Функции запасов. Типы запасов. Проблемы управления наличными запасами

Запасы выполняют несколько важнейших функций, повышая гибкость и надежность управления организацией. Это:

1) функция накопления;

2) функция защиты от изменения цен и инфляции;

3) функция управления затратами.

Главная функция запасов – это накопление ресурсов и распределение их в целях повышения надежности и синхронизации движения и преобразования материальных потоков в организации/предприятии.

Производственный процесс на предприятии можно рассматривать как целенаправленное движение и преобразование материальных потоков, начиная с получения предприятием исходных материалов и компонентов продукции и кончая выпуском готовых изделий. Важнейший принцип и цель операционного менеджмента при организации движения потоков – обеспечение их непрерывности. Однако бывает практически невозможно организовать полностью непрерывный производственный цикл на предприятии, на сто процентов согласовать между собой производственные звенья, синхронизировать с ходом производства все внешние поставки. Таким образом, запасы и заделы незавершенного производства возникают на разных участках движения, как следствие нарушения непрерывности материальных потоков. В конечном счете, степень непрерывности потоков определяется качеством организации и планирования процессов, протекающих в оперирующих системах, другими словами, уровнем производственного/ операционного менеджмента.

Накопление запасов позволяет также повысить устойчивость работы предприятия за счет полной или частичной ликвидации отрицательных последствий действия неблагоприятных внешних и внутренних факторов: колебаний спроса, недобросовестности поставщиков, внутренних сбоев системы по организационно-техническим причинам, задержек в пути транспорта, забастовок и многих других.

В первую очередь надо отметить запасы готовой продукции, наличие которых повышает уровень потребительского сервиса. Требования клиентов предприятия в реальных условиях редко могут быть удовлетворены, если в наличии нет необходимого запаса продукции. Например, если спрос на продукты производства высок только летом, фирма может в зимний период пониженного спроса создать запас, достаточный для того, чтобы уверенно встретить высокий летний спрос. Или, если спрос претерпевает существенные колебания около среднего, то сгладить их негативное влияние на безотказность поставок продукции клиентам проще всего путем создания соответствующего запаса.

Во-вторых, накопление ресурсов на входе оперирующей системы позволяет избежать простоев, т. е. неэффективного использования оборудования и живого труда, а также потерь, вызванных последующим недопроизводством товаров. Обычно если поставщики фирмы организуют поставки нерегулярно, то разумно, пока отношения с ними не урегулированы, накапливать запасы входных материалов, чтобы оградить себя от плохой работы поставщиков, транспорта и т. п.

В-третьих, процессы, протекающие внутри предприятия, также могут иметь отклонения, быть несинхронными, различаться характером производства и потребления ресурсов и т. д. В таких случаях между взаимосвязанными процессами/подразделениями возникают заделы, играющие роль буфера, который обеспечивает их нормальную совместную работу.

Вторая функция запасов - защита от инфляции и колебаний цен, т. е. сохранение денежных ресурсов организации/предприятия.

Размещая свободные наличные средства в банке, предприятие может сохранить их и получить хороший доход. С другой стороны, ценность запаса может расти быстрее, чем деньги, помещенные в банк. Таким образом, запасы могут иметь смысл хороших инвестиций для их использования в будущем или перепродажи (спекулятивные запасы). Принимая решение о создании подобных запасов необходимо очень тщательно оценивать затраты и риски хранения.

Третья функция запасов - управления затратами, которые тесно связаны с величинами партий, заказываемых для пополнения запасов.

С запасами связана возможность прямого влияния на уровень затрат организации/ предприятия. Суть в том, что в процессе управления запасами решаются два основных вопроса: какой должна быть величина заказываемой для пополнения запаса партии ресурса и когда необходимо делать такой заказ. А большинство поставщиков предлагают скидки при больших заказываемых партиях, в определенные периоды устраивают распродажи. Транспортные компании также предоставляют скидку при перевозках больших объемов грузов. Таким образом, разовая закупка больших количеств ресурсов в определенное время может, по существу, понизить издержки производства.

Возможность пополнять запас партиями оптимального размера - это фактор экономии средств, который действует как вне, так и внутри предприятия. Действительно, предприятие или любое его подразделение может работать без переналадки "на склад" гораздо дольше, чем, если бы оно постоянно реагировало на изменения внешнего/внутреннего спроса. Таким образом, запасы и заделы позволяют получить экономию на масштабе производства.

В соответствии с выполняемыми ими функциями находящиеся на хранении запасы и заделы могут быть разделены на три группы: страховые, оборотные и спекулятивные.

Страховые запасы призваны обезопасить предприятие от влияния различных неблагоприятных факторов, таких как: повышение цен на ресурсы, срывы поставок и т. д. Обычно они создаются на входах в систему. Резервные запасы, как разновидность страховых, создаются на случай резких отклонений интенсивности поступления или потребления ресурса обычно по ходу процессов или на выходе из системы. Сезонные запасы, как разновидность резервных, создаются в случаях наличия сезонных колебаний поступления ресурсов или спроса на готовую продукцию.

Оборотные заделы возникают вследствие несинхронности работы смежных звеньев логистической цепочки, разного характера поступления и потребления ресурсов (например, приход партией, а расход поштучный) и т.д. Эти заделы еще можно назвать текущими.

Спекулятивные запасы приобретаются с целью дальнейшей перепродажи при повышении цен на ресурс и служат для сохранения и преумножения денежных средств организации.

Кроме перечисленных выше запасов/заделов, находящихся на хранении, можно назвать еще два вида заделов: транспортный - это те предметы, которые находятся в процессе транспортирования и поэтому практически недоступны для работы с ними; технологический (цикловой) состоящий из предметов, находящихся в процессе преобразования (обработки), и, по сути, не являющийся запасом.

Подход к управлению запасами предполагает необходимость предварительного решения ряда имеющих большую практическую важность проблем. К ним относятся:

1) установление необходимой степени детализации контроля запасов,

2) классификация запасов,

3) решения по поддержанию необходимой точности учета запасов,

4) определение периодичности инвентаризации запасов.

Часто количество наименований ресурсов, проходящих через склад, настолько велико, что осуществлять контроль запасов каждого наименования в отдельности не имеет смысла: это слишком трудоемкая и дорогостоящая задача. Поэтому запасы разных ресурсов объединяются в группы по тому или иному признаку. Однако, чем выше степень агрегирования учета запасов, тем меньше точность контроля. Необходимо выбрать оптимальный уровень агрегирования, минимизирующий затраты и потери хранения.

Если выполнить удовлетворительное агрегирование невозможно, количество наименований запасов все же остается слишком большим и не обеспечивает удобного и экономичного контроля, менеджеры прибегают к другому способу упрощения своей работы. Это - классификация запасов с целью выделения наиболее и наименее важных для контроля наименований. Для такой классификации обычно используется метод, называемый "АВС-анализ".

АВС-анализ - это приложение в области управления запасов подхода, известного как "Парето-принцип". Парето-подход указывает на то, что в некотором множестве реальных объектов обычно имеется критическое меньшинство и тривиальное большинство. Идея состоит в том, чтобы сконцентрировать ресурсы управления на критическом меньшинстве объектов, оставляя минимум внимания тривиальному большинству.

АВС-анализ позволяет разделить запасы на три классификационные группы на основе какой-либо их характеристики. Это может быть:

– количество ресурса данного наименования, прошедшее через склад за период (год, квартал и т. д.) в натуральных измерителях (штуки, тонны, куб.м и т. д.);

– то же, но в стоимостном измерении.

Класс А наименований запасов – это тот, на который приходится высокое годовое количество складируемых ресурсов. Эти наименования запасов могут составить только 5-10% от общего числа наименований, но они дают 70-80 % общего количества запасов в натуральных или стоимостных измерителях.

Класс В – это тот запас, на который приходится средняя величина годового объема складирования. Эти наименования могут составить около 20 % от их общего числа и 15-20% общего объема складирования.

Остальные запасы с низким объемом хранения образуют класс С. Они составляют примерно 5 % годового объема складирования, но 70-80 % наименований от их общего числа.