Обеспечение сохранности документов на новейших носителях

Сохранность документов на небумажных носителях прямым образом зависят от информационных технологий, которые имеют необратимую тенденцию к изменению и устареванию по мере научно-технического прогресса в области техники и программного обеспечения. В связи с этим существует высокий риск потери доступа к таким документам через определенный промежуток времени. Хранить документы нужно будет в течение множества лет без нарушения целостности и достоверности информации, которая может потребоваться в любой момент. Все это непременно вызовет массу проблем.

Чтобы обеспечить сохранность электронных документов на новейших носителях, необходимо:

- обеспечить физическую сохранности файлов с электронными документами на материальном носителе;

- создать необходимые условия для считывания и воспроизведения нужной информации.

Для того чтобы обеспечить физическую сохранность документа, можно создать резервную копию документа на внешнем носителе (USB флэш-накопитель, жесткий диск, CD или DVD диск и т.д.). Но на этом объем работ по обеспечению сохранности электронной документации не заканчивается. Для того, чтобы свести к минимуму расходы на обслуживание этих копий, потребуется создать благоприятные условия для обеспечения сохранности носителей документированной информации.

Особенности условий и режима хранения во многом зависят от типа носителей. К примеру, чтобы обеспечить долгосрочную сохранность магнитных носителей, потребуется дополнительное оборудование для их предохранения от магнитных и электромагнитных влияний внешней среды. Более подробно влияние типа носителя на долговечность и их сравнительные характеристики будут описаны во второй главе.

Если проблема обеспечения физической безопасности электронных документов может представлять чуть меньшую сложность, то проблема создания условий для чтения и воспроизведения информации по-прежнему остается достаточно серьезной. Данный вопрос связан со стремительным совершенствованием компьютерных технологий и, как следствие, скорым устареванием носителей информации [Макаренко 2018: 618]. Например, floppy-диски (дискеты), которые на сегодняшний день практически не используются, и новые модели компьютеров не оснащены средствами для их считывания. Поэтому рекомендуется переносить информацию с постепенно стареющих носителей на более современные носители документированной информации. Актуальность данной проблемы растет в связи с тем, что организации все активнее ведут свою деятельность и совершают сделки, не документируя их на бумаге.

Так, ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» содержит методические и практические рекомендации по обеспечении электронных документов на современных носителях, а также требования к данным материальным носителям. Особого внимания заслуживают, на наш взгляд, положения данного стандарта, описывающие процесс обновление носителей и переформатирование электронных документов.

Так, в связи с ограниченным сроком эксплуатации носителей информации и их технологическим устареванием периодическое обновление носителей информации представляет собой одно из основных требований для обеспечения долгосрочного хранения аутентичной и пригодной для использования электронной документации [ГОСТ Р 54989-2012 п. 6.2.1.].

Обновление носителей – это миграция данных, при котором носитель информации заменяется на эквивалентный таким образом, что в полной мере сохраняется функциональность используемого для хранения оборудования и программного обеспечения [ГОСТ Р ИСО 13008-2015 п. 3.18].

Рекомендуется копировать документы на новейшие виды электронных носителей раз в 10-15 лет. Также необходимо вовремя обновлять аппаратное и программное обеспечение.

Воспроизведение электронных документов на материальном носителе во многом зависит от используемого программного обеспечения (далее – ПО): операционной системы, программ для работы с текстом и т.д. Но для большинства электронных документов с небольшими сроками хранения зависимость от смены программного обеспечения несущественна. Помимо этого, большая часть современных электронных архивных систем может преобразовывать форматы документов.

При подготовке к долгосрочному хранению электронных документов смена ПО может привести к утрате документа вследствие невозможности воспроизведения. Для решения данной проблемы есть несколько решений:

1. Миграция – перенос данных и других электронных документов на актуальную технологическую платформу. Как правило, миграция применяется для предоставления доступа к наиболее ценным документам организации.

2. Инкапсуляция – включение электронных документов в состав файлов межплатформенных форматов, например, в XML ИЗМЕНИТЬ [Воробьев 2019: 56]

При переформатировании документов находящийся в их основе поток битов изменяется, поскольку он переносится на другой физический носитель или из-за изменения кодировки символов, но в то же время нет никаких изменений ни в его внешнем виде, ни в содержании [ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 п. 2.2.2]. Переформатирование происходит вне зависимости от ПО, в котором был создан документ.

При переформатировании документации необходимо учитывать выбор носителя. ГОСТ Р 54989-2012 в первую очередь рекомендует выбирать между магнитными и оптическими носителями документированной информации. Кроме того, следует принимать во внимание следующие факторы:

- высокая[S1] емкость носителя информации;

- высокая скорость передачи данных;

- предполагаемый срок службы носителя составляет не менее 20 лет;

- устоявшееся и постоянное наличие на рынке носителей информации;

- доступная цена [ГОСТ Р 54989-2012. п. 6.2.2.3].

Неизбежность переформатирования электронных документов во время долговременного хранения приводит к возникновению совершенно иного документа с изменившимися реквизитами и характеристиками (цифровой подписью, датой сохранения и т.д.).