники, які використовують при опрацюванні на обчислювальних машинах.

Документи прийнято складати на бланках, виготовлених друкарським способом, з надрукованим текстом і графленням, з таким розрахунком, щоб від руки або на друкарській машин­ці заповнити тільки ті показники, які характеризують відповід­ну операцію. Раціональна будова документів сприяє правиль­ному оформленню господарських операцій і відображенню їх в обліку. Сама форма документа мов би підказує, яку інформа­цію слід подати, оформляючи операцію. Отже, форма докумен­та має бути простою, зрозумілою, зручною для подальшого опрацювання і водночас з усією повнотою характеризувати від­повідну операцію, задовольняючи при цьому вимоги не тільки бухгалтерського, а й оперативного і статистичного обліку.

Велике значення у виконанні цих вимог має уніфікація і стандартизація документів. Під уніфікацією документів розумі­ють розробку єдиних форм документів для оформлення одно­типних господарських операцій на підприємствах і в організаціях різних галузей і форм власності. Так, уніфіковано всі банківські і касові документи, бланки авансових звітів, то­варно-транспортних накладних, лімітно-забірних карток, роз-

рахунково-платіжних відомостей та інших документів. Уніфікація документів забезпечує можливість зосереджувати в одному документі інформацію, потрібну для всіх видів обліку, полегшує її опрацювання на обчислювальних машинах, ство­рює умови для централізованого виготовлення бланків доку­ментів масовими тиражами, що здешевлює їх вартість.

Під стандартизацією документів розуміють встановлення для бланків однотипних документів однакового, найбільш ра­ціонального розміру і форми з завчасним визначенням роз­міщення відповідних реквізитів. Друкування стандартних блан­ків документів великими тиражами дає значну економію паперу, здешевлює їх виготовлення.

Документи повинні складатися чітко, розбірливо, без підчис­ток, забруднень та інших дефектів, які б викликали сумнів щодо дійсності документа і правильності господарської опе­рації. Вільні рядки в документах повинні прокреслюватися.

Помилки в первинних документах виправляються коректур­ним способом, тобто неправильний текст або суму закреслюють тонкою рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, а зверху пишуть правильний текст або суму. Виправлення помилок повинно бути застережено надписом "Виправлено" і підтверд­жено підписами осіб, які підписали цей документ з зазначенням дати виправлення. Якщо помилку виявлено обліковими працівни­ками в документі, складеному не в бухгалтерії (наприклад, аван­совому звіті підзвітної особи), про необхідність її виправлення повідомляють осіб, які допустили помилку. Вони також повинні підписувати застереження про зроблені виправлення.

Такі документи, як звіти матеріально відповідальних осіб про наявність і рух товарно-матеріальних цінностей, що знахо­дяться на їхньому відповідальному зберіганні, доцільно перевіряти в їхній присутності. Якщо буде виявлено помилку, то її виправляють не тільки в примірнику звіту, поданого до бухгалтерії, а і в копії звіту, що залишається у матеріально відповідальної особи. При цьому закреслюють не одну непра­вильну цифру в сумі, а всю суму і над нею надписують пов­ністю правильну суму.

Порядок виправлення помилок в документах, складених машинним способом, визначається вказівками про організацію бухгалтерського обліку з використанням обчислювальної техніки.

Документи, складені з порушенням встановлених правил, не мають юридичної (доказової) сили. В касових і банківських до­кументах ніякі виправлення, навіть застережені, не допускаються.

Документи, пов'язані з оформленням грошових операцій

(грошові чеки, векселі тощо), складають на спеціальних блан­ках, які виготовляють таким чином, щоб у них не можна було зробити ніяких виправлень (наприклад, друкують бланки таких документів на папері з водяними знаками тощо). їх називають бланками суворого обліку і за зберіганням та використанням їх встановлюють контроль. Якщо при складанні документа на та­кому бланку допущено помилку, через що бланк було зіпсова­но, то він погашається перекреслюванням або надрізуванням і зберігається для наступної перевірки використання бланків цих документів. Замість зіпсованого виписують новий, правильний документ.

За достовірність інформації, що міститься у документі, і якісне його складання несуть відповідальність особи, які підпи­сали документ.

Класифікація документів

Для оформлення різноманітних господарських операцій, що здійснюються на підприємствах, використовують різні за своєю формою і змістом документи. Правильному складанню і вико­ристанню документів в обліку допомагає їх класифікація — поділ на групи за певними відмітними ознаками.

За призначенням документи поділяють на: розпорядчі, вип­равдні (виконавчі), бухгалтерського оформлення і комбіновані.

Розпорядчими називають документи, які містять розпоряд­ження (наказ, завдання) на здійснення господарської операції. До них належать чеки на одержання грошових коштів у банку, платіжні доручення банку на перерахування коштів, довіреності на отримання матеріальних цінностей та ін. Проте, розпорядчі документи не підтверджують факту здійснення операції, а тому не служать підставою для відображення їх в обліку.

Виправдними (виконавчими) називають документи, які підтверджують факт здійснення господарської операції (тобто містять дані про її виконання), а тому служать обгрунтуванням для облікових записів. До них належать виписки банку з поточ­ного або іншого рахунка підприємства, акти, квитанції, аван­сові звіти та ін. Для виконавців (банків, матеріально відповідальних осіб тощо) вони є виправданням у використанні коштів або матеріальних цінностей.

Документи бухгалтерського оформлення складаються сами­ми працівниками бухгалтерії на підставі відповідних виправд­них документів або даних поточного обліку для технічної підготовки облікових записів. До таких документів належать меморіальні ордери, бухгалтерські довідки, розрахунки (напри-

клад, відомості нарахування амортизації основних засобів, роз­поділу загальновиробничих витрат, звітні калькуляції та ін.). Документи бухгалтерського оформлення самостійного значен­ня не мають, вони не відображають безпосередньо господарсь­кої операції; їхнє призначення полягає в технічній підготовці облікових записів.

У практиці обліку на підприємствах документи розпорядчі, виправдні і бухгалтерського оформлення окремо застосовують­ся рідко. Найчастіше застосовують документи, які поєднують у собі ознаки всіх трьох видав документів. Документи, які за своїм призначенням виконують функції двох і навіть трьох доку­ментів (розпорядчих, виконавчих і бухгалтерського оформлен­ня), називають комбінованими. До них належать прибуткові і видаткові касові ордери, лімітно-забірні карти, наряди на вико­нання робіт та ін. Так, видатковий касовий ордер, переданий для виконання касиру, є розпорядчим документом; після того як касир видасть гроші, а одержувач розпишеться на ордері в їх отриманні, цей документ є виправдним; нарешті, після зазна­чення на цьому ордері кореспондуючих рахунків він виконує функції документа бухгалтерського оформлення.

Використання комбінованих документів сприяє повноті і на­очності обліковуваних операцій, спрощує і поліпшує викорис­тання документів у процесі їх опрацювання, зменшує кількість самих документів.

За порядком складання документи поділяють на первинні і зведені. Первинні документи складають в момент здійснення господарської операції (прибуткові і видаткові касові ордери, накладні на здачу продукції на склад, акти на приймання робіт та ін.). Зведені документи складають на підставі однорідних первинних документів шляхом групування і узагальнення їхніх показників (звіти касира, авансові звіти, відомості розподілу заробітної плати та ін.). Такі документи мають велике значення для систематизації і скорочення обсягу облікових записів.

За способом охоплення операцій документи поділяють на разові і накопичувальні. Разові документи використовують для оформлення однієї або кількох операцій, які записують до до­кумента одночасно. Відразу після складання разові документи можуть бути підставою для бухгалтерських записів. До разових належать більшість первинних документів (чеки, касові ордери, вимоги, накладні, акти тощо), а також значна кількість зведе­них документів (звіти касира, виписка банку з рахунка підприємства та ін.). Відмітною особливістю цих документів є одноразове їх використання для початкової реєстрації госпо­дарських операцій.

Накопичувальні документи використовуються для оформлен­ня однорідних господарських операцій, які систематично пов­торюються і накопичуються в міру їх здійснення протягом пев­ного періоду — тижня, декади, місяця (лімітно-забірні карти, відомості випуску готової продукції із виробництва, багато­денні наряди та ін.). На відміну від разових накопичувальні до­кументи використовуються для облікових записів тільки після того, як в них записано останню операцію і підведено підсумок всіх записів. На с.157 наведено лімітно-забірну карту (нако­пичувальний документ).

Використання накопичувальних документів має велике зна­чення для скорочення облікових записів і є одним із важливих засобів раціоналізації обліку. Проте їхнє використання можли­ве тільки тоді, коли не вимагається щоденне відображення гос­подарських операцій в обліку.

За місцем складання документи поділяють на внутрішні (що складаються на самому підприємстві) і зовнішні (що надходить від інших підприємств і організацій), а за способом складання — на документи, що складаються вручну ■, і документи, що склада­ються за допомогою обчислювальної техніки.

ВО "Темп". ________

Начальник планового відділу А.Романов Начальник цеху Д.Прокопенко Завідуючий складом В. Савченко

Розглянуту класифікацію документів можна узагальнити за такою схемою (с. 158).

Із загальної характеристики документів видно, що кожен до­кумент належить водночас до різних класифікаційних груп. Так, акт приймання-передачі основних засобів є матеріальним документом і разом з тим виконавчим, первинним, разовим і внутрішнім; рахунок-фактура постачальника — виправдний, разовий, зовнішній; видатковий касовий ордер — комбінова­ний, первинний, разовий і внутрішній та ін.

Класифікація документів за розглянутими ознаками дає змогу правильно зрозуміти їх зміст, призначення і використан­ня для відображення господарських операцій підприємств і організацій.