Образец извещения о времени начала отпуска

Оформление ежегодного отпуска: пошаговая процедура

 

Каждый работник имеет право на получение ежегодного оплачиваемого отпуска, а отдельные категории работников также на дополнительные оплачиваемые отпуска. Процедура предоставления отпусков регулируется ТК РФ, и чтобы не было ошибок кадровой службе следует четко ее выполнять.

Рассмотрим, как правильно оформить предоставление работнику ежегодного отпуска.        

 

 

       ШАГ 1. Направляем извещение о начале отпуска или получаем заявление работника

До сих пор многие кадровики сомневаются, нужно ли работнику писать заявление на отпуск. Давайте разберемся. Как известно, очередность предоставления отпусков определяется графиком отпусков. (ст. 123 ТК РФ). Работодатель утверждает график не позднее, чем за две недели до начала года, на который он составлен. При утверждении этого графика необходимо получить согласование профсоюза при его наличии (ст. 122 ТК РФ). После того, как график отпусков утвержден, он становится обязательным как для работника, так и для работодателя.

 

Обратите внимание

Если графиком отпусков установлен определенный период отпуска, то изменить эти даты работодатель и работник могут только по обоюдному согласию. Если одна из сторон не согласна перенести период отпуска на другие даты, работник должен будет пойти в ежегодный отпуск, а работодатель должен будет предоставить этот отпуск работнику в соответствии с графиком.

 

Данное правило не касается тех категорий работников, которым работодатель обязан предоставить ежегодный отпуск в удобное для них время.

 

Наша справка

Перечень основных категорий работников, имеющих права на ежегодный отпуск в любое время:

· мужья в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам (ч. 4 ст. 123 ТК РФ);

· ветераны боевых действий (Федеральный закон от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах»);

· «чернобыльцы» (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.01.1991 № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»);

· работники, супруги которых являются военнослужащими (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);

· внешние совместители, которым предоставляется отпуск одновременно с отпуском по основной работе (ч. 1 ст. 286 ТК РФ);

· Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации, полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 № 4301-1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы»).

 

Таким образом, если в организации есть график отпусков, заявления работника не требуется. В этом случае работнику за две недели до начала отпуска нужно направить извещение о времени начала отпуска.

Но есть ситуации, когда работник был принят позже даты утверждения графика отпусков, либо имеет право на предоставление ему отпуска в удобное для него время. А, может быть, работник по какой-либо причине не смог или не сможет пойти в отпуск по графику. Также в некоторых небольших организациях утверждается график отпусков, как того требует закон, но фактически работники отдыхают тогда, когда им удобно, договариваясь с работодателем. В этом случае без заявления работника не обойтись.

 

       Извещение о начале отпуска

       Форма извещения о времени начала отпуска законодательно не установлена, поэтому работодателю нужно разработать ее самостоятельно. Однако нужно учесть, что в форму документа рекомендуется включать следующую информацию: наименование организации, исходящий номер и дату регистрации документа, должность, фамилию и инициалы работника, наименование структурного подразделения, основную часть со сведениями об отпуске, подпись работодателя.

       Нужно обратить внимание, что извещение о времени начала отпуска работник должен получить под роспись не позднее, чем за две недели до начала отпуска (ст. 123 ТК РФ).

                                                                                                                    

       Пример 1

       По утвержденному графику отпусков, секретарь Ильина Н.Б. должна идти в отпуск с 17.06.2017 г. по 30.06.2017 г. Ознакомиться под роспись с извещением о времени начала отпуска в этом случае Ильина Н.Б. должна не позднее 02.06.2017 г.

 

       Пример 2

Пример 3

По графику работники идут в отпуск в различные дни июля, с 01.07.2017 г. по 31.07. 2017 г. Значит можно уведомить 12 мая всех работников, идущих в отпуск в июле. Для тех, кто идет в отпуск 01.07.2017 г., срок предупреждения будет минимальный, для всех остальных - больше минимального.

 

 

Пример 4

Пример 5

Пример 6

Пример 7

Пример 9

       Образец журнала регистрации извещений и заявлений об отпуске

 

№ п/п	Дата	Вид отпуска	Период отпуска		Фамилия, имя, отчество	Должность, структурное подразделение	Вид документа	Приказ (№, дата)
			с	по
1	2		3	4	5	6	7	8
74	02.06.2017	ежегодный	17.06.2017	30.06.2017	Ильина Н.Б.	Секретарь Аппарата управления	извещение	№ 24-о от 08.06.2017
75	05.06.2017	ежегодный	19.06.2017	02.07.2017	Солнцева И.Б.	Начальник Отдела кадров	заявление	№ 25-о от 08.06.2017

      

       Обратите внимание

До того момента, как руководитель организации примет положительное решение о предоставлении работнику отпуска, он взять его не может (если только он не относится к лицам, которым работодатель обязан предоставить такой отпуск). Согласно п. 39 Постановления Пленума ВС РФ № 2, трудовой договор с работником может быть расторгнут по пп. «а» п. 6 ч. 1 ст.81 ТК РФ за прогул, в том числе за самовольный уход в отпуск.

 

 

Обратите внимание

Некоторые работники имеют право на предоставление отпуска ранее, чем через полгода работы:

● работники моложе 18 лет (ч. 3 ст. 122, ст. 267 ТК РФ);

● работники, усыновившие ребенка (или детей) в возрасте до трех месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК РФ);

● женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него (ч. 3 ст. 122 ТК РФ).

После того, как кадровик определился с продолжительностью основного и дополнительного отпуска, необходимо определить, сколько же дней отпуска заработал работник. Для этого следует рассчитать стаж, который дает право на получения отпуска. Ведь если работник отпуск еще не заработал, то предоставляя отпуск авансом, работодатель рискует. Не всегда при увольнении у работника имеется зарплата, достаточная для удержания оплаты дней отпуска, использованных авансом.

Стаж, который дает право на получение ежегодного очередного оплачиваемого отпуска, исчисляется с первого дня работы у работодателя, принявшего на работу данного работника. Рабочий год исчисляется со дня приема работника на работу и заканчивается по истечении рабочего года. Рабочий год не совпадает с календарным, поэтому у каждого работника свой период рабочего года.

Пример 10. Определение периода рабочего года

Мая 2018 года в компанию принят Аринин М.А. Первый рабочий год работника начинается 16.05.2018г. и заканчивается через 12 месяцев непрерывной работы, т.е. длится по 15.05.2019 г. Второй рабочий год – с 16.05.2019 по 16.05.2020 и т.д.

       Обратите внимание, что не все периоды, когда работник числился в организации, можно включить в стаж, который дает право на предоставление ежегодного очередного оплачиваемого отпуска (ст. 121 ТК РФ).

В стаж работы включаются:

· время работы в компании;

· время, когда работник не работал, но за ним сохранялось место работы (время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, дна временной нетрудоспособности, выходные дни и другие дни отдыха);

· время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на работе;

· период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр не по своей вине;

· время отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

В стаж для ежегодного отпуска, не включаются:

· время отсутствия на работе без уважительных причин;

· время отпусков по уходу за ребенком

· время отпусков без сохранения заработной платы, превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

Приведем пример расчета стажа на отпуск.

Пример 11. Расчет стажа для ежегодного отпуска

Аринин М.А. принят 16.05.2016 г. Работник подал заявление о предоставлении ему ежегодного отпуска с 05.06.2017 г. на 14 календарных дней. При этом работнику с 14.11.2016 г. по 20.11.2016 г. предоставлялся ежегодный оплачиваемый отпуск в количестве 7 календарных дней, а 30.12.2016 г. он использовал 1 день отпуска без сохранения заработной платы. Также Аринин М.А. находился на «больничном» с 20.02.2017 г. по 24.02.2017 г.

● За рабочий год с 16.05.2016 г. по 15.05.2017 г. Аринину М.А. по общему правилу полагается 28 календарных дней отпуска. Поскольку время ежегодных отпусков и временной нетрудоспособности включается в стаж для предоставления ежегодных отпусков, включаем в стаж данные периоды.

● Работник также в рабочем году использовал 1 день отпуска без сохранения заработной платы. Однако поскольку данное количество не превышает 14 календарных дней, данный период также включается в стаж.

● Из общего количества дней, полагающихся данный период, нужно вычесть период уже использованного отпуска. Таким образом, Аринину М.А. за период с 16.05.2016 г. по 15.05.2017 г. полагается:

28 к.д. ежегодного отпуска – 7 к.д. использованного отпуска = 21 к.д.

       У работника накопилось необходимое количество дней отпуска, и отпуск в количестве 14 календарных дней может быть ему предоставлен.

Если работник использовал отпуск без сохранения заработной платы периодом более 14 календарных дней, этот период в подсчет стажа также не включается согласно ст. 121 ТК РФ (см. также Письма Роструда от 14.06.2012 № 854-6-1; от 18.12.2012 г. № 1519-6-1).

Пример 12. Расчет стажа для ежегодного отпуска, если работник в рабочем году использовал более 14 календарных дней отпуска без сохранения заработной платы

Аппарат управления

(структурное подразделение)

Секретарь

 

(должность (специальность, профессия))

 

за период работы с

«

11

»

апреля

20

16

г.

по

«

10

»

апреля

20

17

г.

 

А. ежегодный основной оплачиваемый отпуск на

14

календарных дней

 

с

«

17

»

июня

20

17

г.

по

«

30

»

июня

20

17

г.

 

и (или)

 

Б.

(ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный, без сохранения заработной платы и другие (указать))

 

на

календарных дней

 

с

«

»

20

г.

по

«

»

20

г.

 

 

В. Всего отпуск на

14

календарных дней

 

с

«

17

»

июня

20

17

г.

по

«

30

»

июня

20

17

г.

 

 

Руководитель организации	Генеральный директор		Шишкин		А.И. Шишкин
	(должность)		(личная подпись)		(расшифровка подписи)

 

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен	Ильина	«	08	»	июня	20	17	г.
	(личная подпись)

 

 

Пример 16

Пример 17

Образец записки-расчета

 

Унифицированная форма N Т-60 Утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1

Код

Форма по ОКУД

0301051

ЗАПИСКА-РАСЧЕТ