Информация по организации сопровождения участников в Москве

2.5.1. Информирование участников

В рамках проведения Мероприятия будет организовано сопровождение участников специально обученными координаторами. Это означает,
что в случае возникновения тех или иных вопросов или проблем, у каждого участника будет возможность оперативно обратиться за помощью.

Не позднее 05 июля 2021 г. с каждым участником свяжется
его координатор. Координатор добавит студента в чат группы в WhatsApp (деление студентов на группы происходит согласно программе Мероприятия, в каждой группе около 46 студентов из разных ООВО).

Накануне вылета/выезда координатор сообщит всем иногородним участникам ФИО и контактные данные людей, которые будут встречать
их в аэропорту или на вокзале. Встречающие сотрудники будут одеты
в брендированную форму Мероприятия, а также держать в руках соответствующую табличку.

 

2.5.2. Встреча иногородних участников в Москве

Аэропорт

В аэропортах г. Москвы (Шереметьево, Внуково, Домодедово, Жуковский) встреча участников будет производиться в зале прилета после зоны получения багажа.

 

Ж/д вокзал

Поезд дальнего следования: встреча участников будет производиться
у головы состава.

Пригородный поезд: встреча участников будет производиться
за турникетами в свободной зоне.

В случае дождя встреча участников будет производиться в здании вокзала у главного табло.

Автовокзал

Место и время встречи участников, прибывающих на автобусные станции, будут согласованы с участниками дополнительно.

Если участник по какой-то причине не нашел встречающего сотрудника и не смог с ним связаться, он может позвонить координатору. У встречающих сотрудников также будут ФИО и контакты прибывающих студентов, поэтому вероятность разминуться минимальная.

Встречающий сотрудник приветствует студентов и координирует
их посадку на аэроэкспресс и/или метро, на которых студенты доберутся
до гостиницы.

 

2.5.3. Размещение в гостинице

Организаторы Мероприятия заранее бронируют номера для размещения иногородних участников в гостинице.

Заселение происходит на стойке приема и размещения гостиницы самостоятельно. Заселение в гостиницу возможно только по паспорту РФ
(или справке установленного образца, если документ находится на обмене).

В холле гостиницы будут находиться представители оргкомитета
или сотрудники в промоформе с символикой Мероприятия, к ним можно будет обратиться в случае возникновения вопросов.

 

2.5.4. Сопровождение по программе

10 июля 2021 г. всех участников ждет насыщенная программа. По городу группы студентов будут передвигаться в комфортабельных автобусах, отмеченных символикой Мероприятия. В автобусе с каждой группой будут находиться их координатор и его помощник. В течение дня будет организовано питание студентов. Накануне дня Мероприятия координатор сообщит студентам время начала программы и другие необходимые подробности.

11 июля 2021 г. выселение из гостиницы происходит самостоятельно. Также все иногородние участники самостоятельно добираются до пунктов отправления – вокзалов или аэропортов по выданным транспортным картам (тройка, билеты на аэроэкпсресс). Координаторы проконтролируют, чтобы все выехали заранее и благополучно добрались до мест назначения.
В холле гостиницы также будут находиться дежурные сотрудники
в промоформе с символикой Мероприятия, к которым студенты смогут обратиться за помощью.

 

2.5.5. Важно

Чаты групп студентов будут организованы в мессенджере WhatsApp. Просьба обеспечить наличие данного мессенджера на смартфонах прибывающих студентов.

В случае, если студент по какой-то причине не может использовать этот мессенджер, обязательно укажите в анкете альтернативные способы связи. Также просьба проконтролировать наличие у студентов положительного
и достаточного баланса на мобильных телефонах, чтобы они могли использовать звонки и мобильный интернет для коммуникации
с координатором и группой.

Просьба донести до всех участников необходимость без промедлений сообщать координатору о возникающих проблемах, плохом самочувствии
и ситуациях, требующих вмешательства. Координаторы пройдут специальное обучение и будут готовы сделать все возможное для комфортного пребывания студентов в Москве в рамках мероприятия.

Просьба проинформировать всех участников о запрете употребления алкогольной и спиртосодержащей продукции, наркотических средств
или психотропных веществ на протяжении всего Мероприятия.

Участники несут полную материальную ответственность в случае порчи имущества гостиницы, а также за порчу находящегося в автобусе оборудования.

 

По вопросам сопровождения студентов в Москве обращаться:

Ирина Бирарова

[phone]

[e-mail]

 

Николай Уваров

[phone]

[e-mail]

 

3. ЗАПОЛНЕНИЕ СТРАНИЦ НА ОФИЦИАЛЬНЫХ САЙТАХ
И В СОЦИАЛЬНЫХ СЕТЯХ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

В целях успешного проведения мероприятия в рамках Всероссийского студенческого выпускного, достижения единообразия в оформлении страниц участников и соблюдения фирменного стиля мероприятия, образовательным организациям высшего образования направляется архив файлов для создания баннера на главной странице, посвященного студенческому выпускному: disk.yandex.ru/d/s37lyYho9hCSmQ – материалы в полном объеме будут доступны 04 июня 2021 года.

Рекомендуется разместить на главной странице сайта ООВО
и в социальных сетях баннер, оформленный в официальном фирменном стиле (будет доступен по ссылке 04 июня 2021 года).

ООВО могут добавлять на баннер по своему усмотрению отдельные элементы (логотипы образовательных организаций, логотипы партнеров).

После размещения баннера на сайте и в социальных сетях Минобрнауки России просит оперативно заполнить форму по ссылке https://forms.gle/upeLRhaxpp7rcejLA.

По техническим вопросам, связанным с размещением баннера обращаться по адресу электронной почты:

[e-mail].

 

4. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ МАТЕРИАЛЫ ДЛЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
В РАМКАХ ГОДА НАУКИ И ТЕХНОЛОГИЙ