Общие сведения об управлении проектами

Информационная система предприятия разрабатывается как некоторый проект. Многие особенности управления проектами и фазы разработки проекта (фазы жизненного цикла) являются общими, не зависящими не только от предметной области, но и от характера проекта (не важно, инженерный это проект или эконо­мический). Поэтому имеет смысл рассмотреть ряд общих вопросов управ­ления проектами.

Проект - это ограниченное по времени целенаправленное изменение отдельной системы с изначально четко определенными целями, достижение которых означа­ет завершение проекта, а также с установленными требованиями к срокам, резуль­татам, риску, рамкам расходования средств и ресурсов, организационной структуре. Можно выделить следующие основные отличительные признаки проекта как объекта управления:

Ø изменчивость - целенаправленный перевод системы из существующего в не­которое желаемое состояние, описываемое в терминах целей проекта;

Ø ограниченность конечной цели;

Ø ограниченность продолжительности;

Ø ограниченность бюджета;

Ø ограниченность требуемых ресурсов;

Ø новизна для предприятия, для которого реализуется проект;

Ø комплексность - наличие большого числа факторов, прямо или косвенно вли­яющих на прогресс и результаты проекта;

Ø правовое и организационное обеспечение - создание специфической органи­зационной структуры на время реализации проекта.

 

Рассматривая планирование проектов и управление ими, необходимо четко осоз­навать, что речь идет об управлении неким динамическим объектом. Поэтому система управления проектом должна быть достаточно гибкой, чтобы допускать воз­можность модификации без глобальных изменений в рабочей программе.

В системном плане проект может быть представлен «черным ящиком», на входе которого располагаются технические требования и условия финансирования, а на выходе - требуемый результат (рисунок 5). Выполнение работ обеспечивается на­личием необходимых ресурсов: материалов; оборудования; человеческих ресурсов.

Рисунок 5 − Представление проекта в виде «черного ящика»

 

    Для обоснования осуществимости, для анализа хода его реализации, а так же для заключительной оценки проекта существует ряд характеристик проекта. К важнейшим из них относятся следующие технико-экономические показатели: объем работ; сроки выполнения; себестоимость; экономическая эффективность, обеспечиваемая реализацией проекта; социальная и общественная значимость проекта.

Проекты могут быть классифицированы по самым различным признакам. Отметим основные из них.

1) Класс проекта определяется по составу и структуре проекта, где различают:

Ø монопроект (отдельный проект, который может быть любого типа, вида и масштаба);

Ø мультипроект (комплексный проект, состоящий из ряда монопроектов.

2) Тип проекта определяется по основным сферам деятельности, в которых осуществляется проект, где выделяют пять основных типов проекта:

Ø технический;

Ø организационный;

Ø экономический;

Ø социальный;

Ø смешанный.

2) Масштаб проекта определяется размером бюджета и количеством участников. Бывают большие и малые проекты. Масштабы проектов рассматривают в конкретной форме — отраслевые, корпоративные, ведомственные проекты, проекты одного предприятия.

Каждый проект, независимо от сложности и объема работ, необходимых для его выполнения, проходит в своем развитии определенные состояния: от состояния, когда «проекта еще нет», до состояния, когда «проекта уже нет». Можно выделить следующие фазы развития информационной системы:

Ø формирование концепции;

Ø подготовка технического задания;

Ø проектирование;

Ø разработка;

Ø ввод системы в эксплуатацию.

Рассмотрим каждую из них более подробно.

Главным содержанием работ на концептуальной фазе является определение проекта, разработка его концепции, включающая:

Ø формирование идеи, постановку целей;

Ø формирование ключевой команды проекта;

Ø изучение мотивации и требований заказчика и других участников;

Ø сбор исходных данных и анализ существующего состояния;

Ø определение основных требований и ограничений, требуемых материальных, финансовых и трудовых ресурсов;

Ø сравнительную оценку альтернатив;

Ø представление предложений, их экспертизу и утверждение.

Главным содержанием фазы подготовки технического предложения является уточнение технического предложения в ходе переговоров с заказчиком о заключении контракта. Общее содержание работ этой фазы:

Ø разработка основного содержания, базовой структуры проекта;

Ø разработка и утверждение технического задания;

Ø планирование, декомпозиция базовой структуры модели проекта;

Ø составление сметы и бюджета проекта, определение потребности в ресурсах;

Ø разработка календарных планов и укрупненных графиков работ;

Ø подписание контракта с заказчиком;

Ø ввод в действие средств коммуникации участников проекта и средств контроля за ходом работ.

На фазе проектирования определяются подсистемы, их взаимосвязи, выбираются наиболее эффективные способы выполнения проекта и использования ресурсов. Характерные работы этой фазы:

Ø выполнение базовых проектных работ;

Ø разработка частных технических заданий;

Ø выполнение концептуального проектирования;

Ø составление технических спецификаций и инструкций;

Ø представление проектной разработки, экспертиза и утверждение.

На фазе разработки производятся координация и оперативный контроль работ по проекту, осуществляется изготовление подсистем, их объединение и тестирование. Основное содержание:

Ø выполнение работ по разработке программного обеспечения;

Ø подготовка к внедрению системы;

Ø контроль и регулирование основных показателей проекта.

На фазе ввода системы в эксплуатацию проводятся испытания, идет опытная эксплуатация системы в реальных условиях, ведутся переговоры о результатах выполнения проекта и о возможных новых контрактах. Основные виды работ:

Ø комплексные испытания;

Ø подготовка кадров для эксплуатации создаваемой системы;

Ø подготовка рабочей документации, сдача системы заказчику и ввод ее в эксплуатацию;

Ø сопровождение, поддержка, сервисное обслуживание;

Ø оценка результатов проекта и подготовка итоговых документов;

Ø разрешение конфликтных ситуаций и закрытие работ по проекту;

Ø накопление опытных данных для последующих проектов, анализ опыта, состояния, определение направлений развития.

Следует иметь в виду, что на обнаружение ошибок, допущенных на стадии системного проектирования, расходуется примерно в два раза больше времени, чем на последующих фазах, а их исправление обходится в пять раз дороже. Поэтому на начальных стадиях проекта разработку следует выполнять особенно тщательно. Наиболее часто на начальных фазах допускаются следующие ошибки:

Ø ошибки в определении интересов заказчика;

Ø концентрация на маловажных, сторонних интересах;

Ø неправильная интерпретация исходной задачи;

Ø неправильное или недостаточное понимание деталей;

Ø неполнота функциональных спецификаций (системных требований);

Ø ошибки в определении требуемых ресурсов и сроков;

Ø редкая проверка на согласованность этапов и отсутствие контроля со стороны заказчика (нет привлечения заказчика).