Взаимодействие руководителя этнокультурного центра с СМИ.

На сегодняшний день культурно-досуговое учреждение (центр) должно быть доступным в информационном плане для любого молодого человека. «Проблемным фактором является деструктивное информа-ционное воздействие на молодежь, следствием которого в условиях со-циального расслоения, как показывает опыт других стран, могут стать по-вышенная агрессивность в молодежной среде, национальная и религиоз-ная нетерпимость, а также социальное напряжение в обществе».

Поэтому учреждения культуры должны обладать определенным набором каналов распространения информации для того, чтобы быть наиболее мобильными в вопросе информирования населения. Это озна-чает, что КДУ нужно иметь сотрудника отдел, отвечающий за информа-ционно-аналитическую работу.

Постоянное взаимодействие со средствами массовой информации позволит расширить аудиторию учреждения. Данное сотрудничество мо-жет быть налажено несколькими способами. Например, для успешной работы со СМИ сотрудниками учреждения должна быть разработана своя форма написания пресс-релизов на бланке КДУ (центра), которая будет высылаться в различные СМИ, и порой, сопровождаться звонком, с при-глашением принять непосредственное участие в мероприятии в рамках информационного партнерства. Большое значение приобретают Интернет СМИ: сайты и страницы в социальных сетях известных газет, радиостанций и телеканалов; самостоятельные интернет-источники и ленты новостей, которые на сегодняшний день пользуются популярностью у молодых лю-дей. Использование данного канала информации позволит наиболее бы-стрым образом оповестить население, донести до нее срочную информа-цию. Информационные источники сами заинтересованы в актуальной и интересной информации о событиях, но следует понимать, что не каждая новость КДУ является информационным поводом, поэтому составлять информационные послания должен сотрудник, который сможет оценить актуальность повода. Чтобы начать сотрудничать со средствами массовой информации необходимо подробно их изучить. Для результативной рабо-ты, надо хорошо знать не только структуру и специфику работы каждого отдельного вида средств массовой коммуникации, но и журналистов, с 2

 

которыми придется работать. Для этих целей в учреждении создается специальный документ, называемый медиа-картой*, в котором фиксиру-ются все существенные сведения, необходимые для налаживания и под-держания полезных и эффективных отношений. В медиа-карту вклю-чаются все виды СМИ, с которыми работает учреждение: массовые, от-раслевые и узкопрофессиональные газеты и журналы, каналы радио и те-левидения, с указанием наиболее интересных для учреждения программ, тиража и объема целевых аудиторий, графика выхода и выпуска в свет, имен и фамилий главного редактора, контактов (электронная почта, теле-фон) конкретных журналистов и т.д. Данную карту необходимо ежегодно обновлять.

Сотрудничество со СМИ необходимо на протяжении всей деятель-ности учреждения (центра), но в большей степени данная связь необхо-дима специалистам в момент организации мероприятий. СМИ подключа-ется для организации досуговых и развлекательных мероприятий с целью решения следующих задач:

• для бизнеса (если вы ищите спонсоров и партнеров мероприятия) – это будет дополнительная реклама, создание определенного образа у общественности;

• для лидеров общественного мнения (если вы ищите спикеров, членов жюри) – это будет повышение узнаваемости личного бренда, ста-тус;

• для органов власти (если вы нуждаетесь в поддержке меропри-ятия, ищите VIP-лицо для приветственного слова) – это будет соучастие в общественной деятельности, создание определенного образа у общест-венности;

• для вас самих – это будет статус, доступность аудитории.

Перечислим критерии хорошего мероприятия для СМИ:

• яркая или нестандартная идея; 3

 

• массовость;

• участие известной личности;

• модная тенденция;

• социальная важность;

• скандал;

• тематическое мероприятие для журналистов.

Что можно предложить СМИ, если вы ищите информационных партнеров для мероприятия:

• статус (например, главный информационный партнер);

• размещение на площадке мероприятия;

• интеграция в мероприятие;

• спикерство (тематическое мероприятие, связанное со СМИ);

• эксклюзивную новость;

• совместные акции/новости;

• билеты на мероприятие в большом количестве.

Далее более подробно рассмотрим наиболее распространенные материалы, направляемые в СМИ от учреждения. Информационные ма-териалы любой организации создаются с целью продвижения, а также для достижения понимания, адекватного отношения и желаемого поведения со стороны групп общественности, которые могут быть заинтересованы или обеспокоены действиями данного учреждения. Следовательно, наи-более эффективная коммуникация достигается в тех случаях, когда в про-цессе ее осуществления использованы знания, касающиеся мотивации поведения человека, т.е. информационные материалы должны будут со-держать именно то сообщение, которое зацепит общественность. 4

 

Умение хорошо излагать свои мысли в письменной форме – необхо-димый навык специалиста, отвечающего в организации за написание ма-териалов в СМИ. К стандартным письменным материалам, составляемым по поводу какого-либо мероприятия для внешней аудитории ин-формационной службой КДУ (центра), относятся:

• информационное письмо / приглашение;

• пресс-релиз анонс;

• ньюс-релиз;

• медиа-кит; (т.е.медиа-набор, комплект материалов для распро-странения в процессе подготовки и проведения новостных событий или комплект информационных материалов)

• пост-релиз.

Несколько приводимых ниже положений, при их соблюдении, по-могут в работе над составлением любого из вышеперечисленных инфор-мационных материалов:

• Ясность изложения и цели создания информационного материала. Эти факторы обеспечат полное понимание и, возможно, желаемую реак-цию со стороны адресата, помогут избежать двусмысленности в толкова-нии документа.

• Полнота информации. Независимо от того, какой именно ин-формационный материал Вы составляете – Вы должны быть уверены в том, что адресату нужен именно такой объем информации, что он не по-лучал ее от Вас или иными путями ранее, а также, что Вы не упустили ни-чего существенного.

• Краткость, сжатость текста. Хороший текст – это не тот, куда нечего добавить, а тот, из которого нечего убрать. При этом должна сохраняться вся полнота информации. 5

 

• Точность. Помните, что учреждение всегда должно нести от-ветственность за ту информацию, которую предоставляет.

Информирующее письмо / приглашение. Цель написания такого письма — сообщить, оповестить о каком-либо планируемом меро-приятии, или о вновь принятых решениях, важных для адресата, или о предполагаемых действиях. Эти письма прямолинейны и прозрачны; они, если можно так выразиться, односторонни и поэтому не всегда требуют обязательного ответа. Однако если в таком письме помимо информи-рующей части содержится и приглашение принять участие в каком-либо мероприятии, то письмо содержит информацию о возможностях предва-рительной регистрации адресата на участие в этом мероприятии. Данные письма отправляются, например, в учебные заведения для приглашения к участию в мероприятии, проводимом учреждением (центром).

 

Новостное письмо* (пресс-релиз анонс, ньюс-релиз, пост-релиз). Этот вид послания не следует смешивать с информирующим, опове-щающим письмом, рассмотренным в предыдущем пункте, поскольку цели их создания различны. Если информирующее письмо, как уже было ска-зано, предназначено для сообщения адресату о каком-либо событии или факте, то роль новостного письма заключается в регулярном информиро-вании целевой аудитории об изменениях, нововведениях и особенностях готовящегося мероприятия. Информационное письмо не следует посвя-щать описанию нескольких событий или фактов. Нужно помнить, что в корреспонденции любого вида всегда важно начало. Следовательно, в первом абзаце должна быть изложена в сжатой форме та информация, ради которой пишется данное письмо, та информация, ради которой жур-налист обратит внимание именно на ваш информационный материал. Центральные абзацы (два-три коротких абзаца – не больше) должны дать дополнительные детали, так как именно они призваны раскрыть основ-ную суть новизны вашей информации; в заключительном абзаце обяза-тельно необходимо упомянуть еще раз основную мысль и в самом конце оставить контактные данные составителя информационного материала. Поскольку данные информационные материалы предназначены для рас-сылки не только в редакции печатных изданий, но и в электронные сред-6

 

ства массовой информации – на радио, телевидение, в Интернет, то лучше всего соблюдать объем не более 1 страницы печатного текста и перево-дить материал в формат pdf.

Новостные релизы для средств массовой информации с точки зре-ния вида сообщаемой в них информации делятся на: релиз-анонс, ньюс-релиз и пост-релиз.

Пресс-релиз анонс – информация, содержащаяся в нем, всегда «на-правлена в будущее», она извещает о предстоящей акции, мероприятии, рассказывает об основном организаторе мероприятия и приглашает жур-налистов, участников, зрителей и т.д. принять участие в планируемом ме-роприятии (достаточно одного информационного материала, выпущенно-го в самом начале организации мероприятия).

Ньюс-релиз содержит в себе более подробную информацию о под-готовке мероприятия, включающую в себя какие-то новые особенности (может быть 1-3 релиза, в зависимости от масштаба мероприятия и вре-мени его подготовки, которые будут освещать новую информацию о ме-роприятии). Например, это могут быть известия о планируемых артистах, которые не выкладывались ранее.

Какая наиболее важная информация должна входить в ньюс-релизы о мероприятии:

• что, где и когда будет происходить;

• приглашенные гости, артисты, спикеры;

• какие «фишки» будут на мероприятии;

• кто главный организатор и партнеры мероприятия;

• чего ожидать от мероприятия;

• где найти о нем более подробную информацию (указать телефон для справок); 7

 

• как зарегистрироваться на участие;

• где посмотреть фото- и видео-отчеты с предыдущих лет прове-дения данного мероприятия.

Наиболее важную информацию можно выделить жирным шрифтом (например, дату и место проведения).

Пост-релиз – информация, содержащаяся здесь «направлена в про-шлое». Чаще всего в пост-релизе излагаются основные результаты меро-приятия, особенности его проведения и благодарности тем, кто был при-частен к его организации (достаточно одного пост-релиза).

Медиа-кит* – папка с информационными материалами для средств массовой информации. Составная часть «медиа» в названии материала подчеркивает адресную направленность этой папки – для средств массо-вой информации.

Данное «информационное досье» распространяется организато-рами во время мероприятия (например, конференции, презентаций или выставки), но могут раздаваться не только журналистам, но и представи-телям властных структур. Набор основных материалов, включаемых в ме-диа-кит, конечно, зависит от цели его дальнейшего использования, одна-ко минимум документов, необходимых в любом медиа-ките, может быть сведен к следующему:

• сопроводительное письмо с перечнем всех документов, вклю-ченных в медиа-кит;

• информационное письмо, разосланное вместе с приглашением на мероприятие;

• последний ньюс-релиз с более развернутой информацией по теме проводимого мероприятия;

• биографические справки, включающие в себя полное имя, на-звание представляемой организации, контактная информация о лицах, 8

 

участвующих в мероприятии (например, конкурсантов творческого кон-курса);

• программа мероприятия;

• брошюры и листовки о мероприятии;

• фотографии с прошлых подобных мероприятий и статистическая информация;

• визитную карточку специалиста молодежного учреждения (цен-тра), отвечающего за работу со СМИ;

• возможны памятные предметы с логотипом учреждения (блок-ноты, ручки).