Лекция 9. Управление работами по проекту

1. Цели, задачи, содержание проекта.

2. Взаимосвязь объектов, продолжительности и стоимости работ.

3. Методы управления содержанием работ.

1. Работа определяется как совокупность взаимосвязанных действий, направленных на достижение желаемого результата за намеченный (заданный) интервал времени (к определенному сроку). Работа наследует основные черты проекта - сроки, объем, бюджет, ресурсы, риск и т.д. - и является его составной частью. В этом смысле проект может быть представлен как совокупность взаимосвязанных работ.

Объем работыотносится к важнейшим ее характеристикам и может выражаться в разных величинах: трудоемкости, продолжительности, стоимости и т.д.

Если объем работы выражается в ее продолжительности, то выделяются сроки началаработы ( раннее начало и позднее начало) и сроки окончания работы (раннее окончание и позднее окончание). Точные значения сроков начала и окончания работ определяются при расчете расписания. Кроме того, работа обычно имеет планируемые стоимость и потребность в ресурсах.

Планируемая потребность в ресурсахопределяется на основании того, какие ресурсы и в каких количествах должны быть использованы для выполнения работ проекта. Источником информации для этого могут служить нормативные показатели, СРР, содержание работ, цели проекта.

Планируемая стоимостьработ в общем случае определяется на основании планируемой потребности в ресурсах, необходимых для ее выполнения, и стоимости единицы ресурса. Возможны ситуации, когда нецелесообразно или трудно оценивать потребность в конкретных ресурсах на работу (административные работы, услуги и т.д.). В этом случае планируемая стоимость определяется либо по нормативам на данные виды работ, либо на основании заключенных договоров, либо в результате экспертных оценок и предыдущего опыта.

Продолжительность работы, планируемые потребность в ресурсах и стоимость являются взаимосвязанными показателями: изменение одного из них приведет к изменению остальных.

Определение работ включает идентификацию и документальное оформление действий, которые должны быть осуществлены для достижения целей проекта.

Целенаправленность является важнейшей и неотъемлемой характеристикой проекта. Определению его целей предшествует разработка миссии (стратегии). Уже на основе сформулированной миссии определяются цели и устанавливаются конкретные задачи проекта.

Под содержаниемпроекта подразумевается деятельность, необходимая для получения результата (продукта) со специфическими характеристиками и функциями. В свою очередь содержание продукта (результата проекта) определяют характеристики и функции, которые должны быть включены в продукт. Содержание продукта не должно меняться, это соотносится с требованиями к нему как конечному результату. Содержание проекта также не подлежит изменениям, так как должно соответствовать утвержденному плану. При соблюдении этих требований деятельность по проекту обеспечит создание требуемого продукта. Соответственно содержание проекта должно быть представлено только теми работами, которые необходимы для его успешной реализации.

Основные процессы управления содержанием проекта:

- инициирование проекта;

- планирование содержания;

- контроль за изменением содержания.

Инициирование - процесс выявления необходимости реализации нового проекта или того факта, что проект должен перейти в новую фазу. Результаты инициирования:

- комплект документов (контрактов, приказов, постановлений и т.д.), формально подтверждающих существование проекта. Он должен включать непосредственно или в виде ссылок на другие документы: описание цели, для удовлетворения которой был предпринят проект, описание продукта проекта;

- определение/назначение руководителя (менеджера) проекта;

- ограничения по срокам реализации проекта, его финансированию и т.д. При осуществлении проекта по контракту ограничениями обычно являются условия контракта;

- предположения - прогнозирование тех или иных факторов, влияющих на реализацию проекта. В общем случае предположения учитывают определенную степень риска.

Планированиесодержания проекта включает декомпозицию его целей на более мелкие и управляемые компоненты, для того чтобы:

- определить оценки по стоимости, времени и ресурсам проекта;

- создать базис (основу) для измерения и контроля хода выполнения проекта;

- распределить права и обязанности по проекту, определить степень ответственности.

Результатом планирования содержания служит структура разбиения работ проекта, на основе которой составляется список работ. Они должны содержать описание каждой работы, для того чтобы их исполнители понимали, что от них требуется и каким образом им выполнять свои функции.

В результате анализа разработанной структуры разбиения работ проекта может возникнуть необходимость в корректировке или дополнении его целей, что в свою очередь отразится на изменении содержания.

2. Объем является одной из важнейших характеристик работ проекта и определяется после разработки СРР на основе нормативов, экспертных оценок или имеющегося опыта. Понятие «объем» может использоваться для определения трудоемкости, продолжительности, стоимости и т.д.

Продолжительность проекта и составляющих его работ, с одной стороны, ограничивается фиксированной/желаемой датой его завершения, установленной либо контрактом с заказчиком, либо другими внешними условиями, например выходом конкретного продукта на рынок. С другой стороны, продолжительность работы может быть определена из ее объема и производительности ресурсов, требующихся для ее выполнения.

В общем случае объем работы является величиной фиксированной, и продолжительность ее выполнения на практике определяется общей производительностью управляющих ресурсов. Управляющим считается ресурс, время использования которого непосредственно влияет на продолжительность работы. Например, в строительстве сначала определяют продолжительность механизированных работ, ритм которых задает все построение графика реализации проекта, а затем рассчитывают продолжительность работ, выполняемых вручную.

Стоимость работы в общем случае напрямую зависит от количества ресурсов, назначенных для ее выполнения. Ввиду того что наиболее значимым и невосполнимым элементом проекта является время его выполнения, именно за счет эффективного планирования ресурсов и затрат можно добиться оптимального срока завершения проекта, поэтому на этапах инициации и разработки графика необходимо учесть следующее:

- можно ли обеспечить завершение работ и проекта в целом за более короткие сроки при наличии дополнительных ресурсов и финансирования;

- стоит ли применять новые технологии при выполнении работ и как это отразится на времени реализации проекта и его затратах;

- правильно ли рассчитана потребность в ограниченных ресурсах и оптимально ли они распределены между работами проекта.

Общие затратыпроекта для каждого периода определяются как сумма прямых и косвенных затрат (накладных расходов). Последние связаны с обеспечением процесса реализации проекта и включают административные расходы, затраты, связанные с организацией работ, отчисления на рекламу, платежи по кредитам, арендную плату и т.д. Накладные расходы напрямую не связаны ни с одним из пакетов работ или конкретной работой. Любое сокращение сроков реализации проекта приведет к их уменьшению, если данный вид затрат составляет существенную долю общих затрат проекта. Сокращение его продолжительности выразится в экономии финансовых средств.

Прямые затраты связаны с расходом денежных средств на оплату труда рабочих, закупку материалов, оборудования, с обязательствами по субдоговорам. Они могут относиться к пакетам работ и отдельным работам. В идеальном случае длительность работы планируется таким образом, чтобы прямые затраты на ее выполнение были минимальны, но как только появляются ограничения, возникает необходимость сокращения длительности. Природа прямых затрат такова, что они увеличиваются в объеме при сокращении длительности выполнения работы. Поэтому если необходимо сократить сроки реализации проекта при минимальном увеличении прямых затрат, следует прежде всего уменьшать длительность тех критических работ, стоимость которых сравнительно мало зависит от продолжительности либо является наименьшей при одинаковых сроках сокращения длительности.

В результате кривая общих затрат по проекту имеет точку, в которой для реализации проекта требуется минимальный бюджет.

Таким образом, данные по расписанию (продолжительность), ресурсы и затраты как основные элементы управления проекта взаимозависимы - изменения в одном из них приводят к изменениям в других.

 

3. Под содержанием понимают описание работ, которые должны быть выполнены, и ресурсов, которые должны быть обеспечены. Для эффективного управления содержанием необходимо определить:

- работы, которые необходимо выполнить;

- последовательность работ;

- продолжительность работ;

- потребность в ресурсах и стоимость работ.

В любом случае описание/определение работ и ресурсов для их выполнения - важный этап при управлении содержанием работ.

Определение работвключает идентификацию и документальное оформление отдельных работ, которые должны быть выполнены для достижения целей проекта, определенных в СРР. В данном процессе необходимо определять работы таким образом, чтобы цели проекта могли быть достигнуты.

Инструментарий для определения работ включает:

- декомпозицию, которая представляет собой разделение элементов проекта на более мелкие и управляемые компоненты. Основная разница между применением декомпозиции в данном случае и определением содержания проекта состоит в том, что результаты здесь описываются в терминах работ, а не целей;

- список работ или часть подобного списка из предыдущего проекта часто используется как шаблон для нового проекта. Список работ для элемента СРР из текущего проекта может быть использован как шаблон для схожих элементов СРР.

Результатом определения работ являются:

а) список работ, включающий все работы, которые будут выполнены в ходе проекта. Он должен быть оформлен как расширение СРР для удостоверения в том, что он является полным и не включает работы, которые не требуются для реализации содержания проекта;

б) дополнительные детали для списка работ, например ограничения, которые должны быть задокументированы для их дальнейшего использования;

в) модернизация структур разбиения видов деятельности. При использовании СРР для определения работ команда проекта может определить отсутствующие предметы цели или выявить необходимость в корректировке описания целей.

Планирование (описание) ресурсоввключает определение того, какие физические ресурсы (люди, оборудование, материалы) и в каких количествах должны быть использованы для выполнения работ проекта. Планирование ресурсов непосредственно связано с составлением сметы.

Планирование потребности в ресурсах осуществляется на основании:

- определения содержания проекта;

- разработки СРР;

- опыта ранее реализованных проектов;

- нормативной или проектной документации;

- описания существующих в организации запасов ресурсов. Описание включает определение потенциально имеющихся ресурсов, которые будут учитываться при планировании ресурсов;

- политики в отношении набора персонала, закупки материалов, аренды оборудования и т.д.

Методы управления планированием ресурсов сводятся к методам, позволяющим оптимально планировать потребность и распределение ресурсов между работами.

Возможны ситуации, когда ресурсы, назначаемые на конкретную работу, - основной фактор, определяющий сроки ее начала и окончания. В этом случае составляются собственные ресурсные календари, согласно которым осуществляется выполнение работы.

При назначении работам ограниченных ресурсов необходимо учитывать их пределы потребления, что в дальнейшем позволит проводить анализ профилей их использования. Существующие программные продукты для календарно-сетевого планирования поддерживают от одного до двух пределов потребления: нормальный и максимальный. Нормальный предел потребления характеризует то количество ресурса, которое может быть предоставлено для выполнения работы при нормальных условиях в единицу времени (например, для работника это 8 человекочасов в день). Максимальный предел потребления характеризует то количество использования ресурса в единицу времени, которое при дополнительных затратах может быть обеспечено (10—12 человекочасов в день).

При анализе профилей использования ограниченных ресурсов определяется соответствие между пределами их потребления (возможностью) и потребностью для выполнения работы. В ряде случаев возникает ресурсный конфликт, когда потребность в каком-либо ресурсе превышает его максимальный предел потребления (например, одновременно выполняемые работы используют один и тот же ресурс).

Для оптимизации распределения ресурсов и, в частности, разрешения ресурсных конфликтов используются методы выравнивания, которые учитывают пределы потребления ресурсов и позволяют использовать их наиболее эффективно. Выравнивание ресурсов устраняет пики в их использовании и устанавливает уровень использования ниже максимального предела, смещая выполнение некоторых работ на более поздние даты.

Как правило, используются следующие методы выравнивания:

- нормальное - работы планируется на более поздний срок за счет резерва времени до появления необходимого количества ресурса;

- разбиение - работа разбивается на несколько частей, для выполнения каждой из которых необходимо требуемое количество ресурса;

- растяжение - уменьшение интенсивности использования ресурса за счет увеличения продолжительности работы;

- сжатие - в случае избытка ресурса - уменьшение продолжительности выполнения работы за счет увеличения интенсивности использования ресурса.

Эффективное управление временем связано с достижением результатов деятельности. Схема деятельности с ориентацией на результат - важный инструмент управления. Она отличается от традиционной - с ориентацией на задание, охватывает годичный отрезок времени и составляется на каждый отчетный период путем установки новых целей.