Случаи отсутствия работников на рабочем месте

Вид отсутствия	Оформляемый документ	Документ-основание
отпуска (ежегодные основные и дополнительные, учебные, без сохранения (в том числе на несколько часов), «декретные» отпуска))	приказ об отпуске	заявления работника
нетрудоспособность работника или члена семьи		лист нетрудоспособности
командировке	Приказ о командировке	Рекомендуется служебной записки непосредственного руководителя
служебные поездки (при разъездном характере работы или при разовой служебной поездке не более продолжительности рабочего дня)		Рекомендуется служебная записка или отметка в журнале отсутствий
прогул, опоздание	акт о прогуле/опоздании
дополнительные дни отдыха в качестве компенсации за сверхурочные, работу в праздничные и выходные дни	приказом о предоставлении дней отдуха	заявление работника
выполнение государственных или общественных обязанностей		соответствующая справка из госорганов
посещение семинаров, обучающих курсов	приказ о направлении на учебу	Рекомендуется служебная записка непосредственного руководителя, график обучения
отстранение от работы, напрриме, в связи с непрохождении медосмотра или в связи с тем, что работник явился на работу в нетрезвом виде	приказ об отстранении	Соответствующий акт
отсутствие работника по невыясненным причинам

 

 Как видим, о том или ином отсутствии мы получаем сведения от самого работника или от его непосредственного руководителя и все эти неявки должны быть отражены в кадровых документах и в табеле учета рабочего времени.

Если вы ведете также кадровый учет, и сведения будут поступать вам для оформления соответствующих приказов. Если вы ведете табель, а кадровый учет ведет другой работник, то необходимо наладить процесс предоставления вам этих сведений от кадрового работника или работников/ их руководителей. В крупных и средних организациях все эти данные, как правило, собирают непосредственные руководители и предоставляют кадровику или табельщику. Если организация небольшая, и все работники подчиняются генеральному директору непосредственно, он может поручить вам собирать все эти сведения и получать необходимые заявления непосредственно у работников.

Также необходима будет информация об особенностях рабочего времени, например, о сверхурочной работе или работе в выходной день, о простое или работе неполное время. Эта информация также должна будет отражена в табеле учета рабочего времени.

Так или иначе необходим решить данный организационные вопрос и при необходимости получить у руководителя полномочия на истребования у работников сведений о причинах отсутствия.

Пример

 Например, можно дополнить приказ об ответном за табель следующим образом:

«2. Работникам предоставлять секретарю Михайловой А.Н. документы для оформления отсутствия на рабочем месте - заявления, в том числе на отпуск, служебные записки и т.д.»

 

Шаг 6. Установить дату сдачи табеля

 

Для того, чтобы бухгалтерии начислить заработную плату вовремя необходимо, чтобы табель учета рабочего времени был вовремя предоставлен. Поэтому так важно определиться с датой сдачи табеля. Ведь за задержку заработной платы, даже на 1 день, предусмотрен штраф до 50 тыс. рублей по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ. Именно поэтому требование бухгалтерии по своевременному предоставлению табеля следует принять со всей серьезностью. При определении сроков сдачи табеля ориентируются на сроки выплаты заработной платы, установленные в ПВТР.

 

Пример

Например, если организация оплачивает первую част заработной платы 20 числа, а вторую часть 05 числа следующего месяца, то скорее всего бухгалтерия потребует, чтобы вы предоставляли табель не позднее 16-17 числа и 1-2 числа. Поэтому так важно оперативно в течении месяца собирать необходимые сведения и форматировать кадровые документы. табель придется оформить за 2-3 дня!

Вопрос осложняется еще и тем, что точные даты заранее определить не всегда можно, ведь в некоторые месяца дни выплаты заработной платы могут попадать на выходные или праздничные дни. Кроме того, необходимо помнить, что при совпадении сроков выплаты зарплаты и выходных дней, зарплата должна выплачиваться в предыдущий рабочий день (ст.136 ТК РФ), это тоже может повлиять на сроки сдачи табелей. Поэтому следует обсудить с бухгалтерией, какие лучше установить сроки сдачи табеля и как их корректировать. При необходимости сроки сдачи табеля можно закреплять ежемесячными приказами, например, такими:

 

Пример. Приказ о назначении сроков предоставления табеля учета рабочего о времени

Общество с ограниченной ответственностью «ЭЛЕМЕНТ»

(ООО «ЭЛЕМЕНТ»)

 

ПРИКАЗ

 

№ 27                                                                                                    03.07.2018

 

г. Москва

 

Об утверждении сроков предоставления табеля учета рабочего времени

 

В целях своевременного начисления заработной платы

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

 

1. Установить следующие сроки сдачи табеля за июль 2018 года: за первую половину – 17.07.2018, за вторую половину – 02.08.2018

2.  Секретарю А.Н.Михайловой сдать табели за июнь в указанные сроки

3. Главному бухгалтеру А.В. Марьиной принять табели в указанные сроки и осуществить проверку в течении1 рабочего дня следующего за сдачей табелей

 

Генеральный директор                                                                           И.Г. Красильникова

 

С приказом ознакомлен(ы):

 

Михалова А.Н.Михайлова 04.07.2018

Марьина А.В.Марьина 04.07.2018