Тема: системи управління базами даних. Субд Access. Основні поняття і терміни. Формування бази даних.

Лекція

Тема: Системи управління базами даних. СУБД Access. Основні поняття і терміни. Формування бази даних.

План.

1. Основні поняття і терміни.
2. Робота в СУБД Access:

1.1. Основні можливості.

1.2. Початок роботи в Access.

1.3. Об’єкти бази даних.

1.4. Створення таблиць (Конструктор).

1.5. Збереження таблиць.

1.6. Заповнення таблиці даними (записами).

1.7. Внесення змін у структуру таблиці.

1.8. Створення таблиць (Майстер).

1.9. Створення таблиць шляхом введення даних.

1.10. Робота з таблицями.

2. Встановлення зв’язків між таблицями.

 

Основні поняття і терміни.

Трудова діяльність людини постійно пов’язана зі сприйняттям і накопиченням інформації. Поняття інформації зазвичай пов’язують з передачею повідомлення, з отриманням нових відомостей про предмет, який вивчається

 

Інформація – це сукупність даних, які взяті з навколишнього середовища, видаються в навколишнє середовище або зберігаються всередині інформаційної системи

 

Дані – це подана у формалізованому вигляді конкретна інформація про об’єкти предметної області, їх властивості і взаємодії.

Інформаційна система –це сукупність інформаційних масивів, технічних, програмних і мовних засобів, які необхідні для збирання, зберігання, обробки, аналізу, передачі і видачі даних на запити користувачів.

Запит – це формалізоване повідомлення, яке надходить на вхід інформаційної системи, містить умову на пошук даних і вказівку на те, що необхідно робити із знайденими даними.

Збережена інформація зберігається в базах даних.

 

База даних (БД) – це пойменована сукупність даних (файл), об’єднаних в єдине ціле та організованих за певними правилами опису, збереження і маніпулювання даними.

 

Файл бази даних зберігається в зовнішній пам’яті комп’ютера, змінюється в разі потреби та неодноразово використовується для одержання необхідної інформації. Телефонний довідник – чудовий приклад бази даних.

Як і будь-який файл даних, БД складається із записів, які діляться на поля.

Запис є найменшою одиницею обміну даними між оперативною і зовнішньою пам’яттю, а поле – найменшою одиницею обробки даних.

Організація бази даних відрізняється від організації звичайного файла тим, що:

ü опис полів запису зберігається разом з даними;

ü для підвищення ефективності роботи з БД застосовують спеціальні пошукові структури;

В операційних системах, у середовищі яких функціонує база даних, як правило, не передбачається спеціальних засобів для створення і обробки БД. Тому необхідний спеціальний комплекс програм, які б забезпечили автоматизацію всіх операцій, пов’язаних з розв’язанням цих задач. Такий комплекс програм дістав назву системи управління базами даних. (СУБД)

 

СУБД – це сукупність програм і мовних засобів, призначених для створення, ведення і використання баз даних

 

Найпопулярнішими серед розмаїття СУБД є такі:

· dBase компанії Ashton Tate;

· Paradox компанії Borland;

· Fox Pro компанії Software;

· Clipper та ін.

Кожна з цих СУБД має кілька версій. Найвідомішими серед них є Access (фірма Microsoft) та Paradox 7 for Windows 95 (фірма Borland).

У комп’ютерній базі даних інформація подається у вигляді таблиці, дуже подібної до електронної таблиці Excel

Відомості про студентів,
які навчаються у вищому навчальному закладі.

№ пор.	Прізвище	Ім’я	По батькові	№ залікової книжки	Група	Дата народження
1	Єкимов	Олег	Павлович	99102	111	01.01.80
2	Морозов	Герман	Леонідович	99231	111	15.03.81
3	Артемов	Віктор	Іванович	99044	112	17.08.80
...	...	....	...	...	...	...
n	Шевченко	Андрій	Іванович	99076	118	11.01.80

Назви колонок таблиці називають іменами полів, а самі колонки – полями. Рядки даних називають записами.

У таблиці „Прізвище”, „Група” – імена полів, а Морозов Герман Леонідович, 99231, 111, 15.03.81 – один із багатьох записів.

Бази даних з використанням двовимірних таблиць називають реляційними (relation – відношення) базами даних.

При створенні нової бази даних можна виділити такі етапи роботи в СУБД:

· Побудова моделі даних предметної області, внаслідок чого на підстав основних документів предметної області розробляється інформаційно-логічна модель даних.

· Визначення структури бази даних, коли на основі розробленої інформаційної моделі проводиться проектування структури таблиць відповідно до реквізитів різних документів, тобто визначається склад полів таблиць, у тому числі ключових.

· Конструювання таблиць фізично у ПК.

· Створення схеми зв’язків між таблицями на основі розробленої на першому етапі інформаційно-логічної схеми бази даних.

· Введення даних у таблиці, оскільки під час введення може виникнути необхідність модифікувати структуру таблиці (змінити склад атрибутів (атрибут – дані одного стовпця), тип полів, формат даних тощо).

· Ведення бази даних, що передбачає проведення операцій для підтримки бази даних в актуальному стані, тобто виконання таких дій:

o доповнення бази даних новими таблицями;

o вилучення таблиць уразі їх непотрібності;

o зміну записів, тобто коректування у разі необхідності.

СУБД Access

Microsoft Access – система управління реляційними базами даних, призначена для роботи в ОС Windows. За допомогою Access можна розв’язувати такі задачі:

¨ розбивати дані на логічно пов’язані частини;

¨ вводити, змінювати і знаходити потрібні дані;

¨ знаходити підмножини даних за заданими умовами;

¨ створювати форми і звіти;

¨ автоматизувати виконання стандартних задач;

¨ вставляти рисунки до форм і звітів;

¨ створювати власні, готові до роботи з базою даних програми, які містять меню, діалогові вікна і командні кнопки.

Початок роботи в Access.

Завантаження Пуск/Програми/Microsoft Access.

 

Початкове вікно програми має такий вигляд. Після завантаження програми користувач повинен вибрати один з варіантів:

¨ відкрити раніше створену і збережену базу даних (открытие файла);

¨ створити нову базу даних (создание Новая база даных);

¨ створити нову базу даних за допомогою шаблону.

Вибравши варіант Новая база даних і клацнувши по кнопці ОК можна перейти до створення файла пустої бази даних.

Для цього у вікні Файл новой баз ы данних потрібно вибрати папку розміщення бази, ввести ім’я для створюваного файла і клацнути по кнопці Создать.

Якщо початкове вікно не виводиться то можна перейти до створення БД, вибравши команду Файл/Создать (див. попередній малюнок). Створеному файлу надається розширення.dbf.

Вікно файла бази даних

Після створення файла розкривається вікно пустої бази даних. В цьому вікні в лівій частині видно перелік об’єктів з якими можна працювати у базі даних: таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы, модули, группы.

Перший об'єкт, який створюється у порожній базі даних це таблиця.

Створення нової таблиці.

Перед створенням таблиці треба детально продумати її структуру. Структура таблиці визначає її „шапку”. Вона містить: ім’я поля, тип даних та формат або розмір даних. Ще структура містить необов’язковий розділ Описание. Опис полів необов’язковий, але в деяких випадках дуже зручний, оскільки зміст цього опису з’являється в рядку стану, коли курсор знаходиться на полі. Бажано спочатку створити структуру таблиці на папері з формою:

Ім’я поля	Тип даних	Розмір або формат даних

Ім’я поля – це назва стовпця майбутньої таблиці. Воно може мати довжину до 64 символів і містити алфавітні і цифрові символи за винятком крапок, знака оклику та квадратних дужок. У таблиці не може бути двох полів з однаковими іменами.

Тип даних – визначає формалізований вид інформації яка буде зберігатися в даному полі. Наприклад, якщо ви опишете поле як Дата/Время, Access не дасть змоги ввести в це поле текст. Коли ви вказуєте тип даних поля Access знає не лише дані, які можуть зберігатися в цьому полі, а й скільки місця для них потрібно зарезервувати: для змінної типу Дата/Время необхідно 8 байт пам’яті; для тексту – 1 байт пам’яті для кожного символу. На основі типу даних Access також визначає типи операцій, можливих для цього поля.

В Access є 9 основних типів даних:

¨ Текстовий. Символи до 255 байт.

¨ Числовий. Будь-який тип чисел (розміри і діапазони розширених значень наведені нижче в таблиці.

¨ Поле Мемо. Символи до 64 Кбайт.

¨ Дата/время. Дата і час (до 8 байт).

¨ Денежн ый. Числа, які містять до15 знаків ліворуч десяткової точки і 4 знаки праворуч від десяткової точки.

¨ Счетчик. Послідовна нумерація, автоматично збільшувана для кожного запису, що додається.

¨ Логический. Логічні змінні, які набувають значень Так або Ні.

¨ Поле об’єкта OLE. Вставка об’єктів з інших програм.

¨ Мастер подстановок. Здійснює вставку даних одного поля таблиці в іншу таблицю.

Залежно від поля і типу даних, Access передбачає такі діапазони значень для числових даних:

 

Розмір поля	Обсяг пам’яті, байт	Діапазони
Байт	1	Від 0 до 255; без дробової частини
Цілі	2	Від -32768 до 32768; без дробової частини
Довгі цілі	4	Від -2.147.483.648 до 2.147.483.647
Одинарної точності	4	Числа з точністю до 6 розрядів. Від’ємні: від -3,402823Е38 до -1,401298Е-45 Додатні: від 1,401298Е-45 до 3,402823Е38
Подвійної точності	8	Числа з точністю до 10 розрядів. Від’ємні: від -1,79769313486232Е308 до -4,94065645841247Е-324 додатні: від 4,94065645841247Е-324 до 1,79769313486232Е308

 

Після опису структури таблиці можна приступати до фізичного її створення та збереження на жорсткому диску. Для цього у вікні файла бази даних треба активізувати об’єкт Таблиц ы і виконати команду Создать (кнопка на панелі інструментів у вікні База даних). В діалоговому вікні, що відкриється вибрати один із способів створення таблиці: режим таблиці, Конструктор, майстра таблиць...

Розглянемо спосіб створення таблиці в режимі Конструктора(виділити цей спосіб і клацнути по кнопці Создать). На екрані з’явиться вікно створення структури таблиці в режимі конструктора:

Курсор знаходиться в першому рядку стовпчика Ім’я поля. Треба набрати з клавіатури ім’я першого поля і перевести курсор в наступний стовпець (мишкою, клавішею Enter або Tab.) Тип даних. Як тільки курсор буде в рядку цього стовпчика у ньому з’являється кнопка для розкриття списку типу даних. Із списку треба вибрати необхідний тип даних і перевести курсор в рядок з назвою Размер поля, або Формат поля (за допомогою мишки). Там теж з’являється кнопка для розкриття списку розмірів полів даного типу. Вибрати із списку необхідний розмір або формат поля. Інші рядки цього підвікна заповнювати не обов’язково. Взагалі набір властивостей поля залежить від обраного типу даних. Наприклад, на малюнку перелічено властивості поля типу Лічильник.

Властивості інших типів даних можуть бути такими:

Размер поля – визначає максимальну довжину текстового або числового поля.

Формат поля – установлює формат відображення даних у формі та запиті.

Число десятичн ых знаков – визначає кількість розрядів у дробовій частині десяткового числа.

Маска ввода – визначає маску даних при введенні.

Подпись – це надпис, який виводиться поряд з полем у формі або звіті.

Значение по умолчанию – дозволяє автоматично вставляти рядки, які часто повторюються у всіх новостворених полях.

Условие на значение – дозволяє створити фільтр, який забезпечує тільки ті значення, які відповідають заданій умові.

Обязательное поле – установка, яка вказує на те, що дане поле обов’язково треба заповнити.

Сообщение об ошибке – виводить повідомлення на екран при введенні недопустимого значення.

Пуст ые строки - установка, яка визначає, чи допускається введення в дане поле порожніх рядків („ „).

Индексированное поле – визначає прості індекси для швидкого пошуку.

Сжатие Юникод – використовується для стискування інформації полів типу „Текстовий”, „поле МЕМО”, „Гіперссылка” при збереженні та відновленні під час вибірки.

Після оформлення всієї структури таблиці її треба зберегти. Але перед збереженням треба встановити ключове поле, яке не обов’язкове, якщо файл складається тільки з однієї таблиці і обов’язкове, якщо файл складається з кількох таблиць і між ними передбачається здійснювати зв’язок. Ключове поле використовується для зв’язування таблиць.

Для встановлення первинного ключа треба виділити поле або поля, які складатимуть ключ і вибрати команду Правка/Ключевое поле або натиснути кнопку Ключевое поле  на панелі інструментів. Біля назви ключового поля з’явиться зображення ключа Для ключового поля автоматично будується індекс. Індекс ключового поля завжди унікальний і не допускає пустих полів у записах. Повторне клацання по кнопці Ключове поле знімає ключ.

Для збереження  структури таблиці її треба спочатку закрити за допомогою кнопки системного меню або кнопки Закрити. З’являються діалогові вікна в яких спочатку треба підтвердити збереження таблиці а потім присвоїти їй ім’я. Таким чином буде створено бланк майбутньої таблиці.

Після збереження таблиці у початковому вікні файла БД з’явиться назва створеної таблиці.

Заповнення таблиці даними.

Для заповнення таблиці записами треба у вікні файла БД вибрати вкладку Таблиці, активізувати назву необхідної таблиці і клацнути по кнопці Открыть. У відкриту таблицю можна вводити записи по черзі заповнюючи значеннями всі поля.

Крайня ліворуч колонка таблиці називається колонкою маркування запису. Клацнувши в цій колонці, ви можете виділити весь рядок (запис). Access використовує колонку маркування запису для відображення таких символів:

Ø стрілка показує поточний запис (введення даних і редагування не проводилося);

Ø зіркою помічено порожній запис, який знаходиться в нижній частині таблиці. Під час переходу до цього запису зірка змінюється на стрілку, яка є індикатором поточного запису;

Ø олівець показує, що поточний запис містить введені або змінені дані, які ще не збережено;

Ø символ блокування показує, що запис у цей момент редагується іншим користувачем.

Примітка. Поле типу Счетчик не треба заповнювати з клавіатури. Якщо курсор знаходиться у цьому полі то потрібно клавішею Enter перевести його у наступне поле, а нумерація записів у полі Счетчик буде проводитися автоматично.

Для зручності роботи з таблицею можна змінювати ширину полів, висоту рядків такими ж прийомами як і в Excel. Якщо таблиця велика то переміщення курсора можна виконувати, вибираючи команду Правка/Перейти. Використовуючи контекстні меню запису, поля, клітинки можна виконувати копіювання записів, видалення, перейменування, переміщення полів. Збереження введених записів Access здійснює автоматично, але, якщо при закритті таблиці з’являється запит на підтвердження змін в таблиці, то необхідно підтвердити його.

Імпорт та експорт даних.

Ви можете переносити дані з Access і в Access. В Access існує два способи перенесення даних: Внешние данные (Імпорт и связь с таблицями) і Сохранить как/Экспорт, які дають змогу копіювати дані в текстові файли, електронні таблиці, бази даних Access та файли інших баз даних. Метод Связь с таблицами створює зв’язки з таблицею бази даних іншої програми для того, щоб ви могли працювати з цими даними безпосередньо.

Імпорт і експорт дають більше можливостей, ніж метод Связь с таблицами. Команда Імпорт копіює дані в таблицю Access, тоді як команда Экспорт копіює дані в інший тип файла.

Щоб імпортувати дані в таблицю Access виконайте слідуючи дії:

¨ Відкрийте вікно бази даних або зробіть його активним, якщо воно вже відкрите.

¨ З меню Файл виберіть команду Внешние данн ые/Импорт. На екрані з’явиться діалогове вікно Импорт.

¨ Виберіть тип файла із списку Тип файла.

¨ Виберіть файл, який вам потрібно імпортувати, після чого клацніть на кнопці Імпорт. З’явиться вікно Импорт об ъктов.

¨ Виберіть потрібний об’єкт і клацніть по кнопці ОК.

Щоб експортувати дані з таблиці Access, виконайте таку послідовність дій:

¨ Відкрийте вікно бази даних або зробіть його активним, якщо воно вже відкрите.

¨ Виконайте команду Файл/Сохранить как Экспорт. На екрані з'явиться діалогове вікно Сохранение объекта, в якому виберіть опцію Во внешнем файле или базе дан ых і клацніть по кнопці ОК.

¨ В наступному діалоговому вікні вкажіть тип файла і виберіть файл, який експортується, після чого клацніть по кнопці Экспорт.

¨ В діалоговому вікні, що з’явиться виберіть ім’я об’єкта, в який вам потрібно експортувати дані, а потім клацніть по кнопці ОК. Access виконає експорт даних у вказаний об’єкт.

Приєднання – складніший спосіб доступу до даних, що розташовані зовні активного файла бази даних  Access. Приєднання таблиці дає змогу переглядати й модифікувати дані з іншої системи, не копіюючи цих даних. Таблиця, що приєднується зберігається зовні БД, у вихідному файлі. Цей спосіб дає змогу уникнути неправильного перезапису модифікованих даних для вхідної програми.

Щоб приєднати таблицю, яка знаходиться зовні бази даних, виконайте таку послідовність дій:

¨ Відкрийте вікно бази даних.

¨ З меню Файл виберіть команду Внешние данн ые/Связь с таблицями. На екрані з’явиться діалогове вікно Связь.

¨ Виберіть тип файла,а потім файл, який потрібно приєднати, і клацніть на кнопці Связь. Access відобразить вікно Связь с таблицями.

¨ Виберіть ім’я об’єкта який вам потрібно приєднати, після чого клацніть по кнопці ОК. Аccess приєднає вказаний об’єкт і приєднана таблиця з’явиться у вікні бази даних Таблица.

  Контрольні питання.

1. Дайте характеристику поняття „інформація”.

2. Дайте означення інформаційної системи.

3. Дайте означення бази даних.

4. З яких об’єктів складається файл бази даних?

5. Дайте означення СУБД та перелічіть її основні функції.

6. Які етапи можна виділити при проектуванні БД?

7. Які способи створення, (відкриття) БД в Access ви знаєте?

8. Опишіть порядок створення нової таблиці.

9. Що розуміють під поняттям „структура таблиці”?

10. Які типи даних передбачені для використання в Access?

11. Опишіть розміри даних числового типу.

12. Для чого слугує ключове поле? Як можна його встановити (вилучити)?

13. Опишіть процес і технологію створення структури таблиці фізично.

14. Як створити таблицю в режимі Майстра таблиць?

15. Як створити таблицю шляхом введення даних?

16. Які символи відображаються в колонці маркування?

17. Як здійснити експорт даних у таблицю?

18. Як перемістити поле в режимі конструктора?

19. Як зберегти структуру таблиці?

20. Як зберегти записи в таблиці?

 

Лекція

Співробітники