Ознакомление с окнами и листами книг

ОЗНАКОМЛЕНИЕ С ОКНАМИ И ЛИСТАМИ КНИГ

ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ ДАННЫХ

СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА

Документ MS Excel называют книгой (иногда используется термин "рабочая книга"). Книга MS Excel состоит из отдельных листов (иногда используется термин "рабочий лист"). Вновь создаваемая книга по умолчанию содержит 3 листа. В книгу можно добавлять дополнительные листы. Максимальное количество листов не ограничено. Листы можно удалять. Минимальное количество листов в книге – один.

Листы в книге можно располагать в произвольном порядке. Листы можно копировать и перемещать, как в текущей книге, так и из других книг.

Каждый лист имеет имя. Имена листов в книге не могут повторяться. Ярлыки листов расположены в нижней части окна MS Excel (например Лист1, Лист2, Лист3 и т.д.). Листы могут содержать таблицы, диаграммы, рисунки и другие объекты. Могут быть листы, содержащие только диаграмму.

Лист состоит из ячеек, объединенных в столбцы и строки. Лист содержит 16384 столбцов. Столбцы именуются буквами латинского алфавита. Заголовок столбца содержит от одного до трех латинских символов. Первый столбец имеет имя «А», последний – «XFD».

Лист содержит 1048576 строк. Строки именуются арабскими цифрами. Каждая ячейка имеет адрес (ссылку), состоящий из заголовка столбца и заголовка строки. Например, самая левая верхняя ячейка листа имеет адрес «А1», а самая правая нижняя – «XFD1048576». Кроме того, ячейка (или диапазон ячеек) может иметь уникальное имя.

Ячейка может содержать данные (текстовые, числовые, дату и время и т.п.) и формулы. Ячейка может иметь примечания.

ПРОСМОТР ЛИСТОВ

ОДНОВРЕМЕННЫЙ ПРОСМОТР РАЗЛИЧНЫХ ЧАСТЕЙ ЛИСТА

Разделение листа

Для того чтобы независимо просматривать и прокручивать различные части листа, можно разделить лист по горизонтали и по вертикали на отдельные области. Разделение листа на области позволяет просматривать различные части одного и того же листа рядом друг с другом и может оказаться полезным, например, при необходимости вставить данные из одной области большого листа в другую.

Для разделения необходимо: 1. Навести указатель мыши на вешку разбивки, расположенную в верхней части вертикальной полосы прокрутки или в правой части горизонтальной полосы прокрутки (рис.3.7). 2. Когда указатель примет вид двунаправленной стрелки, перетащить его вниз или влево. Можно также выделить ячейку, относительно которой следует разделить лист, и нажать кнопку Разделить в группе Окно вкладки Вид.

Рис.3.7. Вешки разделения окна

Например, в таблице на рис.3.8 можно просматривать в левой области листа данные столбцов A: H, а в правой части – I: P. В верхней части можно просматривать данные строк 1:7, в то время как в нижних областях будут отображаться последние строки таблицы.

 

Рис.3.8. Таблица с разделением листа

 

При необходимости линии разделения листа можно перемещать перетаскиванием.

Для прекращения режима разделения листа следует нажать кнопку   Разделить в группе Окно вкладки Вид. Или дважды щелкнуть ЛКМ по одному из разделителей.

Закрепление областей листа

Закрепление строк, столбцов и областей листа используется при просмотре больших таблиц для того, чтобы при прокрутке листа закрепленные строки и столбцы оставались в окне. Закреплять можно только строки, только столбцы или и строки и столбцы одновременно.

Для закрепления областей листа используется кнопка Закрепить области в группе Окно вкладки Вид.

Обычно требуется закрепить верхнюю строку листа (названия столбцов таблицы) или первый столбец (названия строк таблицы). Для закрепления областей необходимо выполнить следующие действия: 1. Щелкнуть по кнопке Закрепить области. 2. В меню (рис.3.9) выбрать соответствующую команду.

Рис.3.9. Закрепление областей листа

Для закрепления произвольной области следует выделить ячейку ниже закрепляемой строки (строк) и правее закрепляемого столбца (столбцов), а затем в меню выбрать команду   Закрепить области.

Например, при работе с таблицей на рис.3.10 на листе закреплена область столбцов с наименованием автомобиля и модели (столбцы A и B) и строки с названиями столбцов таблицы (строка 1).

Для отмены закрепления строк, столбцов или областей листа следует щелкнуть по кнопке Закрепить области и в меню выбрать команду Снять закрепление областей.

Одновременно разделить лист и закрепить области листа невозможно.

 

Рис.3.10. Таблица с закрепленной областью

ПЕРЕМЕЩЕНИЕ ПО ДОКУМЕНТУ

Перемещение по книге

Для перехода к нужному листу книги достаточно щелкнуть мышью по соответствующему ярлыку листа в нижней части окна книги (рис.3.12).

 

Рис.3.12. Перемещение между листами книги

 

Если необходимый ярлык не отображен в строке ярлыков, то для перехода к ярлыку нужного листа следует воспользоваться кнопками прокрутки ярлыков, расположенными в левой части строки ярлыков (см. рис.3.12). При этом прокручиваются только ярлыки, а не листы книги.

С целью увеличения числа отображаемых ярлыков листов можно перетащить вправо вешку ярлыков, расположенную между ярлыками и горизонтальной полосой прокрутки (см. рис.3.13). Полный список листов книги можно просмотреть. Для этого необходимо выполнить следующие действия: 1. Щелкнуть ПКМ по любой кнопке прокрутки ярлыков. 2. В контекстном меню (рис.3.13) выбрать нужный лист.			Рис.3.13. Переход к произвольному листу
Если в книге более 15 листов, для перехода к листу, ярлык которого не отображается в контекстном меню, следует выбрать команду Все листы, а затем в диалоговом окне Переход к листу текущей книги выбрать нужный лист (рис.3.14). Чтобы облегчить поиск нужных ярлыков, их можно пометить разными цветами. Для этого необходимо выполнить следующие действия: 1. Щелкнуть по ярлыку листа ПКМ.		Рис.3.14. Выбор произвольного листа
2. В контекстном меню выбрать команду Цвет ярлычка, а затем выбрать цвет в палитре цветов (рис.3.15). Для последовательного перехода между листами можно использовать клавиши клавиатуры. Комбинация клавиш «Ctrl+Page Up» – переход к листу, расположенному слева от активного листа, а «Ctrl+Page Down»– к листу, расположенному справа.	Рис.3.15. Выбор цвета ярлыка лист

 

Перемещение по листу

С использованием мыши

Перейти к определенной ячейке листа можно с использованием мыши. Для этого достаточно навести на эту ячейку указатель мыши в виде белого креста и один раз щелкнуть левой кнопкой мыши.

С использованием клавиатуры

Клавиши управления курсором ¢ и ¡ производят переход на одну ячейку вправо или влево, а клавиши £ и ¤ на одну ячейку вверх или вниз. Клавиши «Page Up»и «Page Down» – на один экран вверх или вниз. Клавиша «Home»переводит к первой ячейке строки.

Комбинация клавиш «Ctrl+¢» производит переход к правому краю текущей области, «Ctrl+¡»– к левому краю, «Ctrl+¤» – к нижнему краю, а «Ctrl+£» – к верхнему краю. Комбинация клавиш «Ctrl+Home» производит переход в начало листа, а «Ctrl+End» – переход в последнюю ячейку на листе, расположенную в самой нижней используемой строке крайнего справа используемого столбца. Комбинация клавиш «Alt+Page Up» производит переход на экран вправо, а «Alt+Page Down» – на экран влево.

Выделение листов

Листы выделяют с использованием их ярлыков. У выделенного листа цвет ярлыка ярче, чем у остальных листов. Выделенным всегда является текущий лист.

Для выделения нескольких рядом расположенных листов следует щелкнуть ЛКМ по ярлыку первого листа из группы, а затем при нажатой клавише «Shift»щелкнуть ЛКМ по ярлыку последнего листа из группы.

Для выделения нескольких произвольно расположенных листов следует щелкнуть ЛКМ по ярлыку первого листа из группы, а затем при нажатой клавише «Ctrl» щелкать ЛКМ по ярлыкам необходимых листов. Для выделения всех листов книги следует щелкнуть ПКМ по ярлыку любого листа и в контекстном меню выбрать команду Выделить все листы (рис.3.17). При выделении нескольких листов в заголовке окна MS Excel после имени файла появляется текст [Группа].

Рис.3.17. Выделение всех листов книги

Для снятия выделения с группы листов следует щелкнуть ЛКМ по ярлыку любого листа, не входящего в нее. Если выделены все листы книги, то следует щелкнуть ЛКМ по ярлыку любого листа. Можно также щелкнуть ПКМ по ярлыку любого выделенного листа и в контекстном меню выбрать команду Разгруппировать листы.

 

Выделение элементов листов

Хотя бы одна ячейка на листе всегда выделена. Эта ячейка обведена толстой линией. Одиночный выделенный фрагмент листа также обведен толстой линией.

Ячейки выделенного фрагмента затенены, кроме одной, как правило, самой левой верхней ячейки. Цвет шрифта, цвет заливки и рамок ячеек при выделении не изменяются (рис.3.18). Для выделения элементов листа можно использовать мышь или клавиши клавиатуры или и то и другое одновременно.

Рис.3.18. Выделенный фрагмент листа

Для выделения одной ячейки достаточно навести на нее указатель мыши в виде белого крестика и один раз щелкнуть ЛКМ.

Для выделения диапазона смежных ячеек необходимо навести указатель мыши в виде белого крестика на крайнюю ячейку выделяемого диапазона, нажать ЛКМ и, не отпуская ее, распространить выделение на смежные ячейки. При описании диапазона смежных ячеек указывают через знак двоеточия (:) левую верхнюю и правую нижнюю ячейки, например, А1:С12.

Для выделения нескольких несмежных ячеек следует выделить первую ячейку, а затем каждую следующую при нажатой клавише «Ctrl». Точно так же можно выделить и несколько несмежных диапазонов. Первый диапазон выделяется обычным образом, а каждый следующий при нажатой клавише «Ctrl». При описании диапазона несмежных ячеек указывают через точку с запятой каждый диапазон, например, А1:С12; Е4:Н8.

Для выделения столбца листа достаточно щелкнуть ЛКМ по заголовку столбца. Для выделения нескольких смежных столбцов необходимо навести указатель мыши (в виде вертикальной черной стрелки, направленной вниз) на заголовок столбца, нажать ЛКМ и, не отпуская ее, распространить выделение на смежные столбцы. При выделении несмежных столбцов следует выделить первый столбец или диапазон столбцов, а затем каждый следующий столбец или диапазон столбцов выделять при нажатой клавише «Ctrl».

Строки на листе выделяются аналогично столбцам. Для выделения строки достаточно щелкнуть ЛКМ по заголовку строки. Для выделения нескольких смежных строк необходимо навести указатель мыши в виде горизонтальной черной стрелки, направленной вправо, на заголовок строки, нажать ЛКМ и, не отпуская ее, распространить выделение на смежные строки.

При выделении несмежных строк нужно выделить первую строку или диапазон строк, а затем каждую следующую строку или диапазон строк выделять при нажатой клавише «Ctrl». Для выделения всех ячеек листа необходимо один раз щелкнуть ЛКМ по прямоугольнику левее заголовков столбцов (рис.3.19).

Рис.3.19. Выделение всех ячеек листа (кнопка Выделить все)

Выделять фрагменты листа можно перемещением клавишами управления клавиатуры при нажатой клавише «Shift».

При этом можно использовать все известные комбинации клавиш для перехода по листу.

Для выделения ячеек листа можно использовать также кнопку   Найти и выделить в группе Редактирование вкладки Главная. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1. Щелкнуть по кнопке   Найти и выделить.

2. В меню (рис.3.20) выбрать признак, по которому необходимо выделить ячейки.

Для расширения возможностей выделения ячеек следует выбрать в меню (см. рис.3.20) команду Выделение группы ячее,. Затем установить необходимый переключатель и/или флажок в окне Выделение группы ячеек (рис.3.21).

 

Рис.3.20. Выделение ячеек по какому-либо признаку

Рис.3.21. Выделение ячеек по какому-либо признаку

 

ОТМЕНА И ВОЗВРАТ ДЕЙСТВИЙ

Отмена действий

При работе в Excel существует возможность отмены действий, выполненных с книгами.

Для отмены последнего выполненного действия используется кнопка   Отменить в Панели быстрого доступа (рис.3.22). Для того, что бы отменить сразу несколько последних действий, необходимо выполнить следующие действия: 1. Щелкнуть по стрелке кнопки Отменить. 2. Выбрать действие, начиная с которого следует отменить все действия, расположенные выше него в списке (рис.3.23). Возможно, для его поиска потребуется прокрутить список. В Excel допускается отмена не более чем 100 последних действий, причем учитываются все действия, произведенные во всех открытых книгах.

Рис.3.22. Отмена последнего действия

Рис.3.23. Отмена нескольких действий

Некоторые действия, в первую очередь, связанные с листами, являются необратимыми, и отменить их нельзя.

Возврат действий

Отмененные действия можно вернуть. Для возврата последнего отмененного действия используется кнопка   Вернуть в Панели быстрого доступа.

Для того, что бы возвратить сразу несколько последних действий, необходимо выполнить следующие действия: 1. Щелкнуть по стрелке кнопки Вернуть. 2. Выбрать действие, начиная с которого следует возвратить отмененные действия, расположенные выше в списке (рис.3.24).

Рис.3.24. Возврат нескольких действий

 

 

Общие правила ввода данных

Данные можно вводить непосредственно в ячейку или в строку формул. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1. Выделить ячейку.

2. Ввести данные с клавиатуры непосредственно в ячейку или в строку формул.

3. Подтвердить ввод одним из трех способов:

I. нажать клавишу «Enter» или «Tab»; II. нажать кнопку  Ввод (галочка) в строке формул (рис.4.1);

Рис.4.1. Ввод данных с клавиатуры

III. выделить любую другую ячейку на листе (нельзя использовать при вводе формул).

При вводе неправильного символа его можно удалить. Для удаления символа слева от текстового курсора используется клавиша BackSpace.

При вводе данных переводить текстовый курсор в ячейке клавишами управления курсором нельзя. Это можно сделать только с использованием мыши. Для этого следует навести указатель мыши и один раз щелкнуть ЛКМ.

По умолчанию все данные в ячейке вводятся одной строкой. Для перехода к новой строке (новому абзацу) в ячейке используется комбинация клавиш«Alt+Enter» (рис.4.2). Также текст в несколько строк в ячейке можно будет расположить при оформлении (форматировании) ячейки.

Рис.4.2. Ввод данных в ячейку в две строки

Для отказа от ввода данных в ячейку используется клавиша «Esc»или кнопка   Отмена (крестик) в строке формул (см. рис.4.1).

В ячейке может находиться до 32767 символов. Исключение составляют формулы. Длина записи для формулы – 8192 символа.

Одни и те же данные можно ввести одновременно в несколько различных ячеек одного листа. Для этого следует выделить ячейки, в которые необходимо ввести данные (не обязательно смежные), ввести данные и нажать комбинацию клавиш «Ctrl+Enter» или, при нажатой клавише «Ctrl», щелкнуть по кнопке   Ввод в строке формул (см. рис.4.1).

Одни и те же данные можно ввести одновременно в одноименные ячейки различных листов. Для этого необходимо:

1. Выделить необходимую ячейку или диапазон;

2. Выделить ярлыки листов, в которые необходимо ввести данные;

3. Ввести данные и подтвердить ввод.

Чтобы заполнить активную ячейку содержимым ячейки, расположенной выше (заполнить вниз), используется комбинация клавиш «Ctrl+D». Чтобы заполнить содержимым ячейки, расположенной слева (заполнить вправо), используется комбинация клавиш «Ctrl+R».

MS Excel обычно распознает вводимые в ячейку данные (текст, числа, даты, время) и автоматически устанавливает соответствующий формат данных.

Ввод текста

Если весь текст ячейки не помещается по ширине столбца, а ячейки справа не содержат данных, то текст будет отображатся на листе на соседних ячейках справа (ячейка А1 на рис.4.3).

Если же ячейки справа содержат какие-либо данные, то весь текст на листе не будет отображается (ячейка А2 на рис.4.3). При этом текст в строке формул отображается полностью.

Рис.4.3. Отображение текста в ячейках

При вводе текста нельзя расставлять переносы в словах с использованием клавиши дефис (-). Это может затруднить последующую работу с данными (сортировка, выборка и т.п.).

 

Ввод чисел

При первоначальном вводе числа (до изменения ширины столбцов) в ячейке может отобразиться число из 11 цифр. При этом ширина столбца может автоматически увеличиться (ячейка А1 на рис.4.6).

При вводе большего числа, число будет отображено в экспоненциальном формате (ячейка В1 на рис.4.6). Если же ширина столбца была уменьшена и число не помещается в ячейке, то вместо числа в ячейке будут отображаться символы # (ячейка С1 на рис.4.6).

При этом число можно увидеть в строке формул или в виде всплывающей подсказки при наведении указателя мыши на ячейку. В ячейке число может быть отображено при увеличении ширины столбца или при уменьшении размера шрифта.

Рис.4.6. Отображение чисел в ячейке

Наибольшее число, которое можно ввести в ячейку составляет 9,99999999999999?10307. Точность представления чисел – 15 разрядов (значащих цифр).

При вводе с клавиатуры десятичные дроби от целой части числа отделяются запятой. Можно вводить числа с простыми дробями. При вводе с клавиатуры, простая дробь от целой части числа отделяется пробелом. В строке формул простая дробь отображается как десятичная (рис.4.7).

Рис.4.7. Отображение простой дроби на листе и в строке формул

Группы разрядов числа (за исключением первой группы) должны обязательно включать три знака. В противном случае данные в ячейке не будут восприниматься как число. Формат с разделителем разрядов запоминается в ячейке. После очистки содержимого ячейки и ввода новой числовой информации (включая дату и время) к ней автоматически будет применяться установленный числовой формат. Для возможности ввода другой числовой информации необходимо очистить формат ячейки.

В большинстве случаев следует вводить числа без указания размерности. В противном случае такая информация не воспринимается как число. Исключение составляет обозначение рубля (следует ввести число, а затем букву «р» с точкой), а также процентов (следует ввести число, а затем символ %). Обозначение рубля и процентов запоминается в ячейке. После очистки содержимого ячейки и ввода другого числа, к нему автоматически будет применяться установленное обозначение. Для возможности ввода другой числовой информации необходимо очистить формат ячейки.

В отдельных случаях необходимо вводить числа, которые, по сути, являются текстом и не должны распознаваться как числа. Это могут быть, например, номера банковских счетов, номера телефонов, коды и артикулы, почтовые индексы, номера домов и квартир и т.п.

Для того чтобы MS Excel автоматически назначал таким числам текстовый формат, перед числом необходимо ввести знак апострофа ('). Этот знак отображается только в строке формул, но не отображается в ячейке (рис.4.8).

Рис.4.8. Число, введенное как текст

Такая ячейка будет помечена в левом верхнем углу зеленым треугольником. При выделении такой ячейки, слева может появляться кнопка   Источник ошибки. Если ввод апострофа перед числом произведен специально, то следует щелкнуть по кнопке и выбрать команду Пропустить ошибку. Если апостроф перед числом введен ошибочно, то следует щелкнуть по кнопке и выбрать команду Преобразовать в число.

Например, только таким образом в ячейку можно ввести двадцатизначный номер счета. При вводе номера как обычного числа он будет округлен до 15 значащих цифр и преобразован в экспоненциальный формат.

Ввод дат и времени

MS Excel воспринимает даты, начиная с 1 января 1900 года. Даты до 1 января 1900 года воспринимаются как текст. Наибольшая возможная дата – 31 декабря 9999 года.

Произвольная дата вводится в следующем порядке: число, месяц, год. В качестве разделителей используются точка, дефис, дробь. При этом все данные вводятся в числовом виде. Точка в конце не ставится. Например, для ввода даты 12 августа 1918 года с клавиатуры в ячейку следует ввести:

12.8.1918 или 12-8-1918 или 12/8/1918.

 

При вводе года можно ограничиться двумя цифрами, если речь идет о датах с 1 января 1930 года по 31 декабря 2029 года. Например, для ввода даты 12 апреля 1961 года с клавиатуры в ячейку достаточно ввести:

 

12.4.61 или 12-4-61 или 12/4/61.

 

Для дат текущего десятилетия, год можно указывать одной цифрой. Например, для ввода даты 2 ноября 2002 года с клавиатуры в ячейку достаточно ввести:

 

2.11.2 или 2-11-2 или 2/11/2.

 

Независимо от способа ввода, первоначально дата в ячейке отображается в полном формате (ячейки А1:А3 на рис.4.10).

При вводе даты текущего года можно ограничиться вводом только числа месяца и месяца с использованием тех же разделителей. Например, для ввода даты 2 ноября сего года с клавиатуры в ячейку достаточно ввести:

 

2.11 или 2-11 или 2/11.

 

Но тогда и дата в ячейке первоначально будет отображена в кратком формате (ячейка В3 на рис.4.9).

Для ввода текущей даты используется комбинация клавиш «Ctrl+Ж (;)». Независимо от способа ввода и последующего форматирования дата в строке формул всегда отображается в полном формате: ДД.ММ.ГГГГ.

Рис.4.9. Отображение дат при вводе

Время вводится следующем порядке: час, минуты, секунды. Секунды вводить не обязательно. В качестве разделителей используется знак двоеточия. Точка в конце не ставится. Например, для ввода времени 14 часов 12 минут 00 секунд в ячейку достаточно ввести: 14:12.

Для отображения времени суток в 12-часовом формате следует ввести заглавную букву «A» или «P» (обязательно в латинской раскладке клавиатуры), отделенную пробелом от значения времени, например 9:00 P. После ввода, время будет отображено с обозначением AM или РМ (рис.4.10).

Рис.4.10. Отображение времени при вводе

Для ввода текущего времени, используется комбинация клавиш Ctrl+Shift+Ж. Ячейка может содержать одновременно дату и время. Для этого необходимо ввести дату, ввести пробел, а затем ввести время.

Можно вводить и в обратной последовательности: сначала время, а потом дату, но пробел должен быть обязательно.

Формат даты (времени) запоминается в ячейке. После очистки содержимого ячейки и ввода другой числовой информации, она автоматически будет приобретать вид даты (времени). Для возможности ввода другой числовой информации необходимо очистить формат ячейки.

 

Последующие значения