Концептуальная стратегия компании заказчик

В течение следующих 3 лет компания ЗАКАЗЧИК планирует обеспечить устойчивые конкурентные преимущества своей компании на рынке, повысить эффективность бизнеса с привлечением современных управленческих и информационных технологий за счет обоснованной ассортиментной политики, расчетливого продвижения импортной продукции, выверенной закупочной логистики, сокращения складских запасов с неудовлетворительными сроками годности, сокращения удельного веса расходов в доходах компании. Это позволит компании ЗАКАЗЧИК сохранить клиентскую базу, повысить уровень сервиса своих клиентов, привлечь новых клиентов, что послужит прочной базой для дальнейшего роста.

Для достижения целей долгосрочной концептуальной компании ЗАКАЗЧИК можно говорить о следующих основных проектах и их стадиях, которые должны быть успешно реализованы:

· Перевод всех ключевых бизнес-процессов компании на новый технологический уровень – 1-ая стадия внедрения MS Navision.

· Внедрение модуля управления планированием закупок/продаж – 2-ая стадия внедрения MS Navision.

· Внедрение модуля управления компанией с помощью системы сбалансированных показателей – 3-ая стадия внедрения MS Navision.

· Внедрение системы документооборота на базе MS Navision и MS SharePoint Portal.

· Внедрение модуля управления взаимоотношения с клиентами, обеспечение доступа к корпоративной системе извне для клиентов, интеграция с системами обмена данными через Интернет.

Определение проекта

Настоящий Устав относится к 1-ой стадии проекта внедрения MS Navision, указанного в предыдущем разделе. В результате его реализации все офисы, кроме непосредственно бухгалтерии, перейдут к использованию системы MS Navision, которая заменит следующие приложения:

· Торговую систему 1С: Торговля и склад. 7.7.

· Финансовую систему - приложение MS Access для учета финансов.

· Систему формирования отчетов 2С – приложение Clipper.

· Другие мелкие приложения на Clipper и MS Excel.

Также в ходе реализации проекта планируется разработка следующих интерфейсов между системой MS Navision и следующими внешними приложениями:

· 1С: Комплексная. 7.7 либо 1С: Бухгалтерия. 7.7

· Работа пользователей с системой MS Navision будет выполняться в терминальном режиме.

Бизнес цели

В результате успешной реализации 1-ой стадии проекта внедрения системы MS Navision, компания ЗАКАЗЧИК рассчитывает на достижение следующих бизнес целей:

Совершенствование работы с клиентами

В результате перехода на централизованную обработку всей информации в одной системе компания ЗАКАЗЧИК ожидает повышения эффективности работы менеджеров, а именно: сокращения среднего времени мониторинга и обработки заказов, взаиморасчетов, обеспечения заказчиков информацией о статусе их заказов, в т.ч. во время разговора с клиентом по телефону.

Улучшение финансового контроля и отчетности

Одним из результатов 1-ой стадии проекта должен стать детализированный финансовый учет, получение своевременной информации о финансовом движении и положении компании, аналитической информации в разных разрезах и периодах для принятия управленческих решений.

Сокращение запасов с малыми сроками годности

Полный учет товаров по срокам годности позволит определять и отгружать товар с нужными сроками годности, получать подробную статистику по срокам годности. Эта задача в равной степени должна решаться а) в организационной плоскости, например, ввод правил разметки, складирования и перемещения товаров плюс контроль выполнения планов продаж б) внедрения новых методик и модулей по планированию закупок/продаж.

Эффективность работы сотрудников

Исключение повторного ввода данных на нескольких участках, наличие минимально достаточных данных на каждом рабочем месте, глубокая автоматизация процессов способствует повышению эффективности работы сотрудников. Можно уверенно говорить о повышении эффективности работы на следующих участках:

· Обработка заказов продаж, заказов поставки, платежи и взаиморасчеты, контроль выполнения планов и т.д.

· Быстрое получение отчетности как консолидированной, так и с любой глубиной детализации.

Технологические цели

Компания также имеет ряд технологических целей, которые должны быть достигнуты в ходе проекта:

· Решение, внедренное в головном офисе, должно быть масштабируемым для последующего подключения других офисов.

· Гарантированная целостность и достоверность данных.

· Разграничение прав доступа на уровне пользователей, форм и отчетов.

· Гибкость, достаточная для изменений по мере роста и изменения бизнеса, возможность реализации долгосрочных требований компании.

· Минимизация ресурсов на администрирование системы.

· Возможность создания новых отчетов и настроек силами своих сотрудников.

Критерии успеха проекта

Руководством компании ЗАКАЗЧИК сформулированы приведенные ниже критерии, по которым будет определяться эффективность проекта. Критерии сгруппированы по вехам, когда будет возможно оценивать результаты.

При переходе к промышленной эксплуатации (критерии приемки)

1. Компания ЗАКАЗЧИК полностью отказалась от использования торговой системы 1С:Торговля и склад, программы финучета на Access. Приложения на Clipper типа 2С и архивные базы используются только для получения отчетности по прошлым периодам.

2. Все пользователи в тех подразделениях, которые включены в «границы» проекта, работают с единой автоматизированной системой, что, в частности, означает:

o Все первоначальные данные, остатки (по складу, кассе, расчетным счетам, взаиморасчетам и пр.), финансовые данные успешно перенесены в новую систему;

o Четко регламентированы задачи, выполняемые в новой системе и в бухгалтерской системе 1С: Комплексная 7.7, скорректированы данные (или заново введены) в системе 1С: Комплексная 7.7;

o Обеспечена эффективная интеграция и налажен двусторонний обмен данными между приложением 1С: Комплексная 7.7 и внедряемой системой;

o Система оттестирована, развернута и внедрена, пользователи прошли тренинг в ходе первых 5-6 месяцев с начала проекта.

Через 1 месяц с начала промышленной эксплуатации

1. Исправлены недоработки, обнаруженные в ходе работы системы, касающиеся как данных, так и программного кода и настроек.

2. Устранены все инциденты, отработаны возникшие недокументированные ситуации, задокументированы проблемы, требующие дополнительных усилий.

3. Обеспечена слаженная работа вовлеченных служб и отделов (скорректированы бизнес-процессы), началось накопление рабочих пожеланий пользователей.

4.4.3 Через три месяца после начала промышленной эксплуатации:

1. Обобщены и сняты все основные вопросы пользователей.

2. Переход на плановую разработку дополнительной отчетности.

3. Сокращение времени обработки заказов, получения отчетов, времени выполнения других основных операций (за счет преимуществ системы и достаточного опыта, накопленного пользователями в системе).

План проекта

Ключевые компоненты поставки

5.1.1 Документ "Техническое задание"

· Содержит функциональные требования к системе и описание бизнес-процессов.

· Описывает требования по переносу данных и интеграции с другими приложениями.

· Определяет архитектуру и техническую спецификацию аппаратного обеспечения.

· Содержит анализ покрытия стандартной функциональностью системы предъявляемых требований и процессов.

· Определяет задания на настройку, конфигурирование системы и работы, требуемые для разработки дополнительного функционала.

· Служит "контрактом" между проектной группой и другими группами, устанавливающим, что должно быть поставлено по проекту.

Подготовка:	Системный аналитик, Разработчик, Аналитик компании ЗАКАЗЧИК
Приемка:	Ключевые пользователи
Утверждение:	Руководитель проекта компании ЗАКАЗЧИК Управляющий комитет

План-график проекта

· Разрабатывается на 2-ую и последующие стадии проекта. Содержит структуру и перечень работ, расписание, роли и распределение ответственности в проекте. Может быть оформлен как приложение к договору на 2-ую и последующие стадии проекта.