Інструкція до лабораторної роботи № 20

Виконання завдань з обробки інформації у кількох програмних середовищах. Автоматизоване створення листів

 

Теоретичні відомості

Поля призначені для автоматичного вставляння в основний документ дат, текстів, рисунків чи інших об’єктів, які можуть поновлюватися за певними правилами, а також для організації обчислень. Їх використовують для підготовки типової документації зі змінною інформацією, наприклад, бланків, анкет, ділових листів багатьом адресатам, адресування конвертів тощо.

У програмі Word розрізняють такі три типи полів: звичайні поля Word, поля злиття і поля форми.

1. Поля Word. Прикладами звичайних полів є поля для автоматичного вставляння у документ поточної дати (назва поля Date), дати створення документа (CreateDate), нумерації сторінок документа (Page), відомостей про автора документа (Author), формул для обчислень (=формула), вибору альтернативних фрагментів тексту (If), вставляння рисунку з файлу (IncludePicture), тексту з файлу (IncludeText).

Поля вставляють командами Вставити ð Поле. Отримаємо діалогове вікно зі списками назв полів і коротким описом їх призначення (повний опис разом з прикладами можна отримати з довідкової системи, клацнувши на кнопці зі знаком запитання і на назві конкретного поля). У вікні вибирають потрібну назву і натискають кнопку ОК – назва поля у фігурних дужках або значення поля з’являться в документі в позиції вставки, тобто там, де знаходився курсор. Поле має контекстне меню, яке використовують, зокрема, з метою поновлення значення поля та для інших дій.

Кожне поле характеризується кодом і значенням. Код – це деяка послідовність символів у фігурних дужках. Код і значення поля перемикають комбінацією Shift+F9. значення полів поновлюють натисканням на клавішу F9. На практиці користувачам потрібні значення полів, а не їх коди. Щоб у документі постійно були значення полів, потрібно зняти режим відображення кодів полів так: Сервіс ð Параметри ð Закладка Вигляд ð□Коди полів.

2. Поля злиття. Поля злиття – це особливий тип полів, які використовують для створення копій типових документів методом злиття двох документів: основного і джерела даних. Поля злиття мають спільну назву MergeField, а конкретні назви придумує користувач.

Основний документ містить незмінну частину тексту і вставлені користувачем поля злиття для даних, значення яких будуть змінюватися. Ці значення вставлятимуться в основний документ із джерела даних, яке також створює користувач.

Коди полів злиття – це назви полів, які придумує користувач для даних, наприклад, Місто, Вулиця, Прізвище тощо. Кількість полів і їхні коди треба визначити для кожної задачі заздалегідь згідно з умовою задачі. Поля злиття користувач встановлює спеціальною командою Вставити поля злиття, вибираючи назви в основний документ у точку вставки у подвійних кутових дужках.

Розглянемо типову задачу. Нехай потрібно підготувати 50 листів акціонерам банку з повідомленням про нараховані дивіденди за результатами діяльності банку протягом минулого року.

Структура основного документа може бути такою:

<<Індекс>>, м.<<Місто>> <<Вулиця>> <<Ім’я>> <<Прізвище>> {вставте звичайне поле Date} Вельмишановн <<Закінчення>> п. <<Ім’я>> <<Прізвище>>! Дирекція банку з приємністю повідомляє Вас, п. <<Ім’я>> <<Прізвище>>, що за результатами успішної діяльності банку Ваші дивіденди за минулий рік становлять <<Сума>> грн. З повагою, {вставте звичайне поле Author} комерційний директор.

Коди полів даних – назви полів, які придумує користувач для власних даних, наприклад, Місто, Вулиця, Прізвище тощо. Кількість полів і їхні коди треба визначити для кожної задачі заздалегідь згідно з її умовою. Поле даних користувач вставляє спеціальною командою Вставити поля злиття, вибираючи назву поля зі списку назв. Система автоматично поміщає назву поля в основний документ у точку вставляння у подвійних кутових дужках.

Поля {Date} і {Author} є звичайними. Усі інші поля є полями типу злиття. Пам’ятайте, що назви полів вручну вводити не можна.

Тепер розглянемо (створимо) джерело даних – файл, що міститиме потрібні дані про акціонерів, наприклад, у такому вигляді (тут розділювачем між даними є пропуск):

Прізвище Ім’я Індекс Місто Вулиця Сума Закінчення

Костів Роман 79053 Львів Наукова,3/4 1250 ий

Медичі Марго 79017 Львів Вировського, 9/9 1570 а

У роботі ці дані вводитимемо у спеціальну таблицю, яка називається формою. В англійській версії Word дані треба вводити англійською мовою.

Джерелом даних може бути заздалегідь створений і записаний на диск текстовий файл, де дані набрано у наведеному вище вигляді (придатному для перетворення в таблицю), а також деяка таблиця даних, файл бази даних тощо.

Суть злиття документів полягає в тому, що в результаті цього отримаємо певну кількість листів, написаних різним людям. Замість назв полів будуть підставлені їхні конкретні значення, а кутові дужки на друк виводитися не будуть. Щоб побачити, що листи дійсно написані різним людям, потрібно клацати на кнопці-лічильнику або клацнути на кнопці Злиття в новий документ – всі листи можна буде переглянути, користуючись смугою прокручування.

Цю задачу можна розв’язати за три етапи засобами діалогового вікна команди Злиття і панелі інструментів Злиття. Послідовність дій така:

1. Оголошують новостворений чи поточний документ документом злиття на бланку і створюють чи задають для нього джерело даних так: Сервіс ð Злиття…ð 1. Основний документ. Створити…ð Документи на бланку ð Активне вікно ð 2. Джерело даних. Отримати дані…ð Створити джерело даних…ð Вилучити з запропонованого списку Поля в рядку заголовка зайві чи всі поля ð Додати свої назви, змінити порядок назв у списку полів (якщо треба) ð ОК ð Ввести назву файлу для джерела даних, наприклад mydata, і вибрати особисту папку для його зберігання ð Зберегти ð Редагувати джерело даних ð Ввести (виправити тощо) конкретні дані ð ОК ð - опинимось в основному документі.

2. Створюють основний документ – вводять основний текст, вставляють поля злиття, користуючись панеллю інструментів Злиття.

3. Виконують злиття основного документа з джерелом даних у новий документ (можна виконати злиття на принтер так: Сервіс ð Злиття ð 3. З’єднати ð Призначення: новий документ ð З'єднати ð Зберегти результат роботи у файлі.

У нових версіях програми цю задачу розв’язують за допомогою майстра злиття. Після виконання команд Сервіс ð Листи і розсилки ð Злиття… потрібно виконати шість кроків:

1. Вибрати тип документа (вибираємо підкреслене): листи, конверти, повідомлення, каталоги, наклейки ð виконати команду Далі.

2. Вибрати документ: поточний, шаблон, існуючий ð Далі.

3. Вибрати одержувачів: використання списку, створення списку. Виконати команду Створити список…У вікні Новий список адрес натиснути на кнопку Налаштування… і користуючись іншими кнопками додати, вилучити чи перейменувати назви полів даних для злиття, а також впорядкувати їх у порядку використання за допомогою кнопок (Вверх, Вниз) ð ОК. Ввести адресу та інші дані одної особи. Виконати команду Створити запис і ввести дані другої особи і т.д. Закрити вікно. Зберегти список як базу даних і форматі *.mdb під назвою Список. Переглянути список у вікні Одержувачі злиття, внести зміни, якщо потрібно ð Ок ð Далі.

4. Створити головний документ, набираючи незмінну частину тексту листа і вставляючи поля бази даних за допомогою команди Інші елементи… Відповідне вікно потрібно щоразу закривати, щоб продовжити набирати лист ð Далі.

5. Переглянути листи. На цьому етапі можна вилучити деякий лист, скоригувати список адресатів, знайти конкретного адресата ð Далі.

6. Завершити злиття. На цьому етапі можна внести зміни у листи, виконати команду друкування всіх чи вибраних листів, зберегти створений файл на диску.

Конверти та наклейки створюються подібним способом. Щоб підготувати до підписування один конверт до друга потрібно:

Сервіс ð Конверти і наклейки ð Напишіть адресу призначення і зворотну адресу ð Командою Параметри задайте стандартний розмір конверта в Україні С6 — 114x162 мм, в США — Dl (110x220 мм) ð Задайте Параметри Друку ð ОК ð Закрийте вікно Конверти, оскільки їх друкувати не треба.

Для того щоб Методом злиття підготувати основний документ для адресування п'яти конвертів друзям, використовуючи існуюче джерело даних потрібно:

Сервіс ð Злиття ð Створити ð Конверти ð Створити основний документ ð Отримати дані ð Відкрити джерело даних ð Виберати раніше створений файл з даними mydata ð Відкрити ð Настроювання основного документа ð Параметри конверта ð Виберіть С6 ð ОК ð Правити (введіть в основному документі свою зворотну адресу вверху ліворуч) ð Сервіс ð Злиття ð З'єднати ð Новий документ ð З'єднати ð ОК ð Попередній перегляд ð Закрити ð Зберегти форму як документ з назвою Конверти.

Робота спрощується, якщо база даних з відповідними назвами полів була створена раніше. Тоді джерело даних створювати на потрібно, залишається лише його використовувати

Кнопки нижнього ряду на панелі Злиття означають: відображати код поля або дані, перший запис, попередній запис, перейти до запису з номером 1, наступний запис, останній запис, відкрити діалогове вікно “Злиття”, пошук помилок, злиття в новий документ, злиття під час друку, злиття, знайти запис, редагувати джерело даних.

Завдання

1. Запустіть текстовий редактор.

2. Створити новий документ, Задайте параметри документа так, щоб робоче поле на аркуші формату А4 мало розмір 12 на 18 см, а в ньому – серійний лист, в якому Ви запрошуєте гостей на своє День народження. Вказується дата і Ваше прізвище. Головний документ повинен містити і +1 запис, для і ≤10 та i -9 для і >10.

Наприклад так,

Шановний(на) «Прізвище» «Ім_я» «По_батькові»! Запрошую Вас «Прізвище» «Ім_я» «По_батькові» на святкування мого Дня народження, яке відбудеться ____ в кав'ярні "Під клепсидрою" в приміщенні КМЦ "Дзига" за адресою вулиця Вірменська, 35. З повагою і любов'ю «Автор».

3. Створити серійні листи наступного вигляду:

Шановний(на) «Прізвище» «Ім_я» «По_батькові». Доводимо до Вашого відома, що Ваша заборгованість за телефон на «вказана дата» сягнула «Сума в грн.». Просимо Вас погасити заборгованість до «дата погашення» відділенню зв’язку «район міста» району.

Головний документ повинен мати вигляд, наведений вище, з полями злиття замість слів, взятих в дужки «». Документ джерела даних повинен містити 5 записів з відповідними даними.

Питяння для самоконтролю

1. Що таке поле в текстовому форматі?

2. Які є типи полів?

3. Як вставити в документ поле? Чи можна код поля вводити вручну?

4. Як задати режим відображення значення полів, а не кодів?

5. Що таке основний документ?

6. Що таке джерело даних?

7. Наведіть приклад задачі, де використовується злиття.