Создание и обработка списков в Microsoft Word.

Правила оформления различных документов иногда требуют наличия в документах списков. Принято выделять три типа списков:

ü Маркированные списки (или списки-бюллетени) используются при перечислении или выделении отдельных фрагментов текста. В качестве примера можно использоваться данный фрагмент текста, оформленный с помощью средств маркированного списка.

ü Нумерованные списки полезны в тех случаях, когда нужно определить порядок изложения.

ü Многоуровневые (или иерархические) списки, т.е. имеющие несколько уровней. В таких списках допустимы как нумерованные элементы, так и символы маркера.

Создание маркированных и нумерованных списков

Маркированный (нумерованный) список можно создать с помощью окна диалога Список и панели Форматирование. Для создания маркированного списка с помощью окна диалога Список необходимо выполнить следующие действия:

1. Выделить несколько абзацев текста, предназначенных для создания списка.

2. Выбрать команду Формат – Список. Откроется окно диалога Список.

3. Перейти на вкладку Маркированный (Нумерованный).

4. Выбрать список из представленных образцов. Нажать ОК.

Изменение формата маркированного списка

С помощью окна диалога Список можно изменить следующие параметры маркированного списка:

ü Символ маркера на любой символ из шрифтов, установленных на компьютере.

ü Величину выступа.

ü Расстояние между символом маркера и текстом.

ü Выравнивание.

Изменение формата нумерованного списка

Нумерованные списки создаются на вкладке Нумерованные (рис. 4.24). Если предложенные форматы нумерованного списка не подходят для оформления конкретного документа, можно создать собственный формат списка, нажав кнопку Изменить в диалоговом окне Список на вкладке Нумерованный. При этом откроется окно диалога Изменение нумерованного списка

Создание многоуровневых списков

Во многих видах документов встречаются более сложные типы списков. Это так называемые многоуровневые списки. В них также используется либо маркировка, либо нумерация, а иногда и сочетание того и другого. Но главное их отличие от предыдущих типов списков – наличие нескольких уровней. В зависимости от уровня для каждого абзаца устанавливается символ или номер.

Для создания многоуровневого списка необходимо выполнить следующие действия:

1. Определить фрагмент документа, который предполагается оформить в виде списка.

2. Создать отступы каждого абзаца, воспользовавшись кнопкой Увеличить отступ на панели инструментов Форматирование (при создании отступов нельзя использовать табуляцию).

3. Выделить выбранный фрагмент текста.

4. Выбрать команду Формат – Список. В окне диалога Список перейти на вкладку Многоуровневый.

5. Выбрать нужный тип многоуровневого списка из предложенных вариантов. Нажать ОК.

 

Работа с объектами в Microsoft Word.

Каркас любого документа Word, как уже говорилось, составляют объекты разных классов, объединенные в библиотеки. Для документов Word основной библиотекой, конечно же, является библиотека классов Word9. Центральным объектом каркаса документа является объект этой библиотеки Application, определяющий само приложение. Поскольку в основе построения объектов Office лежит встраивание, то объекты Office 2000 являются, как правило, "толстыми" объектами, в каждый из которых встроены другие объекты.

Объект Application это один из самых "толстых" объектов, в него встроены объекты, задающие различные компоненты приложения Word. В программном проекте любого из открытых документов Word доступен корневой объект Application, определяющий само приложение. Одновременно становятся доступными и все встроенные в него объекты. В частности, становится доступной коллекция Documents всех открытых документов Word, а тем самым, и объект, задающий наш, например, только что открытый документ.

В приложении Word на разных уровнях иерархии определено около 200 объектов, совокупность которых и определяет мир объектов Word, его возможности, свойства и поведение. Сам корневой объект Word.Application имеет более сотни элементов: свойств, методов и событий. Объекты Application различных приложений Office 2000 - Word.Application, Excel.Application и другие составляют семейство схожих объектов.

Объект Application, задающий приложение, естественно, определяет свойства и поведение приложения в целом. Как я уже говорил, он содержит коллекцию документов данного приложения - документы в приложении Word, рабочие книги в Excel, презентации - в Power Point. В этот же объект непосредственно вложены общие объекты Office 2000 - Assistant, CommandBars, VBE, AddIns, ComAddIns и другие. Сюда же вложены и многие объекты, схожие для приложений Office 2000, - Windows, Dialogs и другие.

Большинство из коллекций содержит типичные для коллекций свойства и методы: Add - для добавления нового элемента в коллекцию, Item для выбора элемента из коллекции по ключу или индексу, свойство Count возвращает число элементов в коллекции, Parent - родительский объект. У некоторых из коллекций имеются дополнительные свойства и/или методы. Не менее важно то, что в некоторых коллекциях нет того или иного типичного для коллекций метода, например метода Add. Так, у коллекции SpellingSuggestions нет методов для удаления и добавления элементов, так как пользователь не имеет возможности добавлять собственные предположения или удалять имеющиеся. У коллекции Templates, также не имеющей этих методов, ситуация другая - ее элементы добавляются и удаляются при работе с коллекцией Documents, элементами которой являются как документы, так и шаблоны.

В Office 2000 появились три новые коллекции. Первая из них содержит COMAddIn - объекты, расширяющие функциональные возможности приложений Office 2000. Вторая коллекция - DefaultWebOptions содержит свойства, устанавливаемые по умолчанию при работе в Интернет. Третья коллекция нас может интересовать лишь в малой степени, так как она предполагает работу с восточно- азиатскими языками (корейским, японским, китайским).

В Office 2000 объект Application немножко "растолстел", и у него появились три новых объекта. Объект AnswerWizard позволяет организовать выдачу собственных подсказок при обращении пользователя к справочной системе. Его основное свойство Files возвращает коллекцию файлов AnswerWizardFiles, метод Add которой позволяет добавлять новые файлы с подсказками. Объекты EmailOptions и LanguageSettings позволяют устанавливать и анализировать значения опций при работе с почтой и языками, используемыми в документах.

Приведенный список коллекций и объектов далеко не полностью отражает всю объектную структуру приложения Word. Это лишь видимая часть айсберга. Многие из вложенных объектов, например Document, не менее сложны по своей внутренней структуре. Возникает естественный вопрос, как же во всем этом разобраться и как это все можно запомнить? Разобраться во всем этом стоит, а вот запоминать не обязательно. Объектная природа построения приложения позволяет успешно работать только с нужными в конкретной ситуации объектами, используя только часть их свойств и методов и, возможно, не зная о существовании других объектов. Более важно знание инструментальных средств Office 2000, к которым часто приходится обращаться при работе с объектами. Интеллектуальная система поддержки работы с объектами, - то, что называется IntelliSense, окно просмотра или браузер объектов, Помощник и справочная система, все эти средства позволяют избежать запоминания деталей.

Шаблоны и стили в Microsoft Word.

Шаблоны

Для автоматизации работы часто используют шаблоны. Шаблоны подобны бланкам, в которые нужно вписать текст, который меняется от документа к документу, остальные составляющие остаются неизменными. В учебном учреждении с помощью шаблонов удобно создавать титульные листы, листы заданий, ведомости, отчёты успеваемости и др., в офисе с помощью шаблонов создаются приказы, отчёты, поздравления, деловые письма, приглашения и т.д. Отличительной особенностью шаблонов является то, что в них можно хранить локальные настройки, которые будут действовать только при использовании именно данного шаблона. Это относится к стилям, панелям управления и макросам. Шаблон можно сделать автоматически загружаемым, поместив его в папку STARTUP каталога настроек OFFICE. Наиболее часто используемые макросы, созданные пользователем панели управления и стили обычно сохраняют (сохраняются автоматически) в шаблон NORMAL.DOT. Теперь о том, как создаются шаблоны. Создайте обычный документ, задайте в нём необходимые стили, отступы и т.д., создайте в нём панели, предназначенные для управления документом, напишите макросы, обрабатывающие данные документа. Выберите команду Файл/Сохранить как..., укажите тип Шаблон документа (*.dot), наименование и папку для сохранения. После этого скопируйте полученный шаблон в папку «Шаблоны». Теперь при выборе команды Файл/Создать... в списке будет выведено имя вновь созданного шаблона. При создании нового документа на основе шаблона имя шаблона не замещает имя документа, как если бы был открыт обычный документ, и при сохранении имя должно быть непосредственно задано.

Стили

Стиль – это набор настроек форматирования документа, применяемых одновременно. Использование стилей значительно упрощает работу с документами. Настройте стили для всех элементов документа, и Ваши документы будут не только «стильно» выглядеть, но и Вы получите возможность в ОЧЕНЬ короткие сроки подготовить документы к публикации с различными требованиями оформления. Стили различают для шрифта и для абзаца. Стиль шрифта аккумулирует форматирование шрифта, стиль абзаца, кроме включения форматирования шрифта содержит элементы форматирования абзаца и, кроме того, позволяет несколько автоматизировать смену самих стилей. Например, Вы настроили стили, используемые в Вашем документе – Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3, Обычный, Оглавление 1, Название, Список, Формула. Сначала настраивают стиль ОБЫЧНЫЙ. Установите размер и тип шрифта, выравнивание, отступ первой строки. стиль «Заголовок 1» строится из стиля «обычный» со следующими изменениями: форматирование шрифта – «все прописные», отступ первой строки – нет, выравнивание – по центру, следующий стиль – «Заголовок 2». Когда набираете текст, то выделите текст заголовка и примените к нему стиль заголовка. Автоматически будут применены все параметры форматирования, которые содержит стиль. Автоматически для следующего нового абзаца будет установлен стиль «Заголовок 2». Для стиля «Заголовок 2» сделайте следующие изменения – нумерация, стиль следующего абзаца – обычный. Таким образом настройте все применяемые стили (выберите опцию сохранения настроек стилей в NORMAL.DOT). Теперь при наборе документа достаточно указать стиль абзаца, и форматирование документа будет производиться автоматически. Кроме ускорения набора и поддержки стандартного оформления, применение стилей позволяет автоматически создавать оглавление документа. Вызовите команду «Оглавление и указатели» меню Вставка, укажите стили, примененные к абзацам, из которых Вы хотите построить оглавление. В дальнейшем, при изменении документа поместите курсор мыши на оглавление и нажмите правую кнопку мыши, выберите команду «Обновить поле», номера страниц и названия глав будут обновлены. При изменении стандарта достаточно изменить настройки стиля, все абзацы, к которым применён этот стиль будут изменены в документе автоматически. Если документ достаточно большой, то Вам поможет в работе режим «Структура документа», который также использует стили.