Слайд, перегруженный информацией разного типа

Создание презентаций

Роль презентаций в современном обществе

В наши дни использование презентаций очень распространено, и встречаются они практически повсеместно. Уже стало нормой применение презентаций в учебной сфере, при деловых встречах, в рекламе, на различных формах совещаний.

Как показывает практика, лучше всего собеседник усваивает информацию, представленную в комплексном виде: текст, картинки, схемы, графики, звуковые и видеофайлы. Зачастую, объясняя структуру какого-то объекта, невозможно обойтись одним только текстом. Именно для этого и существуют электронные презентации, благодаря которым можно легко собрать различные формы представления информации воедино.

Важно как уметь создавать презентации, зная основные приёмы работы в приложениях по их созданию, так и представлять презентацию в соответствии с вашим докладом, курсовой работой, дипломом.

Презентация - это ваша визитная карточка не только в представлении вашей курсовой работы, выступления на конференции, дипломной работы, но и в профессиональной сфере. Поэтому важно уметь:

- работать с приложениями по созданию презентаций;

- создавать презентацию на основе доклада;

- представлять созданную презентацию.

В настоящее время всё больше компаний считают высокий уровень преподнесения информации одним из серьезных конкурентных преимуществ. Сейчас существуют специальные презентационные агентства, которые занимаются разработкой презентаций для различных организаций. В таких агентствах над созданием презентаций работает несколько специалистов. Сотрудники обладают знаниями в том, какие инструменты и приёмы необходимо применить, чтобы презентации были успешными.

http://powerlexis.ru – сайт презентационное агентство высшего уровня PowerLexis.

Классификация презентаций

По способу представления
Презентация, сопровождающая выступления докладчика	− Несет в себе всю или большую часть информации, предназначенной для слушателей. Докладчик может сопровождать презентацию небольшими комментариями. − Исходный интерес аудитории к презентации неизвестен. − Полностью или частично может демонстрироваться без сопровождения докладчиком. − Внимание аудитории сосредоточено на информации, содержащейся в презентации. − Предназначена группе слушателей. − Время представления чаще всего ограничено.
Презентация, содержащая значимую информацию и сопровождаемая докладчиком	− Основную информацию до аудитории доносит докладчик, презентация служит для уточнения отдельных положений доклада, содержит большие массивы данных и т.п. − Исходный интерес аудитории к презентации неизвестен. − Внимание аудитории, главным образом, сосредоточено на докладчике. − Презентация полностью управляется докладчиком. − Презентация представляется группе слушателей. − Время представление презентации чаще всего ограничено.
Презентация, предназначенная для самостоятельного просмотра пользователем	− Может демонстрироваться перед аудиторией или размещаться компакт-диске. Пользователь не будет иметь никаких дополнительных источников информации. − Внимание пользователя сосредоточено только на презентации. − Пользователь изначально заинтересован презентацией. − Презентация полностью управляется пользователем. − Презентация просматривается одним пользователем или небольшой группой пользователей. − Время представление презентации чаще всего не ограничено и зависит от интереса пользователя к презентации. − Чаще всего пользователь просматривает только одну презентацию.
По интерактивности
Линейная	− Слайды презентации сменяют друг друга последовательно. − Пользователь пассивен, его участие в управлении презентацией незначительно. − Внимание пользователя акцентируется на просматриваемом слайде, содержание просмотренных слайдов быстро забывается − Требования пользователя к качеству потребляемой информации невысоки.
Динамическая	− Слайды презентации демонстрируются в зависимости от действий пользователя. − Пользователь активен и в значительной степени управляет ходом презентации. − Пользователь держит в памяти значительную часть презентации, рассматривая каждый слайд как продолжение предыдущих. − Требования пользователя к качеству потребляемой информации высоки – он ожидает адекватной реакции на производимый выбор.
По содержанию
Поддержка учебного процесса	− Является частью учебного комплекса презентационных материалов. − Одновременно является источником информации и средством привлечения внимания слушателей. − Должна быть технологична. Внесение изменений, тиражирование и создание на ее основе новых презентаций должны осуществляться максимально просто. − Должна быть универсальна с точки зрения используемых средств презентации (должна одинаково эффективно использоваться с использование мультимедиа-проектора, с экрана монитора, будучи распечатанной)
Проект	− Имеет ярко выраженный «рекламный» характер, какой бы ни была содержащаяся в ней информация, конечная ее цель: заинтересовать пользователя представляемым проектом. − Сюжет зациклен на проекте, каждый слайд посвящен только представляемому объекту. − Представляться должен не только проект, но и комфортный для конечного потребителя способ взаимодействия с ними. − Презентация должна быть, по возможности, короткой.
Информационная поддержка	− Презентация используется для создания постоянного информационного фона. − Презентация зациклена. − Каждый пользователь контактирует с презентацией непродолжительное время и с произвольной ее частью. − Любой интерес пользователя, возникший при просмотре презентации, должен быть удовлетворен. − Презентация должна содержать необходимую пользователю информацию в удобном для обработки виде

Этапы работы с презентацией

Работу по созданию и представлению презентации в общем виде можно разделить на несколько этапов:

1. Планирование презентации:

a. что конкретно нужно донести до аудитории по заданной теме;

b. за какое время;

c. в какой последовательности;

d. какова будет роль, функция презентации (сопровождение, иллюстрация и пр.).

2. Разработка структуры презентации

3. Создание презентации с помощью специализированных приложений или онлайн – инструментов.

4. Репетиция доклада с использованием презентации

5. Представление презентации

 

Требования к оформлению презентаций

Оформление титульного листа зависит от типа презентации. Если презентация создаётся как сопровождающий материал для вашего личного доклада, например в учебном процессе, то титульный лист должен содержать название работы и имена авторов. В другом варианте титульный лист может, кроме названия, содержать эпиграф, нужную, актуальную для выступления цитату или эмоционально значимый рисунок. Также в титульный лист можно включить название организации, к которой принадлежит выступающий или от имени которой он говорит. В этом случае, когда на титульном листе размещаются рисунок, эпиграф, цитата или название организации, имена авторов могут быть вынесены на последний слайд.

Если вы оформляете презентацию к выступлению на конференции, курсовой работы, диплома, то желательно заранее уточнить требования, предъявляемые к титульному листу.

Общие требования к презентации

1. Соответствие презентации тексту доклада.

2. Чётко сформулированная цель имеет огромную ценность.

3. Очередность слайдов полностью соответствует структуре доклада.

4. Не читайте текст с презентации.

5. В процессе доклада не должно быть возвращения к предыдущим слайдам или перелистывание вперёд. Перелистывание слайдов может сбить ваш ход рассуждений и запутать слушателей.

6. Демонстрация только основных положений доклада. Поэтому не допускается отображение всего текста доклада или полных абзацев.

7. Слайды не должны быть перегружены графической и текстовой информацией, различными эффектами анимации.

8. Соблюдайте единый стиль оформления

9. Не используйте стилей, которые будут отвлекать от самой презентации

10. Необходимо качественное изображение на слайдах, чтобы можно было прочитать любое слово.

11. Важно чтобы слушатель мог получить объяснение сложных диаграмм и графиков.

12. Вспомогательная информация (управляющие кнопки, если они необходимы) не должны преобладать над основной информацией (текстом, иллюстрациями).

Слайд с фоновым рисунком

8. При использовании фотографии в качестве фона, необходимо выбирать более или менее однотонные фотографии или располагать текст не на самой фотографии, а на цветной подложке.

Текст на фоне фотографий

9. Мешает восприятию текстовой информации и использованный в презентации фон в виде анимированного объекта.

Текст в презентации

Шрифт - сложнейший элемент дизайна. Испортить слайд неумелым использованием шрифтов проще простого.

Выбор шрифта

1. Шрифт с засечками является менее разборчивым. Шрифт без засечек легче читать с большого расстояния. Самым разборчивым является шрифт без засечек.

 

Существует мнение, что при оформлении презентаций лучше всего использовать следующие шрифты:

ü Arial,

ü Comic Sans MS,

ü Courier,

ü Georgia,

ü Tahoma,

ü Times New Roman,

ü Verdana.

 

2. Не рекомендуется использовать более трёх типов шрифтов.

3. Для заголовков размер шрифта – не менее 24

4. Для основного текста размер шрифта - не менее 18

 

Текстовая перегруженность

1. Не помещайте на слайд целиком то, что вы намерены сказать словами. Большой текст будет очень трудно прочитать и почти невозможно запомнить.

2. Максимально сократите длину предложений, не используйте вводные конструкции и другие грамматические «излишества».

3. Текст в презентации должен быть прост, лаконичен, напоминает тезисы (если вы не работаете с цитатой)

Просто мысленно убирайте по очереди каждое слово из предложения и смотрите, изменится ли смысл. Если нет - убирайте это слово.

4. Максимальная длина предложений – 7 слов.

Рис. Неправильное выравнивание текста

 

Рис. Исправленное выравнивание по центру и ширине

Красная строка и интервалы между абзацами

Может возникнуть ситуация, когда на слайде всё же должен быть размещён значительный объём текста на не тезисы.

Текст в несколько абзацев будет смотреться лучше, если установить красную строку и выдержать интервалы между абзацами. Это позволяет воспринимать информацию смысловыми фрагментами.

Такое же форматирование желательно делать и для слайдов, содержащих списки: между эл ментами списка должен быть небольшой интервал – так информация будет восприниматься удобнее.

Рис. Текст без красных строк и интервалов

 

 

 

Рис. Текст с применением форматирования

 

Рис. На слайде графические файлы разного формата

 

8. Сложный рисунок или схему следует выводить постепенно.

 

9. Необходимо четко указать все связи в схемах и диаграммах.

 

10. Равномерно и рационально использовать пространство на слайде.

 

Желательно соблюдать следующие правила:

- перед размещением на слайд каких-либо объектов для создания четкой композиции, правильного взаимного расположения объектов и соблюдения пропорций нужно устанавливать на слайде сетку и направляющие линий (Вид → Сетка и направляющие);

- учитывать границы расположения объектов на слайде

 

 

 

 

 

 

Нужно также учитывать особенности восприятия, которые сложились в европейской традиции: информация, особенно при просмотровом чтении воспринимается слева направо и сверху вниз – в соответствии с движением глаза. Поэтому самая важная информация должна размещаться сверху слева. Учитывать эти особенности восприятия нужно при размещении на слайде текста и графического объекта.

Если текст первичен, а графика – это всего лишь иллюстрация, то лучше разместить текстовый фрагмент в левом верхнем пространстве слайда, а графический объект – внизу справа. Если же графический объект является смысловой доминантой слайда, а текст – это комментарий к рисунку, то в этом случае взаимное расположение нужно сделать иначе: рисунок сверху слева, а текст – внизу справа.

 

Пример излишнего цветового и графического наполнения слайда

Таблицы в презентации

Не стоит вставлять в презентации большие таблицы: они трудны для восприятия лучше заменять их графиками, построенными на основе этих таблиц.

 

Если все же таблицу показать необходимо, то лучше оставить как можно меньше строк и столбцов, привести только самые необходимые данные. Это также позволит сохранить необходимый размер шрифта.

 

Неправильно оформленная таблица (мелкий текст)

 

Неправильно оформленная таблица (части таблицы размещены на разных слайдах без выделения функциональных и содержательных полей таблицы)

 

 

Примеры слайдов презентации с таблицей после внесения изменений показаны ниже.

 

 

 

 

 

Схемы на слайде

Использование схем в слайдах делает презентацию более эффективной. При использовании схем в слайдах, созданных при помощи инструментов Автофигур, необходимо учитывать следующие моменты:

− Выравнивать ряды блоков схемы - добиться этого на глаз довольно трудно. Помогут сетка и направляющие линии.

− Выравнивать расстояние между блоками, если расстояния между прямоугольниками разные.

− Добавлять соединительные стрелки. MS PowerPoint предоставляет большой выбор различного вида стрелок, однако для структурной схемы лучше всего воспользоваться соединительными линиями. У такого рода линий есть очень привлекательная особенность: они «привязываются» к связываемым объектам. В дальнейшем, при перемещении фигур, стрелки будут двигаться вместе с ними.

При создании схем на слайде с помощью Организационных диаграмм необходимо учитывать ряд особенностей, например, связь между составными частями схемы (см. рисунок ниже).

Перед нами слайд со схемой «Правила покупки». Исходя из данной схемы, мы можем сделать вывод: среди всех правил покупки главным является «Изучи конъюнктуру рынка», так как этот блок схемы выделен (увеличен шрифт) по сравнению с остальными.

В то же время блок схемы с заголовком не отличается от остальных. Внесем следующие изменения: исправим ошибки, сократим текст, изменим фон, заголовок слайда и связи между составными частями схемы.

Рис. Исправленный слайд со схемой

Анимационные эффекты

Большое влияние на подсознание человека оказывает анимация. Четкие, яркие, быстро сменяющиеся картинки легко влияют на подсознание. Причем чем короче воздействие, тем оно сильнее.

Анимационные эффекты не должны быть самоцелью.

 

Не стоит думать, что чем больше различных эффектов – тем лучше. Чаще всего неудобочитаемые, быстро появляющиеся и сразу исчезающие надписи не вызывают ничего, кроме раздражения.

Анимация допустима либо для создания определенного настроения или атмосферы презентации (в этом случае анимация тем более должна быть сдержанна и хорошо продумана), либо для демонстрации динамичных процессов, изобразить которые иначе просто не возможно (например, для поэтапного вывода на экран рисунка).

 

Отметим, что любой движущийся объект понижает восприятие, оказывает сильное отвлекающее воздействие, нарушает динамику внимания.

Основная роль анимации в текстовых презентациях – это решение вопроса дозирования информации.

Люди, как правило, лучше воспринимают информацию «порциями», небольшими, завершенными со смысловой точки зрения фрагментами. Именно анимация позволяет решить эти задачи, когда текст появляется на слайде фрагментами, поэтапно. Такой же поэтапный ввод информации хорош для логических схем, блок-схем, которые словно строятся на глазах у слушателей,

отражая логику говорящего.

Анимационные эффекты сродни театральным: они могут решать и эмоциональные задачи. Например, на слайде демонстрируются два объекта: один из них «положительный», другой – «отрицательный». С помощью несложных анимационных эффектов входа, выхода, выделения и перемещения можно выстроить определенную композицию, при которой объект «-» исчезает,

растворяется, а объект «+» словно занимает его место, перемещаясь в центр слайда и увеличиваясь в размерах. Подобных эмоциональных решений можно создать множество

Звуковое сопровождение

1. Звуковое сопровождение должно отражать суть или подчеркивать особенность темы слайда, презентации, оно не должно отвлекать внимание от основной (важной) информации. Не следует использовать музыкальное или звуковое сопровождение, если оно не несет смысловую нагрузку.

2. Если это фоновая музыка, то она должна не отвлекать внимание слушателей и не заглушать слова докладчика. Включение в качестве фонового сопровождения нерелевантных звуков (мелодий, песен) приводит к быстрой утомляемости обучаемых, рассеиванию внимания и снижению производительности обучения.

 

 

Советы для публичного выступления с презентацией

1. Максимально используйте наглядные средства для представления информации.

Помните, что любая картинка дает больше информации в единицу времени, чем текст или речь выступающего.

2. Презентацию лучше сделать короткой, чем длинной.

3. Используйте правило трех вещей.

Психологи выяснили, что человек может удерживать во внимании одновременно семь плюс-минус два объекта. Учитывая, что во время презентации участники в любом случае отвлекаются от слайдов, стоит на каждом слайде ограничиться тремя основными моментами.

4. Отработайте выступление.

Если вы заранее несколько раз прорепетируете свое публичное выступление, то это резко повысит вероятность удачного проведения презентации. Это также даст вам возможность увидеть (почувствовать) все не состыковки в речи или слайдах. Эффективность этого метода значительно увеличивается, если удастся провести репетицию перед реальными зрителями.

5. Делайте видео.

Когда есть техническая возможность, соглашайтесь или организуйте видеозаписи своих выступлений. В результате вы получите большой материал для корректировки своих последующих презентаций.

6. Добавляйте развлекательные моменты.

Понятно, что презентация вряд ли должна стать развлечением. Однако включение в нее небольших развлекательных моментов поможет участникам снизить уровень утомления, концентрироваться на презентации и, в результате, лучше усвоить ее содержание.

7. Сделайте себе подсказки.

Примером таких подсказок могут быть "Заметки к слайду" в программе PowerPoint. Однако стоит помнить о двух моментах:

• Заметки не должны быть видны слушателям на экране во время презентации.
• Заметки необходимо заранее распечатать, так как с техникой могут случиться неприятные казусы.

 

8. Анонсируйте содержание слайдов.

Переключение слайдов обычно создает небольшую (к тому же, неосмысленную) паузу, приводящую к отвлечению внимания участников. Фразы типа "На следующем слайде вы увидите,...", "Давайте перейдем к..." позволяют успешно бороться с этой проблемой и создают впечатление, что выступающий хорошо владеет материалом презентации.

9. Проверьте подготовку помещения и оборудования.

Желательно проверку сделать персонально. Причем речь идет именно о проверке, а не на настройке и подключении оборудования. С последними задачами должны справиться технические работники или организаторы презентации.

10. Имейте запасной план.

Все может пойти совсем не так, как вы ожидали. Поэтому стоит иметь запасной план выступления с презентацией, которая может заинтересовать аудиторию.

Создание презентаций

Роль презентаций в современном обществе

В наши дни использование презентаций очень распространено, и встречаются они практически повсеместно. Уже стало нормой применение презентаций в учебной сфере, при деловых встречах, в рекламе, на различных формах совещаний.

Как показывает практика, лучше всего собеседник усваивает информацию, представленную в комплексном виде: текст, картинки, схемы, графики, звуковые и видеофайлы. Зачастую, объясняя структуру какого-то объекта, невозможно обойтись одним только текстом. Именно для этого и существуют электронные презентации, благодаря которым можно легко собрать различные формы представления информации воедино.

Важно как уметь создавать презентации, зная основные приёмы работы в приложениях по их созданию, так и представлять презентацию в соответствии с вашим докладом, курсовой работой, дипломом.

Презентация - это ваша визитная карточка не только в представлении вашей курсовой работы, выступления на конференции, дипломной работы, но и в профессиональной сфере. Поэтому важно уметь:

- работать с приложениями по созданию презентаций;

- создавать презентацию на основе доклада;

- представлять созданную презентацию.

В настоящее время всё больше компаний считают высокий уровень преподнесения информации одним из серьезных конкурентных преимуществ. Сейчас существуют специальные презентационные агентства, которые занимаются разработкой презентаций для различных организаций. В таких агентствах над созданием презентаций работает несколько специалистов. Сотрудники обладают знаниями в том, какие инструменты и приёмы необходимо применить, чтобы презентации были успешными.

http://powerlexis.ru – сайт презентационное агентство высшего уровня PowerLexis.

Классификация презентаций

По способу представления
Презентация, сопровождающая выступления докладчика	− Несет в себе всю или большую часть информации, предназначенной для слушателей. Докладчик может сопровождать презентацию небольшими комментариями. − Исходный интерес аудитории к презентации неизвестен. − Полностью или частично может демонстрироваться без сопровождения докладчиком. − Внимание аудитории сосредоточено на информации, содержащейся в презентации. − Предназначена группе слушателей. − Время представления чаще всего ограничено.
Презентация, содержащая значимую информацию и сопровождаемая докладчиком	− Основную информацию до аудитории доносит докладчик, презентация служит для уточнения отдельных положений доклада, содержит большие массивы данных и т.п. − Исходный интерес аудитории к презентации неизвестен. − Внимание аудитории, главным образом, сосредоточено на докладчике. − Презентация полностью управляется докладчиком. − Презентация представляется группе слушателей. − Время представление презентации чаще всего ограничено.
Презентация, предназначенная для самостоятельного просмотра пользователем	− Может демонстрироваться перед аудиторией или размещаться компакт-диске. Пользователь не будет иметь никаких дополнительных источников информации. − Внимание пользователя сосредоточено только на презентации. − Пользователь изначально заинтересован презентацией. − Презентация полностью управляется пользователем. − Презентация просматривается одним пользователем или небольшой группой пользователей. − Время представление презентации чаще всего не ограничено и зависит от интереса пользователя к презентации. − Чаще всего пользователь просматривает только одну презентацию.
По интерактивности
Линейная	− Слайды презентации сменяют друг друга последовательно. − Пользователь пассивен, его участие в управлении презентацией незначительно. − Внимание пользователя акцентируется на просматриваемом слайде, содержание просмотренных слайдов быстро забывается − Требования пользователя к качеству потребляемой информации невысоки.
Динамическая	− Слайды презентации демонстрируются в зависимости от действий пользователя. − Пользователь активен и в значительной степени управляет ходом презентации. − Пользователь держит в памяти значительную часть презентации, рассматривая каждый слайд как продолжение предыдущих. − Требования пользователя к качеству потребляемой информации высоки – он ожидает адекватной реакции на производимый выбор.
По содержанию
Поддержка учебного процесса	− Является частью учебного комплекса презентационных материалов. − Одновременно является источником информации и средством привлечения внимания слушателей. − Должна быть технологична. Внесение изменений, тиражирование и создание на ее основе новых презентаций должны осуществляться максимально просто. − Должна быть универсальна с точки зрения используемых средств презентации (должна одинаково эффективно использоваться с использование мультимедиа-проектора, с экрана монитора, будучи распечатанной)
Проект	− Имеет ярко выраженный «рекламный» характер, какой бы ни была содержащаяся в ней информация, конечная ее цель: заинтересовать пользователя представляемым проектом. − Сюжет зациклен на проекте, каждый слайд посвящен только представляемому объекту. − Представляться должен не только проект, но и комфортный для конечного потребителя способ взаимодействия с ними. − Презентация должна быть, по возможности, короткой.
Информационная поддержка	− Презентация используется для создания постоянного информационного фона. − Презентация зациклена. − Каждый пользователь контактирует с презентацией непродолжительное время и с произвольной ее частью. − Любой интерес пользователя, возникший при просмотре презентации, должен быть удовлетворен. − Презентация должна содержать необходимую пользователю информацию в удобном для обработки виде

Этапы работы с презентацией

Работу по созданию и представлению презентации в общем виде можно разделить на несколько этапов:

1. Планирование презентации:

a. что конкретно нужно донести до аудитории по заданной теме;

b. за какое время;

c. в какой последовательности;

d. какова будет роль, функция презентации (сопровождение, иллюстрация и пр.).

2. Разработка структуры презентации

3. Создание презентации с помощью специализированных приложений или онлайн – инструментов.

4. Репетиция доклада с использованием презентации

5. Представление презентации

 

Требования к оформлению презентаций

Оформление титульного листа зависит от типа презентации. Если презентация создаётся как сопровождающий материал для вашего личного доклада, например в учебном процессе, то титульный лист должен содержать название работы и имена авторов. В другом варианте титульный лист может, кроме названия, содержать эпиграф, нужную, актуальную для выступления цитату или эмоционально значимый рисунок. Также в титульный лист можно включить название организации, к которой принадлежит выступающий или от имени которой он говорит. В этом случае, когда на титульном листе размещаются рисунок, эпиграф, цитата или название организации, имена авторов могут быть вынесены на последний слайд.

Если вы оформляете презентацию к выступлению на конференции, курсовой работы, диплома, то желательно заранее уточнить требования, предъявляемые к титульному листу.

Общие требования к презентации

1. Соответствие презентации тексту доклада.

2. Чётко сформулированная цель имеет огромную ценность.

3. Очередность слайдов полностью соответствует структуре доклада.

4. Не читайте текст с презентации.

5. В процессе доклада не должно быть возвращения к предыдущим слайдам или перелистывание вперёд. Перелистывание слайдов может сбить ваш ход рассуждений и запутать слушателей.

6. Демонстрация только основных положений доклада. Поэтому не допускается отображение всего текста доклада или полных абзацев.

7. Слайды не должны быть перегружены графической и текстовой информацией, различными эффектами анимации.

8. Соблюдайте единый стиль оформления

9. Не используйте стилей, которые будут отвлекать от самой презентации

10. Необходимо качественное изображение на слайдах, чтобы можно было прочитать любое слово.

11. Важно чтобы слушатель мог получить объяснение сложных диаграмм и графиков.

12. Вспомогательная информация (управляющие кнопки, если они необходимы) не должны преобладать над основной информацией (текстом, иллюстрациями).

Слайд, перегруженный информацией разного типа