По делопроизводству в органах

ИНСТРУКЦИЯ

По делопроизводству в органах

Исполнительной власти

Кировской области

 

Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной
власти Кировской области (далее – Инструкция) разработана с учётом Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждённых постановлением Правительства Российской Федерации
от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (с изменениями, внесёнными постановлением Правительства Российской Федерации от 07.09.2011 № 751), и Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76.

1.1.1. Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности органов исполнительной власти Кировской области (далее – органы исполнительной власти), структурных подразделений администрации Правительства Кировской области (далее – структурные подразделения).

1.1.2. Инструкция определяет систему организации делопроизводства, порядок подготовки и работы с отдельными видами документов несекретного характера, документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, порядок печатания, копирования и
размножения материалов, использования печатей и штампов.

1.1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий.

1.1.4. Системы электронного документооборота, применяемые в
органах исполнительной власти, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.

1.1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.1.6. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.2. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и использования современных информационных технологий в работе с документами в администрации Правительства Кировской области осуществляет управление делопроизводства администрации Правительства Кировской области (далее – управление делопроизводства).

На управление делопроизводства возлагается методическое руковод-ство по организации делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в органах исполнительной власти, обучение по вопросам делопроизводства работников органов исполнительной власти, а также оказание методической помощи муниципальным образованиям области по вопросам делопроизводства.

1.3. Непосредственное ведение делопроизводства в органах исполнительной власти и структурных подразделениях осуществляется работником, назначенным приказом руководителя, или работником, совмещающим обязанности по делопроизводству с другими функциональными
обязанностями.

Требования Инструкции являются обязательными для работников органов исполнительной власти, организующих или непосредственно
осуществляющих работу с документами.

Работники органов исполнительной власти области несут персональную ответственность, установленную федеральным и областным

законодательством, за утрату находящихся у них документов и разглашение содержащейся в них служебной информации.

1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в органах исполнительной власти возлагается на их руководителей.

1.5. Руководитель органа исполнительной власти определяет ответственного за ведение делопроизводства, задачи и функции которого
отражаются в его должностном регламенте, утверждаемом руководителем органа исполнительной власти. На указанного работника возлагаются
следующие основные функции:

1.5.1. Прием и учет поступающих в орган исполнительной власти документов, проверка соответствия количества поступивших документов фактически полученному числу документов, зарегистрированных в системе электронного документооборота «Дело-АКО» (далее – СЭД) в базе входящих документов в отделе документооборота управления делопроизводства (далее – отдел документооборота), а также правильности их регистрации.

1.5.2. Передача поступивших документов на рассмотрение руководителю органа исполнительной власти и после получения соответствующего указания (резолюции) по исполнению документа исполнителю.

1.5.3. В соответствии с указанием (резолюцией) руководителя по исполнению документа ознакомление сотрудников с распорядительными и информационными материалами, поступившими в орган исполнительной власти.

1.5.4. Контроль за прохождением документов в органе исполнительной власти, включая документы с пометкой «Для служебного пользования».

1.5.5. Организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка руководителю данных об исполненных и находящихся на исполнении документах и поручениях.

1.5.6. Ввод в электронную базу данных органа исполнительной власти и регистрационно-контрольные карточки (далее – РКК) необходимой информации о ходе и результатах исполнения документов и поручений, местонахождении документов.

1.5.7. Периодическое (не реже 1 раза в месяц) копирование документов и баз данных, подлежащих сохранению, с локальных компьютеров на электронные носители, а при необходимости – на сетевой диск.

1.5.8. Проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников органа исполнительной власти.

1.5.9. Ежегодная сверка с данными отдела документооборота наличия в органе исполнительной власти документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» и составление акта сверки.

1.5.10. Учет и регистрация исходящих из органа исполнительной власти документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку.

1.5.11. Выдача работникам дел и документов для работы, контроль за их возвратом.

1.5.12. Контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов.

1.5.13. Разработка номенклатуры дел органа исполнительной власти на очередной год.

1.5.14. Формирование, оформление, учет, хранение дел в соответствии с номенклатурой, организация их использования в процессе делопроизводства, подготовка и своевременная передача законченных делопроизводством дел на хранение в архив.

1.5.15. Проведение инструктажа вновь принятых в орган исполнительной власти сотрудников и ознакомление их с нормативными и методическими материалами по вопросам организации работы с документами и ведения делопроизводства.

1.5.16. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае болезни передача функций по ведению делопроизводства другому работнику по указанию руководителя органа исполнительной власти.

1.5.17. Подготовка заявок на получение канцелярских принадлежностей и средств оргтехники, а также их учет и выдача в органе исполнительной власти.

1.6. При работе с подлинниками изданных документов и документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, не разрешается вносить в них исправления и делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.

1.7. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями сотрудников, работающих или знакомящихся с этой информацией.

Содержание служебных документов не подлежит разглашению,
передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя органа исполнительной власти.

1.8. С нормативными правовыми актами Губернатора Кировской области (далее – Губернатор области), Правительства Кировской области и их проектами, другими документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, могут быть ознакомлены только лица, имеющие прямое отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных актов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения Губернатора области, руководителя администрации Правительства Кировской области или начальника управления делопроизводства и, как правило, без согласования с разработчиком нормативного правового акта.

1.9. Копии постановлений и распоряжений Правительства Кировской области, указов Губернатора Кировской области, распоряжений Губернатора Кировской области и Председателя Правительства Кировской области органам исполнительной власти рассылаются в электронном виде отделом документирования управления делопроизводства (далее – отдел документирования).

Основные понятия

В Инструкции используются следующие основные понятия:

автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

вид документа – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

выписка из документа – копия части документа, заверенная в установленном порядке;

дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти;

делопроизводство (документационное обеспечение управления, (ДОУ) – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти;

документ – официальный документ, созданный государственным органом, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти;

документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или)
отправки;

заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки;

номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;

обращение гражданина – направленные в государственный орган или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган;

объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;

система электронного документооборота – информационная сис-тема, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

сканирование документа – получение электронного образа документа;

служба делопроизводства (служба ДОУ) – структурное подразделение органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других органах исполнительной власти;

унифицированная форма документа – совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в
определенном порядке на носителе информации;

формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для передачи в архив;

электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования
информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

электронный документооборот – документооборот с применением информационной системы;

электронный образ документа – электронная копия документа,
изготовленного на бумажном носителе;

юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответст-вуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

Оформление реквизитов документов

 

3.2.1. Документы, создаваемые органом исполнительной власти, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.

3.2.2. С учётом Правил делопроизводства в федеральных органах
исполнительной власти, утверждённых постановлением Правительства
Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил
делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», устанавливается следующий состав реквизитов документов, издаваемых органами исполнительной власти:

а) герб Кировской области;

б) наименование органа исполнительной власти;

в) должность лица – автора документа;

г) подпись должностного лица;

д) вид документа;

е) место составления (издания) документа;

ж) справочные данные об органе исполнительной власти;

з) адресат;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) наименование либо аннотация документа;

м) текст документа;

н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

о) отметка о наличии приложений;

п) гриф согласования;

р) гриф утверждения;

с) виза;

т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа;

ц) отметка о контроле документа;

ч) отметка об исполнении документа;

ш) отметка о конфиденциальности;

щ) идентификатор электронной копии документа;

ъ) отметка о поступлении документа.

3.2.3. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

3.2.4. Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и другие.

3.2.5. Оформление документа, содержащего информацию ограниченного распространения, должно соответствовать требованиям, предусмотренным законодательством, а также требованиям пункта 3.4.14
настоящей Инструкции.

3.2.6. При подготовке и оформлении указов, постановлений, распоряжений, приказов используются также реквизиты «Кем подготовлен документ», «Указание о рассылке документа», «Отметка о проведении предварительной и заключительной правовой экспертизы», «Отметка о проведении предварительной и заключительной лингвистической экспертизы», «Указание об опубликовании правового акта», «Идентификатор электронной копии документа».

3.2.7. Схема расположения реквизитов документов и границы зон
на формате А4 углового и продольного бланков представлены в приложениях № 1 и № 2.

3.2.8. Документы Правительства Кировской области, органов исполнительной власти оформляются, как правило, на бланках установленной формы и должны иметь обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке:

3.2.8.1. Реквизит «Герб Кировской области» помещают на бланках документов в соответствии с Законом Кировской области от 29.08.1995
№ 5-ЗО «О гербе Кировской области» (с изменениями, внесёнными законами Кировской области от 04.06.1997 № 5-ЗО, от 05.05.2003 № 156-ЗО,
от 28.12.2005 № 398-ЗО, от 03.12.2008 № 317-ЗО, от 06.12.2009 № 461-ЗО, от 27.09.2011 № 48-ЗО, от 03.10. 2011 № 63-ЗО, от 05.12. 2012 № 232-ЗО, от 09.12.2013 № 356-ЗО).

Изображение герба Кировской области на бланках нормативных правовых актов помещается в центре верхнего поля над серединой наименования органа исполнительной власти, а на бланках писем – в верхнем поле углового штампа над серединой строк наименования органа исполнительной власти. Вертикальный размер герба не должен превышать 20 мм.

3.2.8.2. Реквизит «Наименование органа исполнительной власти»

Наименование органа исполнительной власти, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в его учредительных документах. Сокращённое наименование органа исполнительной власти, закреплённое в учредительных документах, помещается в скобках ниже полного или за ним.

Если документ готовится совместно двумя и более организациями, то он оформляется не на бланке. В этом случае наименования организаций следует располагать в соответствии с рангом. В случае подготовки документа организациями одного ранга их наименования располагают на одном уровне в алфавитном порядке.

Наименование органа исполнительной власти на продольном бланке помещается ниже герба Кировской области через интервал 18 пт* в соответствии с расположением данного реквизита на бланке документа и печатается прописными буквами полужирного начертания шрифтом № 14 Times New Roman.

Наименование органа исполнительной власти на угловом бланке
помещается ниже герба Кировской области (за исключением внутренних документов, на которых герб Кировской области не используется) в соответствии с расположением данного реквизита на бланке документа и печатается прописными буквами полужирного начертания, как правило,
шрифтом № 14 Times New Roman.

На угловых бланках структурных подразделений администрации Правительства Кировской области ниже герба Кировской области (за исключением внутренних документов, на которых герб Кировской области не используется) печатается в две строки название организации «Администрация Правительства Кировской области» с прописной буквы буквами обычного начертания шрифтом № 12 Arial, а затем прописными буквами полужирного начертания, как правило, шрифтом № 14 Times New Roman печатается название структурного подразделения.

Аналогично проектируются угловые бланки писем структурных
подразделений органов исполнительной власти области.

3.2.8.3. Реквизит «Должность лица – автора документа»

Наименование должности лица – автора документа указывается на бланках индивидуальных правовых актов и бланках писем должностных лиц (бланк письма руководителя органа исполнительной власти, бланк письма заместителя руководителя органа исполнительной власти, других должностных лиц, имеющих право использовать должностные бланки).

Например, на бланке письма:

ГУБЕРНАТОР

КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ

На бланках индивидуальных правовых актов должность лица – автора документа (Губернатор Кировской области, Председатель Правительства Кировской области) указывается перед реквизитом «Вид документа» (Указ, распоряжение).

3.2.8.4. Реквизит «Справочные данные об органе исполнительной власти»

Справочные данные об органе исполнительной власти указываются в бланках писем и включают в себя почтовый адрес органа исполнительной власти, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес и другие сведения по усмотрению органа исполнительной власти.

Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной действующими правилами оказания услуг почтовой связи, и изложенной в подпункте 3.2.8.10 настоящей Инструкции.

3.2.8.5. Реквизит «Вид документа»

Наименование вида издаваемого документа (УКАЗ, ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида документа (кроме письма) помещается ниже на-именования организации или наименования должности лица – автора документа посередине текстового поля через интервал 18 пт и печатается прописными буквами полужирного начертания шрифтом № 16.

Наименование вида документа не указывается в письмах.

3.2.8.6. Реквизит «Место составления (издания) документа»

Место составления или издания документа (например, г. Киров) указывается в бланках документов органа исполнительной власти, за исключением бланков писем. Печатается обычным шрифтом размера № 14.

3.2.8.7. Реквизит «Дата документа»

Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, письмо, докладная, служебная записки, акт и др.), утверждения
(инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол), принятия решения (постановление Правительства Кировской области).

Дата документа проставляется рукописным способом должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой ДОУ при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записки, заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими
цифрами: 18.01.2010.

При цифровом способе оформления даты, если цифра одна,
перед ней ставится 0, после цифры года буква «г» не проставляется. Например, дата 15 января 2015 года оформляется следующим образом: 15.01.2015.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 08 февраля 2014 г.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида
документа. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата печатается от левой границы текстового поля.

Документы вступают в силу с момента их подписания, если в тексте или законодательством не предусмотрено иное.

3.2.8.8. Реквизит «Регистрационный номер документа»

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в органе исполнительной власти.

Регистрационный номер документа состоит из проставляемых через дефис индекса подразделения, индекса (номера) дела по номенклатуре дел и порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов в календарном году.

Регистрационный номер входящего документа оформляется в соответствии с подпунктом 3.4.4.6 Инструкции. Например, № 02-03-1115, где:
02 – индекс подразделения, 03 – индекс (номер) дела по номенклатуре дел, 1115 – порядковый регистрационный номер документа.

Регистрационный номер исходящего документа оформляется в соответствии с подпунктом 3.4.4.7 Инструкции. Например, № 10223-04-03,
где: 10223 – порядковый регистрационный номер документа, 04 – индекс подразделения, 03 – индекс (номер) дела по номенклатуре дел.

Регистрационный номер исходящему документу присваивается
после его подписания и оформляется рукописным способом.

Регистрационный номер обращения граждан и организаций состоит из первой заглавной буквы фамилии заявителя (анонимного – из буквенного сочетания «Ан»), порядкового регистрационного номера и номера дела по номенклатуре дел, проставляемых через дефис.

Например, № Н-994-03-15, где Н – первая буква фамилии заявителя (Николаев), 994 – порядковый номер обращения, 03-15 – номер дела по номенклатуре дел.

Регистрационный номер устных обращений граждан и организаций состоит из буквенного сочетания «ПР» (прием), проставляемого через дефис порядкового регистрационного номера обращения и проставляемых через дробь первых букв фамилии, имени и отчества лица, ведущего прием. Например: ПР-412/БНЮ.

Регистрационный номер коллективного обращения граждан и организаций (два и более подписавшихся гражданина, решения собраний, резолюции митингов и другие) состоит из буквенного сочетания «Кол» (коллективное), порядкового регистрационного номера обращения и номера дела по номенклатуре дел, проставляемых через дефис. Например,
№ Кол-994-03-15.

При получении повторного обращения по одному и тому же вопросу оно вновь регистрируется в СЭД с распечаткой РКК предыдущего документа и вместе с ней направляется по назначению.

Регистрационный номер обращения граждан и организаций, проставляемый в отделе по работе с обращениями граждан и организаций управления делопроизводства (далее – отдел по работе с обращениями граждан и организаций), состоит из первой заглавной буквы фамилии заявителя (либо буквенных сочетаний «Ан», «Кол» или «ПР») и порядкового регистрационного номера, проставляемого через дефис.

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями – авторами документа и расположенных в последовательности, со ответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа. Например: от 05.12.2001 № 9/21 от 17.12.2001 № 255 или от 14.11.2011 № 124/267.

3.2.8.9. Реквизит «Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта»

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа
адресанта включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

На документах, оформленных на бланках, ссылка на исходящий
номер и дату документа адресанта проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, данная ссылка печатается от левой границы текстового
поля на одинарный междустрочный интервал ниже реквизитов «Дата
документа» и «Регистрационный номер документа».

Наличие данного заполненного реквизита исключает ссылку на
регистрационный номер отправителя в тексте документа.

3.2.8.10. Реквизит «Адресат»

Документы адресуют организациям, их подразделениям, должностным или физическим лицам.

Адресат печатается в правом верхнем углу документа в ограничительных отметках зоны расположения данного реквизита ниже границы верхнего поля на интервал 36 пт, выравнивается по левому краю ограничительной отметки и ограничивается правым полем документа.

При адресовании документа организации или её подразделению без указания должностного лица её наименование оформляется в именительном падеже. Например (здесь и далее по тексту настоящей Инструкции примеры наименования организаций, их справочные данные являются условными):

Министерство здравоохранения

Российской Федерации

или

Администрация Арбажского

района Кировской области

Строки реквизита «Адресат» центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.

При направлении документа должностному лицу название организации и ее подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном, например:

Министерство социального

развития Кировской области

 

Заместителю министра

 

И.О. Фамилия

После номера пункта или подпункта ставится точка, и через пробел с прописной буквы печатается текст. При ссылке в тексте на какой-либо пункт или подпункт точка в конце их цифрового обозначения не ставится, если это не является концом предложения.

Любой текст состоит из отдельных предложений, объединённых одной мыслью, и может разбиваться на отдельные абзацы.

Абзац – часть текста, представляющая собой смысловое единство, выделяемое отступом в первой строке, и начинающаяся с прописной либо строчной буквы. Абзац заканчивается точкой либо точкой с запятой, если предыдущий абзац заканчивается двоеточием либо точкой с запятой.

При ссылке на абзацы первым считается тот абзац, с которого начинается структурная единица, в составе которой он находится (раздел, подраздел, пункт, подпункт).

Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм.

Анкета – это форма представления текста документа, в котором
характеризуется один объект по определенным признакам.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков
характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже (например: фамилия, имя, отчество) или словосочетаниями, главным словом в которых является имя существительное (например: структурное подразделение, последнее место работы).

Таблица – форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков (штатное расписание, план работы и т.п.).

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный – графы и горизонтальный – строки. Обобщенное наименование признаков в
таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (шапка или головка таблицы).

В крайней левой графе (боковик таблицы) указываются номера разделов, пунктов и подпунктов, характеризующих наименования объектов:

№ п/п	Заголовок	Заголовок
подзаголовок	подзаголовок

Заголовок графы пишется с прописной буквы, а подзаголовки – со строчных, если они составляют грамматическое целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Знаки препинания в конце заголовка и подзаголовков граф не проставляются. Заголовок и подзаголовки граф выравниваются при печати по центру граф.

Отдельные составляющие подзаголовка граф печатаются строчными буквами с отступом от начала расположения подзаголовка.

Заголовки граф таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже.

В заголовках и подзаголовках граф употребляются только общепринятые сокращения слов.

Если таблица печатается более чем на одной странице, то ее графы должны быть пронумерованы и на следующих страницах. Печатаются или номера этих граф, или полностью шапка таблицы.

Страницы правового акта и приложения к нему нумеруются самостоятельно начиная со второй страницы.

При наличии в тексте ссылки на сноску она оформляется в верхнем регистре звездочкой или арабской цифрой: * или ¹ .

Символ сноски печатается обычным шрифтом размером № 12 от левой границы текстового поля (или проставляется автоматически) в конце текста страницы под чертой размером не менее 20 мм. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы через одинарный междустрочный интервал. В конце текста сноски ставится точка.

Приложение № 1

УТВЕРЖДЕН

постановлением Правительства

Кировской области

от №

 

В тексте приложения, содержащего утверждаемый состав комиссии, вначале указываются фамилия, имя, отчество и должность председателя комиссии, его заместителя (заместителей) и секретаря комиссии, а затем в алфавитном порядке располагаются фамилии других членов комиссии с указанием полного имени, отчества и полного наименования должности. Фамилия печатается прописными буквами, имя и отчество печатаются с прописной буквы строчными буквами.

Первое слово заголовка приложения (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СОСТАВ и т.п.) печатается прописными буквами. Междустрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими его строками делается одинарный.

Заголовок приложения печатается полужирным шрифтом и отделяется междустрочным интервалом 36 пт от ссылки на дату и номер акта,
утвердившего приложение, от текста приложения – междустрочным
интервалом 24 пт.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются полужирным шрифтом с абзаца относительно границ текста с прописной буквы. При написании в несколько строк заголовки выравниваются по ширине страницы и по первой букве заголовка. Точка в конце заголовка не ставится.

Приложение заканчивается чертой (длиной 2 – 3 см), расположенной по центру листа примерно через междустрочный интервал 36 пт от текста.

3.2.8.14. Реквизит «Гриф согласования»

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования (внешнее согласование). Проект
документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО, напечатанного прописными буквами (без кавычек); полного наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации); личной подписи; расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты
согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

 

Заместитель Министра юстиции Российской Федерации

 

Подпись И.О. Фамилия

Дата

Если согласование осуществляется письмом, протоколом заседания или другим подобным документом, гриф согласования оформляют по следующей форме:

 

СОГЛАСОВАНО

 

Письмо Министерства

культуры Российской Федерации

от 26.09.2009 № 01-18/115

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе
согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».

Согласование документа осуществляется с:

вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;

органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает
содержание документа;

органами власти, осуществляющими государственный контроль
(надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

подведомственными организациями;

с общественными организациями (при необходимости).

При получении подтверждения согласования факсом он прикладывается к проекту документа и заверяется подписью руководителя органа исполнительной власти или замещающего его лица, подготовившего проект документа.