Тема 8.1. Документирование операций бухгалтерского учёта

Лекция 2.

Формы бухгалтерского учета. Их сущность

 

В настоящее время организации применяют следующие формы бухгалтерского учета:

1. Мемориально – ордерную

Состав учетных регистров и последовательность записи в них при мемориально-ордерной форме учета представлены на рис. 1.

При мемориально-ордерной форме учета по данным первичных или накопительных документов составляют мемориальные ордера, которые записываются в регистрационный журнал и затем в Главную книгу (регистр синтетического учета). Аналитический учет ведется в карточках, записи в которые делают на основании первичных или сводных документов. По данным синтетических и аналитических счетов по окончании месяца составляют оборотные ведомости, которые сверяются между собой.

Мемориально-ордерная форма учета отличается строгой последовательностью учетного процесса, простотой и доступностью учетной техники, при ней широко используются стандартные формы аналитических регистров, счетные машины, копировальный способ регистрации. Кроме того, при ней легко осуществлять разделение учетной работы между квалифицированными и менее квалифицированными работниками.

Недостатками мемориально-ордерной формы учета являются:

трудоемкость учета, вызываемая, прежде всего многократным дублированием одних и тех же записей (в мемориальном ордере, регистрационном журнале, синтетических и аналитических регистрах);

отрыв аналитического учета от синтетического, громоздкость аналитического учета (он часто отстает от синтетического учета);

  формы регистров аналитического учета зачастую не содержат показателей, необходимых для контроля, анализа хозяйственной деятельности и составления отчетности.

В связи с этим учет имеет сравнительно низкое познавательное значение, а для составления отчетности приходится производить выборку и группировку данных текущего учета. В настоящее время мемориально-ордерная форма учета применяется в сравнительно небольших организациях

 

 

2. журнально – ордерную

Предусматривает ежедневные записи операций в журналы – ордера по кредитовому признаку с разбивкой по корреспондирующим дебетуемым счетам на основании первичных и сводных документов.

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета -- это рациональная форма бухгалтерского учета, основанная на использовании накопительных регистров и шахматной схемы записи.

Основными особенностями журнально-ордерной формы учета являются:

применение для учета хозяйственных операций журналов-ордеров, запись в которых ведется только по кредитовому признаку;

совмещение в ряде журналов-ордеров синтетического и аналитического учета;

объединение в журналах-ордерах систематической записи с хронологической;

отражение в журналах-ордерах хозяйственных операций в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления отчетности;

сокращение количества записей благодаря рациональному построению журналов-ордеров и Главной книги.

Журналы-ордера представляют собой свободные листы большого формата со значительным количеством реквизитов. Открываются они на месяц, на отдельный синтетический счет или на группу синтетических счетов. Каждому журналу-ордеру присваивается определенный постоянный номер. Как правило, журналы-ордера имеют различную форму. Далее мы представляем форму журнала-ордера № 1 по счету 50 «Касса».

Упрощенную

Используется в малых организациях в 2-х вариантах:

1. в качестве основного регистра используется книга учета хозяйственных операций.

2. Используется несколько регистров возможностей учета типовой формы 1-8

Достоинством упрощенной формы учета является ее простота и возможность разделения учетного процесса между работниками

Автоматизированную

В бухгалтерии хозяйственной операции заносятся на машинные носители без заполнения первичных документов.

Автоматизированная форма учета основана на использовании готовых пакетов прикладных программ. Основными из которых являются: 1С бухгалтерия, ГАЛАКТИКА и др.

Многографная карточка

	Счет общехозяйственных расходов	26	1	25
	Наименование счета	№ карточки	стр.	Шифр счета
Проводка	Дебет - Кредит (ненужное зачеркнуть)
Дата	№	Содержание записи	Арендная плата	Коммуналка	Связь		ИТОГО
4.06	10	Отчет по расходам	58 420	3800	1500		63720

По характеру бухгалтерских записей учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

В хронологических регистрах бухгалтерские документы записывают в порядке их поступления без разноски по счетам. Хронологическая запись производится в специальных регистрационных журналах или реестрах, ее цель - обеспечить контроль за сохранностью документов, поступивших в бухгалтерию, и правильность записи в них. В известной мере назначение хронологического регистра выполняет журнал приемки документов и регистрации контрольных чисел, который ведут на машиносчетных станциях, чтобы регистрировать документы, поступившие для обработки. В этом журнале записывают дату поступления документов на машиносчетную станцию, их количество и сумму по группе (пачке) однородных документов. В нем приводится расписка заказчика в получении документов после их обработки на машиносчетной станции. Хронологическая регистрация используется также для наведения справок (например, регистрационный журнал, кассовая книга, журнал учета поступивших грузов, запись инвентарных карточек по учету основных средств).

В систематических регистрах однородные по экономическому содержанию хозяйственные операции группируются на счетах синтетического и аналитического учета. Примером могут служить регистры учета затрат по объектам калькуляции, пообъектного учета основных средств и т. д. Систематическим регистром синтетического учета является Главная книга, т. е. основной регистр, в котором сосредоточены итоговые данные по всем счетам.

Комбинированные регистры сочетают хронологические и систематические записи. Примером является книга Журнал-Главная, а также большинство журналов-ордеров и ведомостей.

По объему содержания учетные регистры могут быть синтетическими и аналитическими.

Регистры синтетического учета открываются для ведения синтетических счетов (без пояснительного текста, с указанием только даты, номера и суммы бухгалтерской проводки). Иногда приводится краткий пояснительный текст (например, реестр счетных документов, Главная книга и книга Журнал-Главная). Записи в регистры синтетического учета делаются обычно не по отдельным документам, а по совокупности однородных документов, предварительно сгруппированных.

В аналитических регистрах каждая отдельная операция записывается с необходимой полнотой, причем по материальным ценностям - в натуральных и денежных измерителях. В отличие от синтетических регистров здесь нередко дается пояснительный текст, раскрывающий содержание операций. Регистры аналитического учета ведут в развитие какого-либо синтетического счета.

По строению аналитические регистры подразделяются на: односторонние, двусторонние, многографные, линейные и шахматные.

Односторонние регистры - это различные карточки для учета материальных ценностей, расчетов и других операций. В них объединены отдельные графы дебетовых и кредитовых записей. Учет ведется на одном листе в денежных, натуральных или одновременно в обоих измерителях. Односторонние регистры применяются в синтетическом и аналитическом учете и имеют следующий вид:

Дата	№	Текст операций	Приход (дебет)	Расход (кредит)	Сальдо	Подпись

Примером одностороннего регистра может служить кассовая книга.

Двусторонние регистры применяются в основном при ведении учета в книгах. Счет открывается на двух развернутых страницах книги (на левой странице - дебет, на правой - кредит). Двусторонние регистры используются в синтетическом и аналитическом учете только при ручном способе учета. В них имеется место для записи текста операций. Двусторонний регистр имеет следующую форму:

Дата	№	Текст операции	Сумма	Дата	№	Текст операции	Сумма

Многографные регистры используются для отражения дополнительных показателей внутри аналитического учета. В частности, учет движения материалов отражается в целом по организации, а также в разрезе отдельных материально ответственных лиц, регистрируются затраты по организации, подразделениям и в разрезе статей затрат и т. д.

Линейные регистры являются разновидностью многографных регистров. Здесь каждый аналитический счет отражается только на одной строке, что дает возможность разделить синтетический счет на неограниченное количество аналитических счетов, что невозможно при вертикальном графлении. Например, в журнале-ордере по кредиту счета каждый аванс, выданный подотчетному лицу, и все расчеты по авансу отражаются на отдельной строке.

Шахматные регистры. В регистрах этого типа можно ограничиться записью одних лишь кредитовых (либо одних лишь дебетовых) оборотов с группировкой по корреспондирующим счетам, что позволяет путем двойной записи в один рабочий прием отразить операции одновременно по дебету и кредиту счетов. Такое построение учетных регистров широко применяется в настоящее время при журнально-ордерной форме учета. Примером может служить Главная книга, где каждая сумма записывается на пересечении строки и колонки.

 

 

Лекция 2.

Тема 8.1. Документирование операций бухгалтерского учёта

Порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете первич­ных документов регламентируется Положением о документах и документо­обороте.

Записи о совершенных хозяйственных операциях производятся в регист­рах бухгалтерского учета строго на документальной основе.

Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной опе­рации. Они должны содержать достоверные данные и оформляться своевременно, в момент совершения операции, а если это не представляется воз­можным — непосредственно после ее окончания. Все первичные документы можно разделить на следующие группы:

—организационно-распорядительные;

—оправдательные;

—документы бухгалтерского оформления.

К организационно-распорядительным документам относятся приказы, рас­поряжения, указания, доверенности и т. п. Эти документы разрешают прове­дение операции. Информация, содержащаяся в этих документах, не отража­ется в учетных регистрах.

К оправдательным документам относятся накладные, требования, приход­ные ордера, акты приемки и т. п. Эти документы отражают факт совершения операции, и соответственно информация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры.

Существует целый ряд документов, сочетающих в себе разрешительный и оправдательный характер, например расходный кассовый ордер, платежная ведомость и т. п.

Первичные документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалте­ром. Это различные расчеты, справки. Информация данных документов так­же заносится в учетные регистры.

Первичные документы принимаются к учету, если они оформляются на бланках унифицированных (типовых) форм или в специально разрабатывае­мых формах при условии их отсутствия в альбомах унифицированных доку­ментов.

Документы должны иметь юридическую силу, т. е. содержать ряд обяза­тельных реквизитов: наименование документа; код формы; дату; наименова­ние организации, от имени которой составлен документ; содержание опера­ции; ее количественные и стоимостные измерители; наименование должнос­тей лиц, ответственных за ее совершение и правильность оформления; личные подписи этих лиц и их расшифровки.

Документы должны составляться такими средствами, которые обеспечи­вают сохранение записей длительное время (чернилами, шариковой ручкой, на пишущей машинке, на принтере).

В документах не должно быть подчисток и неоговоренных исправлений: ошибка зачеркивается тонкой чертой, над ней надписывается правильная за­пись и оговаривается исправление. В денежных документах не допускается никаких исправлений.

Все первичные документы, учетные регистры и отчетность должны со­ставляться на русском языке. В организациях с иностранными инвестиция­ми они могут составляться и на иностранном языке (по требованию иност­ранного инвестора), но должны иметь подстрочный перевод.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязатель­ной проверке:

—по форме (полнота и правильность оформления документа, заполне­ние реквизитов);

—арифметически (подсчет сумм);

— по содержанию (законность документированных операций, логически увязка отдельных показателей).

После приемки информация с первичного документа переносится в учет ные регистры, а на самом документе делается отметка, исключающая воз-можность его повторного использования. Например, при ручной обработв на документе проставляется дата записи в учетный регистр.

Все первичные документы, на основании которых производится прта или выдача денег, подлежат обязательному гашению штампом или надписн от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты.

Все документы подлежат обязательному хранению. Сроки хранения доку­ментов в архиве организации определяются согласно правилам, установлен­ным Федеральной архивной службой РФ от 6 октября 2000 г. (главные книги и отчеты, вспомогательные регистры, первичные документы — 5 лет, лице­вые счета работников организации — 75 лет).