Підготовка облікових даних для складання фінансової звітності

Звітним періодом складання фінансової звітності є календарний рік. Баланс підприємства складається на кінець останнього дня звітного періоду.

Проміжна (місячна, квартальна) звітність, яка охоплює певний період, складається наростаючим підсумком з початку звітного року. Перший звітний період новоствореного підприємства може бути меншим за 12 місяців, але не може бути більшим за 15 місяців. Звітним періодом підприємства, що ліквідується, є період з початку року до моменту ліквідації.

Підприємства, установи складають фінансову звітність, яка повинна містити повну, правдиву і неупереджену інформацію про стан активів, зобов’язань і капіталу та результати діяльності. Для забезпечення цих та інших вимог до інформації головний бухгалтер підприємства, установи повинен організувати і виконати завершальні роботи перед складанням фінансової звітності. Обсяг цих робіт залежить від періоду, за який складається звітність. Найбільш широкий обсяг цих робіт проводиться перед складанням річного фінансового звіту.

Послідовність цих робіт така:

1. Вивчення працівниками бухгалтерій нових нормативно-правових документів, змін і доповнень до чинних Законів і нормативних документів, що стосуються змісту, структури і порядку складання та подання звітності;

2. Підготовка головним бухгалтером наказу по підприємству, установі про інвентаризацію товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів та розрахунків, визначення складу робочих інвентаризаційних комісій, строків проведення і визначення результатів інвентаризацій з відображенням на рахунках бухгалтерського обліку.

Проведення такої інвентаризації передбачено постановою Кабінету Міністрів України “Про порядок подання фінансової звітності” (п.12), де зазначено, що інвентаризація активів і зобов’язань підприємства є обов’язковою.

Крім цього необхідно дотримуватися вимог передбачених Інструкцією по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків (затверджена наказом Мінфіну України від 11.08.1994 р. № 69).

Для того щоб інвентаризації були проведені якісно і своєчасно, головний бухгалтер зобов’язаний провести детальний інструктаж членів робочої інвентаризаційної комісії, звернути їх увагу на особливості інвентаризації окремих видів майна, видати членам робочих інвентаризаційних комісій необхідні бланки документів. Крім цього, головний бухгалтер та інші члени постійнодіючих інвентаризаційних комісій повинні провести контрольні перевірки на предмет достовірності і повноти інвентаризацій.

Головний бухгалтер повинен прослідкувати за своєчасним завершенням та визначенням результатів інвентаризацій та відображенням їх на рахунках обліку.

3. Перевірка та уточнення показників періодичної і річної звітності на предмет їх порівнянності. Необхідність такої перевірки виникає у зв’язку з тим, що окремі закони та нормативні документи вводяться в дію не з дати їх затвердження, а з початку попередніх звітних періодів, а також у зв’язку із структурними змінами на підприємстві.

4. В сучасних умовах необхідно здійснювати переоцінку активів:

дооцінка і уцінка основних засобів:

Підприємство може переоцінювати об’єкт основних засобів, якщо залишкова вартість цього об’єкта суттєво відрізняється від його справедливої вартості па дату Балансу. Якщо здійснюється переоцінка об'єкта основних засобів, то на ту ж саму дату слід прошити переоцінку всіх об’єктів групи основних засобів, до якої належить цей об’єкт.

Переоцінка основних засобів тієї групи, об’єкти якої вже зазнали переоцінки, надалі має проводитися з такою регулярністю, щоб їх залишкова вартість на дату Балансу суттєво не відрізнялася від справедливої вартості.

Переоцінену первісну вартість та суму зносу об’єкта основних засобів слід розрахувати множенням відповідно первісної вартості і суми зносу основних засобів на індекс переоцінки. Індекс переоцінки визначається діленням справедливої вартості переоцінюваного об’єкта на його залишкову вартість.

Відомості про зміни первісної вартості та суми зносу основних засобів необхідно заносити до регістрів їх аналітичного обліку.

Сума дооцінки залишкової вартості об’єкта основних засобів повинна бути включена до складу додаткового капіталу, а сума уцінки — до складу витрат. Винятком є випадки перевищення суми попередніх уцінок (дооцінок) над сумою попередніх дооцінок (уцінок).

Підприємство може здійснювати переоцінку тільки тих нематеріальних активів, щодо яких існує активний ринок.

Активний ринок — ринок, якому притаманні такі умови: предмети, що продаються та купуються на цьому ринку, є однорідними;

у будь-який час можна знайти зацікавлених продавців і покупців;

інформація про ринкові ціни є загальнодоступною.

5. Узгодження доходів і витрат звітного періоду. Однією з умов забезпечення реальності даних є дотримання принципу погодженості доходів і витрат, що відносяться до звітного періоду. Тому необхідно нарахувати відповідні резерви, що передбачені наказом про облікову політику, відкоригувати ті, які були створені, але не використані в звітному періоді, і їх залишки не переходять на наступний фінансовий рік.

Списати витрати майбутніх періодів, в частині що відноситься до звітного періоду і відобразити усі доходи, які сприяли отриманню прибутку звітного року. Закрити усі операційні (номінальні) рахунки, які мають відношення до звітного періоду.

6. Завершити записи на рахунках аналітичного обліку, скласти в необхідних випадках оборотні відомості за окремими субрахунками до синтетичних рахунків. Така робота необхідна як для забезпечення достовірності даних, так і для заповнення форм звітності.

7. Завершити записи у Головній книзі і скласти за синтетичними рахунками Головної книги зведену сторінку Головної книги при журнальній формі обліку для впевненості дотримання подвійного запису, або оборотно-сальдову відомість. Вивірити дані оборотної відомості за синтетичними рахунками з оборотними відомостями за аналітичними рахунками чи реєстрами аналітичного бухгалтерського обліку.

8. Заповнити фінансову звітність за формами, передбаченими Міністерством фінансів України, включаючи Примітки і пояснювальну записку до річного звіту та за формами відомчої звітності.

9. Перевірити взаємоузгодженність показників фінансової звітності в межах окремих форм і між окремими формами. Методика узгодженості показників звітності розроблена Міністерством фінансів України і може уточнюватися та доповнюватися міністерствами, відомствами з урахуванням відомчої звітності.

10. Розглянути і затвердити річну фінансову звітність

відповідно до установчих документів підприємств, установ.

11. Подати фінансову звітність із супровідним листом за адресами, згідно з Порядком подання фінансової звітності, затвердженим Постановою Кабінету Міністрів України від 28.02.2000р. № 419.

Фінансова звітність суб’єктами малого підприємництва та представництвами іноземних суб’єктів господарської діяльності складається у тисячах гривень з одним десятковим знаком, усі інші підприємства складають фінансову звітність у тисячах гривень.

До обов’язкових реквізитів форм звітності входить повна адреса підприємства і дата на яку складається звітність.

Баланс (ф. № 1) та (ф. № 1-М) складається на останній день звітного періоду:

— за 1 квартал — на 31 березня;

— за 2 квартал — на 30 березня;

— за 3 квартал — на 30 вересня;

— за рік — на 31 грудня.

В Балансі інформація подається на початок звітного періоду (року) та на кінець звітного періоду.

Рядки, в яких відсутня інформація, прокреслюються. Виправлення у формах звітності не допускаються.

Заповнені та перевірені форми звітності підписуються керівником і головним бухгалтером підприємства при цьому підписи повинні бути ідентифіковані, тобто вказуються прізвища осіб, що підписали.