Система учетных карточек клиентов

 

Методистом юридической клиники при обращении клиента в юридическую клинику заводится карточка, в которой указывается:

1) код дела,

2) информация о клиенте: фамилия, имя, отчество, адрес, телефон, дата приема клиента,

3) тип дела, краткое описание проблемы,

4) итог консультации, составленные юридические документы, исследования или изыски,

5) дата закрытия дела.

Картотека ведется в алфавитном порядке.

 

Учетная карточка клиента

 

Дата обращения: "____" _______ _____ г. Номер

 

Предоставление информации о клиенте, является обязательным условием оказания бесплатной юридической помощи. Сотрудники и студенты клиники обязуются не разглашать информацию, которая стала им известна из общения с клиентом и действий, выполняемых в его интересах, а именно: адрес проживания клиента, сведения о его материальном положении, о состоянии здоровья, о характере поручения и других сведений, которые могут повредить клиенту и нарушить его законные права и свободы.

С вышеуказанным согласен: _________________________

(подпись клиента)

ИНФОРМАЦИЯ О КЛИЕНТЕ:

Ф.И.О.: _________________________________________________________________

АДРЕС: ________________________________________________________________

Возраст: ______

Семейное положение: ____________________________________________________

Образование: ___________________________________________________________

Место работы / учебы: ____________________________________________________

Сумма ежемесячного дохода: ______________________________________________

Источники дохода (зарплата, пенсия и др.): __________________________________

Откуда клиент узнал о юридической клинике: _________________________________

 

ИНФОРМАЦИЯ ОБ ОКАЗЫВАЕМОЙ ПРАВОВОЙ ПОМОЩИ:

Вид и характер оказываемой правовой помощи: ______________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

Студенты: ______________________________________________________________

Преподаватель: _________________________________________________________

Результат выполнения: ___________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

Заключение преподавателя юридической клиники: ____________________________

_______________________________________________________________________

____________________

(подпись методиста)

______________________

(подпись преподавателя)

 

Система карточек противоположной стороны

 

После закрытия дела на каждого клиента заводится карточка, в которой указывается:

1) информация о противоположной стороне: фамилия, имя, отчетство, наименование организации, адрес, телефон, юридическая фирма (юрист), обслуживающий противоположную сторону,

2) код досье клиента по которой он является противоположной стороне,

3) суть конфликта,

4) итог обращения клиента.

Система файлов о противоположной стороне ведется и в электронном виде.

 

Управление системой досье, карточек

 

Номер досье присваивается методистом, который вводит данные о клиенте в базу данных клиентов /регистрационный журнал и компьютерная база данных. В номере дела отражается порядковый номер клиента и год, что позволяет точно определить, сколько клиентов обслужила клиника в течение года.

001/99

 

 

Все досье, карточки хранятся в помещении юридической клиники. Ответственность за сохранность досье несет методист клиники.

Студенты с разрешения преподавателя юридической клиники могут использовать материалы работы в клинике при выполнении курсовых и дипломных работ, если это не нарушает кофиденциальности информации.

Если студенту необходимо изучить какое - либо досье, он должен сделать запись в журнале регистрации выданных дел. Методист осуществляет контроль за поиском и возвратом на место любого досье. При возврате досье студент фиксирует время, число и свои инициалы в регистрационном журнале выданных дел. Файлы нельзя выносить из клиники без разрешения преподавателя юридической клиники.

Еженедельно производится распечатка списка дел клиентов. Каждый студент должен подтвердить, что все незакрытые дела вошли в этот список, а все закрытые - исключены из него.

Если дело закрыто, методист юридической клиники отправляет дело в архив, выделив в нем фамилию, номер, дату и предмет для последующих ссылок.

 

Регистрационный журнал дел, рассмотренных

Студентами юридической клиники

 

На каждого студента, проходящего стажировку в юридической клинике, заводится лист в регистрационном журнале дел, в котором отражаются следующие данные:

1) код дела,

2) дата открытия и закрытия дела,

3) тип дела,

4) проведенные студентом исследования, изыскания, составленные документы, проведенные обобщения практики.

5) оценка преподавателем работы студента.

 

код дела дата открытия и закрытия дела тип дела	проведенные студентом исследования, изыскания, составленные документы, проведенные обобщения практики	оценка преподавателем работы студента	результативность консультации клиента, если ее можно определить или оценка клиентом проведенной студентом консультации

 

Кроме того, к отчету о производственной и преддипломной практике прилагается бланк учета работы студента.

Систематическое обобщение практики

Обобщение практики позволяет получать информацию о работе клиники:

· с какими вопросами чаще всего обращались клиенты?

· составление социального портрета клиента юридической клиники (демографические принципы)

· каковы результаты обращения клиента в клиники (анализ форм консультации - устная консультация, предоставление письменного ответа, составление юридических документов),

· составление листка изысканий по категориям дел, практических исследований, юридических документов.

 

Лист - указатель правовых документов, исследований и изысканий. Библиотека правовых документов, изысканий, исследований, судебных решений.

Если дело закрыто, методист юридической клиники отправляет дело в архив, выделив в нем фамилию, номер, дату и предмет для последующих ссылок.

Ссылки осуществляются на:

n записки по делу;

n юридические документы;

n правовые исследования (обобщении практики);

n изыскания;

n судебные решения, ответы и другие документы по делу, которые предоставлены клиентом.

Правовое документы могут собираться по мере их подготовки в процессе работы клиники.

На основании обобщения досье клиентов составляется лист - указатель правовых документов, исследований и изысканий, который постоянно пополняется.

В листе указываются следующие данные:

1. код дела.

2. тип сноски.

3. студент, который составил документ, провел исследование, изыскание.

В эту папку за листом идет классификация указанных видов сноски по отраслям права:

1. трудовое право,

2. гражданское право,

3. жилищное,

4. семейное право,

5. социальное обеспечение,

6. процессуальное право,

7. административное право,

8. иное.

Ксерокопии документов, исследований, изысков или отдельно составленные документы помещаются в файл для изучения студентами в главы по соответствующи отраслям права.

Классификатор дел в юридической клинике.

Организация обратной связи с клиентом

Важное значение для управления клиникой имеет обратная связь. Мнение клиента о качестве оказанной правовой помощи, о соблюдении студентами этических норм и конфиденциальности, об удобстве и доступности организации работы клиники поможет своевременно корректировать свою работу и определять пути и направления ее совершенствования.

В юридической клинике используется несколько способов организации обратной связи с клиентами юридической клиники:

· проведение анкетирования клиента;

· проведение опроса клиента.

Для организации обратной связи в юридической клинике разработаны:

1. Опросный лист клиента юридической клиники.

2. Программа анкетирования и анкета клиента юридической клиники.

Удобным способом получения обратной информации являются опросные листы, которые по просьбе студентов клиент заполняет при завершении его дела. Для проведения опроса составляется программа исследования (проведения опроса).

Программа исследования включает:

1. название,

2. сроки,

3. исполнитель,

4. тип исследования,

5. характеристика объекта исследования,

6. характеристика методов исследования,

7. цели и задачи исследования,

8. рабочая программа исследования.

 

ДОКУМЕНТИ З ПОЛОЖЕННЯ ПРО ЮРИДИЧНУ КЛІНІКУ

Додатки до Положення про юридичну клініку Навчально-наукового інституту підготовки кадрів громадської безпеки та психологічної служби Київського національного університету внутрішніх справ

Додаток 1 Положення

ІНФОРМАЦІЯ У СПРАВІ

 

«_____» ____________20___р.

 

Прізвище студента, що вів справу ____________________________

Прізвище, ім’я, по-батькові клієнта___________________________________

Адреса:__________________________________________________________ ______________________________________________ Тел.______________

Короткий зміст звернення___________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

^{(чітко і ясно вказати всі обставини справи та прохання клієнта)}

Коротке формулювання відповіді _______________________________

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

^{(які були розглянуті нормативні акти, якого рішення дійшли тощо)}

 

 

Додаток 2 Положення

Картка попереднього запису

 

1. Представтесь будь–ласка, вкажіть:

¨ своє прізвище, ім’я та по-батькові _____________________________

¨ вкажіть свій номер телефону по якому ми до Вас можемо подзвонити (пояснити, що у нас комутатор і тому розриває зв’язок через кожні 2 хвилини) __________________________________________________________

2. Представтесь і поясніть умови нашої роботи і надання консультацій (звернення, ім’я та по-батькові, я, П.І.Б. студента, є студентом ЮК КІВС, яка надає безкоштовні юридичні консультації, але консультації надають студенти під контролем викладача. Ми не надаємо консультацій по телефону, тому пропонуємо зараз коротко сформулювати питання і ми Вам призначимо день прийому)

3. Питання______________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Інша інформація___________________________________________________

_________________________________________________________________

4. Дата призначення прийому у приміщенні ЮК КІВС

5. З’ясувати найбільш зручний час зустрічі для клієнта; призначити зустріч, зрозуміло та точно повідомити про це клієнта.

¨ вибрати день прийому не раніше як через день і після 15-00 години.

Увага!!! Прийом не проводиться у четвер і вихідні дні

9. Попросити клієнта на прийом принести всі документи (і їх ксерокопії), що прямо чи опосередковано стосуються вирішення його справи.

10. Передати анкету координатору.

11. Дата телефонного дзвінка (складання анкети попереднього запису)____

12. П. І. Б. студента, який заповнив анкету ______________ підпис_______

13. Повідомити клієнта про місце зустрічі, розповісти йому, як він може потрапити в ЮК.

14. Повідомити студента, який вестиме справу клієнта. Він зобов’язаний ознайомитися з анкетою попереднього запису та надалі керуватися правилами прийому клієнта.

15. Пояснити як добратися, звернути увагу на те, що ми будемо чекати не більше 15 хвилин з домовленого часу.

Додаток 3 Положення

КАРТКА ПРИЙОМУ ГРОМАДЯН

“ “ _________200__р. м.Київ

Прізвище, ім’я, по-батькові клієнта __________________________________

Адреса___________________________________________________________

Контактний телефон ___________. Соціальне положення________________

Прізвище ___________________ ___________________ ________________

^{інтерв’юера студ. координатора викладача-куратора}

Юридичне формулювання проблеми__________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Отримані у справі документи (виключно копії)________________________

__________________________________________________________________________________________________________________________________

Зміст домовленості ________________________________________________

^{(призначена повторна зустріч, зв’язок по телефону, відмова у консультації, інше)}

Зміст звернення___________________________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

^{(чітко і ясно вказати всі обставини справи та прохання клієнта)}

Додаток 4 Положення

 

Юридична клініка Київського інституту внутрішніх справ

“ “_________200__р. м.Київ

 

Згода про надання консультації

Цим я підтверджую свою згоду на отримання у юридичній клініці безкоштовних консультацій правового характеру.

При цьому виражаю повну згоду щодо надання консультацій студентами-правниками, які не є професійними юристами.

Мені повідомлено, що у випадку незадоволення отриманими кон-сультаціями, я можу звернутися до професійних юристів (адвокатів), не висуваючи жодних претензій до студентів-правників, якими надано консультації, або до юридичної клініки в цілому.

Також погоджуюсь на використання юридичною клінікою матеріалів мого звернення в навчальному процесі без зазначення моїх ідентифікаційних даних (прізвища, адреси та ін.).

 

_________________________________________________________________

(прізвище, ім’я, по-батькові клієнта та його підпис)

 

Додаток 5 Положення

Лист-консультація

Питання:_________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

^{(короткі, але повні відомості про клієнта та питання, яке його цікавить)}

Відповідь:________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

^{(відповідь юридичної клініки з посиланням на використану нормативну базу)}

 

«___» ___________200_р. Юридична клініка

Додаток 6 Положення

Юридична клініка Київського інституту внутрішніх справ

Відгук клієнта

Будь ласка, дайте відповідь на запитання, що наводяться нижче. Будь ласка, не вказуйте свого імені. Інформація, яку Ви надасте, буде використовуватися для оцінки послуг нашої організації і у цілях звітності. Будь ласка, спробуйте щиро відповісти на запитання. Дуже Вам дякуємо!

Будь ласка, вкажіть:

a) Ім’я студента: _____________________________________________________________

b) Тип наданих Вам послуг (будь ласка, відмітьте усе, що стосується Вашого випадку):

__ консультація

__ складання юридичного документа

__ представництво в суді

__ представництво в адміністративному органі

__ інше (будь ласка, поясніть) __________________________________________________

1. Чи був студент ввічливим і професійним у ставленні до Вас? Так ___ Ні ___

Якщо ні, то розкажіть, що саме Вас не влаштувало:

_________________________________________________________________________

2. Чи Ви чітко зрозуміли після консультації, які є юридичні шляхи вирішення Вашого питання? Так ___ Ні ___

Ваш коментар:

3. Чи поснив Вам студент юридичну процедуру (тобто, яку допомогу наша організація може надати Вам, яких слід очікувати результатів і чим Ви, можливо, ризикуєте)? Або, якщо ми не маємо можливості взятися за Вашу справу, то чи пояснили Вам, які на те причини?

Так ___ Ні ___

Ваш коментар:_______________________________________________________

4. Якщо передбачаються подальші юридичні консультації, то чи пояснив Вам студент наступний крок, і коли його очікувати? Так ___ Ні ___

Ваш коментар:__________________

5. Чи Ви звернетеся до нас знов, якщо у Вас виникне інше юридичне питання?

Так ___ Ні ___

Ваш коментар:_______________________________________________________

 

Додаток 7 Положення

Керівнику юридичної клініки

Київського інституту внутрішніх справ

від ________________________________

_{_}___________________________________

^{(П.І.Б., курс, група, № студентського квитка)}

З А Я В А

Прошу зарахувати мене в юридичну клініку на___________________

_________________________________________________________________

^{(вказати семестр (семестри) протягом якого студент бажає займатися в клініці)}

__________________________________________________________________________________________________________________________________

^{(коротко викласти головні мотиви, якими керується студент при написанні заяви)}

Випробувальний термін розпочато ______, наставник ____________.

Випробувальний термін завершено ______ ____________.

^{(підпис керівника)}

Завдання на випробувальний термін:

4. Опрацювати не менше 10 раніше вирішених справ та особисто вирішити не менше 3 юридичних справ;

5. Відвідати не менше 5 занять з “Практичного права”;

6. Пройти підсумкову співбесіду з керівником юридичної клініки.

Для успішного завершення випробувального терміну пропонується отримати три листи-рекомендації.

При задоволенні моєї заяви я зобов’язуюсь:

- брати участь у заняттях з формування готовності та розвитку персоналу юридичної клініки;

- брати участь згідно з графіком у прийомі громадян, які звертаються в клініку за юридичною допомогою;

- брати участь у проекті "Практичне право";

- дотримуватись у своїй роботі норм Положення про юридичну клініку та інших актів і розпоряджень керівництва юридичної клініки.

Я розумію, що порушення цих зобов’язань тягне за собою відрахування з юридичної клініки.

У випадку успішного завершення навчання в клініці робота в юридичній клініці враховується при оцінюванні навчальної практики та стажування. На прохання студента, йому може бути дана характеристика за час роботи у юридичній клініці.

 

«____» ____________20___р. Підпис____________

Додаток 8 Положення

 

Лист-рекомендація

кандидата до юридичної клініки Київського інституту внутрішніх справ

____________________________________________ виявив (ла) бажання працювати у юридичній клініці Київського інституту внутрішніх справ.

Згідно з Положенням про юридичну клініку (наказ ректора від ..2003 №_____) прохання заповнити цей лист-рекомендацію, у якому дати оцінку кандидату.

Лист-рекомендацію може скласти будь-яка особа, котра знає кандидата (радимо кандидату заручитись листами-рекомендаціями від викладачів та керівників, від працівників юридичної клініки).

Характерна позитивна якість	Характерна негативна якість	Найбільш характерна якість	Ваша думка з приводу можливості працювати у ЮК	Прізвище, посада та підпис автора рекомендації

Додатковий коментар (за бажанням):

 

Характерна позитивна якість	Характерна негативна якість	Найбільш характерна якість	Ваша думка з приводу можливості працювати у ЮК	Прізвище, посада та підпис автора рекомендації

Додатковий коментар (за бажанням):

 

Характерна позитивна якість	Характерна негативна якість	Найбільш характерна якість	Ваша думка з приводу можливості працювати у ЮК	Прізвище, посада та підпис автора рекомендації

Додатковий коментар (за бажанням):

ТЕМА 8