Рациональное использование электронной почты

 

В процессе использования электронной почты (как, впрочем, и при работе с бумажной почтой, факсом, голосовой почтой) важно следовать принципу Сделайте это сейчас же. Многие проблемы, связанные с обработкой потоков поступающей к вам информации, будут решены, если вы будете придерживаться этого принципа. Но имеет значение, когда вы станете делать это сейчас же.

В некоторых программах электронной почты используется звуковой или мигающий световой сигнал, так что каждый раз, когда поступает сообщение, компьютер предупреждает вас об этом! Это предупреждение побуждает вас просмотреть поступившей сообщение, и, поскольку вы в этот момент заняты чем-то другим или не готовы отвечать на сообщение, вы откладываете ответ на потом. Такая организация работы с электронной почтой неразумна. Я предлагаю отключить сигнал о поступлении сообщений и вместо этого выделить время на обработку сообщений. Ее нужно осуществлять чаще, чем раз в день. Электронная почта до некоторой степени заменяет телефон и личные встречи, и на ее сообщения надо реагировать быстро, но по ней, в отличие от телефона, как правило, не передают сообщений, на которые нужно реагировать немедленно.

Как же лучше пользоваться электронной почтой? Я предлагаю обращаться к ней три или четыре раза в день. Люди редко ожидают немедленного ответа на переданные по электронной почте сообщения. Если вы просматриваете сообщения регулярно, скажем, утром, перед обедом и перед концом рабочего дня, этого вполне достаточно. Выделите на это в своем распорядке дня определенное время и старайтесь, если это, возможно, успевать за это время обрабатывать все сообщения. Если это не получается, продумайте, как можно сократить поток сообщений. (Подробнее об этом позже.)

Помните, когда я говорю обработать, я не имею в виду посмотреть и решить ответить позже. Я имею в виду покончить с этим заданием сейчас же. Если это невозможно в полном объеме, сделайте все, что можно, и запишите себе напоминание, какие действия и когда нужно совершить в ответ на необработанные сообщения. Если обработка сообщений требует значительного времени, предусмотрите это в календаре, а сообщение поместите в соответствующую папку или файл.

 

Сокращение объема сообщений, передаваемых по электронной почте

 

Полученные по электронной почте сообщения надо обрабатывать. Вы должны задаться вопросом, собираетесь ли вы делать это в первую очередь? Решение этой проблемы обсуждалось в статье, опубликованной Шоном Сэвиджем в газете «Knight Ridder». Если у вас имеется свой адрес в Интернете и провайдер (America Online, CompuServe, Prodigy и т. п.), есть вероятность, что вы получаете электронный мусор (спам). Провайдеры имеют обыкновение засылать по обслуживаемым адресам рекламную информацию. Можно потребовать, чтобы провайдеры исключили вас из своих маркетинговых списков. Это делается следующим образом.

1. Обнаружив в полученной почте мусорные сообщения, пошлите отправителю требование, чтобы вам больше не присылали никакой информации.

2. Если вы все еще получаете сообщения от назойливой фирмы, можно направить претензию постмастеру (администратору почтовой системы) на сайт, являющийся источником сообщений. Для определения адреса постмастера замените первую часть адреса словом «postmaster». Если, например, сообщение пришло с адреса Buynow@xxx. net, это означает, что адрес постмастера фирмы, по всей вероятности, postmaster@xxx. net. Даже в случае, если адрес неверен, вы, как правило, получаете ответ с правильным адресом. Попросите постмастера проследить, чтобы вам больше не направляли ненужную информацию.

3. Если постмастер не прекратил пересылку вам ненужных сообщений, можно поступить иначе. Многие пакеты программ, обслуживающие электронную почту, позволяют пользователям отфильтровывать из всех поступлений сообщения, посылаемые с определенных адресов. Если сообщения с адреса Buynow@xxx. net продолжают приходить на ваш адрес, специальная программа автоматически уничтожит их, прежде чем вы их увидите. Ознакомьтесь с возможностями фильтрации сообщений в вашей системе электронной почты. С помощью ссылки www. earthlink. org internetsecurityspanindex. html выберите среди разных программ ту, которая по заданным вами ключевым словам будет автоматически удалять ненужные сообщения прежде, чем они достигнут почтового ящика вашей электронной почты.

 

Способы оптимизации работы с электронной почтой

 

Один из наших клиентов — компания SmithKline Beecham из Филадельфии была настолько любезна, что поделилась с нами некоторыми секретами своих методов работы с электронной почтой. Я суммирую их рекомендации и добавляю кое-что из того, к чему мы пришли сами. Используя эти идеи, вы избавитесь от некоторых неприятностей и лишней работы.

• Создавая письмо для электронной почты, убедитесь, что тема сообщения ясно обозначена в соответствующей строке.

• В начале сообщения кратко определите его цель.

• Ограничивайтесь одной темой в каждом сообщении.

• Направляйте сообщения только тем, кому они нужны. Не пользуйтесь командой «Reply All» («Ответить всем»).

• Для дополнения сообщений электронной почты лучше используйте команды «Сору» («Копировать») или «Paste» («Вставить»), а не команду «Attach» («Присоединить»).

• При внесении изменений или добавлений в имеющийся документ выделяйте их полужирным начертанием, чтобы обратить на них внимание.

• Если кому-нибудь нужно изменить или прокомментировать документ, предваряйте комментарии инициалами автора.

• Получив документ по электронной почте, перед чтением текста прочтите заголовок или тему. Решите, нужно ли вам читать все сообщение или достаточно просто передать его, а может быть, уничтожить.

• Выключите сигнал поступления почты. Вы не должны постоянно отвлекаться на каждое сообщение. Вместо этого обрабатывайте сообщения электронной почты два или три раза в день в специально предназначенное для этого время.

• Будьте вежливы и снисходительны со всеми.

Почта и деловые записки

 

Работайте с деловыми записками, полученными от сотрудников по внутренней почте офиса, в определенное время дня, например, утром, перед началом обычных встреч и дел. В зависимости от характера вашей работы выделяйте от 30 до 60 минут на занятия со всеми бумагами, скопившимися в вашей входящей почте за день. Если у вас есть секретарь, просмотрев почту, передайте ее ему. Попросите его рассортировать поступившие материалы по разделам, используя принятую у вас систему распределения документов, чтобы облегчить вам дальнейшую работу с ними. После очистки почты от неизбежного мусора секретарь должен поместить ту часть поступивших материалов, с которыми вы намерены работать, в вашу корзинку, а ту часть материалов, с которой должны работать другие сотрудники, — в их корзинки. После этого вам не придется заниматься материалами, предназначенными для других сотрудников. Кроме того, на следующий день в числе ваших входящих материалов окажутся документы, работа с которыми предусмотрена по плану выполнения долгосрочных заданий.

Некоторые руководители приглашают к себе своих секретарей для совместного ознакомления с почтой. В этом случае секретарь собирает бумаги, записывает распоряжения и обычно помогает руководителю выполнить работу быстрее. Между прочим, я советую таким образом вводить новых секретарей в курс дела. Руководитель должен вслух произносить указания по каждой бумаге, чтобы секретарь начал понимать манеру работы своего начальника — что для него важно, что он хочет видеть, а что нет. Я думаю, что пара недель такого совместного рассмотрения бумаг стоит года совместной работы.

С секретарем вы работаете или нет, в любом случае не ограничивайтесь лишь сортировкой бумаг. Обрабатывайте каждый документ один за другим, отвечая, переадресовывая, читая и распределяя их по папкам. Если бумага относится к работе, которой вы будете заниматься позднее, в намеченное время, немедленно положите ее в папку рабочих материалов. Если бумага требует вашей реакции, действуйте сейчас оке. Если какую-то бумагу вам нужно обсудить с подчиненными или руководством и это не горит, поместите ее к вашим рабочим материалам в папку с именем того, с кем вы будете обсуждать этот вопрос. Если что-то нужно просто прочесть, прочтите сейчас же.

Старайтесь не делать исключений из этого правила. Это момент истины. Если бумага требует двух или трех часов работы, выделите для этого время и поместите бумагу в папку-календарь в соответствии с датой предполагаемого рассмотрения. Но большую часть работы сделайте сейчас же и опустошите ваш лоток от бумаг, которые в ней находятся. Некоторые могут оказаться не очень важными, но в любом случае покончите и с ними.

Кое-кто может сказать, что одного просмотра бумаг в день может оказаться недостаточно. С этим соглашусь и я, и 300 000 наших клиентов. Весьма важные проблемы возникают и в связи с телефонными звонками, визитами, электронной почтой. Поскольку очень многие люди не обрабатывают свои бумаги сразу, они не полагаются на них, когда дело касается срочных вопросов, требующих сиюминутного решения. Ежедневно полностью обрабатывая свою корреспонденцию, вы приятно удивите ваших коллег своей оперативностью!

Использование Интернета

 

Интернет приобрел большую популярность и у частных пользователей, и в деловом мире. Если раньше электронная почта была необходима в основном для связи внутри компании, теперь все ее применяют в рамках Интернета. Интернет, в особенности World Wide Web (WWW), стал важным источником информации. Многие компании стали использовать Интернет для обмена информацией с клиентами, поставщиками и служащими. Электронная почта уже рассматривалась в этой главе. Если у компании есть свой сайт, важно своевременно пополнять его новой информацией.

Поиск в Интернете

 

Если вы считаете, что раньше теряли время в поисках бумаг в своих папках, вас может поразить, насколько больше времени можно потерять в поисках информации в Интернете. Поиск в Интернете стал требовать так много времени, что многие постоянные пользователи Web просто этим больше не занимаются. Вместо этого они пользуются излюбленными сайтами, которые постоянно посещают в поисках важной для себя информации. Тем не менее, следует ожидать роста использования этого ресурса, и есть много путей уменьшить потери времени на поиски. К правилам, повышающим эффективность использования Интернета, рекомендуем отнести следующие.

• Ведите собственные ссылки на интересные и полезные странички. Статьи часто ссылаются на Web-сайты и отсылают к унифицированному указателю ресурсов (URL — Uniform Resource Locator), т. е. к адресу сайта. Это самый простой и быстрый способ получения информации на сайте.

• Ознакомьтесь с различными механизмами поиска, используемыми в Web. Механизм поиска — это программа, с помощью которой осуществляется поиск в Интернете. Как правило, это лучший способ нахождения того, что вам нужно. Разные механизмы поиска могут осуществлять доступ к разным видам информации, поэтому желательно знать, какая поисковая программа лучше всего подходит для поиска нужной вам информации. Имеются даже средства, позволяющие активизировать сразу несколько программ поиска. Одним из таких средств является программа Bulls Eye (www. intelliseek. comprodbullseye.htm). С помощью BullsEye вы вводите название темы, по которой хотите найти информацию, и программа предлагает 450 механизмов поиска, информационных групп новостей, списков адресов рассылки, досок объявлений о рабочих местах, электронных коммерческих сайтов и различных тематических Web-сайтов.

• Научитесь эффективно использовать механизмы поиска. Каждый из них предлагает средства, помогающие выбрать наиболее эффективные методы. В том, насколько эффективно сработает механизм поиска, решающую роль играет формулировка запроса.

• Наконец, работая с Интернетом, сдерживайте свое любопытство. Старайтесь не поддаваться искушению, иначе это отнимет слишком много времени. Если у вас есть доступ в Web, поставьте определенную цель, придерживайтесь ее и избегайте потери времени на охоту за чем-нибудь другим. Ищите только то, что вы планируете найти в первую очередь.

Чтение

 

Последнее касается и чтения. Выделите для этого удобное время. Часть его придется на почту и деловые записки. Помните, что, когда вы берете лист бумаги, работу с ним нужно завершить сразу. Кое-кто читает утром по дороге на работу, в поезде или автобусе; кто-то делает это в самолете; иные просматривают бумаги в конце рабочего дня, готовясь к завтрашнему дню. Я читаю во время перерыва на обед. Очень важно найти для чтения время. Сделайте это правилом. Назначьте удобное для вас время, внесите его в распорядок дня и следуйте ему.

Важно не только когда читать, но и как читать. Можно вдвое сократить время чтения, научившись читать быстро, просматривая основные понятия, формулировки, параграфы, просматривая страницу целиком, вместо того чтобы, как это делают многие из нас, читать слово за словом. Это не мешает усвоению содержания. Просто вы усваиваете его быстрее!