Заглавная страница Избранные статьи Случайная статья Познавательные статьи Новые добавления Обратная связь КАТЕГОРИИ:  Археология Биология Генетика География Информатика История Логика Маркетинг Математика Менеджмент Механика Педагогика Религия Социология Технологии Физика Философия Финансы Химия ЭкологияТОП 10 на сайте Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрацииТехника нижней прямой подачи мяча. Франко-прусская война (причины и последствия) Организация работы процедурного кабинета Смысловое и механическое запоминание, их место и роль в усвоении знаний Коммуникативные барьеры и пути их преодоления Обработка изделий медицинского назначения многократного применения Образцы текста публицистического стиля Четыре типа изменения баланса Задачи с ответами для Всероссийской олимпиады по праву 
Мы поможем в написании ваших работ! ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?
Влияние общества на человека
Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации Практические работы по географии для 6 класса Организация работы процедурного кабинета Изменения в неживой природе осенью Уборка процедурного кабинета Сольфеджио. Все правила по сольфеджио Балочные системы. Определение реакций опор и моментов защемления |
В.І. Корбутяк, З.О.ТолчановаСтр 1 из 3Следующая ⇒
В.І.Корбутяк, З.О.Толчанова
ДІЛОВОДСТВО
Навчальний посібник
Рівне – 2010 Міністерство освіти і науки України Національний університет водного господарства та природокористування
В.І. Корбутяк, З.О.Толчанова
ДІЛОВОДСТВО Навчальний посібник
Для студентів напряму підготовки 6.030601 “Менеджмент”
Рівне-2010 УДК 651.456(075.8) ББК 65.050.9(2)2я7 К 66 Затверджено вченою радою Національного університету водного господарства та природокористування (Протокол № 14 від 25 грудня 2009 р.) Рецензенти: Малевич Л.Д., канд. філолог. наук, доцент НУВГП; Якимчук А.Ю., канд. економ. наук, доцент НУВГП.
Корбутяк В.І., Толчанова З.О. К 66 Діловодство: Навчальний посібник. – Рівне: НУВГП, 2010. – 122 с.
У посібнику наведено вимоги до створення й оформлення організаційно-розпорядчих, інформаційних, фінансово-розпорядчих та кадрових документів. Запропоновано різноманітні зразки документів, які відображають особливості написання та оформлення реквізитів. За допомогою наведених тестів, запитань та завдань до самостійної роботи студенти зможуть підготуватися до складання екзамену чи заліку. Посібник становить інтерес для викладачів і студентів економічних спеціальностей та всіх, хто цікавиться діловодством.
УДК 651.456(075.8) ББК 65.050.9(2)2я7 © Корбутяк В.І., Толчанова З.О., 2010 © Національний університет водного господарства та природокористування, 2010 ЗМІСТ
П Е Р Е Д М О В А Головна мета навчальної дисципліни „Діловодство” полягає в ознайомленні студентів з основними правилами складання документів, основами організації діловодства, теорією і практикою документування адміністративної та фінансово-господарської діяльності підприємств і організацій. Основне завдання навчальної дисципліни: · вивчення основних понять курсу; · набуття практичних навичок відтворення реквізитів організаційно-розпорядчої документації; · формування вмінь грамотного складання основних документів, які використовуються в управлінській діяльності; · формування системи знань про сучасний діловий документ, який використовується в процесі управління; · вивчення підходів до створення різноманітних форм управлінської документації; · аналіз і виявлення типових помилок-недоліків, які трапляються під час складання документів.
Головною передумовою входження України до єдиного європейського освітянського простору є впровадження кредитно-модульної системи організації навчального процесу, яка передбачає посилення ролі самостійної роботи студентів, використання тестового контролю знань. Навчальний посібник комплекс розрахований на студентів економічних спеціальностей, а також фахівців, спеціалістів і службовців, які цікавляться питаннями діловодства. Опис навчальної дисципліни Опис предмета навчальної дисципліни "Діловодство" для студентів за напрямом підготовки 6.030601 "Менеджмент" денної та заочної форм навчання представлено у табл. 1.1. Таблиця 1.1 Опис навчальної дисципліни “Діловодство”
Екзамен | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Примітка.
Співвідношення кількості годин аудиторних занять до самостійної й індивідуальної роботи становить:
для денної форми навчання – 37,0 % до 63,0 %.
для заочної форми навчання – 9,3 % до 90,7 %.
ЗМІСТОВИЙ МОДУЛЬ 1.
ЗМІСТОВИЙ МОДУЛЬ 2.
Усього
Розподіл годин самостійної роботи
Розподіл годин самостійної роботи для студентів денної форми навчання:
20 годин – підготовка до аудиторних занять;
18 годин – підготовка до контрольних заходів;
30 годин – підготовка питань, які не розглядаються під час аудиторних занять.
Завдання для самостійної роботи
Під час виконання самостійної роботи студенти поглиблюють отримані знання та самостійно вивчають матеріали окремих тем (для заочної форми навчання) шляхом опрацювання відповідної літератури, здійснюють підготовку до практичних занять та залікових модулів (див табл. 1.4).
Таблиця 1.4
Завдання для самостійної роботи
| № з\п | Назва теми | Питання, завдання для самостійного опрацювання | Кількість годин |
| денна форма навчання | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. | Тема 1. Вступ. Призначення та класифікація документів | Поняття про документ, його роль та місце в управлінні. Класифікація документів. Поняття про діловодство. | 2 |
| 2. | Тема 2. Стиль сучасного ділового письма | Вимоги до змісту документів. Правила написання тексту документів. Логічна структура тексту. Елементи тексту. Варіанти розташування реквізитів на бланках документів. Розміри берегів документів. | 4 |
| 3. | Тема 3. Державний стандарт оформлення документів та їх реквізитів | Перелік та правила оформлення всіх реквізитів організаційно-розпорядчих документів. | 12 |
| 4. | Тема 4. Інформаційні документи | Інформаційні документи: службові листи та їх різновиди, доповідні і пояснювальні записки, довідки, телеграми, телефонограми. Документи колегіальних органів: протоколи, стенограми. | 3,0 |
Продовження табл. 1.4
|
|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 5. | Тема 5. Розпорядчі документи | Розпорядчі документи центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування: накази, ухвали, постанови, розпорядження. | 3,0 |
| 6. | Тема 6. Документація з особового складу | Документація з особового складу: заяви, накази з особового складу, характеристики, автобіографії та трудові книжки. | 3,0 |
| 7. | Тема 7. Фінансово-облікова документація | Вимоги до системи фінансово-облікової документації. Оформлення відкриття рахунків в банку. Заява-зобов’язання. | 1,5 |
| 8. | Тема 8. Господарсько-договірна та господарсько-претензійна діяльність | Вимоги до написання господарсько-договірної документації: договори поставки, купівлі-продажу, закупівлі с/г продукції, позики тощо. Поняття про господарсько-претензійну документацію: протоколи розбіжностей, комерційні акти, претензійні листи, позовні заяви. | 1,5 |
| Разом | 30,0 | ||
Методи навчання
Під час лекційного курсу застосовується роздатковий матеріал, ілюстраційні матеріали, схеми.
На практичних заняттях:
- методичні вказівки для виконання практичних робіт;
- використовується роздатковий матеріал (наочність) для формування у студентів системного мислення, розвитку пам'яті;
- проводиться дискусійне обговорення проблемних питань.
Методи контролю
Поточний контроль знань студентів з навчальної дисципліни проводиться в письмовій та усній формі. Контрольні завдання за темами модуля містять теоретичні питання (10 тестових запитань, одна правильна відповідь з чотирьох запропонованих) та одне практичне завдання.
Контроль самостійної роботи проводиться:
- з лекційного матеріалу – шляхом перевірки конспектів;
- з практичних занять – з допомогою перевірки виконаних завдань;
- за індивідуальним дослідним завданням – з допомогою перевірки та захисту письмової роботи із зразками документів.
Підсумковий контроль знань відбувається на екзамені у письмовій формі у вигляді комплексних контрольних робіт (ККР), які включають 25 тестів (одна правильна відповідь з чотирьох запропонованих) та одне практичне завдання.
Усі форми контролю включено до 100-бальної шкали оцінки.
Розподіл балів, що присвоюють студентам
Розподіл балів, що присвоюють студентам для екзамену, представлено в табл. 1.5. Шкала оцінювання в КМСОНП та ЕСТS представлена в табл. 1.6.
|
|
Таблиця 1.5
Розподіл балів, що присвоюють студентам для екзамену
| Поточне тестування | Підсумковий контроль (екзамен) | Сума | |||||||
| Змістовий модуль 1 | Змістовий модуль 2 | ||||||||
| Т1 | Т2 | Т3 | Т4 | Т5 | Т6 | Т7 | Т8 | 40 | 100 |
| 5 | 5 | 20 | 6 | 6 | 6 | 6 | 6 | ||
| 30 | 30 | ||||||||
Т1, Т2…Т12 – теми змістових модулів
Таблиця 1.6
Шкала оцінювання в КМСОНП та ЕСТS
| Сума балів за всі форми навчальної діяльності | Оцінка ЕСТS | Для екзамену |
| 90-100 | А | відмінно |
| 82-89 | В | добре |
| 74-81 | С | |
| 64-73 | D | задовільно |
| 60-63 | Е | |
| 35-59 | FX | незадовільно з можливістю повторного складання |
| 0-34 | F | незадовільно з обов'язковим повторним вивченням курсу |
ЗМІСТ ДИСЦИПЛІНИ
Класифікація документів
Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема, відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напрямку діяльності людини. Відповідно до цього виділяють такі види документів за ознаками класифікації:
1. За спеціалізацією:
– загальні;
– з адміністративних питань;
– спеціалізовані з комерційних питань;
– спеціалізовані з фінансових питань.
2. За призначенням:
– організаційні;
– розпорядчі;
– інформаційні;
– документи колегіальних органів.
3. За секретністю:
– для службового користування;
– секретні;
– цілком секретні.
4. За складністю:
– односкладові (прості);
– складні.
5. За походженням:
– внутрішні;
– зовнішні.
6. За напрямом:
– вхідні;
– вихідні.
7. За джерелом виникнення:
– вторинні;
– первинні.
8. За технікою відтворення:
– рукописні;
– відтворені механічним способом (друкарські).
9. За терміном виконання:
– звичайні безстрокові;
– термінові;
– дуже термінові.
10. За стадіями створення:
– чорнові;
– оригінали;
– копії.
Чорновий документ – це рукописний або машинописний документ, що відображає роботу автора над текстом.
Документ є оригіналом якщо відомості про автора, час та місце його створення, які він містить у собі, відповідають дійсності. Оригінал офіційного документа – це перший і єдиний його примірник.
Копія відтворює інформацію документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх. В юридичному відношенні оригінал і копія рівноцінні.
11. За терміном зберігання:
– постійного;
– тривалого (понад 10 років);
– тимчасового (до 10 років).
12. За походженням:
– офіційні;
– особисті.
Офіційний документ створюється організацією чи юридичною особою і оформляється в установленому порядку. Серед офіційних документів можуть бути виділені особисті, які засвідчують особу або її права, обов’язки, службовий або соціальний стан, а також містять інші відомості біографічного характеру.
Існують також приватні документи, які створюються особою поза сферою її службової діяльності або виконання громадських обов’язків.
Документи класифікують також на індивідуальні і типові.
Індивідуальні документи створюються в кожному окремому випадку для розв’язання конкретної управлінської ситуації.
|
|
Типові документи відображають однорідні питання і складаються за однаковими зразками.
Реквізитів
Реквізит службового документа – це інформація, зафіксована у службовому документі для його ідентифікації, організації обігу та/чи надання йому юридичної сили.
Національним стандартом України "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" (ДСТУ 4163-2003) встановлено 32 реквізити. Пропонується дві схеми розташування реквізитів і меж зон на форматі А4: поздовжній бланк (Додаток 1); кутовий бланк (Додаток 2).
1. Зображення Державного герба України (реквізит 01) обов’язковий для документів, що видаються органами державної влади або державного управліннявідтворюють на бланках державних установ з обов’язковим додержанням пропорцій зображення герба відповідно до Постанови Верховної Ради України "Про Державний герб України" № 2137-ХІІ від 19 лютого 1992 р.
Зображення Державного герба України на бланках з кутовим розташуванням реквізитів розміщують на верхньому березі над серединою рядків з назвою організації, а на бланках з поздовжнім розташуванням реквізитів – у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота – 17 мм, ширина – 12 мм.
2. Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) (реквізит 02) розміщують на лівому березі бланка на рівні назви організації, або частково чи повністю на площі, що відведена для реквізитів "Назва організації вищого рівня", "Назва організації", "Назва структурного підрозділу організації".
Емблему не відтворюють на бланку, на якому зображено Державний герб України. На бланках документів недержавних організацій дозволяється розташовувати зображення емблеми на верхньому березі бланку там, де на бланках документів державних організацій розміщують зображення Державного герба.
Розміри зображення емблеми стандартом не встановлені, проте його висота за умови розташування на верхньому березі документа, не повинна перевищувати 17 мм.
3. Зображення нагород (реквізит 03) можна розміщувати за рішенням вищестоящої організації на лівому березі бланка на рівні назви організації або частково чи повністю на площі, що відведена для реквізитів: "Назва організації вищого рівня "Назва організації", "Назва структурного підрозділу організації". Якщо назву нагород включено згідно з нормативно-правовим актом до назви організації, надрукованої на бланку, то розміщувати на ньому зображення цієї нагороди вже не потрібно.
4. Код організації (реквізит 04) проставляють за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ). Ведення ЄДРПОУ здійснює Державний комітет статистики України.
Код організації є однією з головних пошукових ознак інформації в автоматизованих системах діловодства. Його фіксування сприяє прискоренню передавання документованої інформації засобами електрозв'язку, зменшенню кількості помилок, що їх можливо припуститися під час передавання довгих назв організацій. Код проставляють після реквізиту "Довідкові дані про організацію".
5. Код форми документа (реквізит 05) проставляють згідно з ДК 010-99 "Державний класифікатор управлінської документації" (ДКУД), який затверджено наказом Держстандарту України № 1024 від 31 грудня 1998 р.
Код форми документа є цифровим позначенням уніфікованої форми документа, що визначає належність конкретного виду документа до певного класу та підкласу і уніфікованої системи управлінської документації, а також однією з головних пошукових ознак в автоматизованих системах діловодства.
Необхідність фіксування коду форми документа вирішується окремо для кожного виду документа. Цей реквізит друкують розміром шрифту 8 пунктів над реквізитом "Назва виду документа”.
6. Назву організації вищого рівня (реквізит 06) зазначають скорочено, а у разі відсутності офіційнозареєстрованого скорочення – повністю.Реквізит розміщують над назвою організації– автора документа:
ДЕРЖКОМАРХІВ УКРАЇНИ
ЦЕНТРАЛЬНИЙ ДЕРЖАВНИЙ АРХІВ
ВИЩИХ ОРГАНІВ ВЛАДИ ТА УПРАВЛІННЯ УКРАЇНИ
(ЦДАВО України)
7. Назва організації (реквізит 07) – автора документа має відповідати назві, зазначеній в її установчих документах (статуті, положенні, установчому документі).
Якщо в установчих документах офіційно зафіксовано скорочену назву, то її подають на бланку окремим рядком під повною назвою в дужках або без них:
УКРАЇНСЬКИЙ ФОНД
ПІДТРИМКИ ПІДПРИЄМНИЦТВА
(УФПП)
Якщо в установчих документах поряд з назвою організації українською мовою подається назва іноземною мовою, то остання відтворюється на бланку під назвою організації українською мовою.
Документи, підготовлені сумісно двома і більше організаціями, оформлюють, як правило, не на бланку, а на чистому аркуші паперу. Назви організацій розміщують відповідно до їх рангу. Назву організації нижчого рівня розміщують під назвою організації вищого рівня:
МІНПАЛИВЕНЕРГО УКРАЇНИ
НАК "НАФТОГАЗ УКРАЇНИ"
У разі оформлення документа, підготовленого кількома організаціями одного рангу, їх назви розміщують на одному рівні:
Міністерство Міністерство Державний
економіки праці комітет
та європейської та соціальної статистики
інтеграції політики України
України України
8. Назву структурного підрозділу або територіального відділення, філії, посадової особи (реквізит 08) зазначають на бланку переважно на внутрішніх документах (актах, протоколах, пояснювальних, доповідних або службових записках), якщо структурний підрозділ є автором документа, а його керівник (або посадова особа) має право підпису документа. Цей реквізит розміщують під назвою організації:
ВІДКРИТЕ АКЦІОНЕРНЕ ТОВАРИСТВО
"ЮРЕКС-ТЕЛЕКОМ"
ДЕПАРТАМЕНТ МОБІЛЬНОГО ЗВ'ЯЗКУ
9. Довідкові дані про організацію (реквізит 09) містять відомості, необхідні при інформаційних контактах. До складу цього реквізиту входять: поштова адреса, номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адреса електронної пошти, веб-сайт, дані про ліцензії, патенти тощо. Порядок і форма запису поштової адреси мають відповідати "Правилам надання послуг поштового зв'язку".
Довідкові дані обов'язково фіксують на бланку, призначеному для оформлення службових листів (так званому бланку листа).
Цей реквізит розміщують нижче реквізиту "Назва організації" або під реквізитом "Назва структурного підрозділу" (за наявності останнього).
10. Назва виду документа (реквізит 10 ) має відповідати переліку форм документів, що їх використовують в організації згідно з ДКУД та організаційно-правовим статусом організації.
Назва виду документа може бути надрукована на спеціальному бланку (так званому бланку конкретного виду документа, наприклад бланку протоколу) під час його виготовлення або на загальному бланку організації – при безпосередньому оформленні документа. В службових листах цей реквізит не зазначають.
Назву виду документа фіксують нижче реквізитів "Назва організації” та "Назва структурного підрозділу"; на кутовому бланку – без відступу від межі лівого берега (див. Додаток 1), а на поздовжньому – центровано (див. Додаток 2).
11. Дата документа (реквізит 11) – обов'язковий реквізит кожного документа, що фіксує час його створення та(чи) підписання, погодження, затвердження, прийняття, видання, реєстрації.
Дату документа оформлюють арабськими цифрами у такій послідовності: день місяця, місяць, рік. День місяця і місяць позначають двома парами арабських цифр, рік — чотирма арабськими цифрами. Якщо один з елементів дати (день місяця або місяць) складається лише з однієї цифри, то перед нею треба ставити нуль. Наприклад, дату 1 грудня 2009 року треба оформлювати так: 01.12.2009. Крім цього, дату можна оформлювати й у такій послідовності: рік, місяць, день місяця. Наприклад: 2009.12.01. Останній спосіб найчастіше використовують у службовому листуванні з іноземними партнерами, тому що це відповідає міжнародній системі датування документів.
У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дати, наприклад: 29 серпня 2009 року.
Для розпорядчих документів (розпоряджень, наказів, вказівок тощо) основною є дата підписання її проставляють на спеціально відведеному місці на бланку (див. Додатки 1, 2). А якщо документ оформлено не на бланку, то дату проставляють нижче реквізиту "Підпис" без відступу від межі лівого берега. Слід зауважити, що дату власноручно проставляє посадова особа, яка затверджує або підписує документ. Документи, що їх спільно видають дві або більше організацій, повинні мати одну єдину дату.
Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.
12. Реєстраційний індекс документа (реквізит 12) – це умовно цифрове позначення, яке надають документу під час його реєстрації. Реєструючи накази з особового складу, можна застосовувати літерно-цифрові позначення.
Складові частини реєстраційного індексу відділяються один від одного правобіжною похилою рискою. Наприклад: 378/02, де 378 – порядковий реєстраційний номер, а 02 – умовне позначення групи документів згідно з класифікатором виконавців, прийнятим в установі; 210/03-10, де 210 – порядковий реєстраційний номер документа, 03-10 – індекс справи за номенклатурою.
Індекс організаційно-розпорядчого документа, спільно прийнятого кількома організаціями, складається з порядкових реєстраційних номерів, присвоєних документові у всіх цих організаціях. Наприклад: НАКАЗ від 04.12.2008 № 450/748/654.
Місце розташування цього реквізиту залежить від бланка та виду документа.
13. Посилання на реєстраційний індекс і дату документа (реквізит 13) фіксують на бланках листів. Цей реквізит має таку форму: На № __ від _________. Цю форму заповнюють лише у тому разі, коли оформлюють лист-відповідь на будь-який ініціативний документ (звернення, запит, пропозицію тощо). Відомості до цього реквізиту переносять з реквізиту "Реєстраційний індекс і дата документа", оформленого в ініціативному документі. Наприклад: На № 86/01-12 від 28.10.2008.
Якщо вихідний лист є відповіддю на кілька листів однієї організації, то необхідно оформити посилання на реєстраційні індекси і дати зазначені в усіх цих листах.
Якщо в одному вихідному листі дають відповідь на листи від багатьох різних організацій, то посилання на реєстраційні номери і дати листів слід розташовувати один під одним у тій самій послідовності, в якій зазначено назви цих організацій у реквізиті „Адресат".
Цей реквізит розташовують нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціально відведеному місці на бланку.
14. Місце складання або видання документа (реквізит 14) вказують у тому випадку, якщойого не можна з'ясувати за реквізитами „Назва організації" та "Довідкові дані про організацію". З метою уникнення помилок при визначенні місцезнаходження організації цей реквізит застосовують у всіх документах, крім листа, в якому ця інформація завжди міститься у реквізиті "Довідкові дані про організацію”.
Для юридичної особи місцем видання документа є місце її державної реєстрації.
Місце видання не треба вказувати у документі, якщо воно включено до назви організації, наприклад: "Ужгородський державний інститут інформатики, економіки і права", проте його необхідно зазначити у тому разі, якщо документ цієї установи було складено в іншому місці.
15. Гриф обмеження доступу до документа (реквізит 15) засвідчує особливий характер інформації, до якої має доступ обмежене коло осіб.
Метою обмеження доступу до інформації, яку містить документ, є захист державної або приватної (наприклад, комерційної) документованої інформації, незаконне використання, якої може порушити права та(чи) завдати збитків її власнику, володарю, користувачу, іншій фізичній або юридичній особі.
Гриф обмеження доступу до документа ("Таємно", "Для службового користування", "ДСК") проставляють без лапок у верхньому правому куті лицьового боку першого аркуша документа над реквізитами "Адресат" або "Гриф затвердження документа". За потреби його доповнюють номером примірника документа:
Для службового користування
Прим. З
або
Таємно
Прим. 2
Наявність реквізиту обумовлює особливий порядок обліку, зберігання і використання документів.
16. Адресат (реквізит 16) містить сукупність точних і повних даних згідно з якими документ має бути доставлений за призначенням.
Адресатом документа може бути організація, її структурний підрозділ або конкретна посадова особа чи громадянин.
Реквізит "Адресат" максимально може мати такі складові частини:
· назва організації-адресата;
· назва структурного підрозділу;
· назва посади одержувача;
· прізвище та ініціал(и) одержувача;
· поштова адреса.
Цей реквізит друкують, як правило, розміром шрифту 14 пунктів. Кожну зі складових частин "Адресата" розташовують з нового рядка без розділових знаків (крапок, ком тощо). Відстань між рядками має становити півтора інтервалу. Довжина рядка обмежується правим текстовим берегом і не перевищує 78 мм (див. Додатки 1, 2).
Якщо лист адресують організації (чи її структурному підрозділу), то назву подають у називному відмінку:
ТОВ "Укрпромтех"
Відділ постачання і збуту
Якщо лист адресують посадовій особі із зазначенням організації та структурного підрозділу, в якому вона працює, то назву організації і назву структурного підрозділу подають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата — у давальному:
АКБ "Акварель"
Фінансове управління
Провідному спеціалісту
Майданову Ю. М.
У разі адресування листа керівникові організації або його заступникові назва організації входить до складу назви посади адресата:
Генеральному директору
Спільного українсько-
Російського
підприємства "Дружба"
Василевській М. О.
Якщо лист адресують багатьом однорідним установам, то адресата зазначають узагальнено:
Головам правлінь
Акціонерних
І комерційних банків
До реквізиту "Адресат" може входити поштова адреса. Складові частини поштової адреси оформлюють відповідно до "Правил надання послуг поштового зв'язку.
Наприклад:
Редакція журналу
"Секретар-референт"
Пр-т Свободи, 23, оф. 1101
Київ, 02094
Директору Національного
Науково-дослідного
інституту охорони праці
17. Гриф затвердження документа (реквізит 17). Затвердження – це особливий спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів.
Документи затверджують посадові особи (як правило, керівники підприємств, установ, організацій), до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах. Нормативно-правові акти (статути, положення, інструкції, правила, регламенти тощо) мають затверджуватися відповідними розпорядчими документами (рішеннями, розпорядженнями, наказами тощо) підприємств, установ, організацій, що видали цей акт.
Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа.
Якщо документ затверджує конкретна посадова особа, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціалу(-ів) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Голова управління
АКБ "Макс-Комерцбанк"
(підпис) П.Ю.Станицький
12.01.2008
Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви, дати і номера затверджуваного документа у називному відмінку.
Наприклад:
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ директора заводу
Імені Г.Т.Сидорчука
03.02.2008 № 137
Гриф затвердження розташовують у правому верхньому куті першого аркуша документа з відступом від межі лівого берега на 104 мм. Як свідчить практика, документи, які підлягають затвердженню, доцільно оформлювати на кутових бланках (див. Додаток 2)або на чистих аркушах паперу формату А4. Насамперед це пов'язано з тим, що гриф затвердження має бути розташований вище реквізиту "Назва виду документа", оскільки затверджується сам документ (акт, інструкція, план, звіт тощо), а не текст документа. На поздовжніх бланках зробити це практично неможливо через відсутність відповідного місця для грифа затвердження у правому верхньому куті бланка (див. Додаток 1).
18. Резолюція (реквізит 18) —це напис на документі, зроблений керівником підприємства, установи чи організації, що містить вказівки щодо виконання документа. Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата:
Іванченку М. С.
Підготувати відповідь
До 26. 01.2008
(підпис)
12.01.2008
Коли доручення дається кільком посадовим особам, то головним виконавцем вважається особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їхню роботу.
На документах із зазначеними у тексті термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис керівника установи, дата.
Дозволяється у резолюції замість прізвища виконавця зазначати лише посаду особи, якій доручається виконання документа.
