Комплектование бумажной документации

 

8.1.1 Для хранения в архиве и передачи другим организациям копии текстовых и графических материалов проектной документации на бумажном носителе брошюруют в тома, сложенными на формат А4 (ГОСТ 2.301), как правило, в переплеты с прозрачной пластиковой обложкой.

8.1.2 Текстовые и графические материалы, включаемые в том проектной документации, в общем случае комплектуют в следующем порядке:

- титульный лист ^*;

- содержание;

- ведомость "Состав проектной документации";

- текстовая часть;

- графическая часть (чертежи и схемы).

 

Примечание - Допускается не включать ведомость "Состав проектной документации" в состав каждого тома, а комплектовать ее отдельным томом.

 

8.1.3 Количество листов, включаемых в том, определяют из необходимости обеспечения удобства работы, как правило, не более 300 листов формата А4 или эквивалентного количества листов других форматов.

8.1.4 Для приведения подписей лиц, ответственных за разработку, согласование и утверждение материалов проектной документации, к каждому тому выполняют титульный лист по форме 12 (приложение Р). При большом количестве подписей согласующих лиц допускается выпускать продолжение титульного листа с полями 9-11, при этом в верхнем правом углу указывают: "Продолжение титульного листа".

Титульные листы томов и документов проектной документации в полях 9-11 оформляют подписями руководителя или главного инженера организации и лица, ответственного за подготовку проектной документации.

Пример выполнения титульного листа приведен на рисунке С.1 (приложение С).

8.1.5 При комплектовании в томе двух и более документов выполняют содержание по форме 2 (приложение В) на листах формата А4. Документы в содержании записывают в последовательности их комплектования в том (включая содержание тома).

В графах содержания указывают:

- в графе "Обозначение" - обозначение документа;

- в графе "Наименование" - наименование документа в полном соответствии с наименованием, указанным в основной надписи или на титульном листе;

- в графе "Примечание" - дополнительные сведения, например количество листов и номер изменения документа, включенного в том ^*.

В конце содержания приводят общее количество листов документов, включенных в том.

Первый лист содержания тома оформляют основной надписью по форме 5 (приложение Ж), последующие - по форме 6 (приложение Ж). Содержанию присваивают обозначение, состоящее из обозначения тома и через дефис шифра "С".

 

Пример - 2345-ПЗУ2-С; 2345-ИОС4.1.2-С.

 

В графе 5 основной надписи указывают "Содержание тома" и далее - номер соответствующего тома.

8.1.6 Состав проектной документации выполняют в виде ведомости по форме 13 (приложение Т) на листах формата А4.

В ведомости приводят последовательный перечень томов проектной документации.

Первый (заглавный) лист ведомости оформляют основной надписью по форме 5 (приложение Ж), последующие - по форме 6 (приложение Ж).

Составу проектной документации присваивают обозначение, состоящее из базового обозначения проектной документации и через дефис шифра "СП".

 

Пример - 2345-СП.

 

При комплектовании ведомости в отдельный том ее оформляют титульным листом в соответствии с 8.1.4.

8.1.7 Копии документов рабочей документации в бумажной форме хранят в архиве или передают другим организациям как россыпью (полистно), так и вложенными в папки или сброшюрованными в тома или альбомы.

При хранении или передаче россыпью (полистно) копии складывают на формат А4.

Копии документов рабочей документации помещают в папки полистно, сложенными на формат А4 или A3, как правило, отдельно по основным комплектам рабочих чертежей с учетом 8.1.3 и требований стандартов СПДС к отдельным видам документов рабочей документации.

При необходимости копии документов брошюруют в тома в соответствии с 8.1.1 или в альбомы, сложенными на формат A3.

Каждую папку или том с рабочей документацией оформляют обложкой по форме 14 (приложение У) или этикеткой.

При большом количестве листов документа его разделяют на части и комплектуют в несколько папок (томов, альбомов). На обложках или этикетках папок (томов, альбомов) указывают номер данной части и общее количество частей.

При комплектовании в папке, томе или альбоме двух и более документов выполняют содержание папки (тома, альбома) в соответствии с 8.1.5.