Особенности профессиональной деятельности секретаря руководителя

В последнее время существенно изменилась роль секретаря в деятельности организации. Сегодня секретарь выступает непосредственным помощником руководителя компании и является связующим звеном между руководителем и сотрудниками компании, а также руководителем и его деловыми партнерами. Кроме того, в его обязанности входит поддержка внутренних и внешних связей компании. Очень часто от профессиональных качеств секретаря зависит имидж компании в целом. В свою очередь, расширение должностных обязанностей секретаря стало возможным благодаря появлению компьютеров, которые значительно упростили процедуры документоведения компании. Однако компьютеризация деятельности компании изменила и характер требований к ее сотрудникам и, прежде всего, секретарю. Так, сегодня появились даже отдельные разновидности секретарей, среди которых: секретарь-референт, представитель дирекции, ассистент, помощник по общим вопросам, офис-менеджер и др..

Успешная деятельность компании во многом зависит от организации секретарем работы с ее документами. Так, неправильно оформленный служебный документ, орфографические и логические ошибки в нем, несвоевременность отправления документов, забывчивость и небрежность в работе секретаря неизбежно нанесут огромный ущерб делу компании. Поэтому секретарь должен быстро реагировать на поручения и квалифицированно их разрешать, без резкости и суеты и только в рамках своей компетентности. При этом секретарь должен быть готов, что ему придется решать одновременно несколько параллельных вопросов. Немаловажное значение в работе секретаря имеет его внешний вид, поэтому секретарь всегда должен быть уместно и опрятно одет, а также поддерживать фигуру в тонусе.

Стоит учитывать, что хорошими секретарями становятся со временем, а для этого необходимо постоянно развивать в себе профессиональные деловые и личностные качества, совершенствовать свой характер, улучшать образование и развивать хороший вкус. К основным деловым качествам секретаря относятся:

- организаторские качества, которые включают: рациональное планирование распределения обязанностей по времени, организацию своего рабочего места и обеспечение своевременного выполнения ежедневных операций;

- ответственность и надежность;

- профессиональное мастерство, которое предполагает наличие базового образования, умения работать на компьютере, знания основ работы с документами и хорошее знание русского и иностранного языков;

- пунктуальность и исполнительность, которые предполагают своевременное исполнение поручений и документов, а также предоставление своевременной информации относительно встреч, переговоров и совещаний;

- осведомленность, то есть хорошую ориентированность в вопросах деятельности компании и событий, которые происходят вокруг нее;

- инициативность, то есть умение принимать самостоятельные решения и проявлять инициативу в рамках вопросов своей компетенции, не дожидаясь специальных указаний руководителя;

- хорошая память, которая также развивается секретарем благодаря профессиональному опыту и многочисленным современным методикам по развитию памяти;

- преданность работе, умение хранить служебную тайну.

В свою очередь, развитие деловых качеств секретаря предполагает наличие у человека определенного набора личных качеств. При этом данные личные качества, в основном, закладываются воспитанием в семье и школе. Именно воспитание человека в детстве и раннем возрасте формируют индивидуальные наклонности, привычки и тип нервной системы. К основным необходимым личным качествам секретаря относятся:

- интеллигентность, то есть умение тактично и вежливо вести беседу, сдерживать отрицательные эмоции, соблюдать принятые в обществе нормы поведения и общения, следить за культурой своего внешнего вида и рабочего места;

- коммуникабельность, то есть умение легко устанавливать контакт с любым человеком;

- аккуратность;

- любознательность, то есть стремление повышать свой уровень знаний, интересоваться новинками специальной литературы, осваивать смежные области работы;

- доброжелательность, которая предполагает вежливость и создание психологического комфорта в офисе. Доброжелательный секретарь не должен допускать фамильярности или обращения на "ты" и помогать каждому, кто обратился к нему за помощью.

Благодаря наличию у секретаря необходимых личных и деловых качеств, ему легко будет работать над формированием собственного имиджа. При этом в теории выделяются три основных подхода к формированию имиджа секретаря руководителя:

- функциональный подход, который классифицирует имиджи по функционированию;

- контекстуальный подход, который выделяет имиджи в зависимости от контекста;

- сопоставительный подход, в основу которого положено сравнение близких имиджей.

Так, функциональный подход выделяет следующие виды имиджей секретаря руководителя: желаемый имидж, тот который секретарь хочет создать, однако пока им не обладает; зеркальный имидж, который соответствует представлению секретаря, однако не всегда соотносится с реальностью; текущий имидж, который формируется под воздействием непонимания и предубеждения окружающих; множественный имидж, который образуется из ряда имиджей независимых структур; отрицательный имидж, который создается оппонентом. В свою очередь, в современной практике организации выделяются идеальный, первичный и вторичный имиджи секретаря руководителя. Идеальный имидж секретаря представляет собой усредненное представление руководителя и сотрудников организации о качествах секретаря. Однако в реальности создать идеальный имидж не представляется возможным. Первичный имидж секретаря представляет собой конкретное мнение о нем, которое сформировано по результатам первичного знакомства секретаря с руководителем и сотрудниками компании. Вторичный имидж секретаря отражает в сознании руководителя и сотрудников компании компромисс между стремлением обрести секретаря, образ которого зеркально повторяет идеал, и желанием избежать секретаря, образ которого в наибольшей степени противоречит идеальному представлению.

Немаловажным вопросом являются знания секретаря руководителя, которые необходимы ему для высокого уровня выполнения своих профессиональных обязанностей. К основным знаниям секретаря руководителя относятся:

- знание правовых основ управления;

- знание административного, трудового и хозяйственного права;

- знание законодательно-нормативных актов, которые определяют порядок работы организации;

- знание основ управления;

- знание системы органов власти и управления в стране и регионе, а также принципов организации государственных, общественных, кооперативных и частных организаций;

- знание отрасли деятельности секретаря;

- знание основ менеджмента;

- знание основ научной организации управленческого труда, которое предполагает ознакомление с нормативно-методическими документами относительно информационно-документационного обеспечения управленческой деятельности;

- знание основ работы с вычислительной и организационной техникой;

- знание основ общей социальной психологии, основ эстетики и этики; делопроизводства.

Данные знания секретаря руководителя должны сформировать следующие его умения:

- обеспечение эффективной работы руководителя;

- организация рабочего места руководителя;

- ведение срокового контроля по поручениям руководства;

- организация информационного обслуживания руководителя (документационного и бездокументного);

- организация приема посетителей;

- организация и обеспечение работы совещания;

- составление и оформление документов с помощью компьютера;

- обеспечение быстрой передачи информации с помощью средств связи;

- ведение работы с документами, которая предполагает: прием, отправку и первичную обработку документов; распределение, регистрацию и контроль документов; информационно-справочную работу по документам; текущее хранение и уничтожение документов.

В свою очередь, необходимые знания и умения секретаря руководителя четко излагаются в квалифицированной характеристике. Квалификационная характеристика – это нормативный документ, который устанавливает основные обязанности сотрудников в организации и необходимый квалификационный уровень для занятия определенной должности.

Отдельным вопросом следует рассмотреть должностные обязанности секретаря руководителя. В свою очередь, должностные обязанности формируют определенный комплекс требований к деятельности секретаря руководителя и определяют границы компетенции его деятельности. Среди основных должностных обязанностей секретаря руководителя выделяем:

- получение необходимых руководителю сведений от подразделений или исполнителей;

- выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации;

- организация телефонных переговоров руководителя, прием и передача телефонограмм, запись в отсутствии руководителя принятых сообщений и доведение этих сообщений до его сведения;

- осуществление деятельности относительно подготовки заседаний и совещаний, которые проводятся руководителем организации, а также ведение и оформление протоколов;

- обеспечение рабочего места руководителя организации канцелярскими принадлежностями и средствами оргтехники;

- передача и прием информации по приемно-переговорным устройствам и печать по указанию руководителя организации необходимых материалов;

- ведение документационной работы и прием корреспонденции, а также осуществление их систематизации и передачи после предварительного рассмотрения руководителями подразделений для использования;

- организация приема посетителей и содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений сотрудников;

- формирование дел организации в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечение их сохранности и последующей сдачи в архив;

- оформление и рассылка всех видов документов;

- подготовка проектов отдельных видов документов;

- анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним;

- подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, конференциям, семинарам, совещаниям, съездам;

- контроль по исполнению решений дирекции организации;

- организация презентаций и специальных приемов гостей;

- контроль по праздничным и юбилейным датам;

- сбор деловой информации и ее реферирование по заданию руководителя; сбор материалов для докладов и речей руководителя; ведение табеля учета рабочего времени.

Таким образом, ознакомившись с основной историографией вопроса и источниками, мы дадим следующее определение "секретарю". Секретарь руководителя – это сотрудник организации, который имеет широкий круг обязанностей в рамках своей компетенции. Секретарь руководителя в своей деятельности руководствуются большим количеством законодательных и нормативных документов. Состояние делопроизводства и общая культура обслуживания руководителя в значительной мере определяется качеством труда секретаря. На практике секретари ведут делопроизводство аппарата управления, выполняя при этом функции секретаря руководителя, секретаря стенографистки и секретаря машинистки. Труд секретаря характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций и операций.

Развитие организации деятельности секретаря руководителя имеет следующие этапы:

- первый этап (XVI – XVII вв.) характеризуется зарождением секретарской службы в России и оформлением ее первых характеристик;

- второй этап (1700 – 1725 гг.) характеризуется оформлением профессии секретаря в отдельную должность и внедрением ряда прогрессивных реформ;

- третий этап (вторая половина XVIII – начало XIX вв.) характеризуется этапом новых реформ, стимулирующих дальнейшее оформление профессии секретаря и увеличением роли секретаря в деятельности государственных органов;

- четвертый этап (XIX век) характеризуется появлением новых структур управления и предоставлением секретарю роли помощника;

- пятый этап (1925 – 1991 гг.) характеризуется оформление секретарской службы в отдельную профессию, требующую специального образования, появлением специальных учебных заведений со специальностью секретарь и т.д.;

- шестой этап (1991 год – современность) характеризуется выделением роли секретаря как помощника по бизнесу и переложением части ответственных функций руководителя на секретаря.

К личности секретарю руководителя предъявляются определенные деловые и личные требования, которые способствуют улучшению качества его деятельности. К основным деловым качествам личности секретаря руководителя относятся: организаторские качества; ответственность и надежность; профессиональное мастерство; пунктуальность и исполнительность; осведомленность; инициативность; хорошая память; преданность работе. В свою очередь, к основным личным качествам секретаря руководителя относятся: интеллигентность; коммуникабельность; аккуратность; любознательность; доброжелательность.