Пм. 02 организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации

ПМ.02 Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации

 

МДК 02.01 Организация и нормативно-правовые основы архивного дела

МДК 02.02 Государственные, муниципальные архивы и архивы организаций

МДК.02.03. Методика и практика архивоведения.

МДК 02.04 Обеспечение сохранности документов

по программе подготовки специалистов среднего

учреждений среднего профессионального образования

 

 

 

Чайковский, 2019

 

Методические рекомендации по выполнению внеаудиторной самостоятельной работы студентов по ПМ.02 Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации по программе подготовки специалистов среднего звена учреждений среднего профессионального образования: учебно-практическое/методическое издание./ автор-сост. (Родионова Н.А.) – Чайковский.: Чайковский индустриальный колледж, 2019. – 24 с.

 

 

Составитель: (Родионова Н.А.), преподаватель Чайковского индустриального колледжа                                                 

 

© Родионова Н.А. автор-сост., 2019

© Чайковский индустриальный

колледж, 2019

СОДЕРЖАНИЕ

Пояснительная записка	4
Раздел 1. МДК.02.01 Организация и нормативно-правовые основы архивного дела
Самостоятельная работа № 1	6
Формирование нормативно-методической базы по архивному делу
Самостоятельная работа № 2	7
Изучение нормативных актов, регулирующих порядок делопроизводства и работу архивов
Самостоятельная работа № 3	8
Персональная ответственность за обеспечение сохранности документов и состояние работы с архивными документами
Раздел 2. МДК.02.02 Государственные, муниципальные архивы и архивы организаций
Самостоятельная работа № 4	10
Составление таблицы «Органы управления архивным делом и их функции»
Самостоятельная работа № 5	11
Подготовка к семинару по теме: «Организация ведомственного хранения документов»
Раздел 3. МДК.02.04 Обеспечение сохранности документов
Самостоятельная работа № 6	13
Подготовка сообщений и презентаций
Раздел 4. Работа с документами в архиве МДК.02.03. Методика и практика архивоведения.
Самостоятельная работа № 7	15
Подготовка сообщений и презентаций
Самостоятельная работа № 8	16
Составление кроссворда и тестовых заданий
Самостоятельная работа № 9	18
Составление глоссария по основным понятиям архивного дела.
Приложения	20

 

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Методические рекомендации по выполнению внеаудиторной самостоятельной работы студентов по ПМ.02 Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации предназначены для студентов специальностей 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение».

 Цель методических указаний: оказание помощи студентам в выполнении самостоятельной работы по ПМ.02 Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации.

Общий объём времени, отведённого на самостоятельную работу, составляет 203 часа. Учет выполнения студентами внеаудиторной самостоятельной работы ведется преподавателем в учебном журнале согласно ЧИК-ЛНА-02-04-04-19 Рабочая инструкция по заполнению, ведению, проверке и хранению журнала освоения основной профессиональной образовательной программы

 Внеаудиторная самостоятельная работа студентов – это планируемая учебная, учебно-исследовательская, научно-исследовательская работа студентов, выполняемая во внеаудиторное время по заданию и при методическом руководстве преподавателя.

 Целью самостоятельной работы студентов является:

· систематизация, закрепление, углубление и расширение полученных теоретических знаний и практических умений студентов;

· овладение практическими навыками работы с нормативной и справочной литературой;

· развитие познавательных способностей и активности студентов: творческой инициативы, самостоятельности, ответственности и организованности;

· формирование самостоятельности профессионального мышления: способности к профессиональному саморазвитию, самосовершенствованию и самореализации;

· овладение практическими навыками применения информационно-коммуникационных технологий в профессиональной деятельности;

· развитие исследовательских умений.

Для организации самостоятельной работы необходимы следующие условия:

· готовность студентов к самостоятельному труду;

· мотивация получения знаний;

· наличие и доступность всего необходимого учебно-методического и справочного материала;

· система регулярного контроля качества выполненной самостоятельной работы;

· консультационная помощь преподавателя.

Формы самостоятельной работы студентов определяются содержанием междисциплинарного курса, степенью подготовленности студентов.

Задачи самостоятельной работы:

· закрепить знание теоретического материала по  ПМ.02 Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации, используя необходимый инструментарий, практическим путем (изучение теоретического материала, базовых понятий дисциплины, выполнение творческих и графических работ, подготовка к тестированию, устному опросу, диктанту и т. д.);

· применить полученные знания и умения для формирования собственной позиции (выполнение практических работ);

· содействовать развитию творческой личности, обладающей высокой зрелостью, готовностью и способностью преодолевать жизненные трудности.

Самостоятельная работа по ПМ.02 Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации структурирована по разделам. В результате освоения дисциплины студент должен:

Уметь      

У.1. Организовывать деятельность архива с учетом статуса и профиля организации

У.2. Работать в системах электронного документооборота

У.3 Использовать в деятельности архива современные компьютерные технологии

У.4 Применять современные методики консервации и реставрации архивных документов

Знать

З.1.Систему архивного управления в Российской Федерации и организацию Архивного фонда Российской Федерации

З.2.Систему хранения и обработки документов.

 

Перечень заданий самостоятельной работы представлен в таблице

 

Раздел	Вид самостоятельной работы	Форма контроля
Раздел 1. МДК 02.01 Организация и нормативно-правовые основы архивного дела	Формирование нормативно-методической базы по архивному делу	Нормативные документы на носителе
	Изучение нормативных актов, регулирующих порядок делопроизводства и работу архивов	Защита реферата
	Персональная ответственность за обеспечение сохранности документов и состояние работы с архивными документами	Должностная инструкция архивариуса
Раздел 2. МДК 02.02 Государственные, муниципальные архивы и архивы организаций	Изучение системы управления Архивным делом в РФ.	Таблица  «Органы управления архивным делом и их функции»
	Подготовка к семинару по теме: «Организация ведомственного хранения документов».	Выступление на семинаре, доклад (речь) в машинописном формате
Раздел 3. МДК 02.04 Обеспечение сохранности документов	Подготовка сообщения и презентации по темам (по выбору):	Конспект, речь в машинописном формате Презентация эл. по одной из выбранных тем
Раздел 4. Работа с документами в архиве МДК.02.03. Методика и практика архивоведения	Подготовка сообщений и презентаций по темам:	Конспект, речь в машинописном формате Презентация эл. по одной из выбранных тем
	Составление кроссворда и тестовых заданий	Кроссворд и тест по одной из выбранной теме
	Составление глоссария по основным понятиям архивного дела.	Брошюра

 

 

Перед выполнением внеаудиторной самостоятельной работы преподаватель проводит инструктаж (консультацию) с определением цели задания, его содержания, сроков выполнения, основных требований к результатам работы, критериев оценки, форм контроля и перечня литературы.

Согласно требованиям государственных образовательных стандартов среднего профессионального образования и плана учебного процесса каждый студент обязан выполнить по каждой учебной дисциплине определенный объем внеаудиторной самостоятельной работы.

РАЗДЕЛ 1

САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА № 1

САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА № 2

САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА № 3

Критерии оценки

№	Критерии оценки	Баллы
1	Работа выполнена в установленный срок  За каждый день просрочки без уважительной причины снимается 1 балл	5
	Работа сдана в соответствующем формате. 100% выполнение.	3
	Представленный документ оформлен в соответствии с требованиями ГОСТ	20
	Работа содержит заголовочную и оформительскую части. 100% выполнение.	2
	Оформительская часть работы соответствует требованиям ГОСТ. За каждое нарушение снимается 1 балл.	5
	ИТОГО	35
«отлично» - 31—35 баллов «хорошо» - 25—30 баллов «удов.» - 18—24 баллов

РАЗДЕЛ 2

САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА № 4

Критерии оценки

№	Критерии оценки	Баллы
1	Работа выполнена в установленный срок  За каждый день просрочки без уважительной причины снимается 1 балл	5
	Работа сдана в соответствующем формате. 100% выполнение.	3
	Работа содержит заголовочную и оформительскую части. 100% выполнение.	2
	Оформительская часть оформлена в соответствии с требованиями ГОСТ. За каждое нарушение снимается 1 балл.	5
	Представлена таблица с заполнением всех полей.	20
	ИТОГО	35
«отлично» - 31—35 баллов «хорошо» - 25—30 баллов «удов.» - 18—24 баллов

 

САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА № 5

Критерии оценки

№	Критерии оценки	Баллы
1.	Своевременность выполнения работы	5
2.	Глубина проработки материала, грамотность и полнота изложения	26
3.	Культура выступления. Наличие элементов наглядности.	3
4.	Ответы на дополнительные вопросы.	3
5.	Активность на занятии	3
	ИТОГО	40
	«отлично» -36-40 б. «хорошо» - 32-35 б. «удовлетворительно» - 20-31 б.

Раздел 3

Самостоятельная работа № 6

Информационные ресурсы:

Требования к оформлению презентаций (приложение 3).

Критерии оценки

№	Критерии оценки	Баллы
1.	Работа выполнена в срок (сдана в электронном виде в соответствующую папку)	5
2.	В наименовании файла имеется фамилия студента и тема презентации.	2
3.	При оформлении презентации соблюдаются требования к ее составлению и оформлению	10
4.	Во время речи владение языковыми средствами - умение ясно, логично и точно излагать свою точку зрения, использовать адекватные языковые средства;	3
	ИТОГО	20
«отлично» - 18—20 баллов «хорошо» - 15—17 баллов «удовлетворительно» - 10—14 баллов

Раздел 4

Самостоятельная работа № 7

Цель работы: систематизация, закрепление, углубление и расширение полученных теоретических знаний и практических умений студентов

В результате выполнения самостоятельной работы обучающийся должен уметь:

· использовать справочно-правовые системы и работать с нормативными документами.

· организовывать деятельность архива с учетом статуса и профиля организации.

знать:

· систему архивного управления в Российской Федерации и организацию Архивного фонда Российской Федерации

· систему хранения и обработки документов

· нормативную базу архивоведения.

Задание самостоятельной работы. Подготовьте сообщение и презентацию по одной из тем:

1. Система действующих перечней документов и их роль при определении ценности и отборе документов для хранения и уничтожения.

2. Перечни документов, подлежащих приему в госархивы.

3. Проблемы сохранения документального наследия в условиях перевода информации на электронные носители.

4. Создание страхового фонда и фонда пользователя

5. Подготовка дел к передаче на страховое копирование

6. Учет страхового фонда

Алгоритм выполнения:

1. Выберите тему. Подготовьте информацию в формате сообщения и материалы для презентации. Приложение 1, 2, 3.

2. Объединитесь в три подгруппы в соответствии с выбранной темой.

3. Оформите информацию в подгруппе, как один текстовой документ, в соответствии с требованиями к оформлению документов. Независимо от количества человек в подгруппе, все темы должны быть рассмотрены.

4. Для защиты сообщения подготовьте в подгруппе одну презентацию.

5. Защитите свою часть реферата.

6. Сдайте на проверку работу.

Критерии оценки задания 1

№	Критерии оценки	Баллы
1	Работа выполнена в установленный срок  За каждый день просрочки без уважительной причины снимается 1 балл	5
	Работа сдана в соответствующем формате. 100% выполнение.	3
	Работа содержит заголовочную и оформительскую части. 100% выполнение.	2
	Раскрыта полностью тема реферата. Актуальность, глубина, научность теоретического материала.	15
	Четкость выступления, уровень самостоятельности. Время выступления.	5
	Презентация соответствует требованиям.	5
	ИТОГО	35
«отлично» - 31—35 баллов «хорошо» - 25—30 баллов «удов.» - 18—24 баллов

 

Самостоятельная работа № 8

Алгоритм составления тестов

1.Прежде чем составлять тест, изучите предложенный материал, используя учебные пособия и нормативно-справочную литературу.

2. Выбрать форму тестового задания. Выделяется два типа тестов:

1) Закрытые: где есть готовые ответы: выбрать из 2, 3, 4, 5 предоставленных альтернативных ответов, установление истинности, ложности, соответствия, установление последовательности.

2) Открытые: которые не имеют готовых ответов, их надо конструировать, самостоятельно дополнить, закончить, составить.

3.Вопросы теста должны быть четкими, понятными для выполнения.

4.При формулировке задания теста необходимо придерживаться следующих методических советов:

-основной текст задания содержит не более 8-10 слов;

-каждый тест должен выражать одну идею, одну мысль;

-задания должны быть краткими, четкими, легко читаемыми, суждения иметь утвердительную, а не вопросительную форму;

-формулировка заданий не должна содержать двусмысленности, а тем более ловушек;

-избегать таких слов, как “иногда”, “часто”, “обычно” в правильных утверждениях и слов “всегда”, “иногда”, “невозможно” в неправильных.

-располагать тесты по возрастанию трудности;

-каждое задание и ответ формулировать так, чтобы верный ответ могли дать только те, кто хорошо усвоил материал;

-задания сформулировать так, чтобы ответы могли быть получены путем рассуждения, а в число неверных ответов в первую очередь включать такие, которые являлись результатом типичных ошибок, допускаемых учащимися;

-правильные ответы должны располагаться в случайном порядке;

-ответы на один вопрос не должны зависеть от ответов на другие вопросы;

-ответы не должны содержать подсказки, быть нелепыми.

5.Тест должен включать разнообразные тестовые задания по форме, содержанию, степени сложности и количеству, достаточно полно охватывать материал проверяемой темы.

6.Тестовые задания должны быть разноуровневыми по степени сложности:

Уровень А – задания, рассчитанные на усвоение основных понятий, на простое отображение материала, на уровне узнаваемости и воспроизведения.

Уровень Б – задания, требующие размышления, охватывают малый материал, выявляют умения применять знания в стандартных ситуациях.

Уровень В – задания, требующие творческого исполнения приобретенных знаний и позволяющие выявить умения, применять знания в нестандартных ситуациях.

7.Оформить тест: составить тестовые задания, инструкцию – сколько правильных ответов предусматривает вопрос и т.п., ключ (правильные ответы) к выполнению теста.

Критерии оценки

Кроссворд и тест оценивается отдельно

№	Критерии оценки составления кроссворда	Баллы
1.	Работа  представлена на контроль в срок.	5
2.	Соответствие заданной теме.	5
3.	Грамотная формулировка вопросов	5
4.	Количество примененных терминов	25
5.	Корректность при формулировке заданий	5
6.	Кроссворд выполнен без ошибок	5
7.	Соответствие оформления требованиям	5
	ИТОГО	55
«отлично» - 50—55 баллов      «хорошо» - 44—49 балла     «удовлетворительно» - 38—43 баллов

№	Критерии оценки составления теста	Баллы
1.	Работа представлена на контроль в срок.	5
2.	Соответствие заданной теме.	5
3.	Грамотная формулировка вопросов	5
4.	Количество примененных терминов	25
5.	Корректность при формулировке заданий	5
6.	Тестовые задания разноуровневые.	15
7.	Соответствие оформления требованиям	5
	ИТОГО	65
«отлично» - 58—65 баллов      «хорошо» - 52—57 балла     «удовлетворительно» - 45—51 баллов

Самостоятельная работа № 9

Критерии оценки

№	Критерии оценки	Баллы
1.	Работа выполнена в срок.	5
2.	Соответствие терминов теме. Многоаспектность интерпретации терминов и конкретизация их трактовки в соответствии со спецификой изучения дисциплины	15
3.	Соответствие оформления требованиям (брошюра)	5
	ИТОГО	25
«отлично» - 23—25 баллов      «хорошо» - 18—22 балла   «удовлетворительно» - 13—17 баллов

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Рекомендации по подготовке сообщения:

В сообщениях выделяются три основные части:

1) Вступительная часть, в которой определяется тема, структура и содержание, показывается, как она отражена в трудах ученых.

2) Основная часть содержит изложение изучаемой темы / вопроса / проблемы (желательно в проблемном плане).

3) Обобщающая – заключение, выводы.

 

Текст сообщения распечатать на бумаге формата А4.

ü По всем сторонам листа оставить поля от края листа. Размеры: левого поля - 20 мм; правого поля - 10 мм; верхнего поля - 15 мм; нижнего поля - 15 мм.

ü Использовать шрифт Times New Roman. Цвет шрифта должен быть чёрным, кегль – 12 пт. Можно использовать компьютерные возможности акцентирования внимания на определённых терминах, применяя различные способы начертания.

ü Заголовки следует располагать в середине строки без точки в конце и печатать прописными буквами, не подчеркивая.

ü Для абзацев, не являющихся заголовками, установить отступ первой строки на 12,5 мм и выравнивание – по ширине. Расстояние между абзацами – 3 пт.

ü Если в сообщении более одной страницы, то страницы следует нумеровать арабскими цифрами.

ü Обязательно напечатать список использованных источников (название статей, сайтов, или др. и адреса Web-страниц). В сообщении должны быть ссылки на используемую литературу.

ü Не забудьте подписать сообщение (указать фамилию, имя учащегося, подготовившего сообщение).

 

Основное требование к содержанию: сообщение должно быть информативно и интересно для большинства студентов.

 

Критерии оценки

Уровень	Критерии оценки	Баллы
высокий	Работа сдана в срок; Сообщение выполнено в соответствии с требованиями: записи краткие, логичные, последовательные; присутствует новизна; в сообщении имеются схемы, или иллюстрации. докладчик отвечает на все вопросы. Владеет понятийным аппаратом.	5
оптимальный	Работа сдана в срок; Сообщение выполнено в соответствии с требованиями к оформлению: записи краткие, логичные, последовательные; присутствует новизна; в сообщении имеются схемы, или иллюстрации; докладчик отвечает на большинство вопросов. Владеет понятийным аппаратом. Не может оценить эффективность.	4
допустимый	На выполнение работы затрачено много времени (более 2 недель); Сообщение не соответствует плану; отсутствует новизна; докладчик не может четко ответить на вопросы.	3

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Требования к оформлению компьютерной презентации

В оформлении презентаций выделяют два блока: оформление слайдов и представление информации на них.

Требования к оформлению слайдов:

Стиль	1. Соблюдайте единый стиль оформления 2. Избегайте стилей, которые будут отвлекать от самой презентации 3. Вспомогательная информация (управляющие кнопки) не должны преобладать над основной информацией (текстом, иллюстрациями).
Фон	Предпочтительны холодные тона
Использование цвета	1. На одном слайде рекомендуется использовать не более трех цветов: один для фона, один для заголовка, один для текста. 2. Для фона и текста используйте контрастные цвета. 3. Обратите внимание на цвет гиперссылок (до и после использования). 4. Таблица сочетаемости цветов в приложении.
Анимационные эффекты	1. Используйте возможности компьютерной анимации для представления информации на слайде. 2. Не стоит злоупотреблять различными анимационными эффектами, они не должны отвлекать внимание от содержания информации на слайде.

Требования к представлению информации на слайде

Содержание информации	1. Используйте короткие слова и предложения. 2. Минимизируйте количество предлогов, наречий, прилагательных. 3. Заголовки должны привлекать внимание аудитории.
Расположение информации на странице	1. Предпочтительно горизонтальное расположение информации. 2. Наиболее важная информация должна располагаться в центре экрана. 3. Если на слайде используется картинка, надпись располагается под ней.
Шрифты	1. Для заголовков – не менее 24. 2. Для информации не менее 18. 3. Шрифты без засечек легче читать с большого расстояния. 4. Нельзя смешивать разные типы шрифтов в одной презентации. 5. Для выделения информации следует использовать жирный шрифт, курсив или подчеркивание. 6. Нельзя злоупотреблять прописными буквами (они читаются хуже строчных).
Способы выделения информации	Следует использовать: рамки; границы, заливку; штриховку, стрелки; рисунки, диаграммы, схемы для иллюстрации наиболее важных фактов.
Объем информации	1. Не стоит заполнять один слайд слишком большим объемом информации: люди могут единовременно запомнить не более трех фактов, выводов, определений. 2. Наибольшая эффективность достигается тогда, когда ключевые пункты отображаются по одному на каждом отдельном слайде.
Виды слайдов	Для обеспечения разнообразия следует использовать разные виды слайдов: - с текстом; - с таблицами; - с диаграммами.

 

Методические рекомендации по созданию презентаций

Презентаци я (от английского слова - представление) – это набор цветных картинок-слайдов на определенную тему, который хранится в файле специального формата.

Презентация должна включать:

– Название темы.

– Содержание.

– Цель самостоятельной работы.

– Ход и результат исследования.

– Выводы.

– Список использованных источников.

Требования к содержанию презентации

- соответствие заявленной теме и целям;

- наличие логической связи между рассматриваемыми явлениями и показателями;

- представление информации в виде картосхем, графиков и диаграмм;

- отсутствие грамматических и стилистических ошибок;

- формулировка вывода по результатам проведенной работы.

Презентация предполагает сочетание информации различных типов: текста, графических изображений, музыкальных и звуковых эффектов, анимации и видеофрагментов. Поэтому необходимо учитывать специфику комбинирования фрагментов информации различных типов. Рассмотрим рекомендации по оформлению и представлению на экране материалов различного вида.

Оформление текстовой информации

- размер шрифта: 24–54 пункта (заголовок), 18–36 пунктов (обычный текст);

- цвет шрифта и цвет фона должны контрастировать;

- тип шрифта: для основного текста гладкий шрифт без засечек (Arial, Tahoma, Verdana), для заголовка можно использовать декоративный шрифт, если он

- хорошо читаем;

- курсив, подчеркивание, жирный шрифт, прописные буквы рекомендуется использовать только для смыслового выделения фрагмента текста.

Оформление графической информации

- желательно избегать в презентации рисунков, не несущих смысловой нагрузки, если они не являются частью стилевого оформления;

- цвет графических изображений не должен резко контрастировать с общим стилевым оформлением слайда;

- иллюстрации рекомендуется сопровождать пояснительным текстом;

- если графическое изображение используется в качестве фона, то текст на этом фоне должен быть хорошо читаем.

Анимационные эффекты используются для привлечения внимания слушателей или для демонстрации динамики развития какого-либо процесса. В этих случаях использование анимации оправдано, но не стоит чрезмерно насыщать презентацию такими эффектами, иначе это вызовет негативную реакцию аудитории.

Звуковое сопровождение должно отражать суть или подчеркивать особенность темы слайда, презентации. Необходимо выбрать оптимальную громкость, чтобы звук был слышен всем слушателям, но не был оглушительным.

После создания презентации, необходимо отрепетировать ее показ и свое выступление, проверить, как будет выглядеть презентация в целом (на экране компьютера или проекционном экране), насколько скоро и адекватно она воспринимается из разных мест аудитории, при разном освещении, шумовом сопровождении, в обстановке, максимально приближенной к реальным условиям выступления.

 

ПМ.02 Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации