Заглавная страница Избранные статьи Случайная статья Познавательные статьи Новые добавления Обратная связь КАТЕГОРИИ: АрхеологияБиология Генетика География Информатика История Логика Маркетинг Математика Менеджмент Механика Педагогика Религия Социология Технологии Физика Философия Финансы Химия Экология ТОП 10 на сайте Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрацииТехника нижней прямой подачи мяча. Франко-прусская война (причины и последствия) Организация работы процедурного кабинета Смысловое и механическое запоминание, их место и роль в усвоении знаний Коммуникативные барьеры и пути их преодоления Обработка изделий медицинского назначения многократного применения Образцы текста публицистического стиля Четыре типа изменения баланса Задачи с ответами для Всероссийской олимпиады по праву Мы поможем в написании ваших работ! ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?
Влияние общества на человека
Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации Практические работы по географии для 6 класса Организация работы процедурного кабинета Изменения в неживой природе осенью Уборка процедурного кабинета Сольфеджио. Все правила по сольфеджио Балочные системы. Определение реакций опор и моментов защемления |
Тема 13: Реквизиты документов. Понятие и состав реквизитов
Тема 14: Правила оформления реквизитов документов План: 1. Реквизиты документов 2. Понятия и состав реквизитов, правила их оформления
Реквизиты документов Российские компании, госучреждения, предприниматели и иные субъекты правоотношений в процессе коммуникации между собой регулярно используют официальные документы. Важнейший аспект корректного взаимодействия организаций и физлиц — использование реквизитов. Их перечень определяется российским законодательством. Реквизиты документов — это важнейший атрибут официальных источников, издаваемых предприятиями, органами власти или же составляемых физлицами при обращении в какие-либо структуры. Каковы особенности работы с ними? Определение Реквизиты документов — это обязательные, утвержденные на уровне государственных, отраслевых или корпоративных стандартов элементы визуального оформления различных источников информации, представленных, как правило, в печатном, бумажном виде. Те виды документации, которые относятся к категории организационно-распорядительных, оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Данный источник норм включает унифицированные критерии, обязательные к применению в ходе обмена документов с участием российских предприятий, органов власти и иных учреждений с официальным статусом. Понятия и состав реквизитов Основные реквизиты по ГОСТ: А) герб РФ Многие официальные документы должны включать герб России. Данный государственный символ может быть представлен в трех разновидностях: как многоцветный на геральдическом щите, как одноцветный — с аналогичным элементом или без него. Многоцветный герб РФ должен размещаться на документах, содержащих положения федеральных конституционных законов и ФЗ, нормативных актов, издаваемых Президентом, Правительством, Федеральным Собранием. Одноцветный герб РФ без геральдического щита должен размещаться на документах, которые издаются: - Межведомственной комиссией по государственной тайне; - федеральными судами; прокуратурой; - Следственным комитетом и иными органами аналогичного профиля. Герб РФ используется в качестве элемента в письмах и иных документах. Б) Товарный знак Оформление реквизитов документов в организациях может предполагать использование эмблемы или товарного знака. Размещаются такие элементы в соответствии с положениями устава компаний. При этом эмблема не размещается на документах одновременно с гербом РФ, субъекта РФ или муниципального образования. В качестве товарных знаков могут выступать слова и изображения. Цвет соответствующего реквизита может быть любым.
В) Код организации В соответствии с Общероссийским классификатором предприятий реквизитом документа также может быть код организации. Данная информация обычно выполняет справочную функцию. Основной документ, в структуре которого присутствует код организации, — письмо. Г) ОГРН В большинстве случаев реквизиты первичных документов организации требуют включения в свою структуру ОГРН. В письмах данный элемент указывается как часть справочных сведений об организации. Также ОГРН используется при выпуске фирменных бланков компании. Для предпринимателей существует похожий реквизит — ОГРН ИП. Он используется в основном в тех же целях, что и соответствующий элемент в документообороте с участием юридических лиц. ИНН и КПП Данные реквизиты, наряду с ОГРН, чаще всего используются в первичной документации, а также в бланках писем, составляемых сотрудниками организации. КПП — элемент, свойственный для юридических лиц. Индивидуальные предприниматели подобный реквизит не используют. Д) Название фирмы Обязательные реквизиты документа включают такой элемент, как название организации. Важно, чтобы оно соответствовало тому, что указано в учредительных документах фирмы. На бланках обязательно указывать полное наименование компании. Сокращенное можно располагать рядом (под ним или за ним). Е) Справочные сведения Следующий элемент реквизитов документов — справочные данные о фирме. Их структура предполагает включение почтового адреса, телефонов и иных сведений, которые компания посчитает нужным разместить. Также, как правило, проставляются код организации, ОГРН, ИНН и КПП. Ж) Название вида документа Документ должен быть корректным образом классифицирован по виду. Соответствующее наименование вида фиксируется в уставе фирмы. Также оно должно соответствовать критериям, включенным в ОКУД. Обычно рассматриваемый элемент фиксируется в бланках. Для писем данный реквизит (наименование документа) не характерен. Пишется прописными буквами.
З) Дата документа Следующий важный реквизит — дата документа. Он должен отражать время создания соответствующего источника или же, например, подписания его. Дата проставляется человеком, который имеет полномочия, связанные с подписанием документа, или же внутренней службой организации, ответственной за обмен соответствующими источниками. В некоторых случаях дату может проставлять составитель документа. И) Регистрационный номер Регистрационный номер (индекс) — реквизит, который фиксируется для облегчения классификации источника во внутренних реестрах и архивах организации, а также как идентификатор в процессе документооборота с другими фирмами. Правила проставления соответствующего реквизита отражаются в распорядительных источниках, утверждаемых компанией. Также в ряде случаев рассматриваемый элемент может быть дополнен ссылкой, которая включает в себя, собственно, регистрационный номер, а также дату документа, требующего ответа. То есть данный реквизит часто используется в письмах, которые составляются в ответ на обращения в фирму. К) Место составления В ряде случаев может указываться место составления того или иного документа. Например, если определить его на основе других реквизитов сложно. Но если место составления уже указано в других элементах документа, то соответствующий реквизит включать в структуру источника не обязательно. Л) Адресат Следующий значимый реквизит — адресат. Он указывается, если есть необходимость направить документ в конкретное структурное подразделение фирмы, с которой ведется переписка. Также адресатом может быть должностное лицо или гражданин в статусе физлица. М) Гриф утверждения может потребоваться использование грифа утверждения источника. Данный реквизит может придавать документу нормативный характер. Например, директор компании может использовать гриф типа «утверждаю», после чего положения в источнике приобретут характер обязательных для исполнения сотрудниками компании. Н) Резолюция Другой интересный реквизит — резолюция. Он задействуется, если должностное лицо, например, директор компании, желает озвучить решение, принятое по существу информации в документе. Данный реквизит содержит также Ф.И.О, содержание распоряжения, срок, к которому оно должно быть выполнено, подпись, дату. Могут указываться исполнители поручения. О) Заголовок В некоторых документах используется заголовок. Его предназначение — изложение краткой сути сведений, присутствующих в источнике. По смыслу он должен коррелировать с наименованием документа. Пример заголовка: «Приказ о формировании аттестационной комиссии». П) Отметка о контроле В ряде случаев документ требует такого реквизита, как отметка о контроле. Данный элемент свидетельствует о том, что источник принят компетентной структурой в фирме и по нему ведется работа. Обычно данный реквизит выглядит в виде штампа со словом «контроль». Р) Текст документа вероятно, ключевой реквизит документа. Он отражает суть информации, передаваемой посредством бумажного носителя. В общем случае он составляется на русском языке или том, который имеет статус официального в субъекте РФ. Текст может включать таблицы, различные элементы форматирования. Структура текста обычно представлена в виде двух частей: в первой отражаются причины и цели отправки документа, во второй — основная идея обращения, просьба, рекомендация и т. д. В некоторых случаях допустимо использовать только вторую часть структуры соответствующего реквизита.
С) Отметка о приложении бывает так, что в тексте документа проблематично отобразить все необходимые данные. В этом случае источник может быть дополнен приложениями. Этот факт должен отображаться на документе посредством соответствующего реквизита. Каким образом отметка, о которой идет речь, может быть включена в структуру источника? Как правило, пишут: «Приложение на таком-то количестве листов в таком-то объеме экземпляров». В некоторых случаях может возникнуть необходимость в указании наименования документа, содержащего приложение. Т) Подпись Важнейшие виды реквизитов документов включают такой элемент, как подпись. Ее ставит должностное лицо, фиксируя тем самым достоверность информации, содержащейся в источнике. И это не просто автограф — подпись как самостоятельный реквизит должна содержать название должности человека, который подписывает документ, а также расшифровку. У) Гриф согласования Требования к реквизитам документов, устанавливаемые в некоторых организациях, предполагают наличие грифа согласования. Он используется в тех случаях, когда нужно зафиксировать тот факт, что информация в источнике одобрена компетентным лицом или структурой в фирме. Гриф должен включать слово «согласовано», а также сведения о должности лица, которое одобряет соответствующую информацию, его подпись и расшифровку. Ключевой признак грифа согласования — использование при документообороте с участием нескольких организаций. Ф) Виза согласования достаточно близким к грифу элементом можно назвать визу согласования. Ее ключевой признак — используется только внутри организации. При этом виза может быть проставлена несколько раз по мере последовательной проверки документа теми или иными отделами. Х) Печать Практически всегда реквизиты платежных документов, а также иных видов первичных источников требуют от организаций проставления печати. В РФ она, как правило, чернильная. В структуре печати обычно содержится информация о фирме — название, ОГРН, ИНН и иные реквизиты.
Оформление документов: нюансы мы определили, что реквизиты документов — это важнейший критерий организации корректных процедур взаимодействия фирмы с партнерами, государственными органами, а также осуществления внутрикорпоративных коммуникаций. Какие можно отметить нюансы, характерные для практического осуществления документооборота в российских фирмах? Можно отметить, что проставление всех предусмотренных ГОСТом реквизитов — редкое явление. Каждый документ требует использования соответствующего набора элементов. Например, что касается официальных писем, то в них чаще всего используются такие реквизиты, как герб РФ, субъекта федерации, города или же эмблема фирмы, код предприятия, ОГРН, ИНН, КПП, а также название организации. Наименование вида документа на письмах обычно не ставится. В то время как, например, такие виды источников, как приказ, акт, докладная записка или решение, должны содержать в своей структуре соответствующий элемент. В письмах необходимо указывать полное наименование компании, в которую отправляется документ, а если есть предусмотренное официальными источниками сокращенное название, его также следует указывать (писать в скобках после полного наименования). Есть несколько корректных методов сокращения названий организаций: по первым буквам (то есть получается аббревиатура наподобие НИИ), по начальным слогам (например, может получиться "Уралмаш") или же иным способом, утвержденным в официальных документах фирмы-адресата. Другие важные реквизиты документов — это почтовый адрес, а также номера телефонов, факсов. Также в официальных письмах обычно указываются банковские реквизиты организации. Другой важнейший элемент соответствующего документа — дата, которая отражает момент его подписания. Затем официальная бумага подписывается, на ней ставится печать компании.
Тема 15: Требования к структуре документа и его тексту План: 1. Документ, виды документов 2. Основные функции документа 3. Классификация документов Документ, виды документов Результатом документирования являются документ. Понятия «управление», «информация», «документ» не разделимы. Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и является неотъемлемой частью жизни исследований многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. По мнению специалистов-документоведов, документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений, объективной деятельности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звука- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале.
Виды документов: письменные, исторические, архивные, печатные, документы имеющие юридическое значение (акт ревизии, свидетельство о рождении, диплом об образовании), служебные (должностные инструкции, служебные записки, донесения) и т. д. Документом признается любой материальный объект, который фиксирует или подтверждает какие-либо знания и может быть включен в определенные собрания. Понятие документ теснейшим образом связано информацией, поскольку документ является её основным носителем. Документ – это информация, зафиксированная на любом материальном носителе, имеющая юридическую силу, содержащая реквизиты. Позволяющая идентифицировать (ГОСТ Р 6.30.2003). Носитель – это материальный объект, используемый для закреплений и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде (в древности – глиняные таблички, папирус, пергамент т.д.; в настоящее время – бумага, магнитные носители и т.д.) Юридическая сила документа – это свойства официального документа, сообщаемые ему действующим законодательством, компетенцией издававшего его органа и установленным порядком его оформления. Юридическая сила обеспечивается установленным для каждой разновидности комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления документов (дата документа, номер, подпись, печать и т.д.). Любой документ состоит из двух частей: формулярной и текстовой. Формуляр – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности. Формуляр регламентирован ГОСТом. Поэтому для правильного составления документов необходимо знать не только реквизиты документов, но и последовательность их расположения в документе. Наличие формуляра в документе обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного учреждения, так и в целом по стране. Документ имеет два свойства: информационное и эксплуатационное. Информационное свойство документа – это его способность передавать информацию. Сюда относится актуальность, достоверность. Доступность информации и др. Эксплуатационное свойства документов: долговечность, прочность документа, способность противостоять различным воздействиям. Эксплуатационные свойства определяет сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма. Основные функции документа: 1. Информационная – в документе фиксируются факты, события, явления. 2. Организационная – с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. 3. Коммуникативная – документ обеспечивает внешние связи предприятия. 4. Юридическая – содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов. 5. Воспитательная – документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки. 6. Учебная – для начинающих работников и молодых специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления новых документов. В целях рационализации организации работы с документами в практической деятельности их принято классифицировать. Классификация документов служит для повышения эффективности работы с ними, позволяет лучше организовать документационные процессы (Табл. 1). Классификация документов Таблица 1 – Классификация управленческих документов
Документы в зависимости от отражаемых в них вопросов деятельности делятся на 2 класса: 1. Документы по общим и административным вопросам. Такие документы могут составлять работники всех подразделений, они отражают вопросы общего управления организацией. 2. Документы по функциям управления. Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, кадров, планирования, снабжения и сбыта. Современные требования к оформлению документов фиксируют в государственных стандартах, так, современные правила оформления организационно-распорядительной документации предусмотрены ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
|
|||||||||||||||||||||||||||||||
Последнее изменение этой страницы: 2022-01-22; просмотров: 41; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы! infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 18.189.170.206 (0.026 с.) |