Read and translate the text.

BUSINESS LETTERS.

FORM AND LAYOUT

Nowadays, much attention is paid to business correspondence There are different types of business letters written for different purposes. Studying writing business letters is very important with the help of good letters to influence partners, suppliers, investors, etc. and increase Business, On the contrary, a badly written letter creates a bad effect and may sometimes delay or spciJ business ties.

Handwritten or Typed⁹

It depends on the type a business letter. There is the rule that most personal letters are handwritten, while' most business letters are typed. However, in business correspondence there are also some types of letters, which are never to be typed. They include:

S Invitations

S Letters of congratulation or thanks

S Letters of condolence

S Letters of job application

Today in business they use the company's form that bears its trademark or emblem and contains its full name, address, phone and fax numbers.

Composing Business Letters

A good letter is concise, logic, profound and serious (змістовний), correct and courteous in tone.

It generally consists of three parts as follows:

1. Introduction (only one paragraph) - states the subject of the letter. It also may say if a correspondent's letter was received.

2. Development (one, two or more paragraphs) - gives some facts, arguments, explanation, etc.

3. Conclusion (only one paragraph) - deals with expressions of goodwill.
The purpose is to leave a favourable impression in the reader's mina.

The use of subject headings is also important. It helps the letter to be correctly routed. It gains the reader's interest and saves time.

ACTIVE VOCABULARY

correspondence - кореспонденція

for different purposes - для різних цілей

to influence partners - впливати на партнерів

suppliers - постачальники

investors - інвестори

to spoil business ties - шкодити діловим стосункам

typing mistakes - помилки по друку

handwriting - почерк

mismatched paper - не бракований папір

layout - план, розбивка

invitations – запрошення

congratulation - поздоровлення condolence - співчуття job application - анкета introduction - вступ development - розвиток conclusion - заключення

1. There are different types of business letters written for different purposes, are not there?

2. Why is studying writing business letters very important?

3. What types of letters are never to be typed?

4. What does a good business letter consist of?

Read and translate. Write a summery.

Dear Sirs,

In connection with your enquiry and in confirmation of our talk with your representative Mr... we are informing you that if requested we could send a group of highly qualified specialists to render technical assistance in constructing a heavy-machine building plant and preparing the equipment of the shops of the above plant for adjustment and putting into operation.

As the construction and errection works shall be in full conformity with the Supplier's designs, we could include in this group specialists to carry out the designer's supervision.

The general conditions on which we usually send our specialists abroad are the following:

You are lo reimburse us for the following expenses:

— monthly salaries in $ USA,

transfer allowances for each specialist,

— round trip air travelling expenses, tourist class, of the specialists and their immediate families,

— the insurance of specialists against professional risks and accidents.

You are also to provide at your own expense all the Soviet specialists, interpreters, and their families with adequately furnished air-conditioned accommodation.

In addition you are to provide our specialists with transport facilities for business trips in the country and free medical service, including hospitalization.

 

We should like to stipulate the fact that if a specialist falls ill during his stay in..., you are not to suspend payment of the reimbursement rates during his illness.

The number of specialists sent by us will depend on the volume of works. The period of their stay in your country is to be agreed upon during negotiations.

Awaiting your reply,

Yours faith fully

Зразки ділової переписки

лист в компанію

Star-Line Star-Line Ltd.	Фірмовий бланк Prited letterhead
Gold- Star Jewellers, France 5 rue de la Paix 75053 Paris France	назва компанії, адрес, почтовий індекс, телефон і телекс
назва місця повністю 9th October 200...	дата date
Your ref. Order 21515 Our ret: GS/C	REF- абревіатура "reference" "зсилка" "reference codes"
Dear Mr. Slanley,	«salutation» /opening phrase привітання
Thank you for your letter of October 1st, concerning your order 21515.1 regret...	вступне речення opening sentence текст листа
In the light of the above information, I think you wilt be able to fulfill your order 21515 by December 15^Aonly	завершальне речення closing sentence
Your sincerly	завершальна фраза листа complimentary close
Mr. Norman Brian Sales Manager	підпис відправника writer’s signature ім'я, призвіще відправника, займаюча посада name and position of writer
Ene: 1 Enels:	речення enclosures

I. Якщо лист розпочинається

(в випадку, якщо вам не відомий адрес)

Dear Sir,

Dear Madam потрібно завершити його

Your faithfully,

(підпис)

або

Dear Mr. Ellsworth

Dear Ms. Kennedy Your sincerely,

(підпис)

Your truly,

(підпис)

(знаки пунктуації не обов'язково)

 

II. В привітальній фразі потрібно звертатися

Dear Mr. Ellsworth Dear Mr. John Ellsworth

а не

Dear Mr. Kennedy Dear Ms. Helen Kennedy

 

III. Якщо отрумувач листа жінка, Ви можете розпочати листа

Dear Miss Bracknell,

Dear Mrs Bracknel,

але зараз багатьом жінкам подобається звертання

Dear Ms Bracknell

вимовляється /міс/

 

IV. Адрес

Address

Vladimir Chernopaschenko

Flat 142,25, proreznaya Str.,

252118 Kiev-118,

Ukraine

 

Поняття "indent" (відступ від лівого краю листа перед новим абзацом) у європейців та американців відсутнє. Не залежно від змісту лист потрібно закінчувати на позитивній ноті.

Деякі формули ввічливості:

o We are looking forward to hearing from you. (Ми з нетерпінням чекаємо вашої відповіді).

o We would appreciate your cooperation on this matter. (Будемо вдячні за співпрацю).

o Thank you in advance for your cooperation. (Наперед дякуємо за допомогу).

o Awaiting your prompt reply. (В очікуванні швидкої відповіді).

Обов'язково вкінці листа вказати, як можна з вами контактувати. Цим ви в черговий раз підкреслите, що очікуєте від свого кореспондента певних дій.

Ну, і, нарешті, заключні:

o Sincerely yours, (щиро ваші)

o Yours faithfully,

o Yours truly,

o підпис

Між підписом і попередньою строкою повинен бути великий інтервал.

Якщо до листа додаються певні документи, слід обов'язково про них зазначити в листі. Для цього після підпису в лівому нижньому кутку пишуть "Enclosure і вказують кількість документів та їх назви.