Основи обліку операцій видаткових кас

З каси банку готівкова національна валюта видається за такими видатковими документами:

- за грошовими чеками - юридичним особам, їх відокремленим підрозділам, а також підприємцям;

- заявою на видачу готівки - фізичним особам з поточних, вкладних (депозитних) рахунків та фізичним і юридичним особам без відкриття рахунка (з наданням юридичною особою довіреності на вповноважену особу);

- документом на отримання переказу готівкою в національній ва­люті, установленим відповідною платіжною системою, - фізичним і юридичним особам (з наданням юридичною особою довіреності на вповноважену особу);

- видатковими касовим ордером - працівникам банку за внутрішньобанківськими операціями.

Операції з видачі клієнтам готівки в національній та іноземній ва­лютах з кас банків відображаються в бухгалтерському обліку такими бухгалтерськими проведеннями:

- видача готівки юридичними особам, їх відокремленим підрозді­лам, а також підприємцям з їхніх поточних та інших рахунків: Д2600 К 1001

- видача готівки фізичним особам з поточних, вкладних (депозит­них) рахунків: Д2620 К 1001

Для здійснення видаткових операцій завідувач каси видає під звіт касирам необхідну суму. Касир розписується про це в «Книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей)». Приймання повних і неповних пачок здійснюється за позначками на накладних з перевіркою за корінцями, а пачки з повними корінцями перераховуються поаркушно. Монета приймається за написами на ярликах, пакетах (тюбиках), а укладена на лотках — за кружками.

Завідувач каси зобов'язаний перевірити наявність грошей, що залишилися в обіговій (операційній) касі, та переконатися, що залишок з урахуванням виданих сум відповідає даним «Книги обліку готівки обігової (операційної) каси та інших цінностей банку» за рахунком № 100 «Банкноти та монети» та рахунок № 101 «Дорожні чеки» (в касі банку).

Представники підприємств подають операційним працівникам грошові чеки та інші документи на одержання готівки. Операційний працівник після їх перевірки видає особі, яка одержує гроші, для пред'явлення в касу контрольну марку від грошового чека, або відривний талон від видаткового касового ордера.

За паспортом встановлюється особа одержувача, підпис якої поміщений на зворотньому боці чека. Відриваючи від чека контрольну марку, що повертається одержувачу, відповідальний працівник передає чек контролеру з видаткових касових операцій, у функції якого входить повторний контроль достовірності чека і правильності його заповнення, а також реєстрація чека у видатковому касовому журналі. Провівши цю роботу, контролер передає чек безпосередньо касирові до виконання.

Одержавши видатковий чек, касир перевіряє тотожність підписів службових осіб, які мають право дозволити видачу грошей, із зразками, що є в касира, і зіставляє суму, проставлену в документі цифрами та літерами. Далі касир за номером чека викликає одержувача. Приймаючи від нього контрольну марку, переконується в наявності в чеку даних паспорта, що засвідчують особу одержувача, і його розписки в одержанні грошей. Звіривши номер контрольної марки або талона в касу, з номером на відповідному видатковому документі наклеює марку на чек, а талон — до ордера і видає вказану суму.

У момент видачі клієнтам грошей касирам забороняється обмінювати гроші одного номіналу на інший за вимогою одержувача.

При видачі грошових білетів в упаковці окремими корінцями, або окремими аркушами касир зобов'язаний їх перерахувати поаркушно. Це необхідно робити також у випадках вимоги одержувача на перерахування всіх виданих грошей. В цьому разі касир не знімає з виданих пачок і мішків пломби, печатки та гарантійні шви.

На виявлені недостачі або надлишки складається «Акт про недостачі (надлишки) грошових білетів у пачках» у двох примірниках затвердженої форми. Сума недостачі відшкодовується одержувачу грошей і зараховується на рахунок винних касирів для подальшого стягнення, а надлишки оприбутковуються в касу і включаються до складу доходів банку на рахунок № 680 «Непередбачені доходи». У кінці операційного дня касир видаткової каси:

- звіряє суми прийнятих під звіт грошей, видаткових документів і залишок грошей;

- складає звітну довідку і підписує її;

- наведені в довідці касові обіги звіряє із записами в касових журналах операційних працівників.

Залишок грошей і видаткові касові документи за день разом із довідкою касира передаються завідувачу касою під розписку в «Книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей)». Перевіривши довідку, завідувач каси підписує її і підшиває в документи дня. Установи банків можуть заздалегідь проводити підготовку готівки для видачі клієнтам за їх попередніми заявками. Підготовка і пакування готівки проводиться на підставі одержаних від клієнтів чеків. В установах банків можуть створюватись об'єднані каси — прибутково-видаткові. Приймання і видача грошей у цих касах здійснюється в порядку, встановленому відповідно для прибуткових і видаткових кас.