Механизмы совершенствования документационных систем мон днр

 

Документооборот можно рассматривать как «функционирование», «деятельность» форм документов, перенос и доставку информации в нужный пункт в установленное время. Движение документов во всех случаях отражает, организационную структуру аппарата управления и распределение обязанностей между его составными частями. Поэтому совершенствование документооборота в значительной степени связано с совершенствованием самой структуры управления и не может рассматриваться изолированно. [6]

Повышение эффективности работы аппарата управления может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры, повышения квалификации кадров, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности.

Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений. [6]

На современном этапе можно отметить, что в связи с внедрением электронно-вычислительной техники значительно повысилась эффективность работы, но так как внедрение происходит постепенно (это связано с большими финансовыми, организационными и людскими затратами), то существуют участки, где работа строится традиционными методами.

В число основных автоматизируемых функций, которые должна обеспечивать система входят следующие:

· регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

· регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов;

· списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

· осуществление контроля за исполнением поручений;

· поиск документов.

К выбору системы электронной документации (СЭД) следует подходить исходя из потребностей организации. Для начала нужно определиться со следующим набором критериев для классификации:

1) на каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой предприятия в этой области;

2) какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации;

3) определиться с финансовыми затратами.

При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации.[4]

Что касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных возможностей. Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки.[6]

В настоящее время работы по многим аспектам проблемы ДОУ (документационного обеспечения управления), в том числе документооборота с использованием современных информационных технологий, что на практике часто называют автоматизированным документооборотом, носят, как правило, не координируемый характер, в основном, по следующим направлениям:

1) Разработка единых нормативно-методических основ, принципов и правил документирования информации и работы с документированной информацией;

2) Стандартизация и унификация документов; финансируется бюджетом министерств и ведомств;

3) Обеспечение информационной безопасности и защиты информации от несанкционированного доступа.

Комплексная целевая программа должна обеспечить:

1) Повышение статуса основных нормативно-правовых положений по управлению документацией;

2) Установление единых принципов и требований к организации работы с документацией в органах управления, с учетом различий форм собственности, их уровней и используемых технологий;

3) Унификацию и стандартизацию состава и формы представления документированной информации;

4) Разработку типовых информационных технологий процессов и процедур управления, обеспечивающих достоверность, полноту, сохранность и защиту информации;

5) Реализацию права на информацию юридических и физических лиц.

Важнейшим результатом работ по программе должно стать, кроме решения собственно документоведческих проблем, также регламентация порядка лицензирования и сертификации, автоматизированных документационных и архивных технологий, порядка доступа к информационным ресурсам.

Основными направлениями совершенствования документооборота являются:

1) Сокращение объема документооборота;

2) Совершенствование технологии документооборота.

В качестве основных методов улучшения технологии документооборота выделяют:

1) Разработку моделей документооборота в и организациях;

2) Составление маршрутных карт технологического процесса;

3) Разработку рациональных схем документооборота: оперограмм и документограмм, схем движения документов и др. [5]

Основные методы совершенствования документооборота:

· Унификация и стандартизация документов. Унификация документов – это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач. При осуществлении работ по унификации в организации проводится унификация состава документов, создаваемых при решении управленческих задач и унификация форм документов. В результате унификации состава документов исключаются формы документов, не вызванные действительными потребностями управления, в результате чего состав документов организации может быть значительно сокращен. В целях оптимизации состава применяемых в организации форм документов разрабатываются Табель и Альбом форм документов. При унификации и стандартизации документов рекомендуется использовать Унифицированную систему организационно-распорядительной документации, утвержденную приказом.

· Повышение качества документируемых решений.  Одним из методов сокращения неоправданных документопотоков является повышение качества самих принимаемых решений. Большой поток документов возникает при издании некачественных документов, особенно нормативных актов, вызывающих массу запросов и разъяснений. Если в решении, отраженном в документе, нечетко определены задания (поручения), не указаны ответственные исполнители, возникает безответственность: затрудняется контроль исполнения, идут запросы на уточнение заданий, начинается рассылка поручений, многочисленные согласования, возникает поток новых документов. Если в решении какое-либо задание (поручение) не подкрепляется организационным и ресурсным обеспечением, вновь порождается переписка с просьбами о корректировке материально-технического снабжения, перенесении сроков исполнения и т.п.

· Повышение качества подготовки и оформления документов. Одним из путей совершенствования документооборота является применение всеми государственными органами и организациями единых требований, предъявляемых к подготовке и оформлению документов и их составных информационных элементов - реквизитов. С целью экономии времени на подготовку документов и организацию работы с ними рекомендуется сокращать текст за счет уменьшения традиционных различного рода вводных частей и преамбул, исключения из служебной переписки немотивированных персональных обращений и выражений благодарности и т.п.

· Бездокументное решение вопросов. Сокращению объема документооборота способствует замена бумажного документооборота на использование телефонной связи, личной договоренности. Бездокументное решение вопросов предполагает исключение бумажного документа на двух уровнях: при запросе информации (запрос и ответ передаются устно); при ответе на инициативный письменный документ (в этом случае на инициативном документе оформляется отметка о его исполнении и направлении в дело, в которой указывается, каким образом решен вопрос, поставленный в инициативном документе). Уменьшение количества дублетных экземпляров документов при их размножении, копировании и рассылке. Важным фактором, позволяющим сократить документооборот, является определение оптимального перечня организаций и структурных подразделений организаций, до сведения которых действительно необходимо доведение заключенной в документе информации, поручения, решения. Необходимо исключить случаи, когда рассылка копий документа осуществляется без учета реальной производственной необходимости и вызвана желанием перестраховаться.

Использование современных информационных технологий для подготовки, передачи и обработки информации.

Одним из путей совершенствования документооборота является применение системного электронного документооборота, в первую очередь использование электронной почты. Переход на электронную почту значительно улучшает возможности взаимодействия различных организаций, позволяет оперативно получать информацию, принимать решения и организовывать их исполнение. Использование электронных технологий обеспечивает замену бумажного документа машинным носителем информации, что позволяет формировать локальные базы и банки данных, сокращая тем самым количество обращающейся бумажной документации.

Совершенствование технологии документооборота. Основным методом совершенствования технологии документооборота является метод моделирования. Этот метод позволяет на первом этапе моделировать организационную деятельность учреждения, дифференцируя в пределах одной иерархической системы уровни принятия решений, органы и звенья управления наделенные этим правом, на втором этапе - функциональную деятельность учреждения, что позволит выявить круг типовых вопросов, решаемых в деятельности учреждения, и отсечь документопотоки, не входящие в компетенцию данного органа или должностного лица. На третьем этапе построение информационной модели документооборота дает возможность определить потоки документов, используемых и создаваемых в процессе принятия и контроля исполнения типовых решений, определить наиболее рациональные маршруты их движения и установить оптимальные сроки документооборота. [6]

В маршрутной карте технологического процесса документооборота (далее - технологическая карта документооборота) отражается маршрут движения документа с момента его составления до сдачи в архив. По вертикали технологической карты располагаются операции в их технологической последовательности, по горизонтали - продолжительность процесса, трудовые затраты, применяемое оборудование и материалы. Технологическая карта документооборота дает возможность регулировать последовательность операций, производимых с основными видами документов. На основании технологической карты документооборота определяется операционное время, затрачиваемое на определенные виды работ с документами. В целях установления рациональных маршрутов движения документов и исключения лишних инстанций прохождения документов, определения видов работ по документированию управленческих действий проводится анализ сведений о видовом и количественном составе документопотоков. Эти сведения получают на основе составления оперограмм и схем направления движения потоков документов.

С помощью оперограмм фиксируются операции, выполняемые с определенным комплексом документов. Оперограммы показывают, из каких стадий и элементов складывается данный процесс работы, какова связь каждой операции с определенным рабочим местом, характеризуют функции соответствующих исполнителей. Кроме того, посредством оперограмм можно систематизировать содержание, рационализировать маршруты движения документов, определить виды работ по документированию управленческих процессов.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

По окончанию производственной практики была достигнута ее цель – закрепление и углубление теоретической подготовки студента, приобретение им практических навыков и компетенций, опыта самостоятельной профессиональной деятельности в области документационного обеспечения управления и архивного дела, сбор данных для написания выпускной квалификационной работы (дипломной работы).

Во время прохождения практики были изучены теоретические, документоведческие, источниковедческие и методологические основы знаний в области документоведения и архивоведения; совершенствованы качества профессиональной подготовки; практическое использование полученных знаний по профессиональным дисциплинам; совершенствованы знания в области теории и практики документоведения и архивоведения; реализован опыт создания и применения информационных систем документационного обеспечения управления и архивного дела; изучено информационно-документационное обеспечение с применением новых технологий в организации; совершенствованы навыки практического решения задач на конкретном рабочем месте в качестве исполнителя или стажера; осуществлены  сбор, обработка и анализ материала для выполнения выпускной квалификационной работы; сформированы навыки самостоятельной научно-исследовательской поисковой деятельности; совершенствованы навыки публичного изложения результатов своей работы, аргументирования и доказательства своих выводов в дискуссии.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Положение о Министерстве образования и науки Донецкой Народной Республики: [утверждено Постановлением Совета Министров от 22 июля 2015 года № 13-43]. – Донецк. – Текст: непосредственный.

2. Инструкция по делопроизводству Министерства образования и науки Донецкой Народной Республики: [утверждено Приказом Министерства образования и науки Донецкой Народной Республики от 29 марта 2017 года № 266]. – Донецк. – Текст: непосредственный

3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения: официальное издание: утверждено Приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33. – Москва. – 1991. – Текст: непосредственный.

4. Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное пособие. – М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». –Издательство ЭКМОС, 1998. – 208 с. – Текст: непосредственный.

5. Зиновьева Н.Б. Документоведение: учеб.-метод пособие / Н.Б. Зиновьева. – М.: Профиздат, 2001. – 208 с. – Текст: непосредственный.

6. Кушнаренко Н.Н. Документоведение / Н.Н. Кушнаренко. – Киев.: Знание, 2000. – 460 с. – Текст: непосредственный.

 

Приложение 1

Структура МОН ДНР

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 2