Основные элементы интерфейса

Окно MS Project содержит следующие элементы (рисунок 2.1):

- меню (1);

- панели инструментов:

а) стандартная (2.1), б) форматирования (2.2), в) консультант;

- строка ввода (3);

- рабочая область (4);

- строка состояния (5).

Меню, панели инструментов и строка состояния являются стандартными элементами программ Windows.

Настройка меню и панелей инструментов осуществляется щелчком правой кнопки мыши по соответствующему объекту и выбором в контекстном меню пункта Настройка.      

 

Рисунок 2.1

 

Можно скрыть строку состояния, выбрав в меню команду Сервис – Параметры, закладка Вид и сбросив флажок Строка состояния.

В MS Project существуют различные способы представления (способы отображения проектных данных для просмотра и редактирования) информации по проекту.

Панель представлений (6) и собственно представление проектных данных (7) расположены в рабочей области (4).

Панель представлений (вызывается на экран в меню Вид – Панель представлений) содержит значки с названиями представлений, щелкая по которым можно переключаться между различными представлениями.

По умолчанию для нового проекта устанавливается представление в виде диаграммы Ганта.

Представление по умолчанию изменяется выбором в меню команды Сервис – параметры, закладка Вид и изменить вид в строке Представление по умолчанию (рисунок 2.2).

 

Рисунок 2.2

 

В таблице 2.1 даны основные стандартные представления для ввода, редактирования и получения информации о задачах.

                                                                                                             Таблица 2.1

Диаграмма Ганта	Список задач и соответствующие временные отрезки в области диаграммы. Удобно использовать при вводе и планировании задач
Диаграмма Ганта с отслеживанием	Удобно использовать при отслеживании хода выполнения проекта, для сравнения запланированных сроков выполнения проекта и реальных в ходе выполнения проектных работ
Сетевой график	Задачи представлены в виде блоков, соединенных стрелками в блок-схему в соответствии с взаимосвязями задач в плане проекта. Удобно планировать проекты с большим числом связей между задачами
Календарь	Отображает информацию в виде таблицы с колонками, соответствующим дням недели. Задачи на календаре обозначены отрезками, расположенными в соответствующих колонках (от дня начала работ над задачей до дня окончания)
Использование задач	Список работ с назначенными задачам ресурсами

 

Основные стандартные представления для ввода, редактирования и получения информации о ресурсах даны в таблице 2.2.

                                                                                               

                                                                                                            Таблица 2.1

Лист ресурсов	Список ресурсов и относящейся к ним информации. Удобно использовать для ввода и редактирования данных о ресурсах
График ресурсов	На диаграмме отображается различная информация о выбранных ресурсах: процентная загрузка, сверхурочная работа для ресурсов и т.д.
Использование ресурсов	Список ресурсов и данных о назначении, стоимости, перегрузке ресурса

 

Перед созданием нового проекта необходимо настроить рабочую среду проекта. Большинство настроек устанавливается в диалоговом окне Сервис – Параметры.

Например, выбрать в меню команду Сервис – Параметры, закладка Планирование и установить следующие опции:

- Показывать единицы назначений в виде: процентов.

- Новые работы начинаются: В день начала проекта.

- Длительность вводится: в днях (можно задать длительность в других измерениях – минутах, часах, неделях).

- Трудозатраты вводятся: в часах (можно задать длительность в других измерениях).

- Тип задач по умолчанию: Фиксированная длительность (можно задать другой тип задач – Фиксированный объем ресурсов или Фиксированные трудозатраты).

- Снять флажок у опции Новые задачи имеют фиксированный объем работ – иначе назначение нового ресурса задаче приведет к уменьшению времени на ее исполнение (рисунок 2.3).

Рисунок 2.3

ЛЕКЦИЯ 2 

ТЕМА ЛЕКЦИИ: Планирование проекта и создание графиков в среде MS Project

ОСНОВНЫЕ КОМПОНЕНТЫ ПРОЕКТНОГО ПЛАНА

Планирование – выработка конкретной программы действий, позволяющая сосредоточиться на достижении поставленной цели.

Планирование является непрерывным процессом, т.к. включает в себя постепенную корректировку выработанных вариантов действий.

 

Деятельность любой организации состоит из выполнения операций и проектов.

Под проектом в MS Project понимается некоторая задача с определенными исходными данными, требуемыми результатами и предложенными способами их реализации.

Это весьма упрощенное понимание проекта по сравнению со стандартами управления проектами.

Любой проект должен иметь реальную конечную цель.

Управление проектом в MS Project заключается в составлении плана и отслеживании выполнения работ по нему.

Проект создается для достижения определенного результата при наличии определенных трудовых, временных и денежных ресурсов.

После определения целей проекта составляется расписание (план) проекта, чтобы определить с помощью каких работ будет достигаться результат проекта, какие люди и оборудование нужны для выполнения этих работ и в какое время эти люди и оборудование будут заняты работой по проекту.

Поэтому расписание проекта в среде MS Project содержит три основные элемента:

- задачи (task);

- ресурсы (resource);

- назначения (assignment).

Задача – любое действие или событие, необходимое для выполнения проекта.

Каждая задача имеет свою длительность, т.е. период рабочего времени, необходимый для её выполнения.

Задачи в плане проекта могут быть трех типов:

- задача с фиксированной длительностью (Fixed Duration);

- задача с фиксированными трудозатратами (Fixed Work);

- задача с фиксированным объемом ресурсов (Fixed Units).

 

От того, какой тип задачи выбран, зависит какое из трех свойств фиксируется.

Отдельные задачи могут объединяться в более крупные, т.е. задача может состоять из подзадач.

Задачи, в результате выполнения которых достигаются некоторые промежуточные цели, называются завершающими задачами или вехами.

(Длительность завершающей задачи – 0 дней и на нее не выделяются ресурсы).

Задачи в расписании проекта могут быть взаимосвязаны (для них устанавливаются временные связи - Link), т.к. часто бывает, что одна задача не может начаться, пока не закончена другая.

 

Задачам могут быть назначены ресурсы. Под ресурсами понимаются люди, материалы или оборудование, необходимые для выполнения задачи. Ресурсы имеют важное свойство стоимость или затраты (Cost).

В MS Project используют два типа стоимости ресурсов:

- повременная ставка (Rate);

- стоимость за использование (Cost Per Use).

Повременная ставка выражается в стоимости за использование ресурса в единицу времени.

Стоимость за использование ресурса не зависит от того, сколько времени задействован ресурс.

Назначение – это установление связи между определенной задачей и ресурсами, необходимыми для ее выполнения.

На одну задачу можно назначить несколько ресурсов, как материальных, так и нематериальных

 

ЛЕКЦИЯ 3 

ТЕМА ЛЕКЦИИ: Планирование работ в среде MS Project

Планирование проекта      

Планирование начинается с определения проекта, т.е описания его основных характеристик.

Затем составляется список задач, вех и список необходимых для выполнения задач ресурсов.                                                                                           

И, наконец, производятся назначения, после чего можно произвести анализ и оптимизации проекта.

При запуске MS Project автоматически создается файл нового проекта.

Основные характеристики проекта определяются выбором в меню команды Проект – Сведения о проекте.

Проект можно планировать двумя способами:

- от даты начала проекта;

- от даты окончания проекта.

Способ планирования определяется раскрывающимся списком Планирование от в диалоговом окне Сведения о проекте (рисунок 2.4).

 

Рисунок 2.4

В соответствии с выбранным способом планирования в этом же окне можно зафиксировать либо дату начала проекта, либо дату окончания проекта. Здесь же в раскрывающемся списке Календарь выбирается один из трех возможных вариантов календаря работ:

- Стандартный – 8-часовой рабочий день;

- Круглосуточный;

- Ночной, т.е. круглосуточный с перерывами.

НАСТРОЙКА КАЛЕНДАРЯ

Выбрать в меню команду Сервис – Параметры, закладка Календарь и установить нужные параметры календаря для проекта (рисунок 2.5):

- День начала недели: Понедельник.

- Месяц начала финансового года: Январь.

- Время начала по умолчанию: 9:00.

- Время окончания по умолчанию: 18:00.

 

Рисунок 2.5

 

Если настройки стандартных календарей (рабочий день с 9:00 до 18:00) не подходят для данного проекта, можно настроить рабочий календарь для текущего проекта (или для отдельных ресурсов проекта).

Для этого выбрать команду Сервис – Изменить рабочее время.

В появившемся окне диалога в раскрывающемся списке Для выбрать для какого из ресурсов (или для календаря проекта) вносятся изменения рабочего времени. 

Для переключения между месяцами надо использовать полосу прокрутки, а для выбора дня – щелкнуть по нему мышью (рисунок 2.6).

 

Рисунок 2.6

ЛЕКЦИЯ 4