Методические указания к изучению темы

Трудовые правоотношения работодателя (организации, собственника предприятия) и работника в РФ регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации. Все этапы трудового цикла от приема на работу нового работника до его увольнения подлежат документированию.

Студенты при изучении данной темы должны ознакомиться с работой кадровой службы и усвоить этапы трудового цикла работника на предприятии, ознакомиться с законодательно-правовыми актами о труде.

В практической части занятия студенты должны на примерах составлять и заполнять документацию, оформляемую в кадровой службе и сопровождающей процессы движения кадров на предприятии.

Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляет группу документов по личному составу. Это – приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело. Кроме того, организация сама создает нормативные акты, содержащие нормы трудового права. К ним относятся коллективные договоры, соглашения, трудовые договоры.

При поступлении на работу гражданин подает письменное заяв­ление, в котором излагает просьбу о зачислении на предприятие.

Заявление может выглядеть следующим образом:

 

ЗАЯВЛЕНИЕ Генеральному директору

08.02.2009 ЗАО «Изумруд»

Н. И. Сергееву

от Кулакова Сергея Николаевича

(возможен адрес проживания)

 

Прошу принять меня с 08.02.2009 года на постоянную работу в планово-экономический отдел на должность главного экономиста.

 

Личная подпись С. Н. Кулаков

 

При положительном решении вопроса приема на работу с поступающими заключается трудовой договор (прил. 4)и издается приказ о приеме на работу (прил. 5) по унифицированной форме № Т-1, если принимается один работник. По форме № Т-la приказ по личному составу (прил. 6), в случае одновременного оформления нескольких работ­ников.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Пример заполнения трудовой книжки представлен в табл. 1.

Таблица 1

Пример заполнения трудовой книжки

№ п\п	Дата	Сведения о приеме на работу, переводе	Наименование даты, номера документа, на основании которых ведется запись.
число	месяц	год
1.     2.				Омская академия транспорта. Принят на кафедру права, на должность старшего преподавателя.   Уволен по собственному желанию пункта 3статьи 77 ТКРФ.   Должность Подпись И.О.Ф. Печать	Приказ № 3-К от 05.01.2005г.   Приказ № 27-К от 23.04.2008г.

 

Контрольные вопросы

1. Какие документы требуются при приеме на работу?

2. Какие сведения о поступающем на работу указываются в личных карточках работника?

3. Каков порядок оформления и заполнения трудовой книжки?

4. Назовите реквизиты трудового договора, изложите его содержание.

5. Назовите последовательность оформления и условия перевода работника на другую должность.

6. Каков состав документации, оформляемой при увольнении работника?

 

Задания

 

Задание 1.

1. Напишите заявление о приеме на работу (данные укажите самостоятельно).

2. На основании заявления оформите приказ о приеме на работу.

3. Оформите запись в трудовую книжку о приеме на работу по форме:

графа № 1 – номер записи;

графа № 2 – дата (число, месяц, год начала действия при­каза по личному составу);

графа № 3 – сведения о приеме на работу;

графа № 4 – на основании чего внесена запись (документ, его дата и номер).

 

 

Задание 2.

Составьте текст приказов о переводе на другую работу;

1. Секретаря-референта Соловьеву С. Е. на должность эконо­миста планового отдела.

2. Электрика Козлова С. П. вре­менно на должность сторожа (причину укажите самостоятельно).

3. Программиста Симонову Л. Г. в связи с ремонтом поме­щений временно в Калачинский филиал с сохранением сред­немесячного заработка.

Задание 3.

1. Составить приказ по предприятию ОАО «Водолей», содержащий сведения о приеме Ивановой И. И. на должность бухгалтера, увольнении в связи с уходом на пенсию Петрова П. П., командировании Ким С. П. в г. Саратов на повышение квалификации с 29.01.2008г. по 13.02.2009г.

2. Составить выписку из приказа, содержащую пункт о командировании Ким С. П. в г. Саратов на повышение квалификации.

Задание 4. ТЕСТ «Оформление кадровой документации»

l. На чье имя адресуется заявление?

a) на имя руководителя организации;

б) на имя начальника отдела кадров организации;

в) на имя руководителя структурного подразделения, куда поступают на работу.

2. Приказ по личному составу подписывает:

а) руководитель организации;

б) начальник отдела кадров;

в) юрисконсульт.

3. Испытательный срок

a) обязательное условие трудового контракта;

б) не может превышать 6 месяцев;

в) не устанавливается при приеме на работу молодых спе­циалистов по окончании высших и средних специаль­ных учебных заведений.

4. В каком случае трудовой договор (контракт) не считается заключенным?

a) если не оговорены условия о месте работы;

б) если не оговорены условия о характере трудовой функции;

в) если не оговорены условия о времени действия трудо­вого договора;

г) если не оговорены условия о размере оплаты труда;

д) в любом из этих случаев.

5. На основании каких документов может быть издан приказ по личному составу?

а) на основании заявления;

б) на основании трудового контракта;

в) на основании докладной записки;

г) на основании справки;

д) на основании акта;

е) на основании любого из перечисленных документов

6. Трудовые книжки заводятся впервые;

a) в день поступления на работу;

б) на проработавших свыше 5 дней;

в) по окончании испытательного срока;

г) в другие сроки.

7. При поступлении на работу необходимо предъявить следующие документы:

a) заявление, автобиографию, копии документов об образовании, личный листок по учету кадров, трудовую книжку, паспорт;

б) заявление, автобиографию, копии документов об образовании, характеристику с прежнего места личный листок по учету кадров, трудовую книжку.

 

 

Тема 4. Оформление организационно-распорядительной

Документации.

План

1. Виды организационных документов.

2. Основные требования к содержанию и оформлению устава организации.

3.Оформление штатного расписания.

4. Оформление и содержание инструкции.

5. Основные требования к оформлению договора (контракта).

6. Содержание положения о персонале предприятия.

7. Понятие распорядительных документов, их виды и значение в работе предприятия.

[1; 11; 12 – 28]

Методические указания к изучению темы

Семинар посвящен изучению организационно-правовой и распорядительной документации. Рассматривается содержание и реквизиты устава организации, положения о структурном подразделении, штатного расписания, правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций. Изучаются распорядительные документы: приказы, указания, решения, постановления, распоряжения.

Важнейшим из орга­низационных документов является Устав организации, который является учредительным документом, устанав­ливающим правовой статус юридического лица, необ­ходимый согласно закона для его государственной ре­гистрации.

Положение о персонале предприятия – документ, регламентирующий организацию работы предприятия, акционерного об­щества в целом или его отдельных структурных под­разделений. Примерный образец положения о структурном подразделении приведен в прил. 7.

Штатное расписание – документ, который опре­деляет структуру организации и численность должнос­тей каждого наименования в конкретных структурных подразделениях и в целом в организации. Штатное расписание составляется и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно (прил. 8).

Инструкция – документ, имеющий правовой статус. Она издается в целях установления правил, ре­гулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности организа­ций. На каждого работника организации, например, должна составляться должностная инструкция (прил. 9).

Договор – это документально оформленное со­глашение двух и более сторон об установлении опре­деленных отношений между ними, фиксирующее пра­ва, обязанности и ответственность договаривающихся сторон.

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий – издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы (прил.10), указания (прил.11), решения (прил. 12), распоряжения (прил.13), постановления (прил.14).

Контрольные вопросы

 

1. Что представляет собой устав организации?

2. Назначение и правила оформления штатного расписания?

3. Кто и с какой целью на предприятии составляет должностную инструкцию?

4. Какие требования предьявляются к оформлению договоров?

5. Обьясните значение положения о структурном подразделении.

6. Каковы требования к оформлению приказов по основной деятельности?

7. Как оформить выписку из приказа?

8. Как оформить распоряжение?

9. Как оформить указание?

10. В чем отличие решения от постановления?

 

Задания

Задание 1.

Напишите указание, составленное на предприятии ЗАО «Юнис», в котором руководитель предприятия обязывает всех сотрудник пройти полный медицинский осмотр и сдать результаты осмотра в отдел кадров.

Задание 2.

Составьте указание об организации работы сотрудников ООО «Образ» в праздничные дни.

Задание 3.

Составьте решение, подготовленное советом директоров ЗАО «Кристалл» от 10.05.2009г. в связи с предстоящей выставкой. Назначить ответственным за подготовку к мероприятию начальника отдела рекламы Давыдову Е.М., которой поручить подготовить набор экспонатов к выставке согласно указанным критериям, не позднее 17.05.2009г.

Задание 4.

Составьте решение совета директоров ОАО «Витязь» о подготовке к конкурсу «Менеджер года», проводимого в декабре. Ответственным за подготовку назначить секретаря Петровскую Г. П. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

Задание 5.

Напишите распоряжение директора ООО «Ника» о проведении капитального ремонта здания, где расположены сборочный и литейный цеха, в связи с аварийным состоянием. Ответственным за выполнение работ назначить Голобородько А. А. (начальника сборочного цеха). Все работы необходимо провести до 01 мая 2009г. О ходе выполнения работ сообщать лично руководителю предприятия Горину О. Д.

Задание 6.

Составьте проект приказа по Электровакуумному заводу об установлении единого режима работы центральных складов. В констатирующей части отметьте, что отпуск цехам материалов со складов предприятия в течение рабочего дня нарушает нормальную работу складского аппарата. В распорядительной части укажите конкретные часы отпуска материалов со складов, назовите конкретных должностных лиц (в дирекции и цехах), которые отвечают за перевод складов на более рациональный режим работы. Остальные пункты в распорядительной части и другие реквизиты укажите самостоятельно.

Задание 7.

Составьте приказ по предприятию ЗАО «Космос» об итогах ревизии по проверке финансового учета. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей.

Задание 8.

ТЕСТ «Организационные документы организации»

 

1. Организация считается созданной

a) со дня государственной регистрации;

б) с момента утверждения устава.

2. Наличие устава является обязательным для регистрации коммерческих и некоммерческих организаций?

a) да;

б) нет.

3. В каком документе определяется фонд заработной платы организации?

a) в штатной численности;

б) в штатном расписании.

4. Какой документ обсуждается на собрании трудового кол­лектива?

a) должностные инструкции;

б) правила внутреннего распорядка;

в) положения о структурных подразделениях организации.

5. Какие организационные документы утверждаются руко­водителем организации?

a) положения о структурных подразделениях;

б) должностные инструкции;

в) штатное расписание;

г) правила внутреннего распорядка;

д) все перечисленные документы.

6. На основании какого документа разрабатываются структуры организации и определяется ее штатная численность?

a) на основании Положения об организации;

б) на основании Устава организации;

7. В каком документе могут быть оговорены условия реорга­низации и ликвидации организации?

a) в Уставе организации;

б) в договоре учредителей;

в) во всех перечисленных документах.

8. При поступлении граждан на работу в организацию их обязательно должны познакомить с:

a) уставом организации;

б) положением о структурном подразделении, куда поступает на работу гражданин;

в) должностной инструкцией;

г) всеми перечисленными документами.

 

задание 9.

Тест«Оформление распорядительной документации»

1. Какие распорядительные документы издаются на основе единоначалия:

a) указы;

б) указания;

в) приказы;

г) решения;

д) постановления.

2. Кто несет ответственность за издание распорядительно документа, изданного на основе единоначалия:

a) лицо, подписавшее документ;

б) руководитель организации.

3. Какой реквизит не входит в состав формуляра-образца приказа по основной деятельности:

a) наименование организации;

б) название разновидности документа;

в) дата;

г) номер;

д) место издания;

е) заголовок к тексту;

ж) текст;

з) подпись;

и) адресат.

4. Какая часть текста приказа является обязательной:

a) констатирующая;

б) распорядительная.

5. Заверяется ли подпись руководителя организации на приказе печатью:

a) да;

б) нет.

6. В каком случае правильно оформлена заверительная надпись в выписке из приказа:

а) Верно

Наименование должности Расшифровка подписи

 

б) Верно

Наименование должности Расшифровка подписи

00.00.0000

 

в) Верно

Наименование должности Расшифровка подписи

00.00.00.

 

7. Что означает виза юриста на приказе:

a) внутреннее согласование, подтверждающее, что приказ не противоречит закону;

б) обязательный реквизит приказа, придающий ему юридическую силу.

8. С кем необходимо согласовать проект приказа, исполнение которого требует финансового обеспечения:

а) с юристом;

б) с главным бухгалтером;

в) с исполнителями;

г) со всеми перечисленными должностными лицами.

9. С помощью какого реквизита оформляется внешнее согласование документа:

a) визы, согласования;

б) грифа согласования.

10. При регистрации приказов в журнал регистрации заносятся следующие данные:

а) номер;

б) дата;

в) автор документа;

г) место составления;

д) фамилия лица, подписавшего документ;

е) краткое содержание документа;

ж) фамилии исполнителей документа.

 

Тема 5. Оформление информационно-справочной документации и документов коллегиальных органов.

План

1. Назначение информационно-справочной документации.

2. Оформление докладных и объяснительных записок.

3. Требования, предъявляемые к оформлению справок.

4. Оформление актов.

5. Структура доклада и отчета (на совещании, заседании, конференции и т.д.)

6. Оформление краткого и полного протоколов.

[11 – 27]

Методические указания к изучению темы

Семинар посвящен изучению состава информационно-справочных документов и документов коллегиальных органов.

Студенты должны знать реквизиты и уметь заполнять докладные и объяснительные записки, справки и акты. Также знать правила организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний, а также требования к составлению и оформлению протоколов.

Информационно-справочный документ – документ, регламентирующий и носящий информационные сведения в управленческой деятельности, информация в данных документах может побудить к действию и использоваться только для принятия к сведению. В данной группе документов находятся: докладные и служебные записки, справки, объяснительные записки, акты и т.д.

Докладная записка – документ информационно-справочного характера, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, который содержит изложение какого либо вопроса (факта), а также выводы и предложения составителя (прил. 15, 16).

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (план, программа, отчет), объясняющие нарушение трудовой дисциплины или объясняющий причины какого либо события, факта, поступка (прил. 18).

Справка – документ, содержащий описание (подтверждение) фактов, событий (прил. 17).

Актом называют документ, составляемый не­сколькими лицами (комиссией), подтверждающий ус­тановленные факты, события или действия. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризации, приема-передачи и списания материальных ценностей, прием законченных работ и т. п. Акт, как правило, оформляется на чистом листе бумаги формата А4 (прил. 19, 20).

Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллеги­альных органов (прил. 21, 22, 23).

Протокол, как правило, ведется во время заседания, бывают развернутыми (полными) и краткими.

 

Контрольные вопросы

1. Назовите документы, входящие в состав информационно-справочных.

2. Назовите реквизиты докладной, служебной и объяснительной записок.

3. Для каких случаев предприятие выдает работникам справки?

1. Как оформить акт?

2. Какие требования предъявляются к оформлению протоколов и их виды?

 

Задания

Задание 1.

Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика.

Задание 2.

Составьте докладную записку о причинах несвоевременного представления информации о выполнении приказа директора. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

Задание 3.

Напишите объяснительную записку об опоздании на работу двух сотрудников предприятия. Причину и другие недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

Задание 4.

Составить объяснительную записку об отмене преподавателем занятий по делопроизводству из-за отсутствия свободной аудитории. Записку адресуйте на имя декана факультета. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

Задание 5.

Составьте справку на имя работника предприятия о занимаемой должности и заработной плате. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

Задание 6.

Составьте справку об исполнении контрольных документов за первое полугодие 2009 г. на предприятии. Всего контрольных документов было 300, они направлены для исполнения в пять отделов: в три отдела по 50 документов, в два отдела –по 75 документов. 20 документов исполнены с нарушением установленных сроков – нарушены сроки одним отделом. Остальные недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

Задание 7.

Составить акт предприятия ЗАО «Альтаир» о передаче начальником отдела эксплуатации Сидоровым И. Р. материальных ценностей главному инженеру Васильеву В. В. на период очередного отпуска. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

Задание 8.

Составить акт о проверке наличия лицензионного программного обеспечения в ОАО «Мир». Проверка осуществлялась 12 марта 2009г. Проверено 23 компьютера, на девятнадцати из которых установлено нелицензионное программное обеспечение. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

Задание 9.

Составьте акт ревизии кассы фирмы ревизором контрольно-ревизионного управления. Недостачи и излишки не установлены.

Задание 10.

Составьте протокол производственного совещания работ­ников бухгалтерии, которые обсуждали вопрос организации работы в отделе в связи с развитием деятельно­сти предприятия. В результате было принято решение о необходимости увеличения числен­ности работников бухгалтерии и об оснащении отдела новыми компьютерами.

Задание 11.

Составьте протокол общего собрания учредителей 000 «Нептун» о ликвидации 000 в связи с угрозой банкротства. Выступающие предложили прекратить деятельность общества путем ликвидации, для этого предложили создать ликвидаци­онную комиссию в количестве __человек, в составе _____ и поручить ей в ___ срок в соответствии с уставом общест­ва и действующим законодательством провести ликвидацию общества, предоставить кредиторам 000 ____ срок для за­явления своих претензий к обществу; заключенные на 200 г. договора исполнить до 00.00.0000, по остальным — сообщить контрагентам об отказе от договоров и причине отказа и в ___ срок выплатить им компенсацию в связи с условиями договора.

Голосование проводилось открытым (закрытым) путем. Ре­зультаты подсчета голосов: «За» — __ чел.; «Против» — __ человек; «Воздержались» — __ человек.

Общее собрание постановило принять все предложения для прекращения деятельности 000 путем ликвидации.