По делопроизводству в органах исполнительной власти

И Н С Т Р У К Ц И Я

По делопроизводству в органах исполнительной власти

И государственных органах Белгородской области

 

Общие положения

 

1.1.Настоящая инструкция по делопроизводству определяет единую систему делопроизводственного обслуживания в органах исполнительной власти области, государственных органах области.

1.2.Инструкция по делопроизводству устанавливает порядок подготовки, оформления, приема, учета, отправки, контроля исполнения, хранения и использования документов несекретного характера.

1.3.Порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения регламентируется соответствующим Положением, утверждённым постановлением губернатора Белгородской области от 27 августа 2004 года № 174-ДСП.

1.4.Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документальной информации должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

1.5.Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в органах исполнительной власти области осуществляет управление информатизации, связи и делопроизводства аппарата губернатора Белгородской области (далее - управление информатизации, связи и делопроизводства).

1.6.Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях органов исполнительной власти области и государственных органов Белгородской области (далее - структурные подразделения) возлагается на их руководителей.

Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, на которого возлагаются следующие основные функции:

- прием и учет поступающих документов, проверка соответствия количества документов, фактически полученных подразделением, количеству документов, зарегистрированных в электронной базе, а также правильность их регистрации;

- передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и, после получения соответствующих указаний, исполнителю;

- внесение своевременных отметок о движении документов и резолюции руководителя в регистрационные карточки или журналы регистрации документов;

- учет и регистрация исходящих из подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку;

- контроль за прохождением документов в подразделении;

- контроль за соблюдением сроков исполнения контрольных документов;

- контроль за подготовкой и своевременной отправкой исходящей корреспонденции;

- организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка для руководства подразделения сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах в соответствии с установленной периодичностью (или по требованию);

- ввод в электронную базу данных подразделения информации о ходе и результатах исполнения документов;

- проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения;

- контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;

- внесение в регистрационную карточку (журнал регистрации) отметок о движении, исполнении и списании в дело документов;

- ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, передача их на архивное хранение;

- организация использования в подразделении средств факсимильной связи и копировальной техники;

- проведение инструктажа вновь принятых в подразделение сотрудников по вопросам организации работы с документами;

- подготовка заявок на получение канцелярских принадлежностей,ихучет и выдача;

- учет печатей и штампов, используемых в подразделении.

1.7.При работе с подписанными документами в органах исполнительной власти области не разрешается вносить в них исправления, делать пометки.

1.8.Работать с документами вне служебных помещений запрещается.

1.9.Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

1.10.С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения заместителя губернатора Белгородской области - руководителя аппарата губернатора области.

1.11.Об утрате документа немедленно докладывается руководителю подразделения и в управление информатизации, связи и делопроизводства.

Руководитель подразделения организует служебное расследование, о результатах которого информирует руководство аппарата губернатора Белгородской области.

1.12.При уходе работника в отпуск, увольнении или перемещении, имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику.

1.13.Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документа осуществляется только через информационно-аналитическое управление аппарата губернатора Белгородской области.

1.14.Экземпляр настоящей Инструкции выдается руководителям структурных подразделений органов исполнительной власти области под расписку начальником отдела делопроизводства управления информатизации, связи и делопроизводства (далее - отдел делопроизводства).

2.Документация органов исполнительной власти и государственных

органов Белгородской области

 

2.1.Деятельность органов исполнительной власти и государственных органов Белгородской области обеспечивается системой взаимоувязанных документов, составляющих ее документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией органов исполнительной власти области, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между органами исполнительной власти области, вышестоящими, подчиненными и сторонними организациями.

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, то есть в создании управленческих документов.

2.2.Основными организационно-распорядительными актами органов исполнительной власти области являются постановления, распоряжения и приказы (приложения №№ 1-4).

Губернатор Белгородской области по вопросам, отнесенным к его ведению, принимает постановления и издает распоряжения.

Правительство Белгородской области принимает постановления и издает распоряжения, которые подписываются губернатором Белгородской области.

Заместитель губернатора Белгородской области - руководитель аппарата губернатора области по вопросам, отнесенным к его ведению, издает распоряжения.

Все перечисленные организационно-распорядительные документы в обязательном порядке направляются в областную Думу в течение недели со дня подписания.

Акты органов исполнительной власти и государственных органов области вступаютв силус момента их подписания, если иное не определено в самом акте.

2.3.Руководители структурных подразделений органов исполнительной власти и государственных органов области издают приказы в пределах своей компетенции.

2.4.Организационно-распорядительными актами органов исполнительной власти и государственных органов области также являются: решения, протоколы, акты, письма, телеграммы и другие документы, которые фиксируют решение административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов исполнительной власти области.

 

3. Правила подготовки и оформления документов

 

3.1.Бланки документов

 

Документы в органах исполнительной власти области оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые имеют состав обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются на бумаге форматом А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм) и применяются в зависимости от объема текста. Для сопроводительных писем и некоторых других документов используются бланки формата А6 (105х148 мм) с трафаретными частями текста.

Бланки с воспроизведением герба Белгородской области изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам органов исполнительной власти области.

Бланки документов органов исполнительной власти подлежат учету, они должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

 

Документы, создаваемые от имени двух или более структурных подразделений, оформляются без бланка. Совместные распорядительные документы структурных подразделений органов исполнительной власти области, полномочных издавать различные по форме документы, издаются в форме решения, которое имеет правовую силу распорядительного документа каждого структурного подразделения, принимавшего этот документ.

 

3.1.1.Порядок применения цветных бланков

Цветные бланки «Губернатор Белгородской области» используются для официальной деловой переписки с:

Администрацией Президента Российской Федерации;

Правительством Российской Федерации;

Федеральным Собранием Российской Федерации;

Государственной Думой Федерального Собрания Российской Федерации;

Советом Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

аппаратами полномочных представителей Президента РФ;

главами субъектов РФ;

главами законодательных органов РФ;

министерствами, агентствами, комитетами и службами РФ (по важности направляемых материалов);

иностранными партнерами;

в иных случаях (по усмотрению губернатора Белгородской области).

Материалы, напечатанные на цветных бланках, подписываются исключительно губернатором Белгородской области.

Все материалы, подготавливаемые на официальных бланках «Губернатор Белгородской области» с цветным гербом области, до их подписания губернатором Белгородской области должны проверяться сотрудником отдела делопроизводства на правильность оформления, составления и соответствие правилам русского языка (п.4.4.4). При правильном оформлении проставляется виза проверяющего на обратной стороне второго экземпляра в левом нижнем углу (подпись и дата проверки).

Ответственность за представление документов на проверку в отдел делопроизводства и достоверность данных, содержащихся в письме, несет исполнитель, подготовивший документ (п.п.4.4.4 - 4.4.5).

Хранение и специальный учет выдачи и использования цветных бланков «Губернатор Белгородской области» осуществляют отдел делопроизводства и приемная губернатора Белгородской области. Исполнителям бланки выдаются только после проверки проекта письма сотрудникомотдела делопроизводства и наличия на документе визы проверяющего.

Запрещается использовать цветные бланки для служебной переписки внутри области, между губернатором Белгородской области и органами местного самоуправления муниципальных образований в области, структурными подразделениями органов исполнительной власти, если иное не определяется устным решением губернатора Белгородской области.

 

 

3.2.Общие правила оформления документов

 

Документы, создаваемые в органах исполнительной власти области, печатаются в текстовом редакторе Win Word шрифтом Times New Roman или Times DL, размером № 13-14 через 1 или 1,5 межстрочных интервала.

В отдельных случаях по заказу исполнителя или по согласованию с ним размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены. Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое – 25-30 мм, правое – 10-15 мм, верхнее -20 мм, нижнее – 20 мм. Оформление полей листа в проектах нормативных актов губернатора, правительства, заместителей губернатора области приведено в п. 4.1.

При оформлении текста на двух или более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова «страница» (стр.), без кавычек и знаков препинания.

Документы, как правило, имеют установленный комплекс реквизитов:

изображение герба области;

наименование страны – Российская Федерация;

наименование области – Белгородская область;

наименования органа исполнительной власти области;

наименование структурного подразделения органа исполнительной власти области (или должности лица) – автора документа;

справочные данные об организации (индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, номер телефакса, электронный адрес);

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

место составления или издания документа;

гриф и пометка ограничения доступа к документу;

адресат;

гриф утверждения;

резолюция;

заголовок к тексту документа;

текст документа;

гриф приложения;

отметка о наличии приложения;

подпись;

гриф согласования документа;

визы согласования документа;

оттиск печати;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

отметка о поступлении (регистрационный штамп);

идентификатор электронной копии документа.

В отдельном конкретном документе состав указанных реквизитов может быть сокращен или дополнен. Например, при необходимости на проекте документа может быть проставлена пометка «Проект». Этот реквизит располагается в правом верхнем углу первой страницы проекта документа и ограничивается его правым полем.

Состав реквизитов и порядок их расположения для конкретных видов документов приведены в разделе 4 настоящей Инструкции.

Документ имеет юридическую силу при наличии всех необходимых для данного вида документа реквизитов.

 

3.3.Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

 

3.3.1.Изображение герба области.

Изображение герба области помещается на верхнем поле бланка документа.

3.3.2.Наименование органа исполнительной власти области и его структурного подразделения (или должностного лица) - автора документа.

Наименование органа исполнительной власти области и его структурного подразделения (или должностного лица) указывается в соответствии с Уставом области, Положением (административным регламентом) структурного подразделения.

На бланках служебных писем обязательно указываются справочные данные об органе исполнительной власти области: полный почтовый адрес, номер телефона, телефакса, электронный адрес – если таковые имеются. В основных организационно-распорядительных документах, таких как постановления, распоряжения, приказы, указывается место составления или издания документа.

3.3.3.Дата документа.

На документе, оформленном на бланке, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документе, оформленном на стандартном листе бумаги, дата проставляется: в грифе утверждения или грифе согласования в соответствии с расположением этого реквизита; под наименованием должности лица, подписавшего документ (печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита); на втором экземпляре служебного письма вверху от левой границы текстового поля документа на уровне реквизита «Адресат».

Датой документа является датаего подписания: для документа, принимаемого коллегиальным органом - дата его принятия, для утверждаемого документа - дата утверждения. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 21.02.2006. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 21 февраля 2006 года, а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2006.02.21.

3.3.4.Регистрационный номер документа.

На документе, оформленном на бланке, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документе, оформленном на стандартном листе бумаги, номер проставляется под датой. Номер печатается от левой границы текстового поля с тем же межстрочным интервалом, с каким печатается документ.

Каждому виду документа соответствует свой порядок формирования номера (п.п.4.1-4.8).

3.3.5.Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

На документе, оформленном на бланке, ссылка на номер и дату документа проставляется в соответствии с расположением этих реквизитов.

На документе, оформленном на стандартном листе бумаги, ссылка печатается под регистрационным номером документа от левой границы текстового поля.

Если документ является ответом на входящий документ, данный реквизит обязателен.

3.3.6.Наименование документа.

Наименование документа должно соответствовать компетенции руководителя органа исполнительной власти области, подписавшего документ, а также содержанию документируемого (управленческого) действия и форме документа (постановление, распоряжение, приказ, инструкция, письмо и т.д.).

3.3.7.Гриф (пометка) ограничения доступа к документу.

Гриф (пометка) «Для служебного пользования» с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения.

Гриф (пометка) печатается в правом верхнем углу документа и подчеркивается. Номер экземпляра проставляется ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним.

3.3.8.Адресат.

Документы адресуются органам власти, организациям, учреждениям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

Адресат указывается в правом верхнем углу первого листа документа, все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Может использоваться полужирный шрифт. Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1-1,5 межстрочным интервалом.

При адресовании документа организации, ееструктурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

Департамент социальной политики Белгородской области

При направлении документа должностному лицу название органа или организации указываются в именительном падеже, а должность, инициалы имени, отчества и фамилия адресата - в дательном.

 

Например:

Правительство Белгородской области Начальнику департамента социальной политики Белгородской области-заместителю председателя правительства Белгородской области И.О.Фамилия

И.П.Сеченова профессору

 

И.О.Фамилия

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав должности адресата.

Например:

Генеральному директору

Объединения «Ростекстиль»

И.О.Фамилия

Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно в дательном падеже.

Например:

Органам местного самоуправления муниципальных образований

В состав реквизита «Адрес» может входить почтовый адрес в случае, если документ направляется корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки, или частному лицу. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

Государственное учреждение

Институт документоведения

И архивного дела

Фамилия И.О.

Садовая ул., д.5, кв.12

Москва,11774

При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, при адресовании физическому лицу – после нее.

3.3.9.Заголовок к тексту документа.

Заголовок составляется ко всем документам, текст которых превышает 4-6 строк, за исключением резолюций, даваемых руководителями структурных подразделений по рассматриваемым документам, телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на бумаге формата A5.

Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документаи отвечать на вопрос «О чем?»: «О мерах…», «О выделении…».

Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 3-х межстрочных интервалов от предыдущего реквизита.

Заголовок, состоящийиз двух или более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится, и он не заключается в кавычки.

3.3.10.Текст документа.

Текст документа должен бытьясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух основных частей. В первой части приводится описание фактов и событий, послуживших основанием для составления документа. Во второй - излагаются выводы, предложения, решения или просьбы.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами, печатается через 1 межстрочный интервал в установленных границах полей, центрируется по ширине листа. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

3.3.11.Оформление приложений к документу.

Приложения печатаются на отдельных листах бумаги (приложение № 5).

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

На первом листе приложения в правом верхнем углу пишут «Приложение» (без кавычек), если приложений несколько, то их нумеруют «Приложение №». В приложении к организационно-распорядительному документу (постановлению, распоряжению, приказу, правилам, инструкции, положению, решению) после слов «Приложение» указывают наименование организационно-распорядительного документа, его дату и регистрационный номер. Этот реквизит центрируется относительно самой длинной строки, например:

Приложение № 2

К приказу департамента

Социальной политики области

От 16.03.2006 № 261

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

К приказу департамента

Социальной политики области

От 18.03.2006 № 234

 

Заголовок приложения отделяется от слова «Приложение» или даты и номера акта 3 межстрочными интервалами, от текста приложения - 2-3 межстрочными интервалами.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа-приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом, может быть напечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, С П И С О К и т.д.) через 1 или 1,5 межстрочных интервала от последующих строк заголовка.

При наличии в приложении нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Каждое приложение обязательно подписывается лицом, подготовившим приложение. Подпись проставляется на последнем листе приложения и включает в себя наименование должности, личную подпись, ее расшифровку и дату подписания приложения, выделяется полужирным шрифтом и оформляется аналогично подписи документа.

3.3.12.Подпись документа.

Подпись отделяетсяот последней строки текста 2-3 межстрочными интервалами. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки (в случае двух и более строк в наименовании подписи).

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и ограничивается правым полем. Инициал ставятся перед фамилией без пробела.

Подпись может выделяться полужирным шрифтом. Например:

Губернатор

Белгородской области подпись И.Фамилия

или

Начальник

Департамента экономического

развития Белгородской области подпись И.Фамилия

 

Нормативные правовые акты подписываются губернатором Белгородской области или лицом, исполняющим его обязанности во время его отсутствия, если это определено постановлением губернатора Белгородской области.

Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем (если он утвержден).

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии.

При подписании документов несколькими должностными лицами их подписи располагают одна под другой в последовательности соответственно занимаемой должности.

При подписании документов несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Например:

 

Губернатор Белгородской области подпись И.Фамилия

Председатель Белгородской областной Думы подписьИ.Фамилия

 

Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются губернатором Белгородской области или, по его поручению, заместителем губернатора Белгородской области.

Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам, подписываются губернатором Белгородской области, его заместителями или руководителями структурных подразделений органов исполнительной власти области в соответствии с их компетенцией.

Документы (справки, информации, записки), направляемые губернатору Белгородской области из структурных подразделений органов исполнительной власти области, или те же документы, направляемые из одного структурного подразделения в другое, подписываются только руководителями структурных подразделений, а в случае их отсутствия - заместителями. На справках, информациях, записках указывается название соответствующего структурного подразделения с обязательной визой должностного лица.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию (исправления «и.о.», «зам.» вносятся машинописным способом или от руки). Не допускается подписывать документ с предлогом «за»илипроставлением косой черты перед наименованием должности.

3.3.13.Утверждение документа.

При наличии в тексте документа формулировки «Утвердить» (прилагаемые положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.)на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН, ниже через 1 - 1,5 межстрочных интервала дается ссылка на постановление (распоряжение) губернатора Белгородской области или другой документ, с указанием даты и номера. В случае, когда документ утверждается лично руководителем без ссылки на нормативный документ, печатается слово УТВЕРЖДАЮ, а ниже расшифровка подписи и дата утверждения. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правымполем документа.

Например:

УТВЕРЖДЕНО постановлением губернатора Белгородской области от ________200__г. №__

или:

УТВЕРЖДАЮ начальник департамента социальной политики Белгородской области _______________И.Фамилия «___»______________200__г.

Слово УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕН) должно быть согласовано в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение – УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия – УТВЕРЖДЕНЫ и т.д.

3.3.14.Резолюция.

В резолюции даются указания по исполнению документа.

В состав резолюций должны входить следующие элементы: инициалы имени, отчества и фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись автора резолюции, дата.

На документах, не требующих дополнительных указаний и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция вносится руководителем на самом документе (обычно в верхнем левом углу) или на сопроводительном бланке установленного образца (приложение № 6). На сопроводительном бланке дата и номер документа, к которому относится резолюция, печатаются в верхней части бланка в соответствии с расположением этих реквизитов. Дата резолюции ставится внизу под подписью. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. Материалы об исполнении поручения подготавливаются за подписью ответственного исполнителя.

3.3.15.Согласование документа.

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа.

Визы включают в себя личную подпись и наименование должности визирующего документ, расшифровку подписи (инициал имени и фамилия) и дату.

Согласование проекта документа проводится со структурными подразделениями органов исполнительной власти области и организациями, интересы которых в нем затрагиваются (внешнее согласование).

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом.

Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования, или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

Например:

 

СОГЛАСОВАНО

Начальник департамента

экономического развития

Белгородской области

подпись И.О.Фамилия

10.02.2006

 

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа, длина строки не должна превышать 8 см, все строки центрируются относительно самой длинной строки.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. Лист согласования используется обычно при согласовании постановлений и распоряжений (приложение № 7).

3.3.16.Отметка о контроле.

Реквизит проставляется на документах, подлежащих контролю, в виде штампа или пометки «Контроль» в правом верхнем углу документа.

3.3.17.Фамилия исполнителя и номер его телефона.

Инициалы, фамилия исполнителя и номер его телефона печатаются в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Реквизит печатается от левой границы текстового поля.

3.3.18.Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; отметку «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

 

3.4.Порядок работы с документами, содержащими сведения ограниченного распространения (с пометкой «Для служебного пользования»)

Порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения, содержащейся на бумажных, а также других материальных носителях информации (фото-, кино-, аудио-, видео-, машинных носителях, физических полях), регламентируется соответствующим Положением, утвержденным постановлением губернатора Белгородской области от 27 августа 2004 года № 174-ДСП.

Необходимость проставления пометки «Для служебного поль­зования» определяется исполнителем или должностным лицом, утверждающим доку­мент.

Для обработки (в том числе и размножения) документов со служебной информацией ограниченного распространения используются только сертифицированные, аттестованные по требованиям безопасности информации технические средства ее обработки, передачи и хранения.

При работе с документами ДСП запрещается:

публиковать сведения ограниченного распространения в средствах массовой информации;

передавать по незащищенным каналам связи;

передавать (принимать) документы без расписки должностного лица;

пересылать сторонним организациям неустановленным порядком (документы ДСП пересылаются фельдъегерской (специальной) связью, заказным или ценным почтовым отправлением);

размножать (тиражировать) без письменного разрешения руководителя органа исполнительной власти (организации), разработавшего документ;

хранить не в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящи­ках, хранилищах);

передавать документы и дела с пометкой «Для служебного пользования» от одного работника другому без письменного предписания соответствующего руководителя.

По фактам утраты документов (дел, изданий), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо раз­глашения этой информации руководителем соответствующего органа исполнительной власти назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию.

За разглашение служебной информации ограниченного рас­пространения, а также нарушение порядка обращения с документа­ми, содержащими такую информацию, государственный служащий (работник) привлекается к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.