Проектная и грантовая деятельность

ПРОЕКТНАЯ И ГРАНТОВАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

УЧРЕЖДЕНИЙ КУЛЬТУРЫ

Методические рекомендации

Курск – 2021 г.

Проектная и грантовая деятельность  учреждений культуры. Методические рекомендации. Курск: ОБУК «Курский Дом народного творчества», 2021 г., 68 с.

 

       Целью данной методической разработки является знакомство работников культурно-досуговой деятельности с понятием «проектная деятельность» и ее различными видами, применение рекомендаций по оформлению заявок на практике, предоставление полезных контактов для участия в различных конкурсах с целью получения грантов.

       Также в сборнике предоставлены материалы культурно-досуговых учреждений Курской области по участию в конкурсе на определение лучшего реализованного проекта в субъектах Российской Федерации 2019-2020 гг. «Дом культуры. Новый формат» на региональном этапе следующих номинантов: Курский областной Дом народного творчества, Фатежский районный Дом народного творчества,  районный Центр культуры Курчатовского района, Чермошнянский сельский Дом культуры Фатежского района.

       Рекомендации адресованы руководителям, методистам, художественным руководителям культурно-досуговых учреждений.

Сборник подготовлен отделом информации Курского областного Дома народного творчества

Введение

       В современном мире под воздействием ряда исторических факторов и изменений появилось такое понятие, как проектная деятельность или проектный менеджмент. Проектная деятельность легла в основу работы многих организаций, среди которых различные фонды, НКО, государственные и частные корпорации, благотворительные, медицинские, образовательные, культурно-досуговые и другие учреждения и организации.

       Преобразование уже привычной культурной среды в проектную деятельность является необходимым условием модернизации и развития сферы культуры на сегодняшний день. При поиске дополнительных средств на реализацию проектов возникают множественные трудности, но, несмотря на это есть учреждения культуры и искусства, которые этим энергично занимаются. Этот процесс слабо развит в учреждениях культуры малых сельских населенных пунктов, но, опираясь на опыт более крупных и успешных, следует активно изучать и по возможности развивать данную деятельность.

       Управление проектами сегодня активно дополняет прежде развитую форму управления организациями и дает возможность учреждениям культуры реализовывать самые разнообразные творческие замыслы и идеи.

       Помимо реализации различных творческих проектов на местном уровне, можно усовершенствовать данную деятельность, принимая участие в различных конкурсах, наиболее подходящих для реализации проектов. Средства, полученные в качестве грантов, могут стать одним из источников формирования денежных средств учреждений культуры, что является распространенной формой прямой государственной поддержки.

 

 

Раздел 1. Общие требования к оформлению проектов

(по материалам публикаций в профессиональных изданиях)

Классификация проектов

КЛАССЫ ПРОЕКТОВ

По масштабам:

· Монопроекты (для одного учреждения). Монопроекты в культурно-досуговой сфере создаются и осуществляются на уровне одного культурно-досугового учреждения, в них четко обозначены круг задач и направления развития конкретного учреждения. Они просты, ограничены ресурсами и временными рамками. Значительная часть их проектируется и реализуется в связи с теми или иными знаменательными событиями в конкретном регионе. Как правило, такие проекты не требуют дополнительных ресурсов, сроки их выполнения – от одного месяца до года. Монопроекты в культурно-досуговой сфере отличаются большим разнообразием и не требуют для достижения своих целей формирования других проектов. Гибкая организация в управлении, тщательное определение конечных целей, четкое распределение задач, взаимозаменяемость членов команды, эффективность – вот основные особенности малого проекта.

· Мультипроекты (для нескольких учреждений). К мультипроектам относятся комплексные программы стратегического развития культурно-досуговых учреждений, учитывающие возможные изменения внешней среды.

· Мегапроекты (для учреждений какого-либо региона). Мегапроект представляет собой целую программу развития культуры на различных уровнях управления, включающую в свой состав ряд моно- и мультипроектов. Они, как правило, содержат несколько взаимосвязанных проектов развития всей культурной среды, то есть культурно-досуговой сферы, музеев, театров и т.д. Эти проекты интегрированы в мегапроекте общей целью, выделенными ресурсами и сроками реализации. Как правило, они разрабатываются на верхних уровнях управления: государственном (Межгосударственном), республиканском, краевом, областном.

       Тип проекта – по основным сферам деятельности, в которых осуществляется проект, выделяют проекты социальные, экономические, организационные, технические и смешанные.

       Вид проекта – по характеру предметной области проекты подразделяются на учебно-образовательные, исследования и развития (научно-исследовательские), инновационные, инвестиционные и комбинированные (смешанные).

       Длительность проекта – по продолжительности периода осуществления проекта они подразделяются на краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные.

 

1.2 Общие требования к оформлению проекта

       Правильное написание и оформление проекта является важнейшей составляющей фандрейзинга. Проект должен быть:

       1) Ясным, т.е. изложен просто и понятно, даже если читать его будет не специалист.

       2) Полным, т.е. отображать все возможности его реализации, все сферы его деятельности.

       3) Целостным (каждая часть проекта должны соответствовать общему замыслу и предполагаемому результату) и ограниченным (по времени, целям и задачам, результатам, ресурсам и т.д.)

       4) Последовательным и логичным.

       5) Жизнеспособным, т.е. демонстрировать способность к осуществлению во время и в месте его применения, а также проект должен быть перспективен для развития в дальнейшем.

       6) Обоснованным, т.е. должны присутствовать все теоретические, социологические, психологические обоснования и исторические предпосылки выбора идеи, подхода к решению проблемы, оценена возможность воздействия на проблему.

       7) Реалистичным, т.е. выполнимым в обозримом будущем.

       8) Просчитанным, т.е. иметь все финансовые и затратные расчеты.

       Эксперт, который будет анализировать проект, должен ясно понимать проблему проекта и то, как ее собираются решать. Необходимо ясно и кратко сформулировать проблему, основываясь на статистических данных и накопленном опыте, простым языком предложить способ решения поставленной проблемы. Описание проекта также должно быть простым и ясным. Следует избегать:

· чересчур сложных грамматических конструкций и ни о чем не говорящих словосочетаний;

· длинных сложноподчиненных предложений, при чтении которых теряется смысл написанного (не более 30 слов). Для длинных описаний лучше использовать таблицы и диаграммы;

· сослагательных наклонений и перегруженности терминологией, жаргонных слов и малоизвестных сокращений, даже если это профессиональный язык;

· узкопрофессионального жаргона, а также «красивых» фраз, которые не содержат конкретной информации;

· расплывчатых определений, таких как «много», «иногда» или «очень». Вместо этого лучше использовать конкретные цифры, статистические данные.

       При написании необходимо использовать позитивный и конструктивный

стиль («уверены» вместо «кажется», «преодоление проблемы» вместо «борьба с проблемой»), исключить негативные предложения с частицей «не», не заострять слишком много внимания на проблемах. Лучше описать возможности, которые появятся в результате выполнения проекта.

       С чего начать при написании проекта:

· записать все идеи. Иногда самые абсурдные, на первый взгляд, идеи становятся самыми интересными, перспективными и реальными;

· подробно описать проект;

· тщательно распределить время работы над проектом и над заявкой;

· ясно сформулировать цели и задачи проекта;

· подумать о том, как оценивать результаты проекта;

· рассчитывать затраты на персонал, материалы и оборудование;

· продумать состав команды, которая будет работать над проектом, распределить роли.

Общие требования к оформлению проекта:

1. Проект отпечатан, аккуратно оформлен.

2. Титульная страница содержит название проекта, данные об авторе, принадлежность к учреждению и организации, год и место составления.

3. Если проект больше 5 страниц по объему, то он имеет оглавление с указанием разделов и номеров страниц.

4. Если в проекте использованы цитаты, то есть сноски на источники, если авторы использовали литературу – в конце приложен список с указанием автора, названия книги, издательства, места издания и года издания.

5. Желательно, чтобы каждая глава была отпечатана с новой страницы, главы были бы разделены на смысловые абзацы.

6. Если не требует организатор конкурса или организация, куда вы подаете программу, не нужно прилагать фотографии или приложения (сценарии, анкеты, социальные опросы, отзывы и др.); если это требуется – приложения аккуратно оформляются в формате А4 и нумеруются, после проекта прикладывается список приложений.

7. Если проект заявлен на конкурс, то при оформлении выполняются требования организаторов (заполняется информационная карта, образцы смет, приложений, соблюдается порядок построения разделов проекта согласно положению / аннотации к конкурсу).

8. Проекты в печатном виде оформляются в формате А4, в электронном варианте – дискета/диск обязательно должны быть подписаны.

9. Авторы обязательно оставляют у себя экземпляр проекта, так как проекты не рецензируются и не возвращаются.

10. В тексте программы употребляются только те понятия, которые можно однозначно понять, должно быть, как можно меньше научных и профессиональных слов.

11. Проект должен быть кратким и лаконичным, как правило, не более 10 страниц текста

12. Форма написания проекта должна быть доступной и интересной тому, для кого готовится текст.

13. Аннотация проекта (как правило, она необходима) характеризует проект с максимальной четкостью, содержит не более 200-230 слов (1 страница), для коротких проектов один абзац (3-10 строк).

14. Финансовые документы прилагаются в конце проекта (сметы, бланки, описания, комментарии к бюджету и др.).

15. Заявки, официальные письма и прочее прилагаются в начале проекта (перед основным описанием).

 

1.3. Рекомендации к разработке и оформлению заявки

Титульный лист

      Служит визитной карточкой проекта. Он должен на одной странице содержать всю необходимую для грантодателя информацию.

      Название проекта должно быть броским и кратким.

      Срок выполнения проекта – указывается начало и окончание проекта, общая продолжительность (исчисляется в месяцах). Обратите внимание, что обычно в условиях конкурсной программы оговаривается минимальная и максимальная продолжительность проекта, а также обычно указываются сроки окончания проекта, т.е. до какого времени проект должен быть завершен.

Стоимость проекта – здесь указывается требуемый объем финансирования. Кроме того, нужно указать полную стоимость проекта, включая собственный вклад и средства, полученные из других источников.

      Организация-исполнитель – название организации, выполняющей проект, ее почтовый адрес, телефон, факс, электронная почта и банковские реквизиты (номер расчетного счета).

      Руководитель (координатор) проекта – указывается Ф.И.О., должность, адрес, телефоны, адрес электронной почты (E – mail) и т.д. Именно с этим человеком будут связываться, если потребуется дополнительная информация. Руководитель (координатор) отвечает за выполнение проекта и несет ответственность перед грантодателем за эффективность использования средств. Руководитель (координатор) должен быть один. Обеспечение выполнения работ по проекту в срок, в рамках выделенных ресурсов и в соответствии с планом задач является главной задачей руководителя (координатор) проекта. Предполагается, что проект составлен руководителем. Если это не так, то следует отдельной строкой указать автора, либо авторов проекта. Руководитель должен быть один.

      Партнеры проекта – список организаций и групп, которые выступают партнерами в реализации вашего проекта. Кроме перечисления их названий укажите роли и функции, которые каждый партнер будет нести в рамках проекта.

      Также иногда указывается дополнительная информация, доказывающая компетентность исполнителей, род деятельности заявителей, наличие достижений в сфере деятельности по проекту, опыт реализации аналогичных проектов и программ.

 

Краткая аннотация

      Аннотация – этот раздел часто называют кратким содержанием или рюземе, т.е. это краткое изложение всех важных положений заявки. Резюме повторяет все части полной заявки, но не более двух предложений по каждой части, которые в дальнейшем представлены более подробно. Этот раздел – презентация проекта. Именно этот раздел эксперты читают в первую очередь, и именно из этого раздела должно быть понятно кто вы, каковы объемы и стоимость вашего проекта.

      Ваша задача в тексте объемом 0,5 – 1 стр. дать ответы на следующие вопросы:

· какой творческой задачей или какой проблемой предполагаете заняться?

· какое решение проблемы предлагает проект, почему нужен проект? Какие действия для этого потребуются, сколько человек получит выгоду от этого проекта, кто будет его исполнителями?

· чем занимается организация? Что дает основания утверждать, что она достаточно компетентна для решения обозначенной проблемы? Почему именно вы?

· сколько все это будет стоить? На какой период времени рассчитаны эти затраты? Будет ли проблема решена к окончанию периода действия гранта, или проект будет продолжаться и после окончания этого периода, а если так-то за счет каких ресурсов?

       Аннотация должна быть предельно ясной, сжатой, конкретной и выразительной. Лучше всего составлять эту часть заявки после того, когда будут прописаны все остальные блоки.

 

Введение

       В этой части заявки проводится описание заявителя. Как правило, гранты выдаются, исходя из репутации организации заявителя, а не только из оценки качества самого проекта. Грантодающие организации предпочитают иметь дело с известными им и надежными партнерами. В первую очередь они стремятся оказать поддержку тем организациям или лицам, с кем они уже имели дело в прошлом. Во введении решается основная задача – завоевать доверие донора, доказать, что средства будут потрачены с пользой и проект, безусловно, будет выполнен. Во введении необходимо дать максимум информации об организации – заявителе. А именно:

· цели и задачи организации;

· сколько времени существует организация, как развивалась, каковы финансовые ресурсы;

· уникальность организации;

· наиболее значительные достижения;

· оценку результатов прежних проектов, подобных предлагаемому;

· прецеденты финансовой поддержки, получаемой организацией-заявителем из других источников, с приложением писем поддержки.

       Рекомендуется объем: 0,5 – 2 страницы.

       Введение – своего рода презентация проекта: история, миссия, достижения организации-соискателя; отличительные особенности, которые делают ее уникальной в областях деятельности, непосредственно связанных с проектом.

 

Цели и задачи проекта

       Все составные части проекта рассматриваются с точки зрения соответствия цели. Ответ на вопрос: зачем осуществлять данный проект, обычно позволяет понять цель проекта, или как он повлияет на заданную проблему.

       Главное назначение цели – показать, к чему приведет и чему будет способствовать запланированная вами деятельность по решению проблем в рамках вашего проекта.

       Цели могут быть краткосрочными и долгосрочными. Обычно достижение долгосрочной цели будет зависеть от достижения ряда краткосрочных целей. При двух и более краткосрочных целях необходимо четко указать, как они связаны друг с другом и с долгосрочными целями.

       Основные требования к формулировке цели таковы:

· достижимость в рамках этого проекта;

· конкретность;

· безусловность, так как для проектной деятельности изучение возможных условий должно быть завершено до начала работ;

· предусмотрение итогового результата проекта;

· соответствие компетентности, подготовленности финансово-экономическим, материально-техническим, организационным условиям реализации проекта.

       Группа людей, получающая пользу от реализации проекта, называется целевой группой. Ее тоже следует описать с указанием возраста и социального положения или стиля жизни, а возможно и пола.

       После того как сформулировали цель, необходимо определить перечень действий, которые нужно выполнить, чтобы достичь ее – это задачи. Задачи – конкретные и поддающиеся измерению шаги, без которых цель не может быть достигнута. Задачи должны быть максимально конкретизированы. В них должны содержаться количественные данные о степени полезности проекта. Задачи всегда указывают на конкретный результат. Из этого раздела должно быть ясно, что получится в результате выполнения проекта, какие изменения произойдут в существующей ситуации.

       В проектах часто подлежат решению несколько групп задач. Обычно приоритетной задачей является создание новых продуктов и услуг, а дополнительной – их продвижение потребителям.

       С точки зрения оформления текста проекта, задачи лучше формулировать и перечислять в виде списка, а не излагать и описывать в повествовательной форме. Если после мысленного достижения всех поставленных задач, вы достигли поставленной цели и заявленного результата, значит, все сделали правильно, если нет, то задачи следует пересмотреть.

       Признаки хороших задач:

· являются логическим следствием проблемы;

· напрямую связаны с деятельностью по проекту и направлены на решение заявленной проблемы для достижения поставленной цели (причинно-следственная связь);

· сформулированы четко и конкретно, выражены не общими словами, а в количественных и качественных индикаторах, которые могут стать показателями успешности выполнения проекта;

· представляют собой конкретные промежуточные измеряемые результаты в ходе реализации проекта.

       Нужно четко отделять цели проекта от задач, а задачи – от метода осуществления. То, чего необходимо добиться, является целью, то, что для этого нужно сделать, - задачами, а то, как это будет сделано – методами. Цель – это во имя чего предпринимается проект. Задачи – конкретный эффект, достигнуть которого требуется в ходе выполнения проекта.

 

Методы

       В данном разделе необходимо достаточно подробно описать те виды деятельности (мероприятия), которые необходимы для получения желаемых результатов с помощью имеющихся и запрашиваемых ресурсов, механизм реализации проекта, то есть как будут реализовываться цели и задачи, кто будет осуществлять действия, какие ресурсы будут использованы, как будет производиться отбор участников акции или получателей услуг и т.д.

       При формулировании методов и мероприятий следует иметь в виду, что все статьи бюджета будут формироваться исходя из описанных в данном разделе мероприятий.

       Таким образом, в данном разделе будет описано, что будет происходить в рамках данной программы, кто это будет делать и кому конкретно эта деятельность будет адресована.

       Из этого раздела грантодателю должно стать ясно, что будет сделано, кто будет осуществлять действия, как они будут осуществляться, когда и в какой последовательности, какие ресурсы (исполнители, помещение, оборудование и др.) будут привлечены.

       При разработке этого раздела проекта необходимо:

· подобрать и обосновать мероприятия, которые будет необходимо реализовать для решения задач проекта;

· обдумать роль каждого сотрудника, которые будут задействованы в реализации проекта, и оценить достаточно ли их квалификации для выполнения запланированных мероприятий;

· определить, какие ресурсы необходимы для выполнения задуманных мероприятий;

· хронологически выстроить все запланированные мероприятия, определить, сколько времени потребуется для реализации всех мероприятий и решения поставленных задач.

       Ресурсы – это то, при помощи чего реализуется проект. Различают следующие ресурсы:

·   трудовые (кадровые);

·  оборудование:

·  оснащенность;

·  информация;

·  финансы.

       После того как определены методы и мероприятия, необходимо проверить приводят ли они к решению задач. Если нет, то добавить дополнительные мероприятия, убрать ненужные или переформулировать задачи.

 

Календарный план проекта

       Перечислив спектр необходимых видов деятельности (методы), можно приступать разрабатывать рабочий или календарный план проекта. Календарный план проекта нужен в первую очередь самому заявителю, чтобы своевременно осуществлять намеченные мероприятия, сверять, насколько действительность соответствует запланированному, а еще понимать, есть ли риск отклонений, и есть ли возможность их избежать.

       В календарном плане должны быть отражены мероприятия и действия, которые помогают достичь задачи и цели. Необходимо написать подробный план-график всех мероприятий и действий, то есть что и когда будет происходить, включая предполагаемые даты начала и окончания работ, кто ответственный за мероприятия.

       Рекомендуется составлять как можно более подробный рабочий план. То есть не просто перечислять определенные виды деятельности, а попытаться разбить их на более конкретные шаги. И не забывать правильно заполнять колонку – ожидаемый результат. Например, если в рамках мероприятия есть семинар, мастер-класс, то формулировка «проведен семинар, мастер-класс» в графе «ожидаемый результат» будет не совсем корректна. Более правильно будет – 30 человек приняли участие в семинаре, мастер-класс по результатам тестирования не менее 90% участников полностью усвоили новые знания и т.д.

 

       Ожидаемые результаты. Оценка эффективности и отчетность

       Ожидаемые результаты – это конкретные результаты, которые предполагается достичь в ходе реализации проекта в количественном и качественном выражении. В этом разделе нужно доказать, что работа по реализации проекта будет выполнена рационально и в срок; определить и перечислить ожидаемые результаты, которые будут достигнуты в рамках реализации проекта.

       Обычно организации уделяют недостаточно времени обдумыванию этой части проекта, однако именно результаты являются критериями оценки эффективности проекта и демонстрируют, насколько разработчики понимают, к чему они стремятся, и как будут этого достигать.

       Следующие вопросы помогут спланировать результаты:

· сколько будет проведено мероприятий;

· сколько человек примет участие в каждом из мероприятий;

· сколько волонтеров будет привлечено для работы по проекту;

· если запланировано проведение акции, то сколько человек примут в ней участие;

· если это программа по предоставлению каких-либо услуг, то сколько человек или организаций будут пользоваться этими услугами и т.д.

       Целесообразно указать в этом же разделе факторы успеха и риска проекта. Факторы успеха подразумевают указание сильных сторон деятельности учреждения культуры, способствующих успешной реализации проекта.

· начало фактической деятельности по теме проекта;

· многолетний опыт организаторов;

· высокая квалификация персонала;

· креативный потенциал коллектива, инновационные способности;

· широкое социальное партнерство и т.п.

       Риски проекта – негативные факторы, «подводные камни» в реализации проекта. Чем полнее и глубже проработан этот раздел, тем выше будет доверие потенциальных партнеров и грантовых фондов. Можно выделить следующие причины возникновения рисков:

· политические (связанные с политической ситуацией в стране и деятельностью государства);

· экономические (связанные с экономической нестабильностью в стране, недостаточным финансированием);

· производственные (связанные с убытком от остановки производства вследствие воздействия различных факторов);

· организационные (недостаточный опыт организаторов);

· профессиональные (низкий уровень квалификации персонала, нехватка компетентных кадров, способных осуществить проект);

· психологические (неприятие новых правил работы и новых процессов).

       Когда в предлагаемых результатах мы говорим об «усилении», «улучшении» или «увеличении», то не совсем ясно, какой конкретно результат позволит считать задачи выполненными и проект осуществленным. Для того чтобы не быть голословными, и нужны показатели. Показатель – это характеристика отдельной стороны объекта или процесса, имеющая количественно-качественное выражение. Количественный результат (что будет сделано?) – фиксирует количество оказанных услуг, участников мероприятий, получателей конкретной помощи и т.д. Качественный результат (что изменится?) – отражает позитивные изменения, которые произойдут в результате проведения мероприятий, оказания услуги и т.д.

       Показатели социального развития личности: динамика уровня развития личности (не умел – научился, не знал – узнал, не имел – приобрел и т.п.), качество продуктов социально-творческой деятельности (поделок, рисунков, походов, акций), характер реализованных инициатив и др.

       Показатели социальной адаптации личности (снижение риска асоциальных явлений, повышение уровня социальной успешности участников, активность). Показатели общественного мнения (популярность проекта, социально-профилактический эффект, заинтересованность социальных партнеров, отклик в средствах массовой информации). Технологические показатели (уровень организации в целом и отдельных мероприятий, четкость и эффективность управления, организационная культура участников). Экономические показатели (привлечение дополнительных материально-технических ресурсов).

       Утверждать, что результативность нельзя измерить, равносильно признанию, что проект не дает заметного эффекта. Для определения достижения указанных показателей необходимо указать способы анализа (вопросники, ревизии, экспертные оценки и т.д.), лиц, которые этим будут заниматься, и форму отчетности. Полученные в ходе проекта материалы, оформленные в виде публикаций, карт, фотоальбомов, кино- и видеофильмов и др. также могут использоваться как отчетные материалы. Динамика изменения ситуации в ходе реализации проекта может быть оценена с помощью интервью, отзывов, опросных листов, анкет, текстов. Кроме конечных критериев оценки необходимы и промежуточные, которые позволят скорректировать реализацию проекта.

       Письменные и устные отчеты могут быть предназначены для донора, контролирующей или поддерживающей организации, государственных контрольных органов. Сроки и формы отчетности определяются договором о гранте, заключаемым между грантодающей организацией и грантополучателем после принятия решения о финансировании проекта. Заключительный отчет, характеризующий степень достижения цели и поставленных задач, представляется в установленный срок по завершении проекта руководству организации и грантодателю.

 

Смета проекта

       Смета/бюджет проекта – является одним из главных разделов заявки. Смета представляет собой реалистичную оценку всех затрат проекта.

       Часто из-за неумения работать в условиях проектного финансирования были провалены многие проекты. Основное внимание при составлении бюджета следует уделить вопросам:

· сколько в целом необходимо средств на осуществление проекта;

· на какие цели будут израсходованы средства;

· какие средства есть в наличии у организаторов проекта;

· какая есть материально-техническая база;

· какие дополнительные источники финансирования можно найти (конкурсные средства государственных структур и общественных фондов; бюджетные поступления; взносы (членские, родительские); средства учредителей, благотворительные пожертвования; спонсорские отчисления; доходы от разрешенной законом деятельности; труд добровольцев; прочие, не запрещенные законом поступления);

· на какие цели будут израсходованы средства, собранные для реализации проекта.

       Несколько советов по написанию данного раздела. Будьте реалистичны и доказательны. При этом следует учесть, что это широко распространенная практика – оплачивать несколько десятков процентов от запрашиваемой суммы, исходя из того, что проект, поддержанный несколькими благотворителями, при прочих равных, более жизнеспособен. Сделайте бюджет на отдельном бланке своей организации (возможно и в 2 экземплярах), его очень часто вынимают из проекта и работают с ним отдельно. Следует иметь в виду, что правильно сформулированные задачи в разделе «Цели и задачи» являются, как правило, отдельными статьями бюджета. Они в основном и определяют специфику бюджета. Не включайте в бюджет непредвиденные расходы, это свидетельствует о плохой подготовке проекта.

       Бюджет проекта обязательно должен быть «трехколоночным», где в первой колонке указываются имеющиеся у заявителя средства, во-второй – запрашиваемые средства, в третьей – общая сумма расходов.

       Для того, чтобы эксперт не задавал много вопросов, стоит после описания бюджета дать комментарии, т.е как будут потрачены средства по проекту, почему необходимы те или иные расходы. Подготовив сводную и развернутую смету расходов, следует письменно обосновать каждую строку бюджета.

       Одной из самых уязвимых для критики статей расходов по проекту является индивидуальная финансовая поддержка (ИФП), поэтому важно показать, что оплата труда будет осуществляться специалистам, для которых  работа по проекту является дополнительной к основной деятельности и, не оплатив их труд, а тем более работу приглашенных специалистов, осуществить проект будет очень трудно.

       В отсутствие каких-либо особых инструкций бюджет проекта обычно состоит из трех частей: прямые расходы, непрямые расходы; оплата труда. Прямые расходы включают аренду помещения; аренду и покупку оборудования; эксплуатационные расходы; расходные материалы (канцелярские товары и т.д.); командировочные и транспортные расходы, прочие расходы. Помещение и коммунальные услуги. В этой части необходимо указать стоимость всех используемых помещений, эксплуатационных расходов (вода, отопление, электричество) и т.д., включая арендуемые и переданные в постоянное пользование. Стоимость вышеприведенных затрат должна соответствовать средней стоимости для данной местности. Аренда помещения для проведения семинаров, конференций или совещаний не включается в данный раздел, а относится к разделу «Прочие прямые расходы». Плата за междугородние переговоры и связь (телефакс, e-mail) также входят в раздел «Прочие прямые расходы» или выносятся в отдельный раздел «Связь».

       Аренда и покупка оборудования. Внимательно читайте объявления фондов насчет того, что они рассматривают в качестве «оборудования». Возможно также, что фонд не рекомендует покупку оборудования, а поощряет его аренду. Этот раздел должен также включать все дополнительные расходы по доставке оборудования, его установке.

       Расходные материалы. Обычно к ним относятся канцелярские принадлежности, то есть бумага, ручки, скрепки, папки и пр. Если есть какие-то специальные запросы – укажите их. Можно включать расходы на подписку, публикацию результатов и почтовые расходы, если они не вынесены в отдельный раздел.

       Командировочные и транспортные расходы. Включите сюда все расходы, связанные с поездками. Подробно опишите каждый пункт, не пишите сразу больших сумм без соответствующих разъяснений. Включите сюда расходы на проезд исполнителей проекта наземным транспортом или самолетом, суточные (из расчета на каждый день, в соответствии с существующими в организации или районе работы нормами), проезд к месту работы в поле, перевозку грузов, аренду автомобилей (если не включили это в раздел «Оборудование») и др.

       Прочие расходы. Сюда включается все, что не вошло в предыдущие категории. Например, сюда могут войти расходы на оплату конференций, совещаний и рабочих семинаров, печатание материалов и объявлений, стоимость телефонных разговоров и связь и т.д.

       Непрямые расходы – это расходы, не связанные с проектной деятельностью, но необходимые для полноценного функционирования организаций и успешного выполнения ею задач: стоимость износа основных фондов, амортизация капитального оборудования, оплата труда административных работников и т.п.

       Оплата труда – раздел, где указывается сумма, минимальная по отношению к общему финансированию, и перечисляются все занятые в проекте работники. Обычно подобные сведения оформляются в виде таблицы, отображающей следующие позиции: количество персонала; месячный оклад; время действия гранта; требуемая сумма; дотированная сумма. При этом нужно, чтобы размер оклада был сравним с окладами, применяемыми на практике.

       Нельзя упускать из виду, что каждый проект подразумевает собственный вклад организации-разработчика: труд добровольцев, оцененный в денежном эквиваленте; использование имеющейся в наличии оргтехники (в данном случае собственным вкладом будут считаться расходы по ее амортизации); расходы на покупку программного обеспечения, которое уже установлено; расходы на аренду помещения; коммунальные платежи и связь.

       Очень часто устанавливаются ограничения по сметам проектов. Например:

· оплата труда (включая налоги) не должна составлять более 30% от запрашиваемой суммы финансирования;

· сумма гонораров привлекаемых специалистов (включая налоги) не должна составлять более 15% от запрашиваемой суммы финансирования;

· расходы на приобретение оборудования не должны превышать 30% от запрашиваемой суммы.

       Некоторые фонды на составление сметы не накладывают никаких ограничений.

       В случае если для реализации проекта уже удалось привлечь другие источники финансирования, нужно указать, а главное приложить подтверждение, что партнеры или спонсоры действительно предоставят финансовые средства или иную помощь.

       Итак, основные критерии хорошей сметы проекта это:

· обоснованность, то есть реальность указанных цен и планируемых расходов: не стоит запрашивать большую сумму на приобретение техники или оборудования, которое в реальности стоит дешевле;

· логичность. Каждая статья должна быть четко и подробно обоснована и должна соотноситься с календарным планом, тесно переплетаться с ним. Необходимо точно указать по каждой запрашиваемой       статье, что и в каком количестве будет закуплено;

· соразмерность масштабу про