Основные объекты СУБД MS Access.

База данных в СУБД Access содержит следующие объекты: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Access, по сути дела, это оболочка, позволяющая быстро проектировать названные объекты (рис. 10).

Таблица – это основная структура, предназначенная для хранения данных. По терминологии СУБД ее строки называются записями, а столбцы – полями базы данных. Каждое поле имеет определенный набор характеристик: уникальное имя, тип данных (текстовое, числовое, дата/время и т.д.) и размер поля (длину), – которые идентифицирует хранящуюся в этом поле информацию. На имя поля накладываются некоторые ограничения: оно не может начинаться с пробела, не может содержать точки, имена полей не могут совпадать внутри одной таблицы. Записи идентифицируются по некоторой уникальной характеристике, включающей одно или несколько полей и называемой ключом.

Запрос позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. То есть запрос – это средство отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям, т.е. запросы служат для селекции или фильтрации набора данных. Они позволяют выбрать из базы только необходимую информацию, именно, ту, которая соответствует определенному критерию. Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких таблиц,

Таким образом, запрос – это требование на отбор данных, хранящихся в таблицах, на выполнение определенных действий с данными. Запрос позволяет создать набор из записей, находящихся в разных таблицах, и использовать его как источник данных для формы или отчета. Кроме того, запрос дает возможность вносить изменения в саму базу данных.

Формы предназначены для ввода, просмотра и редактирования данных базы на экране в удобном для пользователя виде, который может, например, соответствовать типовому или привычному для пользователя документу. Формы можно распечатать, а также применять для создания панелей управления в приложении.

Отчет используется для отображения на экране или бумажном носителе информации из базы данных в виде, удобном для ее восприятия и анализа пользователем. Отчет предназначен для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения. Прежде чем выводить отчет на принтер, можно предварительно просмотреть его на экране. Способы оформления информации в отчетах достаточно разнообразны и эффективно используют технологические возможности как Windows, так и современных принтеров.

При обработке данных часто приходится выполнять однообразные действия. Эти действия могут быть оформлены как макросы. Макрос – это последовательность команд для автоматизации выполнения операций в среде A с cess без программирования. Вызов макроса приводит к выполнению соответствующей данному макросу последовательности действий.

Модуль – это программа для обработки данных, написанная на языке Visual Basic for Application (VBA). При решении достаточно сложных задач пользователь сталкивается с ограничениями технологии создания макросов. Для преодоления возникших трудностей можно написать собственную процедуру обработки информации на языке программирования. Такая процедура оформляется как модуль. Модули разрабатываются пользователем для реализации нестандартных процедур при создании приложений. Access позволяет создавать эффективные модули для работы с базой данных, содержащие меню, диалоговые окна и командные кнопки.

Объекты базы данных: таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы, модули хранятся в едином файле – файле базы данных, имеющем расширение.mdb. Это упрощает их перенос с компьютера на компьютер, облегчает создание связанных объектов, проверку целостности данных.

Ограничения СУБД MS Access.

В Microsoft Access существует несколько способов управления вводом данных пользователями в базу данных. Например, можно ограничить данные, ввод которых допускается в поле, определив для этого поля условие на значение.

Если вводящиеся в поле данные не соответствуют заданному условию, то на экран будет выведено сообщение, извещающее о том, какие данные разрешено вводить в указанное поле. Еще одним способом управления вводом данных является создание маски ввода, которая ограничивает вид значений, вводящихся в определенные позиции в поле. Эти простые способы проверки условий на значение и ограничения можно реализовать, установив свойства для полей в таблицах или для элементов управления в формах. В большинстве случаев условия на значение и ограничения рекомендуется определять в свойствах таблиц в режиме конструктора. Тогда при использовании этого поля в форме условия на значение и другие свойства поля будут применяться при вводе данных в это поле в форме.