Організація роботи приватних нотаріусів

Для організації приватної нотаріальної діяльності потрібно: по-перше, щоб особа, яка має намір займатись нотаріальною діяльністю відповідала вимогам до посади нотаріуса, по-друге — отримала свідоцтво про право на заняття нотаріальною діяль­ністю, і по-третє — зареєструвала цю діяльність у встановленому чинним законодавством порядку.

Про порядок отримання свідоцтва про право на заняття но­таріальною діяльністю вже детально говорилось у Розділі 3 цього підручника.

Реєстрація приватної нотаріальної діяльності провадиться Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласними, Київським та Севасто­польським управліннями юстиції за заявою особи, яка має свідоцтво про право на заняття нотаріальною діяльністю. Реєстрація здійснюється відповідно до Положення про порядок реєстрації приватної нотаріальної діяльності, затвердженого на­казом Міністерства юстиції України від 4 березня 1994 року.

Реєстраційне посвідчення видається органом юстиції у 15-ден-ний термін з моменту подачі заяви та реєструється в Журналі реєстрації приватної нотаріальної діяльності. Про видане реєстраційне посвідчення управління юстиції повідомляє подат­кову інспекцію за місцезнаходженням робочого місця нотаріуса.

В реєстраційному посвідченні вказується прізвище, ім'я, по батькові нотаріуса, територія діяльності приватного нотаріуса (но­таріальний округ) та адреса розташування його робочого місця.

Приватний нотаріус повинен мати своє робоче місце в межах нотаріального округу. Нотаріальний округ визначається управлінням юстиції за заявою нотаріуса відповідно до адміністра­тивно-територіального поділу України. В містах, що мають район­ний поділ, округом діяльності нотаріуса є територія відповідного міста. Кількість приватних нотаріусів в окрузі визначається Міністерством юстиції України залежно від чисельності населен­ня й інших даних.

Робоче місце приватного нотаріуса є відповідати певним ви­могам. Так, оскільки свідоцтво про право на заняття нотаріаль­ною діяльністю повинно містити інформацію про розташування робочого місця нотаріуса, це питання має бути вирішене зазда­легідь, до моменту реєстрації органом юстиції. Право нотаріуса на певне приміщення, в якому він збирається розпочинати нотаріаль­ну діяльність, має бути підтверджене відповідними документами про право власності чи користування. Це приміщення повинно знаходитись у межах нотаріального округу.

У разі припинення права власності або права користування приміщенням, яке є робочим місцем приватного нотаріуса, но­таріус повинен подати до управління юстиції заяву, у тижневий термін до припинення користування приміщенням. З цього мо­менту його повноваження припиняються. Далі нотаріус зо­бов'язаний у п'ятиденний термін повідомити орган юстиції про внесення змін розташування робочого місця до реєстраційного посвідчення, а орган юстиції в свою чергу повідомляє про це по­датковій інспекції. Нотаріальна діяльність вважається відновле­ною з моменту внесення відповідних змін до реєстраційного посвідчення. Якщо нотаріус понад трьох разів змінював адресу розташування робочого місця, то орган юстиції зобов'язаний ви­дати йому нове реєстраційне посвідчення під тим самим номером.

Згідно із Положенням про вимоги до робочого місця приватно­го нотаріуса та здійснення контролю за їх дотриманням, затверд­женим Наказом Міністром юстиції України № 36/5 від 12.06.98, робочим місцем приватного нотаріуса є приміщення, адреса яко­го зазначена в реєстраційному посвідченні. Приватний нотаріус не може мати кілька окремих приміщень. У випадках, передбаче­них законодавством, він може вчиняти дії також поза вказаним приміщенням, але в межах визначеного нотаріального округу.

Приміщення, яке є робочим місцем нотаріуса, має відповідати вимогам щодо збереження таємниці вчинюваних нотаріальних дій відповідно до статті 8 Закону України «Про нотаріат». Так, нотаріус не вправі працювати в одному приміщенні з особами, діяльність яких не пов'язана з вчиненням нотаріальних дій.

Приміщення має складатися з двох і більше кімнат та бути забез­печене сейфом для збереження печаток, штампів із посвідчуваль-ними написами та спеціальними бланками нотаріальних доку­ментів, металевою шафою для збереження архіву нотаріуса. На вікнах приміщення встановлюються грати, приміщення має бути підключено до засобів сигналізації.

Після отримання реєстраційного посвідчення приватний но­таріус зобов'язаний у тримісячний термін розпочати нотаріаль­ну діяльність. Якщо протягом цього строку без поважних причин нотаріус не приступить до роботи, за рішенням управління юс­тиції видане йому реєстраційне посвідчення може бути анульова­но. Також у цей строк для забезпечення відшкодування можли­вої шкоди приватний нотаріус зобов'язаний укласти з органом страхування договір службового страхування або внести на спеціальний рахунок у банківську установу страхову заставу. Страхова сума, або страхова застава, встановлюються V розмірі стократної мінімальної заробітної плати.

У разі витрачання коштів на відшкодування заподіяної шкоди приватний нотаріус зобов'язаний протягом одного року поповнг ти страхову заставу до встановленого розміру.

Розмір заподіяної шкоди визначається за згодою сторін або в судо вому порядку. Шкода, заподіяна особі внаслідок незаконних дій абс недбалості приватного нотаріуса, відшкодовується в повному обсязі.

Приватний нотаріус має печатку із зазначенням посади, свог' прізвища, імені та по батькові й округу діяльності.

Приватні нотаріуси за вчинення нотаріальних дій справляють плату, розмір якої визначається за домовленістю між нотаріусом та громадянином або юридичною особою. Оплата додаткових пос­луг правового характеру, Що надаються приватними нотаріусами і не належать до вчинюваної нотаріальної дії, провадиться за до­мовленістю сторін. При цьому розмір плати за вчинені но­таріальні дії не може бути нижчим за розмір державного мита, що справляється за вчинення відповідних нотаріальних дій дер­жавними нотаріусами.

Законодавство передбачає особливий порядок заміщення при­ватного нотаріуса, якщо він має намір припинити виконання своїх обов'язків на строк більше одного тижня, що включає: обов'язок повідомити про це управління юстиції, можливість ук­ласти угоду з іншим приватйим нотаріусом про своє заміщення та заборону виконання своїх службових обов'язків у період їх вико­нання особою, яка тимчасово його заміщує.

Приватна нотаріальна діяльність припиняється, а реєстраційне посвідчення анулюється управліннями юстиції Ради Міністрів Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської місь­ких державних адміністрацій у випадках:

подання приватним нотаріусом письмового клопотання про припинення своєї діяльності;

анулювання свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю;

коли приватний нотаріус не уклав договір службового стра­хування чи не вніс страхову заставу для забезпечення відшкоду­вання шкоди або не поповнив страхову заставу до встановленого розміру;

коли приватний нотаріус без поважних причин не виконує своїх обов'язків протягом двох місяців і не повідомив про це уп­равління юстиції;

невідповідності приватного нотаріуса займаній посаді -або виконуваній роботі внаслідок стану здоров'я, що на тривалий час перешкоджає нотаріальній діяльності.

Приватний нотаріус, діяльність якого припиняється, в місяч­ний строк зобов'язаний передати документи, що стосуються вчи­нених ним нотаріальних дій, у державний нотаріальний архів.

Копія наказу органу юстиції про анулювання реєстраційного посвідчення та припинення приватної нотаріальної діяльності в триденний термін надсилається нотаріусу, про що робиться відмітка в" Журналі реєстрації приватної нотаріальної діяльності, та повідомляється податкова інспекція за місцем перебування робо­чого місця приватного нотаріуса про припинення його діяльності.

Контроль за законністю виконання приватними нотаріусами своїх обов'язків здійснюється Міністерством юстиції України, уп­равліннями юстиції Ради Міністрів Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій. Цей контроль здійснюється, зокрема, шляхом проведення пе­ревірок роботи приватних нотаріусів. Це має на меті забезпечення виконання завдань, що стоять перед приватними нотаріусами, шляхом виявлення помилок та недоліків, поглибленого аналізу причин, які їх породжують, а також надання необхідної допомоги в їх усуненні.

Такі перевірки можуть бути комплексними, тобто всіх нап­рямів діяльності нотаріуса, і цільовими — якщо перевіряють одне або кілька питань діяльності, наприклад, ведення нотаріусом діло­водства, перевірка дотримання вимог щодо робочого місця тощо.

Комплексна перевірка діяльності приватного нотаріуса має провадитись не рідше одного разу на два роки. Таку перевірку проводить начальник відділу або старший консультант відділу нотаріату регіонального управління юстиції. До перевірки мо­жуть бути залучені також представники відділень Української нотаріальної палати, кваліфіковані нотаріуси з інших нотаріаль­них округів. Комплексній перевірці підлягає діяльність приват­ного нотаріуса за весь період з часу попередньої перевірки.

Перед проведенням комплексної перевірки відповідальна особа управління юстиції вивчає матеріали, які стосуються роботи при­ватного нотаріуса — результати попередніх перевірок, вказівки уп­равління юстиції за їх результатами, доповідні записки щодо вико­нання цих вказівок, заяви та скарги на роботу нотаріуса тощо. Під час перевірки перевіряючий аналізує все, що стосується роботи но­таріуса: законність його діяльності, організацію прийому грома­дян, правильність ведення діловодства, здатність надати консуль­тацію з питань застосування чинного законодавства, сертифікацію робочого місця нотаріуса, забезпеченість засобами зв'язку та орг­технікою тощо. Особливу увагу звертають на дотримання но­таріусом принципів таємниці вчинення нотаріальних дій, неупе­редженості та запобігання судовим спорам, а також вимог ст. 9 та 36 Закону «Про нотаріат» щодо обмеження в праві вчинення но­таріальних дій. Обов'язковій перевірці підлягає стан зберігання, витрачання та облік спеціальних бланків нотаріальних документів.

При виявленні порушень чинного законодавства перевіряючі мають з'ясувати обставини, за яких вони були допущені, та вжи­ти всіх необхідних заходів щодо усунення їх причин.

За наслідками проведеної перевірки складається доповідна за­писка на ім'я начальника управління юстиції.

В залежності від наслідків перевірки керівництво управління юстиції приймає рішення. Це може бути заслуховування но­таріуса на засіданні колегії управління юстиції або на оперативній нараді в присутності начальника управління юстиції, обговорен­ня на семінарах нотаріусів області, обговорення на місці тощо.

Термін, який надається нотаріусу для усунення недоліків, визначається залежно від наслідків перевірки, але не повинен пе­ревищувати трьох місяців. На цей термін діяльність нотаріуса може припинятись.

Нотаріус повинен проінформувати про заходи, які були ним вжиті для усунення виявлених перевіркою порушень, у визначений управлінням юстиції термін. Якщо нотаріус не вжив перед­бачених чинним законодавством заходів для усунення недоліків у своїй роботі, управління юстиції має право підготувати на розг­ляд Міністерства юстиції подання щодо анулювання виданого йо­му свідоцтва про право на заняття нотаріальною