Организационная структура бухгалтерии.

Выполнение функций возложенных на бухгалтерию осуществляется в структурных подразделениях, где бухучет ведется по тематическому принципу, т.е. отдельные структурные подразделения ведут учет оплаты труда, основных средств, материальных ресурсов и т.д.

Количество и виды подразделений зависит от объема учетной работы. Существует 3 вида организационной структуры бухгалтерии:

· Линейная;

· Штабная(по вертикале);

· Комбинированная.

На не больших предприятиях, где численность бухгалтерии составляет 7-9 человек бухгалтерия организуется по линейному принципу: аппарат бухгалтерии на прямую подчиняется главному бухгалтеру, который выдает задание и контролирует их выполнение.

На крупных предприятиях бухгалтерия организуется по штабному принципу: во главе каждого подразделения стоит старший бухгалтер, который получает задание от главного бухгалтера и распределяет его между исполнителями своего подразделения, а также контролирует качество выполнения работ.

Организационная структура может быть построена по комбинированному принципу, при котором в производственных подразделениях создаются самостоятельные бухгалтерии, выполняющие весь цикл учетных работ, начиная от приемки документов и заканчивая составлением баланса.

 

 

Виды документов.

Каждая хоз. операция должна быть оформлена первичным документом. В первичном документе дается характеристика, а так же количественное и стоимостное измерение данной хоз. операции. Элементы характеристики, содержащиеся в документе, называется реквизитами.

Различают следующие виды документов:

Распорядительные документы подтверждают разрешение на совершение хоз. операции. К ним относятся приказы на прием на работу, на увольнение, на отпуск и др. эти документы не используются в бухгалтерии.

Исполнительные документы подтверждают факт совершения хоз. операции и используются в бухгалтерии. К ним относятся кассовые ордера, накладные на выпуск продукции и др.

Комбинированные документы включают в себя реквизиты распорядительного и исполнительного назначения. Например, требование на отпуск материалов имеет реквизит «Отпуск разрешить» распорядительного характера, а также наименование и количество затребованных и фактически полученных материалов – реквизит оправдательного характера.

Все перечисленные виды документов составляются в производственных подразделениях и в конечном счете попадают в бухгалтерию.

Документы бухгалтерского оформления составляются для проведения различных расчетов или группировки информации. К ним относятся разработочные таблицы по начислению износа, расчету отпускных и др.

Документы могут быть бланками строгой отчетности, которые хранятся в сейфе как денежные средства и ведется контроль над их расходованием (трудовая книжка).

Документооборот.

Путь прохождения документа от исполнителя к исполнителю называется документооборотом. По каждой форме первичного документы разрабатывается график документооборота и график сдачи документа в бухгалтерию.

Документы, представленные в бухгалтерию, принимаются под расписку в реестр сдачи документов. Бухгалтерия при приеме документов осуществляет формальную проверку, т.е. проверяется наличие всех реквизитов, четкость их заполнения и подписи должностных лиц.

Проверка по существу предусматривает установление соответствия совершенных хоз. операций действующим нормативным и законодательным актом. Неправильно оформленные документы возвращаются на доработку, о чем делается отметка в реестре сдачи документов.

Принятые документы подвергаются арифметической обработке, которая заключается в проверке правильности ранее выполненных арифметических операций. После этого документы группируются по определенным однородным признакам, а затем на них делается разметка, т.е. проставляются корреспондирующие счета для отражения данной хоз. операции. После выполнения этой работы документы используются в бухгалтерии для заполнения учетных регистров.

 

 

Инвентаризация.

В технических случаях, когда невозможно отразить отдельное хоз. явление в момент и на месте его совершения проводится инвентаризация – это пересчет всех объектов инвентаризации. Объектами инвентаризации являются основные средства, ТМЦ, денежные средства в кассе и др.

Инвентаризация может быть плановая и внеплановая.

Плановая инвентаризация проводится один раз в год перед составлением годового отчета.

Внеплановая инвентаризация осуществляется в течении года в следующих случаях:

· При смене материально – ответственного лица;

· В случаи стихийных бедствий;

· Для текущей проверки наличия по заданию ОВД.

Инвентаризацию проводит комиссия, назначаемая приказом руководителя предприятия. В состав комиссии входят работники предприятия и обязательно представители бухгалтерии. Инвентаризацию проводят в присутствии материально – ответственного лица, которое перед началом инвентаризации дает расписку в том, что документы по приходу и расходу сданы в бухгалтерию и на складе нет материальных ценностей, не принадлежащих предприятию. Комиссия должна пересчитать по каждому наименованию фактическое количество объектов на складе и записать эти данные в инвентаризационную опись. При окончании инвентаризации опись подписывается всеми членами комиссии и материально – ответственным лицом. Если инвентаризация продолжается несколько дней, то по окончании каждого дня склад опечатывается комиссией.

Инвентаризационные описи сдаются в бухгалтерию для составления сличительных ведомостей, в которых записываются данные описи по фактическим растратам средств и данные бухучета об остатках в результате составления могут выявиться излишки или недостатки в натуральном выражении по каждому виду средств. Затем осуществляется их стоимостная оценка. При установлении фактов излишков или недостач руководитель должен освободить от работы материально – ответственное лицо.

Недостачи должны быть разделены на два вида: в пределах норм естественного убытка и сверх норм естественного убытка. Суммы недостач первого вида списываются на общехозяйственные или общепроизводственные расходы. Суммы недостач второго вида списываются на материально – ответственное лицо, а если таковых нет, то на убытки предприятия. Излишки должны быть оприходованы на соответствующих счетах материальных ценностей.

Сличительная ведомость является основанием для предъявления претензий и принятия мер, как административных, так и уголовных.

 

Задачи учета денежных средств.

Основными задачами УДС является:

1. Своевременное и правильное документирование операций по движению денежных средств и расчетов;

2. Повседневный оперативный контроль за сохранностью наличных денежных средств и ценных бумаг в кассе предприятия;

3. Контроль за использованием денежных средств строго по целевому назначению;

4. Контроль за правильным и своевременным расчетом с бюджетом, банком, персоналом;

5. Контроль за соблюдением форм расчетов, установленных в договорах с покупателями и поставщиками;

6. Своевременная проверка расчетов с дебиторами и кредиторами для исключения возможности образования просроченной задолженности.

 

Учет кассовых операций.

Для приема, хранения и расходование наличных денег, для осуществления расчетов с рабочими и служащими по оплате труда, для выдачи пенсий, пособий и т.д. предприятие имеет кассу.

Размер сумм наличных денег в кассе предприятия ограничен лимитом, устанавливаемым банком по соглашению с руководством предприятия.

Поступление денег в кассу осуществляется по приходным кассовым ордерам, а в замен клиенту выдается квитанция, как подтверждение о внесении денег. Расход денег осуществляется на основе расходных кассовых ордеров, платежных ведомостей, заявлений на выдачу наличных денег. Все приходные и расходные ордера регистрируются в журнале регистрации ордеров.

В кассе ведется кассовая книга, записи в которой производятся в двух экземплярах под копирку. Второй отрывается и служит отчетом кассира за день. В конце дня в кассовой книге итоги подсчитываются и выводится остаток на конец дня.

Для учета наличия и движения наличных денег в кассе применяется счет 241. По отношению к балансу счет активный. По экономическому содержанию счет относится к средствам. На 1 января и на каждое число каждого месяца счет имеет дебетовый остаток, который показывает остаток денежных средств на начало месяца. Оборот по дебету отражает поступление денежных средств. Оборот по кредиту отражает списание денежных средств. Учетным регистром по счету 241 служит журнал – ордер №1 и ведомость №1.

Помимо денежных средств в кассе предприятия могут храниться ценные бумаги(почтовые марки, путевки в дома отдыха и т.д.) и бланки строгой отчетности.

Не реже 1-го раза в месяц проводится инвентаризация кассы в присутствии кассира. Полностью проверяются наличные деньги, ценные бумаги, бланки строгой отчетности. Результат инвентаризации оформляется актом. При наличии денежных средств в кассе без оформленного документа они оформляются как излишки и зачисляются в доход предприятия. При недостачи все списывает на материально – ответственное лицо.