Информационное обеспечение менеджмента

Информация - это совокупность различных сообщений об изменениях, происходящих в системе и окружающей среде. Управление как информационный процесс состоит в обмене информацией между органами управления, управляемым объектом и «внешней средой».

Информация выступает как основа процесса управления. Посредством информации осуществляются циклически повторяющиеся стадии процесса управления - получения, переработки сведений о состоянии управляемого объекта и передачи ему управляющих команд. Следовательно, с помощью информации реализуется связь между субъектом и объектом или между управляющей и управляемой частями системы управления.

Управление имеет дело с огромными масштабами информации, размер которой непрерывно увеличивается по мере роста объемов производства продукции.

В целом объем информации возрастает почти пропорционально квадрату роста объема производства. Эффективность управления оказывается все в большей мере производной от того, насколько рационально осуществляются процессы сбора, переработки и передачи информации.

Сложность информационной системы обусловливается большим разнообразием взаимосвязанных элементов производства: научных исследований, технических разработок, техники, технологии, основного и вспомогательного производств и т.д. Принципиальная схема циркуляции информации в системе управления может быть представлена следующей схемой (рис. 3.7.3).

Процесс управления производством можно характеризовать наличием двух потоков информации: нисходящей от субъекта к объекту управления и восходящей от объекта к субъекту управления. Информация эта может быть как внешней, так и внутренней.

Под внешней информацией понимается информация, содержащаяся в указаниях государственных органов и руководства компании; информация о ситуациях на рынке и о конкуренции; информация о достижениях науки, техники и т.д.

Внутренняя информация - это сведения о ходе производственного процесса, о состоянии оборудования, технологии и т.д.

Информационные потоки, циркулирующие в системе управления, весьма неоднородны по характеру содержащихся в них данных. Часть их носит осведомительный характер, а часть - распорядительный.

Распорядительная информация поступает от органов управления в виде заданий, их изменений, технико-экономических показателей нормативов сырья, материалов и трудовых затрат, финансовых показателей и т.д.

К осведомительной информации относится совокупность данных, характеризующихся технико-экономическими и другими параметрами объектов управления. Это главным образом внутренняя информация.

Эффективное использование информации, обращающейся в системе управления производством, предполагает соответствие этого использования целям и требованиям управления. Важная роль в этом процессе принадлежит классификации информации.

Существует много различных классификаций информации, отличающихся друг от друга своим назначением, классификационными признаками.

Для целей оперативного управления производством информация может быть сгруппирована по признакам:

· источнику возникновения: на первичную и производную, а последняя — в зависимости от назначения — на промежуточную командную, отчетную;

· способу фиксирования: на устную, документированную;

· способу выражения: на алфавитную, цифровую;

· носителям информации и органам восприятия человека и приборов: на хроматическую и звуковую;

· характеру фиксации данных: на фиксируемую и не фиксируемую;

· направлению движения: на исходящую и входящую;

· степени стабильности: на постоянную (условно) и переменную. Примером постоянной экономической информации могут служить цены, нормативы расхода материальных ресурсов и т.п., переменной — сведения о результатах работы смен, суточный размер выпуска продукции и т.п.;

· назначению в процессе управления: на директивную (распорядительную), отчетную, учетную, контрольную;

· принадлежности к сферам деятельности и функциям управления: на конструкторскую, технологическую, финансовую, бухгалтерскую, планово-экономическую, оперативно-производственную;

· времени возникновения: на информацию о прошлых, текущих и будущих событиях;

· степени определенности информации: на детерминированную и вероятностную (стохастическую);

· видам преобразования: на стратегическую и тактическую (оперативную).

Классификация информации, циркулирующей в системе управления, является исходным моментом при любом, более глубоком ее изучении.

В настоящее время для решения задач, возникающих в процессе управления, оперируют не с количеством информации, а с количеством данных. Данными обычно называются различные сведения — плановые, учетные, нормативные, содержащиеся в различных документах. Информация передается и обрабатывается в форме символов, фиксируемых на различных носителях. Совокупность символов для обмена информацией в той или иной системе называется языком информации. На практике используются различные единицы информационного языка для ее количественной оценки. Например, знаки, слова, разряды чисел и т.п. Количество данных измеряют, в зависимости от носителя информации, количеством форм документов, числом строк-граф, числом символов на технических носителях информации.

При организации управления производством необходимо также качественно оценивать информацию. Качество информации должно удовлетворять ряду требований.

Информация в системе должна быть надежной, достоверной, так как она служит основанием для принятия порой очень важных решений, которые ведут к значительным экономическим последствиям.

Объем информации должен быть минимальным при максимуме его смыслового содержания.

Поток информации должен проходить минимальное количество подразделении и уровней управления.

Информация должна быть объективной, отражать как положительные, так и отрицательные стороны проблемы, давать правдивую картину.

Текст информации должен быть сжатым и ясным. Цифровые данные должны быть приведены в такой вид, чтобы потребитель информации не перерабатывал их. Название информации должно отчетливо выражать ее содержание.

Информационные материалы должны содержать факты, а также данные о тенденциях развития на длительный период времени и другие новые сведения.

Все виды информации, необходимые для управления, составляют информационную систему. Информационная система есть организационно оформленная совокупность информационных потоков, документов, каналов связи и технических средств, обеспечивающая взаимосвязь между элементами системы управления в целях эффективного ее функционирования.

Информационные системы управления могут быть классифицированы по следующим признакам: по степени централизации — на централизованные и децентрализованные, по степени охвата информацией на комплексные, охватывающие весь управляемый комплекс, и на локальные, предназначенные для определенных функций управления.

Одной из важных сторон прогресса в области управления является уровень механизации и автоматизации процесса переработки информации. По этому признаку все информационные системы могут быть классифицированы следующим образом.

Простые информационные системы, где весь цикл сбора и преобразования информации производится человеком вручную.

Смешанные системы, где человек собирает и преобразует информацию с помощью механизированных и автоматизированных устройств.

Информационно-справочные системы, выдающие информацию о состоянии управляемого объекта.

Информационно-советующие системы, позволяющие не только выдать информацию о состоянии управляемого объекта, но и вырабатывать определенные рекомендации по формированию управляющего воздействия. Система способна анализировать ситуацию. Если эти ситуации простые, то рекомендации задаются заранее.

Самонастраивающиеся системы, отличающиеся способностью при изменении внешних условий в ситуациях, не соответствующих заранее заданной программе, автоматически изменять алгоритм принятия решений в определенных пределах.

Самообучающиеся системы, способные анализировать результаты своей деятельности с целью приспособления алгоритма выработки решения к меняющимся условиям.

Информационно-управляющие системы — осуществляющие управляющее воздействие, направленное на оптимизацию деятельности объекта управления, на основе разработанных управляющим персоналом алгоритма.

Большинство информационных систем, которые внедрены в производство, относятся к классу информационно-справочных и информационно-советующих. Небольшая часть систем относится к информационно-управляющим. Многие организации разрабатывают и внедряют автоматизированные системы.

С целью использования информации для управления производством ее подвергают ряду преобразований, среди которых наиболее важными являются сбор и восприятие информации, ее передача и обработка. Сбор информации можно осуществлять ручным способом и с помощью использования механизированных и автоматизированных средств.

Систему сбора информации при всех формах ее регистрации на промышленном предприятии особенно эффективно совмещать с диспетчированием. Информация для диспетчирования собирается с помощью автоматических установок непрерывного учета и контроля производства. Датчики, установленные в наиболее важных для учета местах, отсчитывают количество запущенных в производство или выпущенных изделий, посылают импульсные дистанционные сигналы на диспетчерский пульт, где на шкалах и графиках будут отражаться данные о выполнении планового графика и количестве продукции на каждый момент времени, о часах простоя, о запасе каждого компонента, т.е. будут отражать материалы, необходимые для оперативного управления. Система оперативного учета и контроля должна быть неотъемлемой частью общей системы управления.

Для того чтобы человек мог воспринять любой вид информации, должна быть осуществлена соответствующая ее индикация, приемлемая для человеческих органов чувств. В практике применяются следующие формы индикации информации: цифровая (цифровая запись в документе, цифровое изображение на счетчиках, табло и т.д.); алфавитная (словесная запись в документе, надписи на счетчиках, табло и т.д.); символическая (условное изображение на чертежах, мнемосхемах); предметно-визуальная (телевизионные изображения, фотоснимки и т.п.).

Носители информации (средства отражения и передачи ее) разнообразны. В традиционных системах управления: память человека (устные и зрительные виды информации); документ (ведомость, таблица, статистические сводки, бухгалтерские кни­ги, наряды, технологические карты).

С использованием механизации и автоматизации обработки информации с помощью вычислительной техники получили распространение носители информации в виде: перфокарт, перфолент, магнитных дисков, барабанов, дискет для персональных компьютеров.

Выбор носителя информации производится исходя из учета: обеспечения наибольшей точности при фиксации информации на ее носителе и легкости нахождения и исправления ошибок при этой фиксации; удобства хранения; легкости нахождения нужной части информации и т.д. Восприятие информации включает в себя также ее передачу на расстояние посредством сигналов различной физической природы и прием на другой стороне каналов связи.

Обработка информации это целая серия запланированных действий и операций для получения желаемых результатов. Процесс обработки информации в машинных системах в настоящее время выполняется в основном автоматически, по заранее установленным, последовательно и логически разработанным инструкциям машинных программ. Для разработки этих программ требуются следующие материалы: блок-схемы программ с указанием в каждом блоке основных операций; распределение входной и промежуточной информации на внешних запоминающих устройствах; порядок размещения информации, участвующей в расчетах; схема размещения входной и промежуточной информации на внешних запоминающих устройствах; порядок ввода информации в машину, характер используемых для этого носителей; порядок обработки информации; таблицы частоты ввода информации в машину и вывода ее на печать; последовательность обработки информации; методы контроля, обеспечивающие надежность расчетов; инструкции решения данной задачи на ЭВМ; аварийные остановки, предусмотренные программой; перечень необходимых внешних запоминающих устройств; программа решения задач и др.

Современная и доброкачественная обработка информации немыслима без применения быстродействующей электронной техники, способной принять на себя функции выполнения сложнейших финансовых, экономических и инженерных расчетов.

Методы управления

В процессе управления используется множество разнообразных способов, подходов и приемов, позволяющих упорядочить, направить и эффективно организовать выполнение функций управления, этапов, процедур и операций, необходимых для принятия решений. В совокупности они выступают как методы управления.

Методы управления – это способы осуществления управленческой деятельности, применяемые для постановки и достижения целей.

В менеджменте существует очень большое разнообразие методов управления и их классификаций. Наиболее широкое распространение получила классификация методов управления в зависимости от их содержания, направленности и организационной формы, что отражает административное, экономическое и социальное воздействие на управляемую систему.

Направленность методов управления ориентирована на систему (объект) управления. Это может быть как предприятие в целом, так и отдельное его подразделение (отдел, департамент и т. п.). Также это может быть функция предприятия (производство, маркетинг, инновация, финансы, информация) либо функция менеджмента (планирование, организация, мотивация и контроль).

Выделяют следующие методы управления:

· организационно-распорядительные, или организационно-административные, основанные на прямых директивных указаниях;

· экономические, обусловленные экономическими стимулами;

· социально-психологические, применяемые с целью повышения социальной активности сотрудников.

Организационно-распорядительные методы - это методы прямого воздействия на управляемую систему.

Методы существуют в форме организационного и распорядительного воздействия, которое включает в себя следующие компоненты: виды и типы воздействия; адресат; постановку задания; определение критерия его выполнения; установление ответственности; инструктаж подчиненных и т.д.

В общем виде система организационно-распорядительных (организационно-административных) методов может быть представлена как совокупность двух равнозначных элементов:

1. Воздействие на структуру управления (регламентация деятельности и нормирование в системе управления).

2. Воздействие на процесс управления (подготовка, принятие, организация выполнения и контроль за управленческими решениями).

Условно подразделяются на организационные и распорядительные методы. Основой для этих методов выступают организационные отношения, составляющие часть механизма управления. Они основываются на различных документах управленческого аппарата.

Организационные методы предусматривают разработку организационных решений, определение необходимых ресурсов, сроков исполнения, ответственных лиц, контроль исполнения и организационные воздействия. Эти методы обусловлены необходимостью централизованного руководства, с одной стороны, и уменьшения объема управленческих работ, с другой. Организационные методы могут быть двух видов: организационное регламентирование и организационное нормирование.

Организационное регламентирование — это определение структуры управления (число уровней и звеньев, отделов, подотделов, секторов, групп), цели их деятельности, задач, взаимосвязи, потоков информации и т.д. Путем точного построения организационных форм достигается четкое функционирование каждой отдельной части системы и всей совокупности в рамках системы. Организационную структуру формируют при проектировании.

Организационное нормирование - это распределение прав и обязанностей каждого работника управляемой системы, к путем разработки специальных положений, должностных инструкций, нормативов, схем взаимодействия. В этих документах закладывается четкость работы системы, организационная стройность и оперативность. Организационные методы управления связаны с правильным подбором и расстановкой кадров по их деловым качествам.

Распорядительные методы представляют собой совокупность средств юридического воздействия на общественные отношения. Нормы любого права исходят от государства либо им санкционируются, либо исходят от разных общественных организаций. Они принимают форму законодательных актов, инструкций, приказов, распоряжений.

Распорядительское воздействие вытекает из необходимости реализации принятых решений на любом уровне. Воздействие может быть в виде приказа или распоряжения. В них обязательно должны быть адресность, сроки исполнения, ответственность. Распорядительные акты всегда связаны с контролем в виде отчетов, сводок, специальных карточек. При этом чем лучше поставлена организация, разработаны экономические методы, тем меньше требуется распорядительской деятельности.

Следовательно, распорядительское воздействие опирается на определенную систему организации, вызывается конкретными причинами, носит обязательный характер, имеет одностороннюю направленность, характеризуется не только регулярностью, но и случайностью возникновения.

Возможны три формы организационно-распорядительных (организационно-административных) методов:

1. Обязательное предписание (приказ, запрет и т.п.).

2. Согласительные методы (консультация, разрешение компромиссов).

3. Рекомендации, пожелания (совет, разъяснение, предложение, общение и т.п.).