Другим направлением использования данной технологии является самокоучинг. Он появился из логики самостоятельного развития человека: «Зачем прибегать к помощи специалистов, если возможно самостоятельно выявить свои проблемы и решить их по средствам именно своих знаний и своих умений, кому как ни мне знать, чего хочется добиться, кем стать и какой результат получить от каких-либо действий». Самокоучинг позволяет сэкономить, в первую очередь, время на поиски и взаимодействие с коучем, а также денежные средства, которые необходимо для работы со специалистом (коучем). Так же очень важным фактором является то, что при решении проблемы со специалистом мы не будем до конца с ним открыты и честны. К сожалению, это может затруднить путь к желаемому результату. И только самому себе мы сможем в этом признаться и соответственно только сами сможем решить свою проблему. Кроме того, в самостоятельном развитии ценность осознанного самим собой во много раз выше ценности рассказанного нам. Характерными чертами самокоучинга являются:
1. эффективность;
2. удовольствие от процесса;
3. высокая скорость достижения результатов;
4. усилия без усилий.
Таким образом самокоучинг – эта технология управления (выявления, развития и контроля) своим ресурсом, потенциалом, позволяющий ставить амбициозные цели перед собой и добиваться их. Также самокоучинг является самым действенным из существующих инструментов (стратегий) развития кадрового потенциала, помогающим эффективно работать, добиваясь самореализации в интересной профессии, личной жизни.
Тайм-менеджмент. В условиях динамичного изменения мировых процессов, фактор времени стал одним из самых востребованных категорий научного анализа. О дефиците времени, его скоротечности, сжатии, необратимости упоминают эксперты, работающие в сфере политики, экономики, менеджмента. В советские времена был очень популярен фильм «Сказка о потерянном времени». Сюжет фильма достаточно прост: у детей, не дороживших своим временем, его украли злые волшебники, после серии приключений эти дети, превратившиеся в старичков, вернули свое время, став опять детьми, у которых все впереди. К сожалению, в реальной жизни так не бывает – история не имеет сослагательного наклонения и потерянного времени не вернуть. О том, как управлять временем, как правильно использовать, разработаны специальные приёмы тайм-менеджмента.
|
|
Как известно, time management, управление временем – это технология повышения эффективности использования своего времени на выполнение ра зличных задач. Time management предполагает сознательный контроль над количеством времени, которое тратится на те, или иные виды работ, увеличивая при этом эффективность и качество продукта деятельности. Теоретические основы разработаны как мировыми, так и российскими учеными, практиками. В силу научной и практической значимости они постоянно дополняются.
В настоящее время существует достаточно большое число подходов к эффективному использованию времени. Наиболее часто обсуждаемыми зарубежными специалистами по тайм-менеджменту является П. Друкер, обративший внимание на сложность управления творческим процессом и управленческим трудом «сверху». Интересными представляются взгляды на тайм-менеджмент С. Кови (США), Л. Зайверта (Германия), К. Меллера (Дания) и др. Благодаря их разработкам в современной теории и практике и появился собственно термин «time management», который активно вошел в научный оборот, в том числе и в России.
Управление временем всегда находилось в поле зрения отечественных ученых и практиков в области организации труда. Среди них А.К. Гастев, П. М. Керженцев, Г.Х. Попов, Г. Архангельский[52] и др. На основе их трудов зародилась, существует и развивается отечественная школа тайм-менеджмента.
Издание в начале 1970-х годов книги Д. Гранина «Эта странная жизнь» популяризировало метод биолога А. А. Любищева по хронометражу как основе системы управления личным временем и бюджетирования расходов времени. Основная идея этого метода заключалась в том, что за основу личной эффективности бралось эффективное мышление, а хронометраж выступал инструментом выработки этого мышления. Сегодня пришло четкое понимание, что тайм-менеджмент – это комплексная технология организации деятельности, акцентирующая внимание на необратимости времени.
|
|
Задача повышения эффективности творческого и управленческого труда в XXI веке вызвала необходимость концентрации внимания к теории и практике тайм-менеджмента в России. Разумеется, речь не идет о том, что ранее никто не уделял этому аспекту должного внимания, не объединял свои действия в пространстве и времени. Вместе с тем, акцентированно исследования тайм-менеджмента практически не проводились либо связывались исключительно с бизнесом, трудовой деятельностью. Сейчас интерпретации возможностей значительно расширились[53], использование технологий тайм-менеджмента для оптимизации функционирования многих социальных институтов, включая образование, также представляется весьма перспективным.
Существуют различные подходы к порядку, содержанию и направлениям тайм-менеджмента – конструированию профессиональной деятельности, досуга, социальной среды – в семейном кругу, среди друзей, в целом в личной жизни, фрагментарно здоровью и др. В тайм-менеджменте рассматривают различные аспекты планирования жизни человека как личности, как должностного лица, структурного подразделения, организации в целом.
В комплексе система управления временем вбирает в себя процессы, инструменты, техники и методы. При планировании жизни применимы как индивидуальные, так и групповые методы[54]. Полезно опираться на теории малых групп, делая упор на социальную схему принятия решений, используя методику группового принятия решений и групповое мышление. В продолжение групповой тематики планирования деятельности студентов полезно использовать командный коучинг[55]. Он позволяет в рамках формирования эффективной команды выявить и использовать лидерские качества членам коллектива, наращивать их личный вклад в развитие команды и достижение целей команды[56]. Один из признанных мировых разработчиков коучинга, мастер «искусства трансформационного общения» Мэрилин Аткинсон, описывая основы этой технологии, отмечала: «Усилие важно, но и для вас лично, и в отношениях с другими людьми необходимо, прежде всего, знать, где именноего применить»[57].
Следует также отметить, что нельзя абсолютизировать тайм-менеджмент. Некоторые исследователи даже считают упорядочение деятельности излишним. Так Василий Гатов, руководитель Медиалаборатории РИА Новости, по этому поводу имеет свое мнение: «Распорядок дня – это миф, самоиллюзия, формальный фундамент метафизической работы интеллекта, отметки частностей в общем». Позволим не согласиться с этим мнением, но рассчитывать, что тайм-менеджмент решит все проблемы тоже вряд ли приходится.
Другой исследователь эффективности использования времени использует анализ прокрастинации. Лео Бабаута в своей работе «Как перестать откладывать жизнь на потом» выразил мнение, что целесообразно умение эффективно решать поставленные перед собой задачи, иногда сочетать с прокрастинацией, т.е. «откладыванием на потом». Безусловно, не следует избегать трудных задач, откладывая их решение на потом. Только идущий осилит дорогу. В то же время вспомним поговорку: «утро – вечера мудренее». Procrastination (от лат. procrastinatus – оттягивание, промедление) изредка можно использовать (но не часто, здесь очень важно соблюдать принцип меры) как механизм борьбы с тревогой, связанной с началом или завершением каких-либо дел.
|
|
Управление временем может оказать содействие ряду навыков, инструментов и методов, задействованных в ходе реализации ряда задач. Этот спектр на различных этапах может включать в себя: постановку целей, распределение задач, анализ временных затрат, мониторинг, составление списков и расстановка приоритетов, контроль достижения цели, подведение итогов по результатам и др. процессы.
Для достижения эффективности деятельности в вопросе управления временем при выполнении функциональных обязанностей, а также в повседневной жизни целесообразно придерживаться таких принципов, как:
· своевременный, объективный и полный учет полученных задач в рамках профессии;
· регулярная оценка и распределение рабочего времени с учетом приоритетов и сложности задач;
· документирование результатов тайм-менеджмента;
· эффективное делегирование полномочий;
· учет работоспособности в течение рабочего времени;
· концентрация усилий на решении первоочередных задач;
· системный сбор и грамотное использование информации при принятии управленческих решений;
· способность к самоограничению, уметь говорить «нет»;
· самоконтроль расходования времени при выполнении задач;
· непрерывное развитие системы тайм-менеджмента.
Не только начинающие, но и опытные и эффективные руководители иногда сталкиваются с временными потерями из-за «поглотителей времени». Они могут быть различного характера, как внутренние - личностные, так и внешние – коллективные, нередко носящие объективный характер. К основным «поглотителям» рабочего времени следует отнести:
1. непродуманное планирование и слабая организация рабочего времени;
2. сложность в выборе целей и расстановке приоритетов;
3. личная недисциплинированность, непрофессионализм;
4. неумение правильно организовать рабочее место;
5. неэффективная система информационного обеспечения тайм-менеджмента;
|
|
6. незапланированное общение;
7. превышение ранее запланированных временных затрат;
8. недостатки в делегировании полномочий сотрудникам;
9. потери времени от неорганизованности партнеров и коллег;
10. непредвиденные потери времени из-за стечения обстоятельств.
Нередко линейному и HR-менеджеру приходится сталкиваться с решением больших, емких и сложных задач одновременно. Такие задачи в тайм-менеджменте называют «слоновыми». В быту это может быть изучение иностранного языка, похудение на несколько килограмм и т.д. В бизнесе, в развитии персонала к слоновым задачам также можно отнести написание отчета по научно-исследовательской работе, участие и выполнение проекта, разработка диссертации и др. В практике применяют такие приемы решения «слоновых задач»:
1. разделайте «слона» на меленькие порции и разделите их по календарному времени;
2. планируйте в разделе важных, жестко контролируемых дел съедание отдельной порции «слона» каждый день, неделю, месяц, год…;
3. ежедневную порцию слона съедать обязательно, несмотря ни на какие сложности;
4. сначала нужно съесть одного слона, затем другого.
Последнее правило применимо при последовательном методе управления временем. Тогда логично съедать одного слона за другим. Однако зачастую практика требует более решительных действий. Что заставляет менеджера «сжимать» пространство и время и переходить на параллельный метод управления. Тогда лучше есть несколько слонов одновременно по кусочкам, создавая «типовой ежедневный рацион питания».
«Кулинарный» аспект сохранятся и при решении дел, которые очень не хочется делать. Технология «съедания лягушки». Рекомендуется периодически «съедать» монотонные, нудные дела, тем самым расчищая поле для важных и необходимых.
Методика самоменеджмента. Управление временем это, прежде всего самоорганизация. Для самоорганизации требуются те же самые навыки, что необходимы для управления людьми: способность планировать, организовывать, мотивировать и контролировать[58]. Российский исследователь опыта планирования времени Г.А. Архангельский в одной из своих работ в разделе «Цели: как приблизить мечты к реальности» раскрывает технологию достижения цели с использованием тайм-менеджмента: «Пожалуй, как никакой другой народ, мы, русские, умеем мечтать… Чтобы эти мечты сбывались, необходимо сначала превратить их в цели… Посмотрите на себя как Персональную Корпорацию, ЗАО «Я». У этой корпорации есть все те же элементы управления, что и у любой фирмы, например:
- личное стратегическое планирование
- постановка долгосрочных целей;
- маркетинг – изучение рынка труда;
- личная бухгалтерия – учет и планирование денег и т.д..
Целенаправленное использование человеком научно обоснованных и испытанных методов работы с целью оптимального использования своих возможностей и времени называется самоменеджментом. Самоменеджмент преследует основную цель – реализацию своих возможностей в работе, повседневности за наиболее оптимальный промежуток времени. Применение самоменеджмента позволяет достичь следующих преимуществ: 1) исполнение работ с меньшими временными затратами и усилий; 2) наиболее эффективная организации труда; 3) снижение спешки и стрессов; 4) увеличение удовлетворенности от выполняемых работ; 5) набольшая мотивированность труда руководителя и работников; 6) снижение загруженности работой; 7) увеличение квалификации руководителя и персонала; 8) достижения целей наиболее оптимальным и эффективным путем.
|
|
Начинать самоменеджмент необходимо с детального анализа выполняемых работ, изучения стиля работы и сопоставления времени.
С цель полного охвата всех видов деятельности в ходе первого этапа необходимо провести инвентаризацию:
1) анализ видов деятельности и временных затрат;
2) листок «дневных помех», перерывов в работе.
В ходе второго этапа проводится анализ инвентарной описи временных затрат с выявлением сильных и слабых сторон. Для этого необходимо провести анализ выполненных в течение недели работ по следующим показателям:
А – была ли необходимость выполнения работы? (да; нет. Ответ «нет» занести также в графы «Б» и «В»).
Б – были ли обозначены временные затраты? (да; нет). В – был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? (да; нет).
На следующем этапе необходимо подсчитать:
1) общую продолжительность работы соответствующего дня (ОПД);
2) продолжительность работ, по которым руководитель дал ответ «нет» (ПА, ПБ, ПВ);
3) соотношения:
а) ПА / ОПД х 100%;
б) ПБ / ОПД х 100%;
в) ПВ / ОПД х 100%.
В случае если окажется, что действия руководителя были необязательны более чем на 10%, то это означает, что у руководителя существуют проблемы с делегированием мероприятий и определением приоритетов.
Если окажется, что более чем в 10% случаев временные затраты были превышены, то этом случае руководитель обязан проанализировать причины этого перерасхода.
Если выявится, что более чем в 10% ситуациях момент исполнения работы был определен спонтанно, то это означает, что у руководителя проблемы с планированием рабочего времени.
На третьем этапе происходит процесс обработки данных таблицы «Листок дневных помех».
Управление в широком смысле слова – это целенаправленный перевод любой заданной системы в нужное состояние и поддержание режима ее деятельности. В ходе самоменеджмента человек осуществляет эти действия по отношению к себе как биологической системе. Например, каждый студент должен уметь планировать свое учебное время, ставить самому себе задачи по освоению учебного материала, мотивировать себя на выполнение этих задач и осуществлять самоконтроль.
Техника «Хронометраж». Хронометраж – это метод изучения временных затрат с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых мероприятий. В результате использованной техники, получаем информацию о том, на что расходуется время; что такое «поглотители времени»; как найти временные резервы; как выработать «чувство эффективности» и «чувство времени». Хронометраж осуществляется на бумажных носителях, на мобильных устройствах, записях на диктофон, а также удалённым способом, оnline-методом. С помощь последнего способа возможно вести хронометраж из любого места, где есть Интернет, и с помощью любого устройства, где установлен браузер[59].
В ходе хронометража необходимо придерживаться принципов, но не каждый может его вести в силу индивидуальных особенностей. Следует записывать все свои действия с точностью до 5-10 минут в течение хотя бы двух недель. Наиболее доступный способ вести хронометраж – фиксировать начало и окончание любого дела. Помимо этого, можно также фиксировать количество потраченного на каждое действие времени и делать к ним комментарии.
Под рабочим временем в данном исследовании понимается – время, затрачиваемое на выполнение учебных задач, или время активного пребывания на занятиях. Анализ использования рабочего времени показывает коэффициент экстенсивного использования рабочего времени
Кэ = (Ф – Р)/Ф = 1 – Р/Ф, где Ф – фонд рабочего времени, мин; Р – регламентированные и нерегламентированные перерывы в учебе, в мин. Коэффициент потерь рабочего времени, зависящий от студентов.
Кп = Пз/Ф, где Пз – потери рабочего времени, зависящие от студента, мин. Коэффициент потерь рабочего времени, которые обусловлены организационно-техническими причинами и не зависящий от студента.
Кп = По/Ф, где По – потери по организационно-техническим причинам, не зависящие от студентов, в мин. Коэффициент затрат рабочего времени на отдых и личные потребности студентов.
Кол = ОЛ/Ф, где ОЛ – затраты времени студента на личные потребности (различные перерывы), в мин.
Техника «Матрица Эйзенхауэра». Матрица Эйзенхауэра – это один из методов управления временем для определения приоритетов мероприятий дня. Состоит матрица из четырех квадратов, которые получаются при пересечении осей "Важно - Неважно" по горизонтали и "Срочно - не Срочно" по вертикали. Для того чтобы применять данную матрицу следует распределить свои дела согласно их важности и срочности.
Важные и срочные мероприятия – те, которые очень важны и не терпят отлагательств. Без них все разрушится, и сделать их завтра – будет уже поздно. Эти мероприятия необходимо выполнять сегодня, в первую очередь – и обязательно.
Важные, но не срочные мероприятия – это то важное, что срочным станет в скором времени. Если вы не планируете этого дожидаться и устраивать себе ненужную «гонку», то обратите на эти дела самое пристальное внимание.
Дела не важные, но срочные. Как правило, в сюда попадают мероприятия, никак не приближающие вас к цели.
Не важные и не срочные дела – это самая не нужная категория дел. Они не важны, они не срочны, но именно их хочется делать. Это ваши «пожиратели» времени – чтение глянцевых журналов, компьютерные игры, просмотр телепрограмм, путешествия в интернете, шоппинг.
Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра является вспомогательным в случаях, когда необходимо срочно принять решение о приоритетности выполнения задач. Приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность задачи.
Метод Парето. Очерёдность выполнения мероприятий можно определить с помощью принципа Парето, который гласит, что 80% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени (Закон 80/20).
Универсальный принцип, предложенный Ричардом Кохом, ссылавшимся на частную закономерность, выявленную в 1897 году экономистом и социологом Вильфредо Парето. Результаты исследования Коха отражены в книге «Принцип 20/80: секреты достижения больших результатов при затрате меньших усилий».
Важнейшие следствия закона Парето
· Значимых факторов немного, а факторов тривиальных множество – лишь единичные действия приводят к важным результатам.
· Большая часть усилий не дает желаемого результата.
· То, что мы видим, не всегда соответствует действительности – всегда находятся скрытые факторы.
· То, что мы хотим получить, как правило, отличается от того, что мы получаем в результате.
· Обычно слишком сложно разбираться в том, что происходит, а зачастую в этом нет необходимости.
· Большинство удачных событий связано с действием небольшого числа высокопроизводительных сил; большинство неприятностей связано с действием небольшого числа высокодеструктивных сил.
· Большая часть действий, групповых или индивидуальных, несет за собой пустую трату времени. Они не дают ничего для достижения желаемого результата.
Ключ к успешному управлению временем заключается в том, что необходимо сосредотачивать усилия на конечных результатах, а не на самом процессе работы. Сосредоточьтесь и верьте в то, что четко установлено в принципе Парето, или законе 80/20. В жизни, счет не всегда может быть 80/20, но этот основной образец соотношения в работе со значимым результатом.
Метод «Помидора» и ABC-анализ. ABC-анализ – это метод, позволяющий классифицировать задачи по степени их важности. Данный анализ является одним из методов рационализации и может применяться в ходе учебы. Методика позволяет определить цель анализа (зачем, нужен этот анализ?); определить действия по итогам анализа (что будем делать с результатами?); выбрать объект анализа (что будем анализировать?) и параметр анализа (по какому признаку будем анализировать?); составить рейтинг объектов по убыванию; рассчитать долю параметра от общей суммы параметров с накопительным итогом; выделить группы А, В и С и присвоить значения групп выбранным объектам.
Методика выявление приоритетов с помощью анализа ABC основана на том, что части в процентах наиболее важных и наименее важных дел в сумме остаются нетронутыми. Все задачи подразделяются на три категории в соответствии с их значимостью. Анализ ABC базируется на трёх закономерностях: наиболее важные дела составляют 15% от общего их количества, которыми занимается студент. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65%; важные задачи составляют 20% от общего их количества, значимость их для достижения цели составляет примерно 20%; менее важные задачи составляют 65% от общего их количества, а их значимость составляет 15%.
На основе рассмотренных методик тайм-менеджмента можно выделить основные этапы управления временем:
1. Составление диаграммы использования времени. В случае если вы хотите управлять временем, то должны четко понимать, каким образом ваш день делится на учебные и повседневные дела. Контроль личного времени необходим, для того чтобы помочь вам понять, сколько времени вы тратите на личную жизнь, а сколько – на учебу.
2. Оптимизация распределения времени, уточнение времени, выделяемого на работу. Эффективность процесса предполагает, что время не затрачивается на бесцельные дела. В связи с этим необходимо выявить, какие из сфер жизни приводят к трате времени.
3. Выявление «ловушек времени» и определение путей их преодоления. Источники траты времени мешают осуществить свои лучшие планы и намерения. Необходимо охранять время, уметь давать отказ различным посторонним делам, обстоятельствам, требованиям или людям.
4. Рациональное планирование учебного времени и реализация путей преодоления «ловушек времени». Умелое управление временем стимулирует человека выполнять план мероприятий наиболее эффективно и целесообразно. При этом разработка плана не отнимает много времени. К примеру, график на неделю можно составить менее чем за час.
С помощью хронометража (тайминга) собираются данные и изучается объем времени, затрачиваемый сотрудником на выполнение различного вида работ, личные дела, отдых, обрабатывались статистические данные (математическая статистика). Анализ позволяет определить структуру жизнедеятельности сотрудника для выявления в ней приоритетов, наиболее важных, трудоемких и по времени затратных дел (метод попарных сравнений). Сравнительный анализ дает возможность сравнить и проанализировать характер изменений в структуре тайм-менеджмента сотрудника, сделанных на основе поучительных выводов из анализа контрольной недели. С помощью анкетирования выявляется мнение сотрудников о состоянии их здоровья, динамике изменений, отрицательно влияющих факторах и др.
По своему отношению к тайм-менеджменту, людей условно можно разделить на несколько групп. Первая считает, что тайм-менеджмент необходим для достижения успеха, вторая – что это ненужная затея, все делается само по себе, «плыви по течению». Третья категория и хотела бы что-то изменить в своей жизни, но не хватает собранности, настойчивости.
Внедрение тайм-менеджмента в деятельность сотрудников сопровождается объективными и субъективными трудностями. Люди, нередко, стремясь к своей цели, не обращают внимания на мелкие детали, и как следствие осуществление задуманного отходит на дальний план. Как известно, мелочей в важных делах не бывает. Очень важно выделять резерв времени на непредвиденные обстоятельства. Важно научиться воспринимать работу адекватно и разумно. Борьба с «поглотителями» времени нередко носит фрагментарный характер. Попытки систематизировать свое время, свою повседневную жизнь удается далеко не всем. Однако постоянное проведение тайминга для непрерывной оптимизации своей жизни, совершенствование своего персонального тайм-менеджмента, обеспечивает качественное освоение профессии
Ритм жизни, в котором мы живем, едва ли можно назвать размеренным и спокойным. Ежедневно планируя множество дел, постоянно что-то не успеваем, переносим на другое время, или откладываем на несколько дней. Эмоциональное напряжение от постоянной нехватки времени снижает производительность труда, приводит к эмоциональному «выгоранию», быстрой апатии и утомляемости. Именно поэтому временем можно и нужно управлять, используя современные приёмы управления временем. Точнее, необходимо грамотно управлять самим собой, для того чтобы извлекать максимальную пользу из имеющегося в нашем распоряжении времени.
