Дополнительного профессионального

ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО

ОБРАЗОВАНИЯ

УЧЕБНЫЙ ЦЕНТР МИНИСТЕРСТВА ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ

ЗАЩИТЫ НАСЕЛЕНИЯ РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

ПО ПРОГРАММЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ПЕРЕПОДГОТОВКИ

КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Тема работы: «Кадровое делопроизводство»

Выполнил:

Еремина Н.А.

Группа №_

Проверила Мигачева Е.А.

Руководитель выпускной квалификационной работы

Мигачева Е.А.

 

Рязань, 2021

 

 

На любом предприятии, которое имеет собственный штат сотрудников, должны быть регламентированы профессиональные нормы рабочей деятельности. То есть, каждый потенциальный работник благодаря расписанию должен понимать, на какой график его планируют поставить. Помимо этого пункта, штатное расписание оформляется для вычисления налогового уровня, ведь в зависимости от рабочих часов, которые указаны в формах, рассчитывается налог на сотрудников. Если фактическая работа сотрудников отличается от той, что указана в документах, то такой пункт считается мошенничеством, ведь предприятие пытается уклониться от налогов.

Штатное расписание форма Т-3, где бесплатно можно скачать унифицированный бланк, где применяется печатная форма документа Т 51 ЗУП 3: пример

Каждое предприятие должно иметь такой кадровый документ, как штатное расписание. Типовая форма штатного расписания – Т-3, можно разработать собственный бланк с учетом обязательным реквизитов, установленных ст.9 ч.2 Федерального закона №402-ФЗ.

Скачать шаблон в формате.xls

Документ не является локальным нормативным актом предприятия и работника при трудоустройстве с ним знакомить не нужно. Штатное расписание – это обязательный документ, содержащий структуру штатного состава предприятия. В нем прописывается количество штатных единицы, должности, подразделения.

Заполняет бланк Т-3 ответственный работник (бухгалтер, кадровый специалист), после чего документ утверждается приказом руководителя. Внесение изменений в расписание допускается на основании приказа об изменении.

Штатное расписание дает понять, сколько вакантных рабочих мест имеет организация на данный момент.

К числу обязательных кадровых документов также можно отнести график отпусков Т-7.

Образец заполнения

Бланк формы Т-3 содержит таблицу для указания штатных единиц.

В верхней части заполняют название организации, ОКПО, ставят номер расписания, дату его оформления, период, на который он составлен. Также после утверждения его приказом справа ставится номер и дата этого приказа и общее количество штатных единиц.

Заполнение таблицы формы Т-3:

1 и 2 – пишется наименование подразделения, согласно утвержденной структуры предприятия. Организации вправе устанавливать свои наименования подразделений, за исключением государственных учреждений, организаций с вредными и опасными условиями труда, которые должны пользоваться наименование подразделений, установленными общероссийским классификатором.

3 – рекомендуется указывать название должности, профессии, согласно ЕТКС (единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий) и ЕКС (единый квалификационный справочник). Причем важно, чтобы указанная должность в штатном расписании совпадало с должностей, указанной в трудовой договоре.

4 – указывается количество работников для каждой должности, графа заполняется в зависимости от потребности организации. Если трудоустроено у работодателя меньше работников, чем установлено штатным расписанием, то работодатель должен подавать каждый месяц информацию о вакантных должностях в службу занятости.

5 – заработная плата для должности в месяц, для одинаковых наименование должностей устанавливается равная зарплата.

6-8 – стимулирующие и компенсационные выплаты, предусмотренные системой оплаты труда, которые выплачиваются в дополнение к заработной плате, указанной в гр.5. В данные графы включаются различные премии, доплаты, северные, надбавки за ученую степень и прочие. Районный коэффициент указывается именно здесь, а в не в гр.5.

9 – произведение количества штатных единиц на заработную плату, установленную для данной должности.

В строке «итого» пишется общее количество штатных единиц и общая сумма заработной платы, подлежащей выплате в месяц всем персоналу (месячный фонд оплаты труда).

Подписывает заполненный бланк штатного расписания Т-3 руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.

Нюансы

При сдельной системе оплаты труда в столбце 5 записывается месячная зарплата работника-сдельщика, рассчитанная исходя из действующих расценок и месячной выработки продукции. Скачать печатный бланк по ЗУП бесплатно можно в интернете.

Что это за документ?

Выписка из штатного расписания представляет собой документ, содержащий в себе только ту часть информации, которая связана с заявителем, но не с другими сотрудниками организациями.

Чаще всего она оформляется как отдельный документ, реже, в виде копии.

Нормативное регулирование

В Трудовом Кодексе РФ регламентируются права работника по заявлению получать от работодателя всю необходимую информацию, которая ему может потребоваться в различных ситуациях, об его работе и её условиях.

Постановление Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 регламентирует унифицированную форму Т-3, по которой следует составлять штатное расписание. Однако законодательством предусмотрено право работодателя вести документ в произвольной форме или адаптировать унифицированный вид к условиям работы персонала собственной фирмы.

Соответственно выписка из оригинального документа может также составляться по форме Т-3 или быть в произвольном виде.

Кто может запрашивать?

Необходимость в получении выписки из штатного расписания может возникнуть:

• у сотрудника;
• для представления в Пенсионный фонд;
• для представления в налоговую или трудовую инспекцию;
• для представления в Фонд социального страхования;
• для участия в торгах (для тендеров);
• для вступления в СРО.

Сотрудник предприятия может подать заявление на получение выписки из штатного расписания.

Контролирующие органы, такие как налоговые и трудовые инспекции, могут запросить выписки в результате проведения выездных или камеральных проверок. Фонды тоже часто делают запросы на получение сведений из штатного расписания на отдельных сотрудников для установления трудового стажа или правильности исчисления страховых взносов.

Для тендеров

Если другие случаи требования выписки в объяснениях не нуждаются, то относительно новая сфера торгов и закупок, где требуют этот документ, нуждается в пояснении.

Это нужно для подтверждения того, что участник конкурса действительно является сотрудником выбранного предприятия.

Для СРО

Саморегулируемая организация или СРО представляет собой объединение предприятий одной отрасли или одного вида выпускаемой продукции, оказанных услуг.

В настоящее время всё больше и больше отраслей хозяйства имеют собственные СРО, причём членство в них может быть как добровольным, так и обязательным.

Поэтому так важно руководителю предприятия знать о возможности вступления в его члены, а также подробно ознакомиться с перечнем запрашиваемых документов, одним из которых будут выписки из штатного расписания.

Какие данные проверяются?

К наиболее важным реквизитам выписки, проверяемым чаще всего, можно отнести:

1. период действия, который указывается в виде даты вступления в силу;

2. правильность названий отделов и должностей сотрудников;

3. количество штатных единиц, причём, доли совместителей следует указывать и суммировать правильно (0,25, 0,5 и т.д.);

4. оклады, тарифные ставки, надбавки.

Чаще всего выписку составляет кадровик, который отвечает за правильное написание структурных подразделений и должностей и соответствие штатных единиц. Его подпись как исполнителя находится внизу документа.

Вторую подпись ставит главный бухгалтер, который отвечает за ту часть выписки, где указаны данные о заработной плате сотрудников.

Форма и разделы документа

До составления штатного расписания, его форма должна быть закреплена отдельным приказом или прописана в учётной политике предприятия. Соответственно выписка тоже будет иметь такую же форму.

Для примера рассмотрим подробнее разделы унифицированной формы Т-3:

• Графа 4 – количество штатных единиц, в том числе вакансии и совместители.
• Графа 5 – тарифная ставка (оклад) указывается в рублёвом эквиваленте в зависимости от принятой системы оплаты труда.
• Графы 6-8 – надбавки указываются в соответствии с политикой материального стимулирования организации или за установленные законом основания (знания языков, учёные степени и др.).
• Графа 9 – суммарная заработная плата в месяц, складывается из значений граф 5-8.

В случае применения бестарифной оплаты труда или смешанных систем допускается указывать значения в графах не в рублях, а в коэффициентах или процентах.

Как заверить?

На другом примере выписки из штатного расписания показана заверительная надпись, выполненная исполнителем документа в соответствии всем требованиям.

Основные понятия

Штатное расписание является нормативным документом, корректность заполнения которого законодательно закреплена в Постановлении «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 5 января 2004 г.

Термины, которые используются в Постановлении, предусмотрены Трудовым кодексом РФ. Штат – состав работников данной организации, который планируется иметь в распоряжении в определенный промежуток времени.

Следовательно, штатное расписание отражает следующие моменты:

1. структуру предприятия (иерархическую подчиненность отдельных цехов или взаимодействие по горизонтали);

2. штатный состав (перечень должностей, необходимых для нормального функционирования предприятия);

3. численность сотрудников;

4. размер заработной платы и надбавки к ней.

Форма Т-3: как заполнять?

Как заполнить правильно форму Т-3? «Шапка» или верхушка штатного расписания включает в себя следующие пункты:

• наименование организации. Должно точно совпадать с наименованием, указанным в учредительных документах организации;
• код ОКПО;
• номер документа. На каждом предприятии может применяться своя система нумерации документов. И штатное расписание не исключение. Номер может содержать буквенно-цифровое обозначение или просто цифровое;
• дата составления (не путать с датой начала действия – смотри следующий пункт);
• срок действия (для штатного расписания обычно год);
• дата и номер приказа, вводящего в действие штатное расписание.

Порядок заполнения колонок (номер пункта соответствует номеру колонки в таблице формы Т-3).

1. Наименование структурного подразделения. Для государственных предприятий обязательно соблюдение нормативов наименований. Наименования некоторых подразделений являются показателем для льгот, которые могут получить работники определенных профессий при выходе на пенсию.Для коммерческих структур позволительно не придерживаться нормативов в наименовании подразделений, но желательно не использовать слова иностранного происхождения.

2. Код подразделения. Присваивает организация. Коды должны отражать иерархию подразделений: цехов, отделов и групп.

3. Должность. В государственных организациях колонка заполняется в соответствии с классификаторами специальностей. Коммерческим организациям можно использовать свои наименования, но рекомендуется также пользоваться справочниками. Как правило, внутри одного отделения список должностей выполняется в иерархическом порядке. Наименование должности в штатном расписании должно совпадать с наименованием ее в трудовом договоре.

4. Количество штатных единиц. Для бюджетных организаций эта цифра является расчетной. Коммерческие опять же имеют свободу в том, сколько работников назначать для того или иного структурного подразделения. Подразумеваются не конкретные люди, а степень необходимости штатной единицы, поэтому в этой колонке могут быть указаны не целые числа, а доли с шагом 0,25.

5. Тарифная ставка или оклад. Месячная зарплата в рублях. Определение оклада или тарифной ставки регламентируется Трудовым кодексом РФ, статьи 129, 133. Не допускается указание в пятой колонке диапазона заработной платы. Указывается основная ставка. Для отражения изменений размера заработной платы в течение срока действия штатного расписания используются следующие колонки.

Колонки с 6 по 8 заполняются в рублях или процентах. В эти колонки вносятся данные о всевозможных надбавках к зарплате. Размер надбавок зависит от многих факторов, например:

• определенные (вредные) условия труда;
• нестандартный режим работы;
• системы премирования и поощрения на конкретном предприятии;
• нормы, установленные законодательством РФ.

Колонка 9 является расчетной. В нее вносится произведение данных колонки 4 и суммы данных колонок с 5-ю по 8-ю включительно.

К чему обязывает ТК РФ работодателя? Права и обязанности сторон.

Независимо от того, кто заполнял и составлял штатное расписание, его должны заверить и подписать главный бухгалтер и руководитель предприятия.

Утверждает составленный документ руководитель предприятия. Для этого обязательно оформление приказа. Номер приказа проставляется в отдельной графе формы Т-3. Эта графа также является итоговой для количества штатных единиц предприятия и месячного фонда заработной платы. В приказе указывается дата введения в действие штатного расписания.

Форма Т-3 обычно составляется сроком на один год. Однако в крупных предприятиях этот срок может быть меньше года.

Кроме того, чтобы не составлять заново штатное расписание в течение года, предприятие имеет право вносить изменения в уже составленный документ. Такие изменения оформляются приказом руководителя. В приказе обязательно указывается обоснование изменений, например, реорганизация, сокращение или расширение производства.

С сайта: http://wearpro.ru/biblioteka/shtatnoe-raspisanie-forma-t-3.html

Штатное расписание

Штатное расписание представляет собой нормативный акт локального значения, раскрывающий информацию о штатной структуре предприятия, составе и численности работников. Данный документ позволяет упорядочить сведения о количестве структурных подразделений организации, имеющихся штатных единицах и соответствующих им окладах.

Штатное расписание, как и большинство прочих нормативных актов, утверждается приказом руководителя предприятия. В зависимости от размера организации и ее численного состава обязанность по составлению расписания может возлагаться на бухгалтера, работника кадровой службы, либо на самого руководителя предприятия.

Большинство компаний при оформлении штатного расписания используют унифицированную форму Т-3, но предприятие также имеет право применять самостоятельно разработанную форму данного документа. Но при этом в нем обязательно должна содержаться следующая информация:

• перечень структурных подразделений компании;
• сведения об имеющихся должностях;
• количество штатных единиц по каждой должности;
• сведения об окладах, соответствующих определенной должности;
• возможных надбавках к окладу;
• итоговые показатели по количеству штатных единиц и общему фонду оплаты труда за месяц.

Оформление

Образец заполнения формы Т-3Форма Т-3 предусматривает две даты: дату составления расписания и дату его вступления в силу. Если эти даты различны, например, документ утвержден приказом руководителя через несколько дней после его составления, следует отдельно указать каждую из них.

Кроме того, в штатном расписании указывается число, с которого оно начинает действовать и период действия. Как правило, срок действия расписания принимается равным одному календарному году.

В строке «Наименование организации» необходимо прописать наименовании в строгом соответствии с учредительными документами компании.

Наименования структурных подразделений указываются, исходя из утвержденной структуры предприятия. При этом коммерческие организации вправе вводить любые целесообразные для них наименования подразделений, основываясь только общепринятыми терминами и определениями.

А вот требования, предъявляемые к государственным учреждениям и компаниям с опасными или вредными условиями труда, несколько жестче. Такие предприятия обязаны формировать структуру согласно требованиям общероссийских и отраслевых классификаторов.

Помимо этих классификаторов существуют еще тарифно-квалификационные справочники и прочие нормативные документы. Необходимость четкого соответствия организационной структуры данным нормам обусловлена наличием льгот, которые могут быть предоставлены работникам этих организаций во время выхода на пенсию.

Для более четкой структурной иерархии компания присваивает коды каждому структурному подразделению. Эти жекоды удобно использовать в деловом документообороте компании. Присвоение кодов осуществляется каждой компанией самостоятельно.

При введении должностей в структуру компании рекомендуется использовать ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий, должностей и тарифных разрядов). В нем содержатся не только наименования возможных должностей, но и их кодовые значения.

В графе 10 «Примечания» следует указывать наличие вакансий на определенную должность, если таковые имеются на момент составления расписания. Вакансию можно также обозначить путем проставления вакантных штатных единиц и сносок, позволяющих определить, что данная должность является вакантной.

Количество штатных единиц по каждой из должностей указывается в графе 4 и определяется исходя из экономических потребностей организации.

Графа 5 предназначена для указания оклада, соответствующего той или иной должности. Согласно установленным правилам, все стоимостные показатели должны быть указаны в рублях с двумя знаками после запятой.

Организации, не обязанные четко следовать данным Единой тарифно-квалификационной сетки, имеют право не проставлять какой-либо конкретный показатель в графе 5, а установить диапазон для каждой отдельной должности. Например, диапазон от 8000 рублей до 12000 рублей позволит дифференцированно оплачивать труд работников организации, занимающих одинаковую должность, но имеющих различную квалификацию, опыт работы или разные функциональные обязанности. При этом требования законодательства не могут нарушены.

Графы 6 — 8 формы Т-3 объединены наименованием «Надбавки» и предназначены для указания всех возможных дополнительных выплат компенсационного или стимулирующего характера, производимых в пользу работников организации.

К ним относятся различные премии, доплаты и надбавки, предусмотренные для конкретной должности, определяемые законодательством или руководством предприятия. При наличии подобных выплат в штатном расписании обязательно фиксируются их размеры и причины, по которым назначены выплаты.

В случае, если предприятие использует иные системы оплаты труда (бестарифную, смешанную или какую-либо другую), то в графах 5 -9 показатели ставятся не в рублях, а в соответствующих единицах измерения. Это могут быть проценты, коэффициенты и прочие данные, позволяющие бухгалтеру ежемесячно производить начисления заработной платы.

Графа 9 «Всего» определяет итоговый ежемесячный фонд оплаты труда работников. Ее данные являются произведением показателей графы 4 и суммы показателей граф 5 — 8.

Все изменения, вносимые в штатное расписание, производятся на основании приказа руководителя предприятия, либо другого уполномоченного лица.

ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО

ОБРАЗОВАНИЯ

УЧЕБНЫЙ ЦЕНТР МИНИСТЕРСТВА ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ