Создание таблицы в режиме таблицы

Этот режим размещает каждую запись в отдельной строке, а каждое поле – в отдельном столбце (заголовки столбцов по умолчанию представляют имена по­лей). Этот режим позволяет вводить данные прямо в таблицу. Вы будете использовать режим таблицы всякий раз, когда потребуется просмотреть записи в таблице, добавить либо от­редактировать записи.

Создание таблицы в режиме конструктора

В режиме конструктора создается структура таблицы; т.е. создается список полей, которые будут в таблице. Также выбирается тип данных для каждого поля. (Поля могут содержать текст, числа и даже графические изображения – вы узнаете о типах полей, ко­торые можно создать, на этом уроке.) Кроме того, вы можете, если захотите, ввести описание для каждого поля. Описания полей полезны тем, что предоставляют краткие сведения о типе данных, которые помещены в поле.

Еще одним нюансом, связанным с созданием таблицы в режиме конструктора (или редактированием структуры таблицы в режиме конструктора), является то, что любые сделанные изменения нужно сохранить перед закрытием таблицы. Если вы работали с другими приложениями типа Word или Excel, то можете думать, что сохранение вашей работы – безусловное требование здравого смысла. Однако когда вы фактически начинаете работать с вводом данных в таблицу или форму, Access автоматически сохраняет записи, как только вы их вводите. Таким образом, в Access вам необходимо пом­нить о сохранении только изменений, сделанных в структуре табли­цы, формы, запроса или отчета.

Имена полей в Access могут быть до 64 символов длиной и содержать как буквы, так и цифры, а также пробелы. Нельзя использовать для имен полей символы точки и восклицательного знака. Taкжe следует избегать в име­нах полей специальных символов ($, % или #), поскольку неко­торые из них имеют специальное назначение в коде Access.

Чтобы создать таблицу в режиме конструктора, выполните следующее:

1. В окне базы данных щелкните на кнопке Таблицы и затем сделайте двойной щелчок на ярлыке Создание таблицы в режиме конструктора.

Новая таблица откроется в режиме конструктора (рисунок 3).

Рисунок 3 – Создание таблиц в режиме конструктора

2. Убедитесь, что курсор находится в первой строке столбца Имя поля. Введите имя поля для первого поля данной таблицы (это может быть какое-либо свойство описываемого таблицей объекта). Затем нажмите клавишу <Tab> или <Enter> для перемещения в столбец Тип данных.

3. Когда Вы перейдете в столбец Тип данных, в правом конце этой ячейки появится кнопка со стрелкой, которая показывает, что это раскрывающийся список. По умолчанию для типа данных установлено значение Текстовый; при этом доступны несколько других типов данных, например, Счетчик, который автоматически нумерует каждую запись в таблице. Этот тип данных прекрасно подходит для поля «номер двигателя». Щелкните на кнопке со стрелочкой, чтобы выбрать из раскрывающегося списка Тип данных необходимый тип данных для поля. Различные типы данных приведены в Приложении А.

4. После выбора типа данных нажмите клавишу <Enter>, чтобы перейти в столбец Описание, и введите описание для поля. (Эта операция необязательна; таблица будет прекрасно рабо­тать и без се выполнения.)

Если вы ввели поле, а затем решили, что оно не нужно в структуре таблицы, выделите поле (целую строку) и нажмите кнопку <Delete>.

5. Введите другие необходимые поля и задайте типы данных для них (вводить описания необязательно).

Установка первичного ключа

Важный аспект разработки структуры таблицы заключается в том, что каждая таблица должна иметь поле, которое однозначно идентифицирует записи в таблице. Это поле называется ключевым полем или первичным ключом. Выбрать поле, подходящее для первичного ключа, сложнее, чем может показаться поначалу, поскольку никакие две записи не должны иметь в ключевом поле совпадающих значений. Например, в таблице «Модель двигателя» вы реши­ли, что поле «Модель» может стать хорошим ключом. Это будет правильно лишь в случае, если целью базы данных будет только учет моделей (смотри лабораторное занятие 3.1). Если же вы проектируете базу данных с целью учета двигателей, хранящихся на складах, то появится необходимость вводить в базу информацию о двигателях одних и тех же моделей. Для этого необходимо будет как-то отличать их друг от друга. Ключевым здесь можно сделать поле «Серийный номер». Этот номер выбит на блоке цилиндров или идентификационной табличке каждого двигателя. Номер этот никогда не повторяется и однозначно идентифицирует каждый двигатель. Access даже поможет вам с присвоением двигателям индивидуальных номеров, поскольку вы можете назначить для поля «Серийный номер» тип данных Счетчик. Этот тип данных присваивает каждой записи номер, начиная с единицы.

Создание первичного ключа. Обычно первое поле в таблице является ключевым (то есть выполняет функцию первичного ключа).

Чтобы установить первичный ключ, выполните следующее.

1. В режиме конструктора таблицы выделите поле, которое хотите сделать ключевым.

2. Выберите из главного меню приложения команду Правка_Ключевое поле или щелкните на кнопке Ключевое поле на пане­ли инструментов Конструктор таблиц. Маленький символ ключа появится слева возле имени поля.

3. После выбора первичного ключа и окончания ввода полей таблицы необходимо сохранить таблицу. Щелкните на кнопке Сохранить на панели инструментов Конструктор таблиц, чтобы открыть диалоговое окно Сохранение.

4.  Введите имя для таблицы и щелкните на кнопке ОК.

5. После сохранения таблицы можно либо переключиться в режим таблицы (для ввода данных), щелкнув на кнопке Вид на панели инструментов, либо закрыть таблицу, щелкнув на кнопке Закрыть (со значком "х") в правом верхнем углу окна инструктора таблицы.

Если вы попытаетесь закрыть новую таблицу в режиме конструктора, не определив ключевое поле (даже если вы сохраняли таблицу), появится сообще­ние «Ключевые поля не заданы!», дающее вам знать, что не задано ключевое поле. Щелкните на кнопке Да в окне сообщения, чтобы Access сама на­значила ключевое поле в таблице. Если в таблице содержится поле, тип данных которого установлен к значению Счетчик, Access сделает это поле ключевым. В противном случае Access создаст в таблице новое поле с типом данных Счетчик и определит его как ключевое поле. При необходимости имя нового поля можно изменить.