Назначение и цели создания системы

Назначение системы

заявка клиент автоматизация программный

Автоматизировать работу компании, занимающейся производством и доставкой бутилированной воды. Реализовать основные аспекты работы компании, обеспечить широкие возможности для настройки системы под особенности работы компании, уделить тщательное внимание к интерфейсу пользователя. Сформировать рабочее место таким образом, чтобы для выполнения однотипной работы требовалось только одно рабочее окно. Разработать систему автоматического приема заявок:

·  при занятой телефонной лини диспетчера;

·   через обычную GSM сеть с помощью SMS;

·   через Интернет-сайт компании.

 

Цели создания системы

 

Разрабатываемая система преследует основной целью автоматизировать процесс заключения договоров и приема заявок от клиентов.

 

Требования к системе

 

Главной целью любой системы автоматизации является сокращение издержек и увеличение скорости работы предприятия. Также использование такой системы должно улучшить контроль над финансовой деятельностью предприятия, что в свою очередь увеличит эффективность управления компанией, эффективность его работы. Исходя из поставленных целей, можно вынести ряд следующих требований к разрабатываемой системе:

− автоматизация рутинных процессов ввода информации в базу данных. В частности, максимально быстрый ввод поступающих заявок и данных о клиентах в условиях большого объема поступающей информации;

− возможность формирования и печати всех документов, необходимых для водителя-экспедитора, - путевого листа, счетов на оплату, накладных, счетов-фактур и товарных чеков, а также регистрации работы водителей и контроля за выполнением заявок;

− возможность работы с корпоративными клиентами, имеющими несколько точек доставки;

− реализация учета залоговой и возвратной тары;

− система должна позволять менеджерам, которым это необходимо, получать информацию о взаиморасчетах и истории взаимоотношений с клиентами, а также предоставлять руководству аналитическую информацию о работе компании;

− удобный, интуитивно понятный интерфейс, близко схожий с текущей системой;

− снижение влияния «человеческого фактора» на задачи, требующие аккуратности и точности исполнения;

− возможность формирования статистической и оперативной отчетности о финансовой деятельности компании;

− наличие механизмов обмен данными между системой по работе с заявками и «1С: Бухгалтерией 7.7»;

− наличие возможности автоматической или полуавтоматической загрузки данных из системы автоматического принятия заявок;

− возможность загрузки данных из электронной почты поступающих с Интернет-магазина;

− возможность принятия заявок от клиента по СМС;

− наличие механизма обмена сообщениями между водителями и экспедиторами.

Кроме того, ко всем системам автоматизации деятельности предприятия предъявляется следующий минимальный набор требований:

наличие процедур контроля, сводящих ошибки к минимуму;

масштабируемость - предприятие должно иметь возможность установить рабочую систему сначала на одном сервере, а потом, с ростом нагрузки, развитием реализуемой функциональности, добавлять новые мощности без изменений в программном обеспечении;

возможность лёгкого перехода на более поздние версии продукта с сохранением сделанных ранее индивидуальных настроек;

высокая производительность и надежность работы системы;

простота администрирования и обновления, обучения персонала;

защита информации от несанкционированного доступа - системы авторизации, разграничения прав доступа;

обеспечение сохранности информации при авариях, возможность резервного копирования данных.